OFFICE 高级应用新增第一套

全国计算机等级考试二级新增预测第一套

一、文字处理

公司将于今年举办“创新产品展示说明会”,市场部助理小王需要将会议邀请函制作完成,并寄送给相关的客户。现在,请你按照如下需求,在Word.docx文档中完成制作工作:

1. 将文档中“会议议程:”段落后的7行文字转换为3列、7行的表格,并根据窗口大小自动调整表格列宽。

步骤1:打开题目要求的Word文件“Word.docx”。

步骤2:选中“会议议程:”段落后的7行文字。

步骤3:单击“插入”→“表格”→ “将文本转换成表格”。

步骤4:选中表格,“布局”→单元格大小→“自动调整”→“根据窗口自动调整表格”。

2. 为制作完成的表格套用一种表格样式,使表格更加美观。

选中表格,“设计”选项卡→在“表格样式”功能区选择合适的样式应用即可。

3. 为了可以在以后的邀请函制作中再利用会议议程内容,将文档中的表格内容保存至“表格”部件库,并将其命名为“会议议程”。

选中表格,“插入”选项卡→“文本”功能区→文档部件→将所选内容保存到文档部件库→弹出“新建构建基块”的对话框→键入名称“会议议程”,并选择库为“表格”→确定。

4. 将文档末尾处的日期调整为可以根据邀请函生成日期而自动更新的格式,日期格式显示为“20xx年x月x日”。

先删除原日期,“插入”选项卡→“文本”功能区→日期和时间→在对话框里,语言选择“中文(中国)”,可用格式选择要求的格式→勾选“自动更新”→确定。

5. 在“尊敬的”文字后面,插入拟邀请的客户姓名和称谓。拟邀请的客户姓名在考生文件夹下的“通讯录.xlsx”文件中,客户称谓则根据客户性别自动显示为“先生”或“女士”,例如“范俊弟(先生)”、“黄雅玲(女士)”。

步骤1:光标定位到尊敬的:之后,单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”→选择“信函”。 步骤2:单击“选取收件人”,在“选择收件人”中选择“使用现有列表”按钮,然后单击“浏览”,打开“选择数据源”对话框,选择保存拟邀请的客户(在考生文件夹下的“通讯录.xlsx ”文件中)。然后单击“打开”按钮;此时打开“选择表格”对话框,选择保存客户姓名信息的工作表名称,然后单击“确定”按钮。

步骤3: 单击“插入合并域”,选择“姓名”,光标定位到插入的姓名域后面,单击“规则”→“如果?那么?否则”命令,打开“插入word域”对话框,进行信息设置(域名下选择“性别”,比较条件下选择“等于”,比较对象下输入“男”;则插入此文字下的框中输入“(先生)”,否则则插入此文字下的框中输入“(女士)”)。单击“确定”按钮。

步骤4:保存文件为Word.docx。

6. 每个客户的邀请函占1页内容,且每页邀请函中只能包含1位客户姓名,所有的邀请函页面另外保存在一个名为“Word-邀请函.docx”文件中。如果需要,删除“Word-邀请函.docx”文件中的空白页面。

步骤5:单击“完成合并”,选择“编辑单个信函”,打开“合并到新文档对话框”,选中“全部”按钮,单击“确定”按钮。

步骤6:将信函1另存到考生文件夹下,文件名为Word-邀请函.docx。

7. 本次会议邀请的客户均来自台资企业,因此,将“Word-邀请函. docx”中的所有文字内容设置为繁体中文格式,以便于客户阅读。

然后选择需要转换的文字,“审阅”选项卡→简转繁。

8. 文档制作完成后,分别保存“Word.docx”文件和“Word-邀请函.docx”文件。 再次分别保存两个文件。

9. 关闭Word应用程序,并保存所提示的文件。

保存,关闭文档。

二、电子表格

销售部助理小王需要根据20xx年和20xx年的图书产品销售情况进行统计分析,以便制订新一年的销售计划和工作任务。现在,请你按照如下需求,在文档“EXCEL.XLSX”中完成以下工作并保存。

1. 在“销售订单”工作表的“图书编号”列中,使用VLOOKUP函数填充所对应“图书名称”的“图书编号”,“图书名称”和“图书编号”的对照关系请参考“图书编目表”工作表。

步骤1:打开“EXCEL.xlsx”工作簿。

步骤2:光标定位到“销售订单”工作表的E3单元格,然后单击“插入函数()”→打开“插入函数”对话框,在“选择类别”中选择“全部”,在该对话框中选择函数“VLOOKUP”,“确定”,在打开的“函数参数”对话框中进行参数设置,完成后的结果是“=VLOOKUP(D3,图书编目表!$A$2:$B$9,2,0)”,然后单击“确定”即可完成运算,最后利用填充柄填充。

2. 将“销售订单”工作表的“订单编号”列按照数值升序方式排序,并将所有重复的订单编号数值标记为紫色(标准色)字体,然后将其排列在销售订单列表区域的顶端。

步骤1:选中数据区域→“数据”→‘排序’→主要关键字‘订单编号’,数值,升序→确定。

步骤2:选择‘订单编号’列,“开始”→ ‘条件格式’→突出显示单元格规则→重复值→自定义格式设置字体紫色。

3. 在“20xx年图书销售分析”工作表中,统计20xx年各类图书在每月的销售量,并将统计结果填充在所对应的单元格中。为该表添加汇总行,在汇总行单元格中分别计算每月图书的总销量。

步骤1:在“20xx年图书销售分析”工作表B4单元格中,输入公式“=SUMIFS(销售订单!$G$3:$G$678,销售订单!$B$3:$B$678,">=20xx-1-1",销售订单!$B$3:$B$678,"<=20xx-1-31",销售订单!$D$3:$D$678,$A4) ”回车确定即可。

步骤2:利用填充柄分别填充C4~M4单元格,更改每个单元格公式中对应月份的日期即可。 ....

步骤3:选定B4~M4单元格区域,指向M4单元格右下角的填充柄进行填充所有图书的每月销售量。 步骤4:在A12单元格中输入“汇总”,在B12单元格中用公式“=SUM(B4:B11)”,利用填充柄完成其它月份的图书销售总量。

4. 在“20xx年图书销售分析”工作表中的N4:N11单元格中,插入用于统计销售趋势的迷你折线图,各单元格中迷你图的数据范围为所对应图书的1月~12月销售数据。并为各迷你折线图标记销量的最高点和最低点。

步骤1:在“20xx年图书销售分析”工作表中的N4:N11单元格中插入迷你图(插入→迷你图),数据区域为每个单元格前面的1月~12月的数据。

步骤2:选中迷你图后,在弹出的“迷你图工具,设计”选项卡下,勾选‘最高点’和‘最低点’。

5. 根据“销售订单”工作表的销售列表创建数据透视表,并将创建完成的数据透视表放置在新工作表中,以A1单元格为数据透视表的起点位置。将工作表重命名为“20xx年书店销量”。

步骤1:单击工作表标签栏中的“插入新工作表”,并重命名为“20xx年书店销量”。

步骤2:单击“销售订单”,选定A2:G678区域,单击“插入”选项卡→“数据透视表”按钮,弹出“创建数据透视表”对话框,“选择一个表或区域”中选定A2:G678区域,在其下选择“现有工作表”,“位置”栏中选择“20xx年书店销量!$a$1”,单击“确定”按钮。

6. 在“20xx年书店销量”工作表的数据透视表中,设置“日期”字段为列标签,“书店名称”字段为行标签,“销量(本)”字段为求和汇总项。并在数据透视表中显示20xx年期间各书店每季度的销量情况。

步骤1:接第5题,把“书店名称”拖动行标签框,“日期”拖到时标签框,“销量(本)”拖到数值框,且为“求和项”。

步骤2:鼠标选中任一日期单元格(如“20xx年x月x日”单元格),单击 “选项”→‘分组’中‘将所选内容分组’→‘分组’对话框→设置起止时间(20xx/1/1~20xx/12/31),‘步长’值为 季度→确定完成。

提示:为了统计方便,请勿对完成的数据透视表进行额外的排序操作。

三、演示文稿

公司计划在“创新产品展示及说明会”会议茶歇期间,在大屏幕投影上向来宾自动播放会议的日程和主题,因此需要市场部助理小王完善Powerpoint.pptx文件中的演示内容。 现在,请你按照如下需求,在PowerPoint中完成制作工作并保存。

1. 由于文字内容较多,将第7张幻灯片中的内容区域文字自动拆分为2张幻灯片进行展示。

步骤1:在普通视图的“大纲”选项卡上,将插入点置于要拆分文本的位置(例如项目符号段落的末尾),再按Enter。在“段落”组工具栏上,单击“减少缩进量”按钮,直到出现一个新的幻灯片图标和编号(拆分文本将作为正文文本出现在其下方),再键入新幻灯片的标题(不要直接在“大纲”试图里面复制和粘贴)。

2. 为了布局美观,将第6张幻灯片中的内容区域文字转换为“水平项目符号列表”

SmartArt布局,并设置该SmartArt样式为“中等效果”。

步骤1:选中第六章幻灯片正文里面的内容(即需要在SmartArt图形里面显示的文本),然后单击右键,在下拉菜单中找到“转换为SmartArt”在下一级菜单中单击“其他SmartArt图形”。

步骤2:在弹出的“选择SmartArt图形”对话框里,左侧选择“列表”分类,然后在列表图形分类中找到“水平项目符号列表”。

步骤3:在“SmartArt工具”---“设计”选项卡里面,“SmartArt样式”组,单击右下角“其他”按钮,并在下拉菜单中找到“中等效果”。

3. 在第5张幻灯片中插入一个标准折线图,并按照如下数据信息调整PowerPoint中的图表内容。

笔记本电脑 平板电脑 智能手机

20xx年7.6 1.4 1.0

20xx年6.1 1.7 2.2

20xx年5.3 2.1 2.6

20xx年4.5 2.5 3

20xx年2.9 3.2 3.9

步骤1:选中第五张幻灯片,选择“插入”---“图表”,在弹出的“更改图表类型”对话框里找到“折线图”,然后单击“确定”。

步骤2:把弹出的excel表格蓝色区域调整为列表行,依次键入题目所给数据信息,然后关闭excel。

4. 为该折线图设置“擦除”进入动画效果,效果选项为“自左侧”,按照“系列”逐次单击显示“笔记本电脑”、“平板电脑”和“智能手机”的使用趋势。最终,仅在该幻灯片中保留这3个系列的动画效果。

步骤1:单击该折线图,在“动画”选项卡“动画”组,单击“其他”按钮,然后选中“擦除”效果。 步骤2:单击“动画”组“效果选项”按钮,在下拉菜单中单击“自左侧”。

步骤3:单击“效果选项”,在下拉菜单中单击“按系列”。

步骤4:单击“高级动画”组,“动画窗格”按钮,右键单击动画窗格里面的动画1,然后点“删除”。

5. 为演示文档中的所有幻灯片设置不同的切换效果。

步骤1:分别选中每一张幻灯片,在“切换”选项卡,为每一张幻灯片选择一种切换效果,保证效果不同即可。

6. 为演示文档创建3个节,其中“议程”节中包含第1第2张幻灯片, “结束”节中包含最后1张幻灯片,其余幻灯片包含在“内容”节中。

步骤1:在第1张幻灯片前面右击,选择新增节,这时就会出现一个无标题节,右击,重命名节“议程”。

步骤2:在第3张幻灯片前面右击,选择新增节,这时就会出现一个无标题节,右击,重命名节“内容”。

步骤3:在第9张幻灯片前面右击,选择新增节,这时就会出现一个无标题节,右击,重命名节“结束”。

7. 为了实现幻灯片可以自动放映,设置每张幻灯片的自动放映时间不少于2秒钟。 步骤1:点击“幻灯片放映”选项下的“排练计时”,在“排练计时”的“录制”场景中按每张不少于2秒进度进行幻灯片播放排练设置。

步骤2:完成后在弹出的黑屏窗口中点击对话框中的“是”按钮,可以看到,在窗口中会显示各幻灯片的计时时间。

步骤3:再点击“文件”菜单,选择“另存为”命令,在弹出的“另存为”对话框中,注意一定要选择“ppsx”格式保存。

8. 删除演示文档中每张幻灯片的备注文字信息。

步骤1:单击“文件”—“检查问题”—“检查文档”,即可对文档的个人信息进行检查。

步骤2:此时会打开“文档检查器”对话框,勾选“演示文稿备注”选项,再单击“检查”,PowerPoint将对演示文稿进行检查。

步骤3:单击“全部删除”,删除演示文稿中的所有备注。

 

第二篇:office高级应用课程总结



第一部分:概述

在当今的求职市场中,上百人竞争同一个工作机会已经成为一个普遍现象。在当今竞争激励的社会与经济环境中,得到一份满意的工作或在工作中得心应手不是那么容易的。为了获得成功,必须做的更多、更好、更快。切实掌握现在社会环境中的基础microsoft office软件的应用技巧,显得十分必要。所以,作为当代的一名大学生,能够熟练地使用Microsoft Office进行排版;并能使用制作符合工作要求的表格、图表等,并能进行函数计算;制作出图、文、声、像并茂的幻灯片文档是我们应该具备的基本素质。

软件简介

Office是由Microsoft公司开发的新一代的办公信息自动化的集成软件,他包括:

Word:文字处理软件

Excel:电子表格;数据分析处理

Powerpoint:幻灯片制作软件

Outlook:日程及邮件管理

Access:数据库

Publisher:出版物编辑

本次office高级应用的课程所学习的是它比较常用的三个软件功能:word、excel、powerpoint的高级应用。

第二部分:Word高级应用

1                规范化公文处理

1.           段落与样式格式化功能

段落是指文字、图形、对象或其他项目组成的集合。每个段落末尾的哦有一个段落标记,即一个回车键。段落标记不仅标志一个段落的结束,还存储了该段的格式信息。对已经设置好的段落格式,可以使用“格式刷”按钮进行复制。

样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征,它能迅速改变文档的外观。应用样式时,可以在一个简单的任务中应用一组格式。

通过“样式和格式”任务窗格可以创建、查看和应用样式,直接应用的格式也显示在该窗格中。用户可以创建或应用下列类型的样式:

1)        段落样式

段落样式控制段落外观的所有方面,如文本对齐、制表位、行间距和边框等,也可能包括字符格式。

2)        字符样式

字符样式影响段落内选定文字的外观,例如字体字号、加粗和倾斜等。

3)        表格样式

表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

4)        列表样式

列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号以及字体。

通过对样式的学习,掌握了利用样式管理器进行快速排版的能力。通过样式管理器,可以保存、新建、修改样式格式(包括字体、段落、制表位、边框和编号等),并且还能给不同的格式设置不同的快捷键,通过快捷键进行更快捷的文本编辑工作,更为我们以后的毕业论文设计的时候学习了论文的排版。

2.           公文大纲结构

Word中有普通视图、页面视图、web视图和大纲视图这四种。大纲视图是用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别,用户也可以使用大纲视图处理主控文档。

大纲视图的主要作用是便于组织长文档,单机标题前的标记,可以折叠或者展开该标题下低级别的文档,便于进行大块文本的移动、生成目录等操作。在大纲视图下还可以进行快速的文档层次的变更,进行升级或降级处理。

3.           模板

模板实际就是模板文件。模板在其他文件创建的时候可以使用它,就可以对用户的文档进行快速的格式化操作。用户可以自己创建常用的格式作为自己的模板,也可以使用系统提供的模板。十分的方便使用。

4.           引用对象与交叉引用

在一节主要学习了脚注跟尾注的插入跟设置、查看、修改,题注的插入、以及自动生成图表目录,页眉页脚的插入跟设置,目录的自动生成及插入。

有了这些细节方面的设置,让自己的文档更加正规了。

2                图文表公式的混排

本章主要学习了文书表格跟图片的设置。如果一篇文章全部都是文字,没有任何的修饰性内容,不仅缺乏吸引力,而且阅读起来劳累不堪。在文章中适当地插入一些图表或图片,不仅会使文章显得生动有趣,还能帮助读者快速地理解文章内容 。在文档中,为了更加形象的说明问题,需要在文档中制作各种各样的表格来形象的说明问题。Word提供了强大的表格功能,可以快速的设置和编辑表格,可以绘制不规则表格和插入excel表格,当表格创建之后,双击表格可以对其进行编辑和修改,也可以设置表格的样式,设置底纹和边框。具体操作“表格”工具栏。

在文档中经常会插入一下图片图像来是文档变得更加美观,图片的插入一般是“插入——图片”然后选择是来自剪贴画还是文件,或者插入艺术字。当插入图片之后可以对其进行编辑,裁剪及缩放,设置起版式和图片效果等等。选择“格式”—“图片”命令,打开“设置图片格式”对话框,就可以编辑图片 。在插入艺术字时,选择自己喜欢的样式确定后输入内容,当插入后假如艺术字的样式不满意可以对其编辑修改。Word中还可以插入文本框等等具体的操作“插入”工具栏中选择,插入后亦可以修改。

第三部分:Excel应用

Excel是office的组件之一,不少的用户花了不少时间却只学习到了这个软件中一些简单的额功能,对一些使用、能答复提高工作效率的高级功能还没有掌握,比如公式和函数的使用方法等。公式和函数是excel最基本、最重要的应用工具,是excel的核心。

单元格的地址由列坐标A,B,C,D……和行坐标1,2,3,4……所构成,例如A1。在公式中会用到单元格地址,单元格坐标引用的方式有两种:相对引用和绝对引用。

1)        相对引用

公式中的相对单元格引用(A1)是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变,引用也随之改变。

2)        绝对引用

绝对引用($A$1)总是在指定的位置引用单元格,即永远是A1单元格。

3)        混合引用

混合引用有绝对列和相对行($A1)或绝对列和相对行(A$1) 。如果公式的所在单元格的位置改变,则相对引用改变,而绝对引用不变。

1                公式和函数的使用

Excel中内置了许多类型的公式,为用户提供了充分的自由度。用户既可以使用简单的代数运算公式,也可以调用较为复杂的数学公式。充分利用公式能够节省大量的时间,并提高计算的可靠性和精度。

为了用户方便快捷地运用公式,excel内置了很多函数,常用的函数有:

1)        用于求平均值的统计函数average

语法格式:average(number1,number2……)

参数:参数可以是数字或者表格中的数组,或引用。如果包含有中文字符、逻辑值或空格单元格,则忽略其值。但单元格如果包含零值则计算在内。

2)        用于求单元格个数的统计函数count

语法格式:count(value1,value2……)

Value为包含或引用各种数据类型的参数(1~30个),但只有数字类型的数据才被计数,例如数字、空值、逻辑值、日期以及文字代表的的数计算进去。

3)        用来排位的函数rank

语法格式:rank(number,ref,order)

参数:number为需要找到排位的数字;ref为包含一组数字的数组或引用。Order为一数字用来指明排位的方式:如果order为0或空,则按降序排列;如果不为零,则按升序排序。

2                数据分析及图表生成

数据分析主要的工作有数据排序(包括简单排序和按多列排序)、数据筛选(包括自动筛选,自定义筛选,高级筛选)、数据透视表的建立及修改。

用户还可以将外部数据直接导入到excel中进行分析,方法是:在“文件”菜单上,单击“打开”。然后选定要打开的文件(如txt,csv,prn文件)。接着会弹出“文本导入向导”,按向导操作即可。

在单元格中输入数据后,还可以对单元格进行格式化操作,使其更加美观。用户可以通过使用“格式”工具栏或“单元格格式”对话框来设置单元格格式、设置字体格式、设置对齐方式、设置边框和底纹。Excel 2003支持图形处理功能,允许向工作表中添加艺术字、图片和图形等对象。从而突出工作表中重要的数据,加强视觉效果,帮助用户创建出更加美观的表格。Excel 2003在排序、检索、汇总等方面具有较强的管理功能。Excel 2003不仅可以通过记录单来增加、删除和移动等操作来管理数据,而且它能够对数据清单进行排序、筛选、汇总,更为优越的性能是在Excel内对来自不同的地方的数据进行合并,Excel 2003还可以将各种所处理的数据建成各种统计图表,这样就能够更好地使所处理的数据直观地表现出来,使用Excel 2003提供的图表向导,可以方便、快速地插入一个标准类型或自定义类型的图表,从而用户可以更直观地查看工作表中的数据。选择要创建图表的数据区域,并选择“插入”—“图表”命令,打开“图表向导”对话框,在该对话框中可以对图表类型、图表标题、图表位置等进行设置。

通过对excel的学习更加熟练地掌握了数据分析的高级技巧,非常实用。

第三部分:PowerPoint高级功能

Powerpoint2003 是最常用的多媒体演示软件,可以讲阐述过程变得建明而清晰,从而更有效的与他人沟通。PowerPoint提供了大量的模板预设格式,用户应用这些格式,可以轻松地制作出具有专业效果的幻灯片演示文稿,以及备注和讲义演示文稿。这些预设格式包括设计模板、主题颜色、幻灯片版式等内容。本章介绍了设置幻灯片颜色、应用幻灯片配色方案、编辑幻灯片母版以及设置对象动画和幻灯片切换动画的方法。

其中学到了一些小技巧:

PPT图表也能用动画演示,PPT中的图表示一个完整的图形,其实只需右击图表,将其取消组合就能将每一个部分单独进行动作设计,PPT2010中更是方便了这一功能。

PPT中通过超链接的方式可以史幻灯片在播放的时候可以通过按钮的方式进行快速跳转。还可以隐藏在播放ppt时不想显示的幻灯片。


第四部分:总结

在跟着老师学习office之前本以为他就是一个很普通的软件,谁都不用学习就会了,但不曾想,我们的课本还有一些出版物,老师的课件都是用office软件制作出来的,而且一套正版的office软件能买到几千元足以说明其价值所在。

Office课程看似简单,但其中却多包了丰富多彩的内容,它可以帮助我们制作图文并茂的文档,可以帮助我们方便准确的处理数据,可以制作精美的幻灯片,可以制作精美的名片及出版物,这些功能很强大,他大大的提高了我们的工作学习的效率,其中的操作是想要全部掌握也不是一件简单的工作,要想熟练的应用office办公软件必须认真学习其中的操作,学以致用。将会给我们今后的学习工作带来种种好处和便利,也是对自身技能的一种提升,通过这十个周的学习我发现我对office的认识很浅显,只会一点皮毛,看了各种精美的作品之后我发现office的强大,让我深深的认识到自己的不足,在以后的应用中应该熟练应用office中的各种功能,使自己成为一个办公高手。

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