工作流程报告

在操作每票货物时，必须要认真，仔细，对工作流程要熟悉，特殊事项要特别注意，现将流程及注意事项阐述如下：

一、接收发货人托单，托单有两种形式：电子版或纸质版、系统里下的E-BOOING。

1)      电子版或纸质版：

格式最好是我司的BOONG FORM 格式，且需包含以下内容：

具体的货好时间,发货人,收货人,合约号（PO号）,件毛体,品名，港口等信息

2)      E-BOOKING(一般是CORTEFIEL的货)：

a. 到VENEZUELA的,特殊门店要和普通门店分别下BOOKING,系统REMARK处及货物的包装纸箱上都要备注门店号, 特殊门店的POD代码为”EGU”,需BOOKING在一起，普通门店为”LAG”需单独另外BOOKING，特殊门店对应的品牌如下：

特殊门店----------------品牌

4620,4874----------------SPF,SFW

4542 ----------------------CIF

4605,4786----------------WS

b. SHPR下BOOKING时，每个BOOKING的品名要具体, 并体现材质，商编；

c.“FCR ISSUE”处要打勾；

d. 每个BOOKING一定要对应正确的PARTON及ORDER,即PO MANAGEMENT不能为空且要正确。

e. SHPR一般要在交期前14天下E-BOOKING，我们也可以在系统里查询未来14天内有无CORTEFIEL的货要出，即点击“PT-GRID”后“PREDEFINED”处选择“PO READY WITHIN X DAYS (DEFAULTS 14 DAYS)”，选择“SERVICE DATE”后点击“ENTER”键。“PT GRID”可以查询CORTEFIEL的出货情况，如出货状态，是否已生成FCR等等。

    3）系统SHIPPING ORDER里的“CARGO RECEIVE DATE”及“ACT. LDG DTD”一定要在船开前输入。

    4）在收到SUPPLIER的EBOOKING时应在PT GRID里查询此PATRON 和ORDER号是否有验证，对应的POL/POD/PCS及总数量是否与BOOKING一致

二、根据E-BOOKING或SHIPPER所提供的托单信息如发货人、收货人、目的港、柜量、柜型、货好时间，将船期发至代理，待代理确认船期后将信息反馈给SHIPPER，如有LOWER VOLUME则要告知给代理。CORTEFIEL的货，在发CC时也要告知代理profoma invoices 是否有认证，如是EARLY SHIPMENT/LATE SHPT要确认CNEE是否接爱，如柜型不确定且POL或POD与BOOKING不一致，都应与代理确认，如果船期（不是船期，而是CARGO RECEIVE DATE，FCR都是以CARGO RECEIVD DATE为准）是在交期后7天内，则只需提供船期即可先订舱。另外，LVS 和 OCEAN BRIDGE不用发CC，直接EMAIL与他们确认船期，LVS的根据不同的收货人，EMAIL给不同的负责人。

三、订舱。各个船东的订舱方式有所不同，如MSC和现代则需手动订舱;CMA、K-LINE等是在外代订舱；MISC是在中外运；CSCL及MAERSK是在其网站上操作；马尾是在港城；散货的向同行订舱等等。

四、拿到舱位后告知发货人并确认是否需排载,如其确定,则在订舱的基础上进行排载，MSC和HYUNDAI是根据船东确认在外代系统上排载,排载经确认后,将船东确认和排载确认传真至拖车,由拖车进行提柜。如是我们安排场装，一定要将准确的数据及要注意的事项书面发给堆场，并电话确认。如供应商临时更改件数需第一时间通知堆场。装柜后与堆场确认数据，如与之前的数据相差太多，也需及时通知代理（LOWER VOLUME必须得到国外的确认）。散货的则将进仓图传给SHPR，并在系统里做LOAD PLAN ((即点击LOAD PLAN后将有标注*号的信息输入后SAVE，之后，下面便可以关联到相应的SHPT的信息，再点击下面的SAVE )，CORTEFIEL到香港转或直接到VLC的货需注意的是：

1）  最终目的地是不同国家的，将系统里生成的LOAD PLAN 打印出来发给堆场或同行，并要求其按国家收货, 且必须在文件都收齐的情况下才可以放进仓图给SHPR，传真给堆场或同行时，要将在系统里做的LOAD PLAN一起传，文件包括： CO或FORM A正本、INVOICE（三正）、PACKING SUMMARY（三正）、LTC副本、MOR“MEXICO ORDER RELEASE”正本（此文件只针对到墨西哥的）、LOC“LETTER OF CERTIFICATION”、纺织品出口许可证正本（此文件只针对到希腊的）；

2）  到VLC的，收到LTC后便可放进仓图给SHPR，其他文件（CO/FORM A、INVOICE、PACKING SUMMARY、LOC）在收到货的同时也要收到，另也需与香港的一样做LOAD PLAN。

五、申报及盖进场.即在网上做预申报并刷出排载后盖申报章,再由报关单位送配载盖进场章,特殊情况:

1)      CMA是直接在外代上做申报和进场确认,不需手动打出排载联。

2)      如拖车与报关是同一家，且操作系统是外代与中外运的，我们无需操作此步，只需委托发货人的指定操作货代进行操作，但中海CSCL不管是不是同一家都需我们在网上做申报。

3)      如SHPR是委托我们报关，报关资料要及时给报关行。收到报关资料后要将核销单号录入系统，即点击SHIPPING ORDER里的“TAX REFUND”后输入信息。

4)      申报是在外代与港城的有多票报关的，要附上多票报关说明。

六、放行。关注柜子是否在船东要求时间内放行，如没有，及时与客人确认货物情况。

七、在排载与船开之间，根据船东的操作时间进行与发货人的对单，提交船东单等事宜。具体注意事项如下：

1）  HB/L：

a.       如果多个SHPR合签一份提单，则要每家SHPR提供盖章的合签说明扫描件；

b.       注意运费条款，品名底下是否有与实际运费条款不一致之处；

c.       注意发收货人的CODE及代理的CODE和地址是否正确；

d.       注意“TOTAL IN WORD”处的表述：整柜是SHOW柜型及柜量，例如“ONE(1) X 20GP CONTAINER ONLY”；散货是SHOW件数；拼柜的，如果是我们场装，要SHOW件数，如果是其中一家安排场装要SHOW“几分之几PART OF…”，例如3家拼柜，则为“1/3 PART OF 1X20GP CONTAINER ONLY”；

e.       VANYOR的货，HBL上要UPLOAD清关用的PACKING LIST 和INVOICE；

f.        需做电放的，收到电放保函及费用后一定要与SHPR确认是否安排电放后将电放单发给SHPR及代理（电放单上需盖有电放章，并有系统里生成的电放号），签正本的，如果船有DELAY，需第一时间通知SHPR及代理（如遇换船或二程DELAY的也是如此），且将船东相关通知附上，另外要问SHPR是否有做信用证，是否需要申请倒签，如需要，要收到SHPR提供的信用证上有LATEST SHIPPED DATE的复印件及清关用发票的COPY件后向香港申请通过新并收到SHPR正本倒签保函后方可做倒签，且系统上的“BACK DATE”要打勾。

g.       SERVICE TERM要注意，散货的则为“LCL/LCL”,整柜的则为“FCL/FCL”,拼柜的要视情况而定，如果是其中一个SHPR安排场装，则为“FCL/FCL”,如是我们场装，为“LCL/FCL”。

2）  FCR：

a.       一般按GROUP生成FCR，但NOVI到IRAN的要分开签一份（虽然IRAN和其他港口是在同一个GROUP里，因为付款方式为OAT）；

b.       签发地要注意，在香港签单且全套文件寄给香港的有：HOI YAT、欣薇尔（欣薇尔的LOCAL CHARGE是在香港支付），在厦门签单但文件是寄给香港的有FOOTSUN（FCR二正二副寄给Michelle），文件是寄至香港的，我们需要跟HK同事确认收到全套文件的时间以便输入系统，生成DOCUMENT COLLECTION；

c.       “CR DATE”要取交期与进仓/进场时间中最晚的时间，“DATE OF ISSUE”取“CR DATE”和文件收到时间中最晚的；

d.       PO号一定要与柜子及FCR相对应，不可缺少，如果一个PO号对应多个柜子，数据一定一致，如PCS与CTNS；

e.       FCR里要UPLOAD清关文件及EXCEL PACKING LIST,且要做DOCUMENT COLLECTION,日期为收到文件的最后日期。

f.        二正二副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给SHPR，一正一副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给HK OFFICE,一副FCR及一张DOC.COLLECTION公司留底。

3）  MB/L：

a.       运费条款一般为到付，GABOL的货比较特殊，基本上是预付；

b.       签单方式有三种：SEAWAY、电放、正本。一般情况下是SEAWAY,签SEAWAY时一定要注意SEAWAY是否到期，如已到期，要向船东申请，CMA是在其网站上做申请，申请通过后打印再套上我们总公司的抬头纸及盖公章后将正本的给CMA，K-LINE是每次签单上要附上SEAWAY保函正本，中海的要先传复本，到签单时再将正本补上；比较特殊的是GABOL的MB/L基本上都是签电放的，签发电放单，都要提供电放保函给船东，MSC签电放要先将正本拿回来背书后再给MSC做电放；

c.       要注意与每个船东的合约号及第二通知人。MSC到VLC的合约号为1)66-29，通知人为BASKET 2)66-2,通知人为EUROFIEL. (具体应用以每月HK的通知为准) MAERSK到VLC的合约号为518132，到BCN的为518132，无通知人；

d.       船东是中海的，SHPR名称处一定要加上“XIAMEN BRANCH”,如没有，电放保函盖的章就不可以是厦门的，另，要体现英文小品名。

e.       AGENT:RSZAZ,RSBCN,ACL,RS003,

f.        CNEE:VANYOR(YORGA) BLOCKPUR,IMAGAINARIUM等都要单独签MB/L；

g.       CMA与MSC的如果是有多个品名，商编，需提供每个品名商编对应的件数、毛重、体积，如多个柜子的，还要提供每个柜子对应的品名、商编、件数、毛重、体积；

h.       HANJIN的备注里要填写每个品名对应的件数、毛重、体积；

i.        MAERSK的唛头处不能体现“MADE IN CHINA”；

j.        系统MB/L里的提单号，SHPR,CNEE,NOTIFY,不能为空，如有合约号的一定要填。

4）  JOB：“OPTR”处填签约方，“DEST. AGENT”处填写目的港代理,二程一定要填写，无二程的填头程。

5）  PARTNER: 当SHPR,CNEE,AGENT在系统里没有CODE时要在系统里APPLY PARTNER后发给香港激活，如果CODE里的资料不全，需要添加的也要发给香港激活(申请前务必在系统里用不同的关键词搜索，确保系统里没有此PARTNER再发给HK申请，避免重复)。

八、船开之后，做费用，请款，签发船东单，发FINAL给代理，发agent P/L给香港，收到发货人的费用水单后给需签正本的寄正本提单，如需电放的，需先确认是否可电放再安排，具体注意事项如下：

1) 请款要及时，如超过付款期限就要付滞纳金，外代,CSCL的期限是船开后14天，MAERSK是船开后7天。

2) FINAL 的内容包括：pre-alert，MB/L，HB/L或FCR，但RSMAD、RSZAZ、RS003等不是RS的，MB/L不用发给这些代理，不过同时pre-alert，MB/L，HB/L或FCR要一起发给RS，其中pre-alert要注意的是在系统里要摄取代理所对应的信息，即点击“SHIPPING ADVICE”后在空白处输入代理CODE。

3)发FINAL时要注意是哪个代理。如果是ACL的，发邮件的同时要在系统里生成EXCEL,即点击“CORTFIEL SHIPPING ADVICE”，另外，到香港的FINAL要发给香港，邮件内容除了pre-alert，MB/L，FCR,还有从系统“CARGO AT ORIGIN WAREHOUSE”里导出的表格及agent P/L；如果是OCEAN BRIDGE套用RYAN合约，发送时要抄送给RYAN；如果是LVS的，要发给CNEE所对应的负责人。

6）  生成agent P/L时，要注意海运费是预付还是到付。到付则只要向香港debit handling fee，是预付的，要看SHPR的海运费是否在厦门支付，如是，则不用生成agent P/L，相反，就要向香港debit handling fee及海运费成本, 开agent P/L的期限是一周；

7）  DEBIT NOTE 与 COST NOTE： 如果有特殊费用一定要备注。

九、所有流程都完成后CLOSE FILE，期限是10天。

                                                   

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第二篇：货代实习报告

编号：XH03JW033-09/0

 厦门海洋职业技术学院

 毕业设计（论文）任务书

课题名称：  实习报告（可按具体名称）  

系    别：         工商系           

专    业：         国际商务           

教研室：         国际商务           

指导教师：          李玉玲            

学生姓名：           肖飞               

学    号：         0903S04001          

二○##年十一月十日

货运代理操作实习报告

厦门海洋学院 工商管理 国际商务3081 肖飞

                  摘要

本次实习主要以本人在上海新易国际的实习学习生活为主，在货代OP这个职位上的各种工作背景前提下，详细描述了这段时间的所学习到的各种实践知识和工作经验。在这不短的半年时间的实习中。经历了太多太多学校中所没有见识到的人和事，从中也获得了很多宝贵的经验和教训。再次，要感谢在这次实习中提供给我实习机会的单位领导和新易公司。让我对国际货运代理这个行业有了全新的认识，也让获得在这行工作所必需的业务知识。在这里我要非常感谢，新易公司的领导及所有对我有过提点的同事。让我圆满的完成了此次实习。

一 ：实习单位基本状况

      上海新易国际国际货运代理有限公司是经中华人民共和国交通部批准的国际船舶代理企业。

   公司主要经营国际船舶代理，国内船舶代理，货运代理。

   公司业务力量雄厚，汇集了集航运，港口，交通运输单位的一些业务精英，拥有一支精通船舶，运输服务的业务骨干。公司实现了全方位的计算机信息化，网络化管理。配备有高学历，高素质的的专业管理队伍。

   公司机构设置完整，管理科学。同时设有客户服务和教育培训中心。

本公司将以优良的服务，为广大客户做好货物的运送工作。

我司主要的服务项目有：国际/国内船舶代理，水运/海运，空运/陆运运输。散货进出口服务，重件，大件进出口服务。集装箱整柜进出口服务，集装箱拼箱进出口服务。货物仓储，包装服务。

货物中转/装柜/拆柜/报关服务。

二： 实习岗位介绍

     本人所从事的是公司外贸部门的OP 一职。 也就是常说的操作。主要负责将为销售所接到的客户 办理 如 托书询盘，寻找订舱口， 货物进仓安排，报关单据的收发，报关单据的制作。货物明细的系统录制，各项费用的整理换算，以及货物出运后的各项售后服务。 是一项需要操作 非常细心，负责任的工作。

三：工作体会及心得

1.仔细 仔细贯穿于整个操作过程，当我们从业务手里结过托单首先要仔细申单，看一下收发货人的资料是否完整并符合要求，还有就是有没有超重，品名是什么，如果是化工品或者危险品必然操作流程与普货有区别。还有的会有特殊条款或者船证，比如转运条款，这些我们在订舱之前都需要跟船公司确认，以免不能显示给客户造成单证上的麻烦。提单确认就更需要仔细了，不要单做船公司跟客户之间的传递工具，客户要改了提单确认自己先审一遍，确保船公司能看清楚;而船公司改回来得提单确认还要再看一遍，要改的内容改了没有，改的对不对。这样能减少更改次数，提高效率。最重要的审单还是报关环节，客户传过来的报关单据（青岛这边一般包括箱单，发票，合同，正本的报关委托还有核销单）一定要审一下，尤其是合同号件数还有重量，我曾经因为审单不仔细出过不少错误，客户的错误有时候是防不胜防，合同号跟商检通关单不一致，毛净重颠倒等等，我们审单的目的就是要将错误扼杀在萌芽状态，以绝后患。
    2.思路清晰  忙的时候我们一个人手上可能同时要做20票以上单子，每票单子客户是谁，订舱处是哪里，箱型箱量，场站是哪里，运行到什么状态，下一步需要干什么，哪票单子着急......都要在脑子里有个印象。一个电话过来说的是哪票货，一定要迅速的反应过来，这样才能更有效的运作，给客户的印象也是专业的。 而怎么样才能做到这样呢，这就是下一个要点。
   3.方法对路  方法没有唯一，适合自己的才能行之有效。我的方法就是正在运行的单子按照截港时间的先后顺序排，同一条船上的货再按照客户排，一票单子完毕整理归档。其实怎么放并不重要，重要的是你的文件自己第一时间能找到。
   4.善于沟通  这个沟通是多方面的，有什么问题及时向客户反馈，订舱必然要跟船公司打交道，落实放箱或者装货就要联系场站，如果要报关肯定要跟报关员及时沟通，而派车自然要找车队。这期间联系的人涉及层次也不窄。最值得一提的是公司内部跟同事的沟通，我觉得很多人跟别人沟通都不成问题，偏偏跟同事之间沟通出问题。作为操作如果有什么解决不了的问题一定要跟销售沟通，因为货是销售揽的，事情该怎么处理才合适，才能兼顾到客户的利益和船公司的关系，他们往往比我们有底，或者能提供很好的建议与协调工作，记住你们可是同一阵线的。总之不要把问题放在心里，该反馈的信息一定要及时准确地反馈到正确的地方，以便有的放矢，尽早解决。每一种沟通都有技巧哦，沟通好了好办事！
   5.态度温和  我想一个操作的效率哪怕再高，如果没有好的服务态度那也是美中不足的。礼貌和蔼的态度总会给人一个良好的印象。不管是对谁说话都要有礼貌，语速适中，声音清晰，态度温和。尤其是对待客户一定要有耐心，他们的要求在能力范围之内尽力满足，碰到有些客户不讲道理的也要有理有据不卑不亢的讲明白，动之已情，晓之以理，但绝对不失礼貌。
   6.心态要好  作为货代操作有很多时候要吃气， 有时候客户会因为一点小过失来训你；而船公司说你这个单据不完整，那个信息不全，反正人家是船老大，一个个都挺牛的，说说你简直太小菜了；更可气的是有些场站态度一点也不好，你要查个放行人家就跟你说呆会儿网上查行了，有时候给你甩了货连个招呼都不打。凡此种种，让人上火的事可真不少，所以我们一定要有一个好的心态，时刻准备着与这些人周旋，把受气当成一种锻炼，因为它让我学会隐忍与坚强，这就是天将降大任于我的前奏，呵呵。保持快乐的心情，才能体会工作中的快乐。
   7.不断学习  人说真正不变的是变化，真正的进步是永不停步，所以要与时俱进，不断学业务知识，然后有效延伸，这样就不会落伍，就能给客户提供更优质的服务，更专业的咨询。

四：本次实习的收获及意义

   在这次实习中。我努力将自己从一个学生转变为一个职业人士，在这个过程中我感受到很多。

这段时间里我收获颇多，首先，我深刻的认识到，货代行业中团队合作意识的重要性，因为有时遇到棘手的问题，自己一个人想很久都没有解决，可只要拿出来和大家集思广益，问题很快就可以解决了。同时，我还可以在考论的过程中学到很多知识，其次，就是有效沟通，当自己遇到问题时，让对方明白自己出了什么问题，问题出在什么地方，是解决问题的第一步，有效沟通就是帮我们解决了这个问题。最后，就是合理安排时间，由于实习的内容包括了操作和接洽客户等技术和英语环节。操作是我今后的工作的基本重心。而英语在接见客户的时候成为了一项必不可少的工具。所以，英语的学习至关重要。不仅我看的很多资料是全英文的。而且国外的客户来访的时候，口语的表达能力精细程度也显得的格外重要。这个时候时间的管理在这时就显得相当重要了。按照轻，重，缓，急来合理分配。让自己能够在最短的时间里能够学会更多的东西。

回顾走过的点点滴滴。实习的过程即难忘又充实。在不长不短的半年实习中。我真真切切的体会到了企业和学校的不同，在这里有每天必须完成的事情，因为这是责任，只有承担起了这份责任，我才能成为一个合格的职业人。在此，我要非常感谢新易公司的全体同仁和上级领导。是你们给予我这次难得的宝贵机会，让我对货代这个行业有了全新的认识。也学习到了宝贵的经验和知识。圆满的完成了此次半年的实习任务。

五：参考文献

 上海新易国际货运代理有限公司 员工人行为规范（试行）