电子邮件的格式和范文

电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行。进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。

电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。

（二）电子邮件的撰写

1．电子邮件的结构与内容

电子邮件由邮件头和正文结构而成。

邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。正文包括三部分内容。

(1)信头。第一行顶格写对收信人的称呼。

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英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

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商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一

般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

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电子邮件写作格式及原则

商务英语电子邮件以其方便快捷， 在现代商务活动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件 代表着公司的形象，

显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，

商务

电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有 88%

的互联网用户使

用电子邮件，而在商务领域中约有

90%

的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球

经济一体化的发展，

商务英语电子邮件的写作越来越受到重视， 本文将着重探讨商务英语电

子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人 Email 地址、 收信人 Email 地址、

抄送收信人

Email

地址、

密送收信人

Email

地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务 及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨， 要引人注目、

意思明确，

最好为名词或动名词短语；称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用

Dear+Title

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商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。

撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。

三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。

三、主题

电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。

此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

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商务电子邮件格式

在电子邮件的写作中应该注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？

在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。

主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。

称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。这是大忌讳！一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。 主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。

祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。 落款：公司名称，个人姓名，日期。

另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。 案例：

尊敬的读者朋友：

非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！

为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士！

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商务电子邮件格式

在电子邮件的写作中要注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？

在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。

主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。

称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。这是大忌讳！一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。 主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。

祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。 落款：公司名称，个人姓名，日期。

另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。 案例：

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商务电子邮件格式

 

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

l  主题

l  称呼与问候

l  正文

l  附件

l  语言与编码

l  签名

l  回复邮件

l  发送、抄送、密送

Ø  主题

不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。

Ø  称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。

Ø  正文

正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

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