会议流程

关于规范会议流程的通知

各部门、各分厂：

为了改进公司会风，提高会议质量，经公司研究决定，即日起规范公司各项会议流程，从而达到缩短会议时间，提高工作效率的目的。 一、会前准备

1、公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室的，由办公室统筹安排。

2、会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。

3、会议主持人和与会人员都应在会议召开1日前做好有关准备工作，包括拟好会议议程、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等。会议主持人应该与参加会议的高层领导做好充分沟通。

4、所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退,不在会议中接打电话，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。

5、会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，公司例会召集人为办公室主任，其他会议召集人为与会议讨论内容最密切相关的部门负责人，会议主持人主导会议全过程，公司高层领导发言应遵从会议流程及主持人的安排。

二、公司工作例会过程安排

1、主持人检查与会人员到场情况，并宣布会议开始。

2、公司重大事项决定的公布，主要指重要工作调整及人事任免等。

3、各部门汇报上阶段工作总结，下阶段工作计划，并适时提出相关问题。

4、公司副总及总工就所负责的部门的工作总结进行评价，提出工作计划改进要求，并解决各部门提出的相关问题。

5、公司总经理点评各部门工作总结及工作计划，安排部署下一步工作重点，并就本次会议进行总结，确认本次会议决议内容。

6、会议结束主持人宣布散会。

三、各部门工作协调会或讨论会

1、主持人检查与会人员到场情况，并宣布会议开始。

2、主持人说明会议议程，阐述需要讨论主要议题，主题要明确。

3、主持人或方案主要负责人陈述方案，与会者参与讨论。要求按照会前准备要求，主持人或方案主要负责人汇报方案须于会前1日发到与会者手中，与会者对该方案深入研究后提出自己的改进方案或建议，并在会议过程中陈述说明。

4、会议进行中，主持人对跑题、偏题或者超时的发言要及时控制。

5、主持人进行会议总结，形成本次会议决议后，按照程序上报主管领导、总经理核准；需要参会领导进行会议总结的，会前准备阶段需要和领导说明情况。

 

第二篇：会议流程

公开课课的会议流程安排

一、会前：要做好会前内外的准备工作

㈠ 会前的内部准备工作

A.会前要制定好会议的日期以及会议的主题。

B.将出席会议的主讲专家的特长交代给每一位工作人员。

㈡ 会前的外部准备工作

1、必须在会前协调好相关会议事宜，每天报准备进度(包括场地的敲定、备货、相关教学设备、礼品、会场用品等)

2、每一个员工在明确会议精神，个人任务的前提下进行客户回访。回访时必须作笔录，彻底了解被访人的基本情况。最好以表格的形式填写，对重点客户要在表格上做重点记号。 ㈢ 会议接前期确认工作

1、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

2、确认会议主办者预付会议订金事宜。

3、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

4、准备会议资料。（含代邀请相关领导、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼 仪、翻译、通讯及文秘服务。）

5、会前一天再次逐项检查：人员、物品、设施设备；各项工作责任落实到人。 会议接待准备工作

1、会议酒店现场：会议分发会议资料，来客接待安排

2、工作人员协助会场布置及会场的会务服务。

3、会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

4、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

5、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

6、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游 等安排）。

7、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

8、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

9、协调会议期间的交通工具的安排。

10、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会议餐饮服务

1、预计多少人，根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等。

2、餐品及种类标准确认。

3、主桌和其他桌要的摆饰。

4、如果需要预留其他位子给贵宾，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接?

6、自助餐劵的确定，事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。

7、如果来的人没有餐券的处理。

8、有无少数民族、素食等特别安排，如果有最好事先告知

酒店环境

1．当地有何观光点。

2．购物。

3．休闲活动。

4．天候状况。

5．环境是否良好。

6．餐厅位置。

7．当地治安是否良好。

8．社区经济状况。

9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

会场环境：

1..会场层高在4米以上。

2．采光好，通风好，光源充足。

3．酒店卫生间数量及位置是否合理。

4．有无导师课间休息空间。

5．会场内讲台尺寸与高度是否合理。讲台高度在10-20厘米之间。

6、会场桌椅设施装修尽量避免陈旧。

酒店设备

1、警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2、大厅是否整洁，吸引人。

3、报到处是否容易找到。

4、标准房与豪华房的大小。

5、有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者的安排处理。会议房价与一般房价的确认。

6、何时能提供确定的会议房价，是否需要保证数量与订金。进房与退房的时间的安排，什么时间取消已预订的房间。

7、酒店付款方式，接受哪几种信用卡。万一取消订房，退款方式为何。

二、会议中的安排

会议期间提供的温情服务

1、接站：向到达的每一位代表短信通知，让代表一到达会议目的地就对当地有所了解。

2、报到：向开会的每一位代表和客人送上会议服务指南。

2、落实欢迎标语，大厅指示牌、迎宾接站到位情况，会议报到登记，发放会议资料及代表胸卡。

3、按要求为会议期间的重要客人（VIP）提供特殊服务（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。

4、按要求安排会议接站要作，指派专车到机场，火车站接，送参会代表，代订返程飞机票，火车票，提供会议期间的用车。

5、相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

6、按照要求及会议的具体地需要，联系酒店提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

7、会场服务：主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务；会场秩序维持服务（清理闲杂人员）；清洁服务；会场设备维护；应急情况处理；清理会场（撤会议物品，清理与会人员遗留物并登记，清洁会场；在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，安排最好的节目、提升现场气氛。

8、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，保障会议安全顺利进行。

9、安排代表入住和退房，引导客人就餐，茶歇。

10、安排会议期间或者会议之后的考察活动。

11、及时准确向会议主办方会议负责人员汇报每天情况，诚恳征求意见，尽力接受主办方临时增加服务项目。

12、免费提供行李和贵重物品酒店寄存服务。

。

会议准备的清单：

礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）

公关小姐（现场接待）

文艺演出（能调动气氛） 音响的准备

花篮（大、中、小号订做）

主持人

签到笔薄（专业用品）

摄影摄像（照相机、摄影师）

印刷设计：很多文字性的宣传资料的设计印刷根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

名片单色/多色的携带；

意见调查表格；

相关资料的打印、复印、印刷；

彩旗的制作；

背景版，横幅，会标，桌牌，绶带，胸牌。

小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；

大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；

特种展品运输：医药用品以及复杂物品的运送；

参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；

贵重展品运输：电脑、服务器、打印机，MP5等贵重物品的运送；

酒水食品：如会议期间需要饮料、矿泉水、食品、水果等日常生活用品；

办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；

纪念礼品 ：提供礼品

工作服：与会人员、身着统一的工作服，腰带，领带， 丝巾；

笔记本：特殊的笔记本，会使客户经常想起这次活动与会议主办方。

会议期间可以安排的特别活动一般有：

观光旅游； 海边晚会；

聚餐； 宴会；

化装舞会； 乘船游览；

主题晚会； 水上活动；

参加地方传统节日活动；垂钓；

三、会后流程：

1.销售部做总结统计工作(交流成交与失败的原因，不是客观的讲，而是要将细节、过程将出来，供给大家借鉴)

2.会务组同时做总结(流程是否合理、现场气氛是否以达到预期效果，还有哪些需要改进，

主题是否贴切鲜明)

3.员工要做好会后具体执行工作：

A 会上有销售的要做好售后服务，并利用老顾客发展新顾客 B会上没有销售的要电话回访，也许他是我们下一位购买顾客。

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