总则
为了规范销售人员出差行为,加强其出差管理并做到有章可循现制定本方案。
一、本方案适用于公司所有销售人员。
二、出差管理
1、销售人员出差前需填写《出差申请表》并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算。
2、销售人员出差需经业务经理同意并签字确认后方可出差,否则出差费用一律不予报销。
3、销售人员可凭借批准后的出差申请表向财务借支出差差旅费,
每次申请借支最高限额 20xx 元,所有借款必须在前账结清后方可再借款。确因业务需要来不及结清前款,须向业务经理说清缘由经批准后方可借款。
4、销售人员出差期间:(1)每天要按时填写一份《出差日程记录表》,详细记录当天出差的具体内容。并通过邮件或传真方式发到销售内勤处。若当日报表在第二天中午之前销售内勤未收到,则当日出差补贴将不予报销。若有特殊情况需发手机短信告知。(2)每周日下午18:00以前将发送一份《周工作报告及下周工作计划》到业务经理邮箱。
5 、销售人员出差返回公司后, 2个工作日之内需向业务经理交一份《出差总结》并将出差费用报销单据交予业务经理审核后财务方可报销。如延时提交《出差报告》,每次处罚200元,作为销售活动基金。
6、销售人员返回公司后,将按照公司规定按时上下班。
三、差旅费管理
1、销售人员出差未按规定乘坐交通工具的,超标或者超支部分的费用由个人承担。
2、出差路线的选择以最佳路线为准,出差人员未经批准绕道到旅游地或探亲、办私事,其绕道部分的交通费由个人承担。
3、出差途中,出差人员因病或其他不可抗力原因不能按期回公司,应打电话向公司领导申请延期,未经允许私自或借故延长出差时间的,差旅费自负,同时公司将视情节给予处罚
4、乘坐火车、汽车、轮船应出具有效票据。且与出差时间、出差地点相吻合。
5、如发生车船及住宿#5@p丢失的情况,应由当事人写出书面说明,经同行人或相关部门、人员证明,经领导审批后方可报销,否则由当事人承担丢失部分的费用。
6、由两人及两个以上人员出差的,由其中一人负责差旅费的报销及领取,其住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按两人一个房间标准报支。
四、费用标准
备住:散酒业务费用需请示,另行处理。
一、目的
为使公司员工出差管理有序,特制定本规定。
二、范围
各大区销售人员及大区主管
三、形式
1、当日出差:出差当日可返回者;
2、远途出差:出差必须在外住宿者。
四、出差申请
1、销售人员出差前应提报出差申请,申请中须明确出差行程、目的及预期达到的效果;具体内容包括:
1)、出差线路、日程
2)、所拜访的客户及拜访目的
3)、所需完成的任务(新店开业、培训;重大客诉问题;客户需要特殊支持或协助;促销及新品推广等活动协助)
2、原则上本市以外出差人员需预先提报出差申请,如未按规定提报者,财务部除不为其办理借支事宜外,出差结束后亦不得为其办理任何费用报销;
3、出差申请的提报:出差人员根据工作需要,通过OA提报出差申请(内容需写明出差目的、行程安排、所需完成任务、费用预算等内容)。参加各类展会也属出差性质;
4、出差申请的审核:出差人员直属大区主管对出差申请的审核负主要责任;
5、费用预算1000元以下的出差行次,大区经理审批即可;费用预算超过1000元的出差行次,总(副)经理有最终审批权(核准);
6、各级主管对出差申请进行审批时,除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外,还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算;
7、未经批准出差的,不予报销差旅费,同时计旷工;
8、出差费用的借支:需借支的出差人员依据审批后的出差申请向财务部门支取出差费用。财务部门收到经核签的出差申请时,需再对出差费用预算进行合理性测算,若认为合理则给以办理借支,若认为有不合理之处,可与申请人进行沟通,沟通后如未获共识则交付总(副)经理进行裁决。
9、出差途中因病,或遇意外灾害,或因工作实际,需要延长时间,必须电话请示,并获批准。
五、出差费用的报销
1、销售人员出差期间原则上需及时通过公司“分销系统”填写《业务工作周报告》,用以记录、分析、汇报出差期间的工作;出差结束后,及时对整个出差过程进行总结,以《出差报告》的形式,通过OA进行提报;
2、销售人员出差人员返回后均需提报《出差报告》,出差报告中需将本次出差的任务完成情况,同时该报告也是出差费用报销的依据之一;
3、出差费用的审核:出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管(或其指定代理人)签核的该行次《出差费用报销单》(包含或另表说明行程安排),财务部门依据相关财务规定进行初次审核,同时还需对费用支出的合理性进行审核。如未按规定期限提报者,财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额,且于日后报销时,按报销单所填金额90%予以报销。
4、出差报告的提报:出差人员需于出差返回一周内,提报本行次出差报告(包括出差目的达成情况、费用支出情况说明等内容);
5、出差报告的审核及审批:流程同出差申请;
6、出差费用的核销:出差报告获批后,出差人员需于三日内与财务部门根据出差报告的批示情况,及公司相关规定,办理相关出差费用的核销。
7、销售部门各驻外办事处业务人员,除财务审核环节外,在办事处内部需严格按前述内容执行,但与总部财务部门核销时,根据实际情况或根据财务部门的要求进行核销,并以财务部门的为准。
8、为强化出差费用管控及提升远途出差(本市以外)成本效益,远途出差人员在填具《出差费用报销单》,必须与相对应的《出差申请》上所载明的预算金额相接近,如高于预算金额10%或超过300元者,则必须提出说明并经核准(部门领导)后超出部分始得报销。
六、出差相关费用规定
1、本市出差:
1)、原则上要求使用本公司交通工具,不报销任何费用和补助;
2)、如因特殊原因未派车的,出差之交通费用凭乘车票据实数报销,乘坐出租车需取得部门主管同意后方可;
3)误餐补助:标准为午餐5-8元,晚餐5-8元,下午一时以后销差者可报午餐,下午七时以后销差者可加报晚餐。
2、省内出差:非业务人员原则上应当天往返,若确需住宿留驻,应取得部门主管同意后方可报销相关费用,费用标准参照省外出差相关条文;业务人员则根据其《出差申请》进行相关时间安排;
3、省外出差:原则上,出差人员所乘交通工具及食宿标准按附件1的规定执行,特殊情况经主管副总以上级主管批准后执行。
1)、住宿费:出差人员凭住宿费凭证予以报销。自行解决住宿的,按标准的80%计发给个人;如不足标准住宿的,按节省额的60%计发给个人;如超标准住宿,超支部分一律自理;远途出差如利用夜间车次(午夜12点以后),可享受住宿补贴30元。
2)、交通费:
①、乘坐火车,从晚上8时至次日早上7时之间,在车上过夜6小时以上的,或连续乘车
时间超过12小时的,可购卧铺票;如果乘坐火车需24小时(不含24小时)以上可申请乘坐飞机,但主管人员须经副总批准,其他人员须经总经理批准;
②、乘坐火车符合①中规定而不买卧铺票的,节省下的卧铺票费,发给个人,但为了计算
方便,规定按本人实际乘坐的火车硬座票价80%的比例发给;
③、工作人员趁出差或调动工作之便,事先经区域主管批准就近回家探亲,其绕道车船费,
扣除出差直线单程车船费(按出差人应享受的标准),多开支的部分由个人自理。如少于直线单程车船费时,应凭车船票价按实报销,不发给绕道及在家期间的出差交通费(及伙食费、住宿费等);
④、市内交通费原则上实报实销。区域主管可搭乘出租车,其他人员在特殊情况下,经大
区主管同意方可搭乘出租车。
3)、伙食费:
①、 出差人员在出差地因病住院期间,按标准发给伙食费,住院超过1个月的停发伙食
费;
②、 业务人员参加在外地召开的各类会议,若属食宿费自理(需有会议主办单位出具的
证明),可回公司按出差标准报销伙食费(及住宿费等费用),其余情况则不予补助伙食费;
4)、招待费:各部门招待客户要本着从简节约的原则。各大区招待客户需经大区责任人批准,未经批准不得宴请。
①、大区主管出面宴请,每次可在300元以内;
②、其他人员出面宴请:
? 3至4人:每次可在200元以内;
? 超过4人以上,50元/人。
③、如客户晚饭后需有消遣活动,必须事前请示。
④、特殊情况(出差在外招待客户)或超出规定金额需总(副)经理批准。
5)、通讯费:通讯费用补贴,是为补贴因业务工作产生的通讯费用所给与的补贴,不是薪资的一部分,因此按个别工作性质及内容给予不同金额的补贴。销售人员(含区域主管)原则上按不同额定标准执行(一般地,业务人员200元/月起,区域主管600元/月起,具体业务人员标准,由各区域主管提报,销售部主管确认,副总核准后执行,同时报备财务部门),每一额定标准为费用报销的上限,超过上限金额时按额定标准报;不超过上限金额时,可实报实销。但为了减轻行政审核的工作量,暂定200元/月(及以下,可能的话)标准的通讯补贴,直接按200元/月标准,并根据实际出差时间,在工资中发给当事人;
4、出差期间因公支出的下列费用,准予按实报销,并依下列规定办理:
1)、交通费应以相应交通#5@p为凭;搭乘公司交通工具者,不得再报销此项;
2)、通讯费应以通讯或相关部门(如旅馆)的票据为凭;
3)、邮费应以邮局的票据为凭;
4)、招待费应以正规#5@p为凭;
5)、因公携带的行李运费,应以正式的运输票据为凭;
6)、其它区域责任人同意报销的费用。
7)、经区域责任人同意,低级别职员与高级别职员同行出差时,标准可同高级别职员。
5、差旅费应据实填报,如发现有虚报不实者,除将所领差旅费追回外,并视情节轻重,予以惩处。
6、差旅费报销必须一次一清,上次不清下次不借,不能结清者,从当月工资起扣回,直至扣清。
7、出差不得报支加班费或轮休,但重大节假日(春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节)可酌情给以补贴。
七、出差纪律
1、遵纪守法;
2、遵守公司制度;
3、注意安全,不从事危险活动;
4、不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动;
5、不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论;
6、不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外的要求;
7、未经部门主管批准,不得向客户借款;
8、不得接受客户的宴请和招待;
9、严禁挪用公司货款。
八、本程序(暂行)经总经理核准后实施
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