20##员工档案信息采集整理总结

一、  员工档案采集原因

首先，公司最近一次组织全员信息采集的时间是20##年，距今已六年多，档案里员工信息采集表过于老旧，并且很多信息没有体现，同时部分员工档案资料也已经过期（如身份证复印件等）。这种情况导致很多人事行政工作无法顺利的进行。虽然在日常档案管理工作中，档案管理人员也对员工信息进行一定的更新和整理，但这主要还是建立在员工主动进行更新的情况，如果员工没有意识到更新自我信息的重要性和及时性，档案管理人员也是无法做到及时更新档案资料的。

其次，因公司人员信息很多项目没有进行电子存档和统计，公司在查找和利用相关项目时还需要手动翻阅纸介档案，工作比较繁琐，浪费了很多不必要的人力资源和时间。

基于上述两种情况，为了维护员工档案库，建立健全的公司员工档案系统，保证员工档案信息的完整性、可靠性、准确性，同时方便各部门更好的了解和追踪员工个人信息，方便员工个人异动和培养等发展需要，公司于20##年2月组织了一次全员信息采集。并对员工信息档案进行了统一的审核管理，对员工档案中的缺失材料进行了系统的排查收集，对不完整材料进行了有效的补充完善，并对部分档案重新进行了系统编码归档。

二、  员工档案信息采集实施过程

三、  员工档案信息采集结果分析

1、    信息采集情况：

  注：完整率，主要考察身份证有效期、最高学历、联系电话、在京地址、工作经验、教育经历、家庭信息、紧急联系人等。

员工档案采集（不含中高层），应采集433人次，实际采集423人次，采集率达到97.69%，主要是值班人员、小时工和请假人员没有进行及时采集。排查身份证复印件/照片收集应为62人次，实际收集59人次，占应收人次的95.16%，预计在3月底将身份证补充齐全。另外补充收集资格证书复印件/照片24份，主要针对门店高级以上证书的收集。

2、    档案更新情况：

员工档案在进行系统的排查整理中，鉴于以往门店员工档案整理和借阅查找比较困难，此次特重新将门店档案编码存档，主要将其分为以下4部分：

直营门店在岗职工——“门-Ⅰ-编号”；

门店退休返聘人员——“门-Ⅱ-编号”；

华联门店在岗职工——“门-Ⅲ-编号”；

外埠门店人员    ——“门-Ⅳ-编号”。

四、  建议

1、将总部员工档案信息上OA系统，优点在于方便员工及时更新个人档案。同时OA系统只能看到本人档案，因此不必要考虑因档案公开导致的一些后果。

2、员工档案信息加入合同到期时间、独生子女证信息、供暖费报销类型和金额等。

3、建立电子员工档案资料，并在员工信息表中建立相应的连接，方便以后查阅。

 

第二篇：档案信息整理总结

感悟

自20xx年x月市社保办开会并参加档案信息整理培训以来，本人已经向左处长汇报多次并连续打书面报告三次，请求领导增加人员整理档案信息，但都没有得到明确回复，由于本人平时进行每月的养老保险申报（代理单位和灵活就业人员）、缴费；及申报表格，增减人员表格的打印；医疗保险（在市中区医保办）的申报、医保卡的领取；代理人员养老保险的转出、转入；个人账户的合并，身份证号码及姓名的更正；及退休手续（病退、正常退休）和去逝人员丧葬费手续的办理等一直没有抽出完整的时间进行整理工作。从20xx年x月至今，开始陆续整理，共整理70份档案，在整理的工程中，发现灵活就业人员的档案非常复杂，就整理的以上档案来看，存在如下问题：

1. 档案保险手册98%以上的人员没有审理过（按要求审理时间段：参加工作后至19xx年

12月止）。按照档案整理要求，审理养老保险手册前，必须本人在养老保险手册职工签字栏签字后再审理，因这次整理后，直到退休不再整理档案。根据这次整理的信息表，本人退休时，只拿整理的信息表和身份证复印件即可，这次整理关乎本人退休时待遇的问题，关乎本人的切身利益，所以，必须要求本人签字。在联系信息需要整理的人员来保险手册上签字时，一部分人员的电话无法接通（电话号码更换、停机），导致手册无法审理，只有等到此类人员来缴纳档案管理费时，再进行此工作。

2. 一部分人员养老保险账户需要合并为正确账户。（1）原来缴纳保险时用的是15位身份

证，后身份证升级为18位，由于养老保险系统与公安派出所身份证系统不一致，导致一部分人员的养老保险账户与现在的身份证号码存在着差异（养老保险账号一律是自己的身份证号码）特别是末尾为：X、0、A、B的，出错最多。两个号码意味着是两个人员，必须合到同一个人员上，即合为一个正确账户。（2）一部分人员由于某种原因保险中断后，当时补缴时，90%的人员采用身份证末位错位方式补交，导致现在账户必须合并。（3）外地交过养老保险，后转入职业介绍中心缴费人员，由于当时只办理了转入手续，没有合并账户，在这次整理信息中必须为其合并账户。

3. 15%以上的人员需补缴中断的养老保险：由于诸多原因，15%以上的人员在xx年、93

年养老保险视同与实际缴费的过渡阶段中断了养老保险，对于原固定工来说，必须补缴此阶段中断的保险，否则视同缴费时间与实际缴费时间无法衔接。对于合同工来说可补可不补，但绝大多数合同工都要求补缴此阶段中断的保险。因为在20xx年x月份之前，补缴养老保险，医疗保险视同缴纳。补缴保险手续：现缴费单位工作人员为其写出补缴申请，找出原来在单位工作的合同及工作表格进行复印，填制补缴保险金额单，交社保办统筹处。统筹处批准后，转交社保办局长批准后进行再补缴。一般开始补缴到结束约15天左右。补缴完以后再审理保险手册。（规定：个人不允许补缴养老保险）。

4. 档案中存在服兵役期间，个人实际缴纳保险；判刑、工厂开除；外地缴费保险手册中没

有缴费基数等情况；大部分档案中缺少招工表和调动函，还有一些破产企业、改制企业对职工视同缴费的特殊规定（会议纪要），这些情况都需要到社保办相关部门进行咨询、确定。

5. 一小部分原在外地和省社保缴纳养老保险人员，还没有把外地缴费转入到济南市社保办

合并到现在个人账户上。

每当拿到一份档案时，总感觉拿的是一份沉甸甸的责任，一种严肃的法律意识，一种尊重事实、一丝不苟的态度，一种积善成德，为民服务的使命。有时为了一个拿不准的规定或政策或同一种情况出现不同的结果，晚上我辗转反侧，难以入眠，唯恐由于自己的失误给整理信息，给缴费个人带来损失，因为牵扯的是他们后半生的切身利益啊。所以自己时时谨慎，时时严格要求自己。

建议：集中3个月的时间，领导给配上2—3个人，共同来完成这一繁重的工作。

《感悟》二

今天上午，高部长关于整理档案的事情征询聊我们的意见，并说整理档案工作可以停一停，我知道，这又是李工华老师反映档案在我那里放的长，没有归还的缘故。高部长处于关心我，怕档案放的时间长了出问题，再就是，怕我整理工作多，忙不过来。

关于借档时间长，我想说明一下：我们整理档案的信息步骤：首先让被整理的人在养老保险手册上签字，必须本人签字，签完字后，再去社保审理手册。审理完手册，对有问题的手册，根据社保审理的的意见落实、解决手册中的问题，落实后再去社保审理有问题的月份。再次就是整理档案信息：仔细审阅档案中职工的出生年月、姓名、参加工作的时间、职工工作的性质，知青的鉴定时间表、待业的时间确定，工作的简历、调入、调出的信函、解除的合同证明、失业领取的时间表格等。审理完以后，再根据审理的情况填写档案信息整理电子表格（三块），填完后，在生成电子报盘，后再拿着养老手册、档案、信息表、电子报盘去社保信息整理小组进行初审和复审，如果社保在审理出问题，重新返回，解决问题后再去报审。有时一批档案需要往返社保7、8次。正常没问题的，必须往返4次。

关于工作，每个人都有每个人的工作方式。我想：工作的目的就是少跑腿，多办好事，办利索事，让群众或职工尽量满意我们的服务