目录
第一章 秘书处规章制度与职能………………………..( ) 1.1部门简介……………………………………………..( )
1.2部门规章制度……………………………………………. ( )
1.3部门职能…………………………………………………….( )
第二章 工作计划和要求….………………………………( )
第三章 会议制度和记录………………………………….( )
第四章 量化制度……….…………………………………( )
第五章 外国语学院综合素质测评细则………………( )
第六章 工作汇报和总结………………………………….( ) 6.1 工作汇报………………………………..…….. ( )
6.2 工作总结……………………………………...( )
第一章 秘书处规章制度和职能
第一条 作风严谨、办事效高的襄樊学院外语学院秘书处是学生会直接领导下的一个重要职能部门,他对学生会的各项工作进行统筹、协调和监督,承担着安排各部工作、协调各部行动,合理分配时间、学生德育分的考核,统筹量化各部工作成果的重要责任,为竭力营造学生会全体干部间的和谐融洽的工作气氛,保证各部工作的高效性和有序性,是促进学生会整体工作顺利运转的中枢。在学生会的领导下,秘书处彰显出蓬勃的活力和沉蕴的创造力,在新的工作思路的指导下,在秘书处全体成员的努力下,学生会秘书处将会创造出更加出色的业绩。
第二条 秘书处的规章制度:
(一) 秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退;
(二) 秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退;
(三) 秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名;
(四) 秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。
(五) 秘书处根据实际工作需要召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况;
(六) 部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行;
(七)干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出;
(八)如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
第三条 秘书处各项职能
(一)秘书长职责:
1、秘书长是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责。协助团学生会对各个部门的工作做好相关协调工作;
2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作;并及时做好每次活动的登记;
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流;
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动;
5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理;
(二) 副秘书长职责:
1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流;
2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。
3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。
4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。 5、注意发现和培养优秀部员,关注他(她)们的进步,为他(她)们的发展创造必要的条件和环境。
6、审核整理所有活动通讯,并做好记录。
(三) 干事职责:
1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识;
2、团结协助,注重团队协作精神;
3、始终保持着对工作的热情;
4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果;
5、负责与各部门的联系,于每周五将本周通讯发送至副部长邮箱;
6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等
第二章 秘书处工作计划和要求
第四条 工作计划
1、作好学生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作,将其整理并存档。
2、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结,做好期末存档工作。
3、参与到各部的活动中去,做好活动流程及活动总结。 4、新一届干事产生后,为了使他们更早、更好的了解本部门工作及锻炼他们的能力,将秘书处新干事分组,采用一对多的方式,由老成员组织对新成员进行培训,了解并熟悉负责工作的运行。
5、负责各部门之间的协调工作,发挥好桥梁纽带作用,使各部门之间建立良好的工作群体,方便工作顺利进行。
第五条 工作要求 1、工作时要认真仔细,在速度的同时保质量完成工作。 2、要讲文明礼貌,在工作中注意自己的言谈举止。
3、在实践中积累经验,熟练业务,提高水平。
秘书处在学生会工作中担任着重要角色,是学生会中的灵魂部门、中枢部门,我们新一届秘书处必将为第三届学生会的和谐发展做出贡献,推动学生会的进一步发展!
第三章 秘书处会议制度和记录
第六条 会议制度:
1、 必须遵循学生会的会议制度以及秘书处的会议制度。 2、 会议时间不得擅自离会,离会需通过秘书长(副秘书长)的允许,否则做旷会处理,不得无故缺席;
3、 会议时,必须带上笔记本,笔,以及必要的资料; 4、 例会期间不得大声喧哗,不得交头接耳(讨论时除外),严禁说脏话,提倡文明用语,例会期间穿着打扮得体,不得穿拖鞋;
5、 全体例会请假须向本部门负责人请假,并附上请假条(须有秘书长签字后,方可生效,秘书长不在时可由副秘书长代替); 部长例会,副秘书长须向秘书长请假,秘书长须向主席主席团请假; 部门例会,须向本部人负责人请假,秘书长不得请假; (备注:以上请假时间必须在会前半天请假,并附上请假条交予秘书处统一存档。)
第七条 会议记录:
1、 例会时必须做好会议记录,会议内容要精简扼要; 2、全体例会时,秘书处所有成员必须做好各自的会议记录,部长例会时,副秘书长须做好会议记录,部门例会时,秘书处每位成员必须做好会议记录;
(备注:每次的会议记录都有副秘书长负责。议记录与每次会议之后一小时之内整理归档,并把重要内容打印下发至各部门。)
第四章 秘书处量化制度
第八条 量化宗旨:为了提高本部成员的工作积极性和责任心,配合我系其他部门更好的开展工作,根据《外语系量化分管理章程》,特制定本细则。
1、本部量化分的加减情况均由本部负责人填写申报,若非主
要负责人申报,出现违规现象,由当事填表人负责并一次扣1分。 本部成员包括秘书处干事、系学生工作是值班人员,及一切由秘书处临时委派的工作人员。
加分办法如下:
1、值班人员如能坚持按时值班及上下午不缺勤者(除特殊情况外),每日每人给予0.1分,否则,不予加分。
2、协助秘书处统计量分的工作人员一次给于加0.2分。
扣分情况如下:
1、凡秘书处要求工作人员参加的会议,如有迟到扣0.5分,无故缺勤者每次扣2分。
2、若任务未能按时或按要求完成的 ,其相关负责人每次扣1分;酿成严重后果者,其相关负责人各扣1.5分。
第五章 外国语学院综合素质测评细则
第九条 总则
1、为了全面贯彻党的教育方针,激励学生德、智、体、美全
面发展,不断提高学生综合素质,培养高素质创新型人才,根据《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》和《襄樊学院学生管理规定》、《襄樊学院学生综合素质测评办法》等文件精神,结合我院实际,特制定本方案。
2、学生的综合素质测评不仅是对学生在校表现和各方面素质的测定和评价,也是学校学生教育管理的重要环节之一,测评指标既是评价的依据,又是学生发展的导向目标。
3、综合素质测评适用于我校全日制普通本、专科在校学生。
第十条 综合素质测评内容
4、综合素质测评包含基础性素质测评和发展性素质测评。 (一)基础性素质是指学生在学校规定的教学、教育和第二课堂等环节中形成的德、智、体等方面的基本素质。
(二)发展性素质是指学生创新性和实践性方面的突出素质。
5、基础性素质
(一)德育素质:
(1)思想道德素质:主要包括坚持四项基本原则和参与政治学习的态度及思想素质等方面的表现;集体观念、团结礼貌、讲究卫生、爱护公物、勤俭节约、履行承诺情况和履行职责、履行义务情况等方面的表现。
(2)遵纪守法、实践和劳动表现:主要包括学生遵守国家法律法规、校纪校规、院纪院规等行为方面的表现 ,学生参与学校活动及劳动等方面的表现。
(二)智育素质:学生的专业文化成绩。
(三)体育素质:学生体能测试成绩。
6、发展性素质
(一)创新能力:学生在科技竞赛、公开发表论著、承担科研项目等创新性科技活动方面的突出表现。
(二)学科拓展:学生在选修、双学位等学业方面的突出表现。
(三)文体特长:学生在文体方面的特殊表现。
(四)操作技能:学生在英语、日语方面体现自身职业技能特长的突出表现。
(五)组织能力:学生在“三自服务”中等组织管理方面的突出表现,班干部在组织班级活动中的突出表现。
第十一条 综合素质测评计算办法
7、基础性素质和发展性素质各为100分。
8、综合素质测评总分=基础性素质测评分×80%+发展性素质测评分×20%
9、基础性素质:
德育素质占基础性素质20%,其中思想政治占5%,道德评等占5%,遵纪守法、实践和劳动表现量化分占10%。
智育素质占基础性素质70%,为学生专业课成绩均分的70%。 体育素质占基础性素质10%,总分为10分,即体能测试优秀为10分,良好为8分,及格为6分,不及格为4分。
10、发展性素质:
创新能力占发展性素质30%,满分为30分,学生在科技竞赛、公开发表论著、承担科研项目各项分别加10分。
学科拓展占发展性素质10%,满分为20分,学生在选修、双学位学业表现突出的分别加10分。
文体特长占发展性素质20%,满分为20分,根据学生在文体方面特长加分。
操作技能占发展性素质20%,满分为20分,英语、日语专四优秀者为20分,良好者为15分,合格者为10分,不合格者不加分。 组织能力占发展性素质20%,满分为20分,表现突出班干部为5分,学生干部及下属外国语学院社团部长表现突出者为10分或15分,优秀班干部为20分
第十二条 综合素质测评程序
11、学生在进行学年个人总结、鉴定基础上,按照学院综合素质测评细则进行自评,并将自评结果提交班级测评小组。 12、班级测评小组依据学生平时表现情况,对每一位学生的自评进行初审,并将初审结果向全班公示,无异议后提交学院学生综合素质测评领导小组审定。
13、学生综合素质测评领导小组完成审查、公示,无异议后,确定学生综合素质成绩,并根据最后得分排名确定等级。 14、综合素质测评成绩记入《襄樊学院学生综合素质测评登记表》,并存入学生个人档案。
15、综合素质测评成绩作为优秀学生奖学金等各类
学生奖励评比的重要依据。
第六章 秘书处工作汇报和总结
第十三条 工作汇报
1、在新学期开始,负责对10级新生报到个人信息的登记以及新生新学期注册。
2、每天向学工处汇报学生返校的具体情况,并安排专人负责新学期的返校注册。
3、外国语学院学生会换届期间,秘书处负责通知新旧学学会干部开换届会,并做好会议记录。整理上一学年的学生成绩和量化分等信息。
4、学校决定进行09-10学年度学生先进班集体、文明宿舍、三好学生标兵、三好学生、优秀学生干部和奖学金的评选工作,根据成绩、量化分、体能测试、品德评等四方面制定综合测评办法,进行汇总考核。按照相应比例选出相应人员,最后交由辅导员和各班主任认定。并做好公示工作。
5、量化作为奖学金评定的一部分,对同学们的综合测评起着举足轻重的作用。因此,为了更好更全面地为同学们服务,秘书处根据《襄樊学院学生手册》制定本院量化考核制度。由辅导员召开学生会全体干部及班长的会议,讨论量化细则的具体制定方法和量化标准,然后由各部提交量化细则,通过秘书处的审核,最终确定了量化管理章程。具体实施方面,根据各部量化细则,秘书处统计各学生每
月量化分,并及时公布,做到公平公正。
6、在本届运动会中,秘书处安排相关人员在检录处值班,确保参赛运动员能准时入场参赛。
7、统计学生缴费情况,并及时做好更新,督促各班长确定各班情况。
8、在国家助学金、励志奖学金、省政府奖学金、高校补助金的评定工作中,根据校方文件和给定名额,将名额划分到各班,并整理相关材料,如学生综合测评成绩交给各班长,然后收集汇总,做好公示工作,落实好国家助学金的政策实质,让真正困难的学生得到经济上的帮助。
9、完成外国语学院全体学生医保卡号的收集和统计,以及续保工作的开展。
10、根据本院况制定出学生在校表现档案,具体情况如下:早起、早锻炼、寝室内务、就寝、参加活动、受到表彰。每一学年进行一次综合评定。
11、关于外国语学院各班班务日志的考察和班主任的测评与考核情况的统计。
12、第六届外语文化节,在开闭式合闭幕式中秘书处负责幕布、节目单设计,及邀请函的发送,并配合各部工作。
13、在年末档案整理中,秘书处主要负责整理一些学生工作文件、学生基本情况的统计以及关于学风建设材料的收集和规整(如四级、六级、专业四级、专业八级、BEC、双学位和报研考研情况的整
理工作)。
14、五月份根据学校红头文件开展“襄樊学院外国语学院毕业生奖学金”评定工作,并将各项相关材料的电子档和纸质文件上交襄樊学院学工处。
15、将08、09级档案清整归类,做好二级学院档案移交至校档案馆的交接工作。
16、在学期末,总结本部门一年的工作,完成相关报告和材料的整理,并保存归档。
第十四条 工作总结 凡事预则立,不预则废。未来的发展在于今日的规划。对于下学期的工作,秘书处主要致力于三个方面:
1、我部将继续完善学生会的各项制度章程,使学生会各部门的日常工作条理化,在期末总结工作、进行内部成员量化考评时有章可循。
2、我部将在学生会一年一度的招新工作中继续秉承公平、公正、公开的原则,认真积极地培养2010届新生,让他们进入秘书处后以踏实的作风真正的为同学、为学校做实事。
3、希望秘书处在下学期能有机会举办自己的特色活动,在组织活动的过程中锻炼自己,提高策划组织能力,同时加强与各部门成员之间的互动交流。
第十五条 总结本学年的工作,有汗水也有收获,有成功也有挫折。通过在工作中的锻炼,我们吸取宝贵经验,提高自身能力,也结
交了一些好友,觉得收获了许多,成长了许多。我们将继续保持着一如既往的工作热情,脚踏实地做好本职工作,积极与其他部门交流合作。在未来的日子里,学生会秘书处一定能够做得更加出色,在工作中争取更大的发展!
外国语学院优秀学生奖学金评选办法
第一章 总 则
一 为了激发学生勤奋学习、奋发向上的热情,鼓励学生全面发展,培养学生的创新精神,培养与造就社会主义事业的建设者和接班人,依据《襄樊学院高等教育全日制学生管理规定》,并结合学校实际,制定本办法。
二 学校设立优秀学生奖学金、单项奖学金。优秀学生奖学金是奖励德、智、体、美等全面发展,品学兼优的学生。单项奖学金是奖励学生在校期间某一方面有突出成绩,或为学校争得荣誉的学生。
三 我校全日制普通在校本、专科学生,符合条件者,均可享受优秀学生奖学金。
第二章 优秀学生奖学金评选条件
四 遵纪守法,遵守校纪校规,在本学年度内无不良记录。
五 优秀学生奖学金评选条件:
(一)依据《襄樊学院学生综合素质测评办法》,测评成绩排序不低于前30%;
(二)单科成绩不低于60分(超修课程除外);
(三)达到《学生体质健康标准》合格及以上等级;
(四)外国语学院确定的专业培养所应具备的其他条件。
六 单项奖学金分为甲等单项奖学金和乙等单项奖学金。
(一)甲等单项奖学金评选条件:
1、获得由政府部门颁发的(参加政府部门所属正式协会举办的可参照执行)国家级、省级、市级表彰者;
2、在正式出版物上发表学术论文或文艺作品者;
3、获得外观设计、实用新型或发明专利者;
4、为学校建设或发展作出特殊贡献,赢得荣誉者。
(二)乙等单项奖学金评选条件:
1、精神文明奖:在促进校风建设、精神文明建设等方面做出突出贡献(如见义勇为、助人为乐、拾金不昧、帮贫助困等),受到学校或上级有关部门表彰者;
2、组织管理奖:积极参加学校和社会活动,组织管理能力突出,热情为同学服务,受到学校或上级有关部门表彰者;
3、社会实践奖:在社会实践活动中,表现积极,勇于探索,在社会调查中取得明显效果和有价值的调查报告者;
4、学习进步奖:奖励本学年度智育平均分在本班名次较上学年有较大幅度提高且单科成绩无不及格现象的学生。
第三章 奖学金的发放比例及额度
七 优秀学生奖学金:
一等奖学金,不超过学生总人数的1%,年奖励金额2000元(同一年级同一专业不足1人的按1人计算);
二等奖学金,不超过学生总人数的6%,年奖励金额1000元;
三等奖学金,不超过学生总人数的13%;年奖励金额为
500元。
八 单项奖学金:
(一)甲等单项奖学金
1、获国家级竞赛一等奖或表彰的、考取研究生或获得双学位的奖励1000元,获竞赛二等奖的奖励800元,获竞赛三等奖及以下的奖励700元。
2、获省级竞赛一等奖或表彰的奖励700元,获竞赛二等奖的奖励500元,获竞赛三等奖及以下的奖励300元。
3、获市级竞赛表彰的,每项奖励200元。
4、在正式出版物上第一署名发表学术论文者,奖励500元,在核心期刊上第一署名发表学术论文或文艺作品者奖励1000元;
5、获得外观设计或实用新型专利者,获得国家认可的职业资格证书者,奖励200元;获得发明专利者,奖励500元;
6、奖励标准如政府部门有文件的,按文件执行;学生参加的校外竞赛,不排名次和不分等次的先进集体和个人参照有关条款奖励。
7、在一学年内具备两次及以上获奖条件,同类性质只享受一次,按高等级发放;不同性质的可同时享受。特殊贡献者,另作特殊奖励;
8、学科竞赛类获奖,在单项奖励范围内上浮一个等次进行奖励。
(二)乙等单项奖学金
乙等单项奖学金获奖比例原则上不超过参评学生人数的3%,特殊情况可酌情增加比例,年奖励金额200元。
第四章 奖学金的评审程序
九 学院成立由党委书记任组长,分管学生工作的领导任副组长,学工办主任、分团委书记、辅导员、班主任和学生代表为成员的学生奖学金评审小组,负责本学院的优秀学生奖学金评审工作。
十 奖学金评定程序:
(一)学校按照各学院学生人数分配优秀学生奖学金和乙等单项奖学金名额。
(二)学生奖学金评审小组根据奖学金评比条件确定初评名单,公示后由党委书记、分管学生工作的领导、学工办主任、分团委书记及辅导员签字并对上报名单和申报材料进行审核,确定名单并张榜公示,无异议后报校学工处。
(三)甲等单项奖学金由个人提出申请(附相关证明材料),学院汇总后上报学工处。
(四)学校评审委员会审核汇总,并在全校公示一周无异议后,学校发文表彰。
十一 在奖学金评审过程中,学生对评审过程及结果如有疑问或不同意见,可以逐级向学院奖学金评审领导小组和学工处提出质询,学院和学校在接到学生反映后应立即责成有关人员进行调查和处理,并在自接到反映后一周内向质询人作出答复。若评选中弄虚作假,一经发现,即取消其资格并不再递补,同时对相关人员给予处理。
外国语学院 20xx年10月18日
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