如何写好英语备忘录

江苏省东海县第二中学 冯光君

一、定义概述

备忘录是一种录以备忘的公文，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。它是公司或机关内部广泛使用的一种通讯形式，具有行文清晰、语言简洁、语气坚定等特点。

二、基本要素

1、书端（Heading）：包括发文日期（Date）、收文单位（To）、发文单位（From）、事因（Subject）几部分，位于正文的右上角，其格式与书信的写法相同。

2、正文（Body）：正文首行从左边顶格或空两个字符写称呼，对某机关或团体的负责人一般使用正式称呼语Dear Sir，而上级写给下级的备忘录宜直呼其名，如Jim，且行文不宜太正式；自第二行起顶格或空两个字符写正文部分。

3、结束语（Complimentary Close）：较为正式的结束语是Regards、With kind regards；一般结束语为Thank you。

4、署名（Signature）：较为正式的署名是Yours、Yours sincerely，其正下方书写发文人姓名；一般署名为直接署名。

三、写作指导

1、确定语体：发文人根据收文人的身份及与之关系，来决定使用正式用语抑或一般用语。

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To:Assistant Bob

From:Sophie

Subject:On-the-job training plans

Date:Oct.24,2013

I want to invite sales teachers. On-the-job training for the sales staff of our company, please arrange a two-day weekend.

1, get in touch with training project sponsor.

2, determine the time and place, the participant and duration of the project.

3, arrange two can take advantage of the weekend.

4, Welcome to sales of the teacher

5, after the end of each person need to submit a result.

Notice: the plan to me, my signature rear can implement.

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备忘录

1.＊ 收件人姓名、职务；

＊ 发件人姓名、职务；

＊ 保密级别：分为三类 top secret, secret, confidential, 一般备忘录不用保密，这一栏就空着；

＊ 文件编号：发件人方文件编号和收件人方文件编号；

＊ 发件日期；

＊ 备忘录标题线；

＊ 正文；

＊ 签名、职务；

＊ 誊写备忘录的人和打字员姓名首字母缩写；

＊ 附件数目；

＊ 抄送：如果送给收件人以外的人时要注明。

写备忘录时要注意以下几点：

(1) 第一句话就要明白交代写此备忘录的目的。

(2) 备忘录中交代的事情应该简明扼要，一段话说明一个意思。

(3) 如在备忘录中通知信息，语言一定要准确，避免产生歧义。

(4) 最后要用一句话总结，强调读备忘录的人要尽快做出反应。

2.(1)

To: Mr. ____ (name)

From: ____ (name)

Date: ____ (date)

Subject: ____

(Salutation)

I would like to remind you that our office is badly in need of ____

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仔细阅读作文要求，判断该题是要求你写备忘录还是便条?因为这关系到作文行文中语言表达的正式程度。

根据题目要求核对所写作文是否包括了该写的三个部分。

核对作文第一稿的长度，必要时可作修改。

写完后，校对作文中的语法、词汇及文体是否正确、恰当。

范例：

你是一家IT公司的人力资源部经理。

你打算请Cooway公司为你安排一次为期两天由10人参加的团队组建培训。

√ 给你的助理写一个字数为40－50的备忘录：

√ 告诉她与培训项目主办者取得联系。

√ 说明项目的参加人员和持续时间。

√ 安排两个可以利用的周末

提示：

1） 按照英语备忘录的谋篇习惯，一般直接进入主题，不需要寒暄和问候等客套。

2） 看清角色要求，把握好文体。作为经理，给助手写备忘录，行文问题不能太正式，宜直呼其名，而不必套用Mr.或Mrs.等称呼。通用，结尾处也无须客套，署名也只需要写名，不需要写姓。

Jim

Could you please contact Cooway to organize a team-building event for sales staff? There would be ten participants and the course should last for two days. I suggest the weekend of 24/25 November or, if that is not possible, the following weekend.

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备忘录

＊ 收件人姓名、职务；

＊ 发件人姓名、职务；

＊ 保密级别：分为三类 top secret, secret, confidential, 一般备忘录不用保密，这一栏就空着；

＊ 文件编号：发件人方文件编号和收件人方文件编号；

＊ 发件日期；

＊ 备忘录标题线；

＊ 正文；

＊ 签名、职务；

＊ 誊写备忘录的人和打字员姓名首字母缩写；

＊ 附件数目；

＊ 抄送：如果送给收件人以外的人时要注明。

写备忘录时要注意以下几点：

(1) 第一句话就要明白交代写此备忘录的目的。如果回复别人的备忘录要注明对方写备忘录的时间。

(2) 备忘录中交代的事情应该简明扼要，一段话说明一个意思。

(3) 如在备忘录中通知信息，语言一定要准确，避免产生歧义。

(4) 最后要用一句话总结，强调读备忘录的人要尽快做出反应。

2.必背模版句型

I have the honor to inform you that...

我很荣幸地通知您??

I would like to remind you that our office is in want of a new English typewriter. 我想提醒您一下，我们办公室急需一部英文打字机。

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考研英语写作范文之经典备忘录

1）Directions:

You are the organizer of a spring excursion activity in the suburbs of Beijing this weekend. Write a memorandum to remind the students of your department about the following items: the place to visit, the time and place to meet, and preparation for the activity.

You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.

范文：

To: All students of the English Department

From: Class Monitor, Li Ming

Date: April 15, 2007

Subject: Spring Excursion

As spring arrives and the weather turns to be more agreeable, the department has decided to organize a spring excursion in suburban Huairou District, which is not far away from the city of Beijing, on this Sunday, April 20th. Activities include mountain-climbing and picnic. All students of the English Department are encouraged to participate. We remind you of the necessity of bringing some food and water, as well as wearing comfortable shoes.

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来源：凯程考研集训营，资料获取、课程辅导咨询凯程老师

考研英语写作小作文之备忘录

在考研英语的Part A 小作文部分，除了书信这个考查重点之外，《大纲》还明确规定了另外两种告示类应用文的考查形式，即通知和备忘录。上篇文章中，我们已经详细讨论过了通知的写作方法及其注意事项。对此，大家务必要仔细总结和研究，理清通知的写作思路。除此之外，对于备忘录，大家也须认真准备格式写作方法以及正文的写作思路，因此本文就对此种应用文进行深入的解析。

备忘录，英文中称为memo或者memorandum，是一种记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却或忽视的应用文。写作时，内容须详实、具体、完备，语言要朴实、准确。

首先，作为一种独立的应用文类型，备忘录自成一家，有其独特的规范化的写作格式。而格式恰当又是考研英语小作文中非常重要的一项评分标准，因此首先我们就对备忘录的写作格式进行说明讲解。一般说来，完整而又正式的备忘录的格式通常如下：

Memo

To:

From:

Date:

Subject:

对此备忘录的格式大家需要清晰掌握，尤其是涉及到一些细节问题，比如Subject下面就是正文内容，但是这两者之间确是要空两行的空间，这也是《大纲解析》上面的范文所明确使用的格式;其次，之前所写过的各种书信以及通知在正文之后都有署名，而备忘录的最后却是没有的。对于这些细节问题大家可以与书信，通知等对比着去记，以免弄混三者。 以上就是备忘录的格式问题。接下来就以范文为例主要看一下其正文内容的写作思路。 一般来说，在考研英语中，备忘录主体部分的写作可按照三个步骤进行，即“三步走”策略。

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Memo Writing

Directions: This part is to test your ability to do practical writing. You are required to write a memo according to the information given in Chinese below. Your memo should be in 100 to 120 words.

公司总裁Berry Silver给公司全体员工就市场营销、研发和人力资源三个方面，在的20xx年10月22日备忘录中提出了公司下一年度目标。备忘录内容包括：

1．市场营销方面，销售的目标是在今年增长15%的基础上增长25%，并为此扩

大市场部；

2．研发方面，开发具有竞争力的产品，在这方面员工起着很重要的作用，建议

通过计算机化网络收集员工的创意；

3．人力资源方面，希望能够看到在员工在职培训上所作的努力，并为此建议组

建一个新的人力资源及员工发展部。

注意：备忘录必须包括写文日期、收文人、发文人、事由、正文。

Words for Reference: 市场营销 Marketing and Sales;研发 Research and Development; 人力资源 Human Resources; 在职培训 on-the-job training; 计算机化网络 computerized network

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