档案全文数字化管理方式的实践和探讨 档案数字化是当前数字化资源建设的基础,是数字档案馆建设的重要内容之一。但在信息化系统建设中,档案数字化有其特殊性,其特点可以说是“三分技术,七分管理”,也有说是“三分技术,七分协调”。不论哪一种提法,都说明了档案数字化必须要有一个合理的管理运行机制,这是比人才、技术更为重要的因素。我局在20xx年底,就已经完成了馆藏档案的目录数据库建设工作,20xx年,随着XX市数字档案馆综合管理软件平台的完成,我局系统开展了馆藏档案全文数字化工作,目前已实施了二期。通过在实践中不断探索总结,形成了一套全文数字化管理工作机制和方法。现向大家汇报如下,请各位同人批评指正。
一、引入监理机制,规范环节管理。
XX市档案馆馆藏全文数字化由市政府下拨专项资金300万元开展。局领导极为重视。考虑到大规模数字化加工工作复杂性,我们比较谨慎,通过多方调研制定了《XX市档案馆数字化加工建议方案》,最终确定采用外包服务的方式。服务外包方式对数字化管理工作提出了更高的要求,出于对项目质量、安全、工期等问题的多方考虑,我们创新性的在档案数字化工程中引入监理机制,对工程进行全程控制。
监理工作是站在独立的第三方的立场上为业主服务。受建设方委托,代表建设方的利益,控制质量、确保进度,依据合同及设计方案对项目的全过程进行监督管理,确保顺利完成项目建 1
设。XX市档案局在数字化建设中引进监理机制,一是规范了项目管理。通过监理公司科学规范的方式和项目管理技巧等手段,对数字化的各个环节进行全方位、全程的管理、控制和协调,达到了对项目的建设方案、工作流程、工作进度、技术培训等进行全面的控制的目的。二是对各环节文档资料等进行规范整理,监理对项目的每一个环节层层介入建立文档,规范化的文档便于我们回顾总结,改进工作。三是协调关系,由于监理站在相对公正的第三方立场上,表达业主意见也更有专业技巧,提出的建议更加规范合理,容易为建设方接受,不仅可以提高工作效率,还能理顺业主方和承建方的关系。四、由于监理方全程服务,可以实时解诀现场发生的问题,从而提高了工作开展的效率。以上四方面,保障了数字化工作能够“按期、保质、高效、节约”地完成。我馆目前数字化加工主要为建国前档案,难度较大,但是在监理机制的介入下,每天有档案数字化加工安全监管工作日志,每周有周报,月度有总结,问题明原因,攻坚见成果。形成的数字化成果图像清晰,挂接准确,检索高效。引进监理机制作为我局提高数字化工程效率和质量的重要手段,在浙江省档案系统中形成了示范效应。
二、确定工作流程,提高工作效率。
为充分应用计算机软硬件功能,最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力,根据数字化的内容和方式,探索优化,确定最佳工作流程,这是提高数字化效率的捷径。XX市档案馆数 2
字化二期项目是建国前档案,采用我局首创的“双套双备”的形式开展。 “双套双备”是在数字化实施中,完成从纸质档案到电子档案,再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化。形成可相互转化的、确保安全的档案。完成后原件封存,不再提供利用。利用采用电子文件和纸质复制件(双套),备份采用电子数据和缩微胶片(双备),兼顾数字化成果(电子文件)的安全备份和档案原件的保护利用,兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施。由于“双套双备”的特殊性,我们通过一个月的试运行,确定了十几个环节的最佳工作流程,优化了各环节岗位数的配置,提高了数字化加工的效率,确保了数字化工作的高效运行。
三、加强安全监管,落实保密制度。
由于档案本身的原始性,决定了其实体珍贵的价值。而某些档案因其敏感的内容,具有一定的保密性。所以在数字化加工中确保档案的内容和实体的完整与安全,是项目开展的重中之重。XX市档案馆在数字化加工中,高度重视档案安全工作,印发《XX市档案局档案数字化加工安全管理办法》、《未开放档案数字化安全监管实施细则》、《项目建设单位实习人员安全管理规定》建立制度、落实责任,在人员管理、工作流程、环境设置各方面全面落实安全措施,全方位确保档案的安全。
一是落实责任。为确保数字化的安全高效实施,XX市档案局印发了《关于XX市档案馆档案数字化加工二期项目工作职责分工的通知》,确定信息技术处和档案管理处为档案数字化加工 3
工作责任处室,信息技术处牵头,负责场地、设施、监控设备等日常管理以及数字化档案信息的保密与安全管理;负责档案出入库管理、归还档案原件质量检验,确保档案原件的安全。加工单位进场时成立项目组,指定专人为项目负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。
二是人员管理。所有数字化加工人员和现场监理人员持证上岗。与项目工作人员签订保密协议,并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交市档案馆审核保存。所有在场工作人员名字照片实时上墙管理,如人员变动需及时通知市档案馆。加强对工作人员的保密教育,建立严格的保密制度,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。针对数字化加工人员流动的问题,建设单位按照《档案数字化加工安全管理办法》的要求,对实习人员进行政审和安全保密教育,实习人员不得接触纳入重点监管范围的档案和数字化加工成果。
三是工作流程管理。不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程,档案交接由专门人员和现场加工负责人员,在安排好的工作间里进行面对面的交接,要求有书面交接记录,并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。对纸质档案数字化、缩微胶片制作及纸质复制件制作的各个环节均应进行详细的登记,建立工作日志并及时整理、汇总,当一批次的数据移交后,加工方服务器上的数据必须在XX市档案局工作人员的现场监督下销毁,同时移交该批次 4
数字化加工的监管记录。监理方和监管人员在档案数字化加工期间,对档案实体处理与流转以及数字化加工成果形成、处理的全过程进行安全监管,确保档案始终处于受控状态,杜绝档案实体和信息安全事故的发生。
四是场地管理。前处理室、数字化加工场地、临时库、质检室相对独立,并安装专门监控设施,监控录像保存至项目完工三年;施工方在加工现场配备专用数据存储服务器,进入加工现场的计算机设备应做相应处理,封闭所有计算机存储设备外围接口,确保信息安全;计算机硬盘不得带离加工现场,硬盘最终由档案馆收回保存;不得在加工场地使用与工作无关的任何电器设备,如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等;加工地点内严禁吸烟和任何火源。禁止在场地带入水和食物,喝水会客到休息室,保证档案原件安全和信息安全。
四、明确质检标准,提高工作质量。
XX市档案局制定《XX市档案馆档案数字化加工质量验收标准》,以50卷为一批次,施工方采用人工校对和软件自动校对的方式,对目录数据库和其他环节工作的质量进行检查。监理单位各个环节抽检率在30%-50%。成果经自检和监理单位检验合格,才能递交XX市档案局(馆)审核验收。市档案局以抽检方式进行数据验收,抽检比率在加工总数10%-20%之间,对于中标方提交的成果(如档案整理成果、目录建库成果、图像处理结果、缩微胶片索引及成果、纸质复制件成果和数字化加工完成等)和部 5
分重点环节(如档案入库),依据《XX市档案馆档案数字化加工质量验收标准》进行审核验收。要求影像、档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过,缩微胶片和纸质复制件要求合格率达到99.9%以上。抽检不合格,提交验收数据全部发回全面自检修正,直至达到验收要求。每退回三批次,处以合同总金额5%罚款。验收完毕填写档案数字化验收登记表,做好验收记录。明确标准、严格检查,有力的保证了数据质量。
通过对档案数字化管理方式的探索和实践,局馆的数字化工程有了优质高效,源源不断的为数字档案馆提供资源。
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