各类文档书写格式的规范要求

目前各部门在日常文书编撰中大多按照个人习惯进行排版，文档中字体、文字大小、行间距、段落编号、页边距、落款等参数设置不规范，严重影响到文书的标准性和美观性，现将文书标准版格式要求及日常文档书写注意事项转发给你们，请各部门专工在今后工作中严格实行：

一、文书指：各类通知通报、说明、工作联系单，请示报告、总结、工作计划等文字材料。

二、关于单位落款：

（一）对外单位行文必须落款“新疆中泰矿冶有限公司”“阜康市博达焦化有限责任公司”加盖公章，各部门不得使用部门落款加盖部门印章向外报送资料。

（二）专业处室对集团部室行文或其他分子公司业务联系，可落款“新疆中泰矿冶有限公司××处”“阜康市博达焦化有限责任公司××处”

（三）矿冶内部处室、车间行文，可落款“新疆中泰矿冶有限公司××厂××处”或“中泰矿冶××厂××处”，不得出现“中泰矿冶有限公司”“中泰矿冶公司”等表述不全的简称。

三、关于时间落款：文档中落款时间应为大写“二O一二年

五月十二日”，“O”应以字母输入英文O或者插入字符O，不得以“20xx年5月12日”阿拉伯数字时间落款。

四、对集团、集团部室行文正文上方需预留位置，方便领导批示意见。

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内部公文格式标准规范

1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。

2.0适用范围：商管公司各部门

3.0内容：

3.1公司文件格式要求：

3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体）

3.1.2文件字号：黑体小四号字居中

3.1.3文件正标题：黑体三号字居中

3.1.4文件正文：宋体小四号字

3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗

3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字

3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格）

3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝

3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“商管公司”

3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

3.2公司文件编号要求

3.2.1发文字号编写说明

发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[  ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。

3.2.2部门代码说明：

3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：

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致力于中国农业信息化产业建设

公司文件格式规范

—说明书

（本页来封面标准格式）

中国XXX科技有限公司

20##年6月11日

关于公司文件格式的说明

——请各部门根据模板修改相应格式

公司的标准字体为黑体、楷体和宋体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：

一、   封皮

凡有封皮的文本，请依据以上模板设置封皮，并在行政部备案。

二、   文件标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行，并加“——”。

三、   正文字体

一级标题为黑体四号字，加粗，编号为一、二、三、

二级标题为黑体小四号字，不加粗，编号为1.2.3.

三级标题为楷体_GB2312或宋体小四号字，加粗，1)2)3)

正文为楷体_GB2312或宋体小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

四、   行距、段落间距

文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

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一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设臵

选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。

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山东金宇集团企管部

通字﹝2010﹞63号

关于规范全集团文件格式的通知

各公司、集团各部室：

为加强全集团各类文件的管理，统一规范文件格式，体现文件的严肃性、统一性，现将有关事宜通知如下：

一、文件分类：

根据行文关系及文件去向分为上行文、下行文及平行文。上行文主要包括请示、报告；下行文主要包括通知、通报、通告、决定、规章制度、会议纪要；平行文主要指对外发的函。

二、文件格式

文件格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页隔横线（含）以上的各要素统称眉首；置于隔横线以下至主题词的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

（一）眉首包括发文单位标识、发文字号及隔横线。

1、发文单位标识由发文单位全称加“文件”组成，字体为简长宋体，字号为60，例“山东金宇集团文件”；

2、发文字号由发文单位或部室简称代字/发、年份及序号组成，在发文单位标识下两行用3号仿宋体标注并居中排布，例“金企发 1

?2011?XX号”；

3、隔横线在发文字号下行居中排布。

（二）主体由标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章等要素组成，全用3号仿宋字体标注。

1、标题由发文单位名称、公文主题和文种组成，也可由发文单位名称加文种组成或由公文主题加文种组成，居中排布，标题中除法律、法规、规章名称加书名号外不再使用其他标点符号；

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文件制式要求

公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：

一、封面

标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。

二、 标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。

三、LOGO

均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。

四、 正文

一级标题以汉字（一、二、三等）标注为黑体四号字，加粗； 二级标题以括号内汉字（一）（二）(三)等标注为黑体小四号字， 不加粗；

三级标题以数字（1、2、3等）标注为仿宋小四号字，正文为

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仿宋小四号字，不加粗；

另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

五、行距

文件全文行距设置为1.25倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

六、 段落开头

段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。

七、 页面设置

页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为

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正式文件的格式要求

【1】 排版规格：

（1）题目要求二号宋体字;

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体字，小标题则用3号楷体

（3）一般每页排22行，每行排28个字。（页面设置：上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

【2】 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。

【3】 成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

【4】 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，数码左右各主一条线， 如―1―；空白页和空白页以后的页不标识页码。

【5】 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等

宽的红色或黑色反线。

【6】 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

【7】 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

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东北师范大学校爱心使者团

文件格式规范实施办法

为规范东北师范大学校爱心使者团各项文件格式，提高爱心使者团整体文件质量水准，以便于指导各项工作的具体实施，特制定《校爱心使者团文件格式规范实施办法》。具体内容如下：

 一、标题设置

（一）文件标题：

名    称：“东北师范大学校爱心使者团XXXX”

格    式：黑体、小二、加粗，居中，段前、段后各1行

（二）一级标题：

名    称：“一、XXXX”、“二、XXXX”、“三、XXXX”···

格    式：黑体、小三、加粗，顶格，段前、段后各0.5行

（三）二级标题：

名    称：“（一）XXXX”、“（二）XXXX”、“（三）XXXX”···

格    式：黑体、四号、加粗，顶格，段前、段后各0行

（四）三级标题：

名    称：“1. XXXX”、“2. XXXX”、“3. XXXX”···

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