商务信函的格式和范文
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一）语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性
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以下是我跟香港一个客户的商务信函往来。我在Alibaba找到的客户需求信息，于是先在Trademanager上跟他聊，之后他给了我邮箱地址让我给他报价：
Hello,Sam:
Nice to meet you on Trademanager.
I'm Tina from Oversea Department of Shenzhen Well-Share Industry co.,Ltd.Well-Share is a professional manufacturer and have its own factories specialized in producing MP3/MP4 players,USB flash disk and so on.
As for your inquiry ,I'm enclosing the price list NANO 3 MP4 with illustrated catalogue for you as follows:
WS-M4-027 1.8inches NANO3 MP4:
PRICE FOR CTSN SCREEN:
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常用英文商业书信大全（做外贸必看） 作 者： Dearjacky
第一部分：
1. 请求建立商业关系
2. 回复对方建立商业关系的请求
3. 请求担任独家代理
4. 拒绝对方担任独家代理
5. 同意对方担任独家代理
6. 借引荐建立业务关系
7. 邀请参观贸易展览会
8. 与过去有贸易往来的公司联系
9. 确认约会
10. 感谢客户订货
11. 向长期客户推销新产品
12. 为商贸指南兜揽广告
13. 请求客户作推荐人
14. 通知客户价格调整
15. 说明价格调整原因
16. 回复感谢信
17. 请客户征询其它公司
18. 改善服务
19. 拒绝客户的要求
20. 应付难办的客户
21. 祝贺新公司成立
22. 非正式的预约要求
23. 物色代理商
24. 欢迎新代理商
25. 要求约见
26. 拒绝约见
27. 同意约见
28. 欢迎新客户
29. 终止商业关系
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From: sara
Sent: 2012 年 6 月 8 日 4:53
To: '***'
Subject: SAMPLES
Dear Jack
is it possible to have samples of your standard diaries after I get your quotations? (pls refer to other email)
Pls be so kind to charge me only courier fee, I am asking you for diaries to give you the order
Pls kindly let me know
regards
Sara
Da: ***
Inviato: venerd ì 8 giugno 2012 8.50
A: 'sara'
Oggetto: RE: SAMPLES
Dear Sara
Please let know which items if you need samples, if we have it in our inventory, it will be free of charge, provide that you bear the
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商务信函的书写规则（一）
写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"：
Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration
实例
Dear Sirs,
Copper Wire
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.
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商务信函的书写规则（一）
写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"：
Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration)
实例
Dear Sirs,
Copper Wire
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.
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商务信函的实例练习
1.挨拶状
1.1
开店问候信
敬启者:
正值春末夏初时节，谨祝更加兴隆。
平日多承关照，谨此深表谢意。
以提供新鲜特价食品为信守准则，在当地名古屋舞鹤车站前自创办1号店以来，承蒙关照，已与5月30日迎来15周年店庆日。为庆开创之喜，又在本阵车站前开了15号店,全藉各位援助之力，谨此深表谢忱。全体员工将更加努力。务请倍赐厚谊。
特此奉函致候，幸恕不周。 谨致
ポイント：
開店に至って経緯や目的、これまでの厚情に対すお礼を申し述べる。新規出店の詳細な情報や所在地図などを添え、PRに努める。
1.1開店の挨拶状
拝啓 新緑しんりょくの候 ますますご隆盛りゅうせいのこととお喜び申しあげます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚くお礼申しあげます。
さて、新鮮で格安な食材の提供をモットーに、この名古屋市の鶴舞つるまい駅前に 1号店を開店させていただきましてから、おかげさまをもちまして去る5月３０日、創立15周年を迎えることになりました。また、記念の第15号店を本陣ほんじん駅前に開店いたすことができました。これもひとえに皆様方みなさまがたのご支援の賜たまものと深く感謝いたしております。社員一丸いちがんとなりまして、一層の努力をしてまいる所存です。なにとぞ 倍旧ばいきゅうのご厚情を賜りますよう、お願い申しあげます。
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商务信函的书写规则（一）
写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"： Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration)
实例
Dear Sirs,
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