工商管理学院20##年公文培训策划书
活动主题:计划书、工作总结、申请书、请假条、通知、问卷调查6种常用公文的培训
活动背景: 在团学中,干事们常常需要写一些活动策划书、通知书等公文。但是,很多干事们对策划书等公文的格式都不了解,导致出现不规范情况。
活动目的:讲解公文的写法及写作特点,使大家对公文写作的基本知识有了全面的认识。在加强团学干事公文写作的规范性的同时,提高干事们的办事效率与质量。该活动也为学生会各部门更好的交流提供了机会,希望通过这次活动,能够让干事们意识到公文培训的重要性。
活动对象:工商团学
活动时间:20##年10月17日
活动地点:1教108
前期准备: (1) 9月27日晚18:00-19:30于三饭二楼秘书处干事开会,讨论出公文培训活动总的大致流程;
(2) 9月28日早上8:30-10:00于行政楼103秘书处干事开会确定各成员分配工作及初稿、二稿于10月2日,4日上传至群共享,将完成的策划书于5日晚7点传给秘书长;
(3)9月30日-10月2日各成员准备各自所分配的工作,完成后传给组长xxxx整合后传至群共享,各成员于10月3日晚上20:00Q讨论修改,4日晚20:00发二稿,再次讨论修改后5日晚上9点前交秘书长。
(4)29日查找空课表,确定举办时间为10月17日(星期三)晚上7:30
(5)课室的申请
A、20##年10月10日,XXXX到校学生会办公室申请一教108课室。
B、20##年10月10日,XXXX对场地进行踩点,绘制草图,安排好大致座位。
(6)会议人员确定
20##年10月10日,XXXX向秘书长确定培训人员名单及秘书处全体成员确定负责人,主持人和三位主讲人。
(7)主持人和主讲人的培训
20##年10月11日至14日,由秘书长和副秘书长负责培训主持人和三位主讲人。
(8)通知辅导员
20##年10月14日,XXXX通知辅导员XXX老师。
(9)ppt的制作
20##年10月10日至14日,XXXX和主持人和三位主讲人制作展示ppt。
(10)相关物资的申请与准备
20##年10月16日,XXXX负责物资的申请与准备
(11)相关视频的寻找
20##年10月08日至14日,XXXX上网寻找适合公文培训的相关视频。
(12)节目的选择
20##年10月08日至14日,XXXX负责公文培训过程中所穿插的娱乐性节目
(13)会场当天相关人员的邀请
20##年10月15日,由XXX与新闻部部长口头邀请,邀请他们安排干事对当天会场情况的拍摄以及活动结束后相关新闻稿的编辑,发布。
(14)由XXX打印签到表,在各部门成员入场时登记到场人数。【表见附录1】
(15)宣传和发送通知
A、20##年10月15日,秘书长飞信通知学生会各部门部长及12级新干事。同时,各秘书处干事与其所跟进部门的部长口头邀请。各秘书处干事飞信通知部门新干事,并活动前一天由飞信再通知
B、20##年10月15日,各秘书处干事向跟进部门的全体成员交代公文培训的相关事宜及其意义(背景和目的)
(16)指纹机的借用
20##年10月13日,由xxx向素拓部借用指纹机。
(17)奖品及矿泉水的准备
20##年10月13日至16日,XXXX负责相关奖品及矿泉水的购买,奖品为笔记本5本及碳素笔5支,矿泉水8瓶,到场老师的桌面摆放好一瓶。讲台桌面摆放三瓶。
(18)各部门名片架的准备
20##年10月15日,XXX负责各部门名片架的准备
(19)活动前排练
全体负责公文培训活动的人员进行一,二次的模拟现场排练。
A、20##年10月14日晚在1教301进行第一次排练:主要针对主持人和三位主讲人表演效果和听众(秘书处其他成员)听后效果进行评估和改进。
B、20##年10月16日晚在1教301进行第二次排练:主要针对主持人和三位主讲人对流程的熟悉度和效果评估与改进。
(20)关于公文听众可能会出现的问题
各秘书处干事思考可能会出现的问题及可以解决的答案,并于10月12日上交李少彬,由XXX收集并整理,于10月13日交给秘书长和副秘书长确认,
于10月14日排练后公布。
(21)课室的布置
20##年10月17日下午三点半至五点,由当天下午没课的小蜜对会场进行布置,包括相关部门位置的安排,名片架的摆放,院旗的摆放,接待处的布置以及胶凳的摆放(场地布置图相见附件3)
活动流程:注意:表内有涉及场地问题见附录(场地图)
后期工作:(1)公文培训会后会场的清理
负责人:xxxx
(2)清点所租借的物资后,归还物资。
负责人:xxxx
(3)会后秘书处全体成员拍照留念。
(4)向到场的老师汇报培训情况以及工作总结
时间:20##年10月19日
负责人:xxxx
(5)安排新闻部的干事刊发新闻稿件
【也可以用微博形式】
时间:20##年10月18日
负责人:xxxx
(6)跟进培训效果。
A、由秘书处全体干事向跟进部门发放问卷调查,再由小秘统一回收问卷。【问卷见附录2】
B、由秘书处全体干事收集各参加者的心得体会,对其进行详细分析
(7)会后要求秘书处干事写一份心得体会。关于本次公文培训大会自己的优点和收获、不足和教训,于总结大会上上交。
(8)召开总结大会。
时间:20##年10月18日晚
地点:一教401
前期:【1】xxxx霸课室
【2】xxxx收培训心得,收齐后交给秘书长
会议流程:
【1】秘书书长发表讲话,总结培训结果10分钟
【2】负责人发表讲话,心得体会。
10分钟
【3】三位主讲人发表讲话,心得体会。每人10分钟
【4】其他参与者的自由发表与讨论、交流。10分钟
【5】秘书长、副秘书长总结
注意事项:人员未到齐:由xxxx通知
(9) 相册的制作
A、10月19日周泽玲向新闻部得到公文培训会议的相片。
B、xxxx将收集好的照片发给xxxx,由xxxx制作相册。
C、xxxx将制作好的相册发给秘书处全体成员,并留作档案保留。
人员安排:
经费预算:
注意事项: (1)申请大课室:要提前一个星期申请,要抽签决定哪个课室。万一没有申请到,就要提前霸占另一相对较大的课室,如305等
(2)确保每位参加者都能收到邀请
在每条飞信后添加“收复,谢谢”,如果没有回复再发一次,如果还没有回复,就直接打电话通知。
(3)注意维持活动过程的秩序
场控:xxxx
(4)注意活动过程气氛
主持人和三位主讲人事先准备好冷场和调动气氛的互动和方法。
(5)如果ppt无法使用并无法调节好,各秘书处干事及时通知跟进部门的全体成员活动推迟及其原因,并表示歉意。
(6)提前准备2个麦克风
(7)务必做好活动后会场的清洁工作。
(8)各主讲人事先要熟悉所讲内容及多排练几次,避免出现讲课不流畅的情况;支持人也要多排练几次,就可能出现意外情况想出解决方案,避免支持过程混乱或冷场等问题。
(9)注意会场秩序问题,小秘们要有礼貌地请各参加人员保持安静。
(10)小秘发飞信要注意礼貌问题。
(11)活动举办时小秘要穿工作服,戴工作证
应急方案: (1)当108课室无法使用时,要提前准备个备用课室
(2)当指纹机借用不了时,要安排小蜜到素拓部拿素拓票。
(3)当活动未开始时,ppt出现问题,若在半小时内可解决的,先告知到场者原因,请他们稍等,同时控制好会场秩序;若问题解决需超过半小时的,告知到场者活动推迟。
(4)当某主讲人无法回答观众所提问题时,可由另外两名主讲人或主持人帮忙解答。如果还是无法解决,可以坦诚告诉观众无法解答。
(5)如果新闻部的干事没空,可自带照相机或借相机照相。
附件1: 签到表
附件2: 公文培训效果调查
1、 通过此次培训对你的公文书写方面有无帮助?
□帮助很大 □帮助较大 □帮助不大
2、 公文用纸一般使用的国际标准是
□A16 □A8 □A4
3.“截止”与“截至”的意思分别是
□即到期停止/ 即到……为止
□即到……为止/即到期停止
4、结构层次序数是如何规范的?
□第一层为“一”,第二层为“1”,第三层为“(1)”,第四层为“(一)”。
□第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
□第一层为“一”,第二层为“1”,第三层为“(一).”,第四层为“(1)”。
5、假设你是李华,你昨天在游泳池游泳感冒发烧了,医生说你需要休息2天,特向老师请假
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附件3:场地图
公文讲座策划书 策划人---雷梦茹 讲座主办单位 汉口学院管理学院学生会秘书处 活动负责人 秘书处全体成员
主讲人 许老师
一、活动主题
公呈天下,文以足志
二、活动准备
1、联系主讲人 a、邀请老师参加公文讲座,取得老师同意后和老师商量主讲的内容,尽量多安排学生与老师之间的问题交流。 b、与老师讨论演讲的形式 。 c、了解老师对讲座的要求 。
d、对主讲人老师进行一次简单的采访,记录 老师的基本信息资料、人生经历、工作历程等,为做
好宣传工作提供资料 。 e、及时联系主讲老师确定到场时间。
活动对象 学生会13级全体干事
2、确定讲座地点、时间安排
查询学校上课安排,尽量将讲座时间安排在休息日。向学院主管老师申请讲座地点,教室尽量选大一点的,因为到时来听讲座的学生不仅仅是秘书处的,所以应该未雨绸缪。
3、宣传工作
对此次主讲人的介绍,对主讲内容的介绍,活动的目的与参加的意义。
宣传形式
a、加大在学校、各院系宣传栏贴宣传海报的 力度,团委通知下发到各班级。
b、充分利用网络资源。在学校贴吧上发贴子、 发微博,通过网络宣传来增加讲座的吸引 力和影响力。
4、现场布置
【时间--讲座开始前1小时】
a、黑板书写【讲座名称、主讲人、主办单位】资 料的发放工作
三、经费类别及预算
1、礼品费用。 b、现场维护秩序、负责多媒体的调整、讲座
2、宣传物资费用。
3、现场布置费用。
4、其它所需物品
四 、活动开展
1、活动主持人主持活动开始,宣布开幕词。
2、主讲人老师开始讲座
3、主讲人老师和同学开始互动交流问题
4、主持人宣布表演节目
a、有奖竞答
b、猜词游戏
c、
五、活动结束
1、主持人宣布闭幕词。
2、整理现场、经费确算上报 。
3、活动总结。
六、活动当晚具体流程
时间 内容
17点整 活动组织负责同学做准备工作,维持
现场秩序
18点整 主持人老师开始讲话
19点整 留给同学们相应的提问时间
21点整 活动结束清理会场
七、活动中应注意的问题及细节
1、同学们应注意礼貌问题,不得中途打断老师发 言,向老师提问题之前应该举手
2、同学们应注意会场的卫生问题,不得带零食进 入会场
3、不得在主讲人老师讲座期间大声喧哗,须得 保持会场安静
4、同学们在提问前必须做自我介绍
5、入会场前手机一律调成静音或者振动
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