OA系统功能简介

 

第二篇：OA系统功能说明书

OA系统功能说明书

作 者：李 浩

日 期：2010-09-16

制作单位：重庆炳卓科技有限公司

1. 引言

1.1 编写目的

本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导OA系统的开人工作。

1.2 预期读者

本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。

1.3 背景

本项目全称：炳卓科技办公自动化系统

系统提出者：重庆炳卓科技有限公司

系统开发者：炳卓科技软件开发部

试用单位：重庆炳卓科技有限公司

1.4 参考资料

OA ：Office Automation 办公自动化

2. 任务目标

2.1 目标

系统实现目标：

? 提供信息发布平台

? 实现企业内部资源共享

? 加强员工间的交流，提高整体工作效率

? 提供工作流程的自动化管理

? 提供各种工作记录，以备查询

? 数据分析查询，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2.2 设计原则

系统设计原则：

? 稳定性

? 实用性

? 通用性

? 安全性

? 可扩充、可维护性

3. 系统概述

办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

本系统分为信息交流平台、人力资源管理、公共事务、考勤管理、综合行政、工作流程管理、客户管理、个人设置、系统设置和辅助办公十个部分。

系统层次结构图：

4. 系统功能描述

4.1 信息交流平台 4.1.1

信息发布

在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。 信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。 主要功能：

? 发布信息：新建信息，编辑信息时允许上传附件和编辑图片（编辑图片指可

以调控图片在新闻中的布局）。发布信息时需要判断是否需要审核，可以根据具体的工作流来处理，发布时可以设置用户是该信息是全局的还是局部的，如果是全局的则全体用户均可以看到该信息，如果是局部的则只有指定的用户可以看到该信息。

? 管理信息：主要是指对信息进行修改和删除操作。

? 查询信息：根据条件对信息进行查找。

4.1.2 电子邮件

实现公司内部和外部邮件收发功能。

主要功能：

? 发送邮件：可以发送内部邮件和外部邮件，提供批量发送功能。

? 收件箱：接受个人邮件，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作，执

行删除操作邮件并没有真正删除，只是把邮件信息从收件箱转移到已删除邮件里。

? 发件箱：记录自己已发邮件，可以进行查看、删除和排序操作。

? 草稿箱：记录已拟稿但并没有发送的邮件信息。可以进行查看、删除和排序

操作。

? 已删除：记录从收件箱中通过删除操作的邮件信息，可以进行查看、删除和

排序操作，这里执行删除操作邮件会彻底删除。

? 邮件模板：用户可以实际需求制定邮件样式，比如产品报价、技术支持、个

性信函贺卡等各种类型的邮件。

4.1.3 消息发送

消息发送主要包括内部消息发送和手机消息发送两个部分。内部消息发送主要用于内部员工沟通交流，也用于系统的事务消息发送如工作跟踪督办，主要是系统对用户的一些提示信息。手机短信发送指通过本系统可以将消息发送到目标者的手机上，以方便提高工作效率。

内部消息发送实现主要功能：

? 发送消息：新建消息，支持图片消息，并将消费发送到指定人员，可以批量

发送消息。

? 已收消息：记录收到的消息内容，可以进行查看、回复、删除、排序和转发

操作。

? 已发消息：记录自己发送的消息内容，可以进行查看、删除和排序操作。 手机短信发送实现主要功能：

? 建立短信发送服务平台：这是向手机发送短信的基础，本系统自建短信发送

服务不需要通过第三平台发送。

? 发送短信：新建短信，编辑发送内容，并将短信发送到指定的手机号上。支

持短信群发功能。

? 已发信息：记录短信发送信息，可以进行查看、删除和排序操作。

4.1.4 网上交流

网上交流主要包括：

? 论坛：员工讨论区域

? 投票：公司针对某一个决定或某一观点可以进行内部员工投票。 ? 实时通讯：实时聊天工具

? 领导信箱：主要是对内部员工开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工

建议。任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复。主要功能是查看和回复。

? 网络会议：当组织需要与异地员工或分支机构开会时，无需将员工召回而费

时费力，可以通过视频会议来实现远程即时沟通，提供工作效率。

4.1.5 网络硬盘

网络硬盘是实现资源共享的基础，用户可以把一些文件放置到这里，以方便其他用户查看。

主要功能：

? 文件夹管理：拥有权限的用户可以对文件夹进行新增、修改和删除操作。一

般用户只能进行查看和排序操作。

? 文件管理：拥有权限的用户可以进行查看、上传、下载和删除操作。一般根

据具体的文件夹的安全性和保密性来设置其访问权限

4.1.6 通讯录

用来存放常用联系信息，可以分为公共通讯录和个人通讯录。

主要功能：

? 分组管理：管理员可以根据联系人类型建立分组信息，以存放不同类型的联

系人信息。对于已存在的分组信息可以进行修改和删除操作。公共通讯录一般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

? 联系人管理：添加、查看、修改和删除联系人信息。公共通讯录一般人只有

查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

? 查询：根据某些条件查询出对应联系人的信息。

4.2 人力资源管理

4.2.1 部门设置

按照公司的实际组织结构，来创建和设置各部门的上下级关系。

主要功能：

? 添加部门信息：添加新部门信息并设置其上级部门，如果没有上级部门则不

需设置。

? 修改部门信息：修改已存在的部门信息。

? 删除部门信息：删除已存在的部门信息。

? 查看部门信息：通树形结构来显示各部门信息。

除查看部门信息外，其它操作都需要有相应权限的用户来完成。

4.2.2 岗位设置

根据公司的实际岗位情况，来创建岗位信息并设置部门对应的岗位信息。 主要功能：

? 添加岗位：添加新的岗位信息。

? 修改岗位：修改已存在的岗位信息。

? 删除岗位：删除已存在的岗位信息。

? 查看岗位：以列表的形式显示所有岗位信息。

? 设置岗位：设置各部门对应的岗位信息，部门和岗位之间是1对多的关系。

4.2.3 人事档案管理

管理员工及对应的人事合同信息。

主要功能：

? 员工管理：添加、修改、删除员工信息。

? 员工查询：根据条件查询员工信息（条件：姓名、年龄、入职日期等等）。

查询结果以列表的形式显示，在列表中可以查询某一员工的具体信息。

? 人事合同：添加、修改、删除员工人事合同信息。

? 人事合同查询：根据条件查询人事合同信息（条件：姓名、合同日期等等）。

查询结果以列表的形式显示，在列表中可以查询某一员工人事合同的具体信息。

4.2.4 培训记录

记录公司对员工的培训情况。

主要功能：

? 培训记录管理：添加、修改、删除员工培训情况。需要相应权限的人来完成。 ? 培训记录查询：根据具体条件查询员工的培训情况。

4.2.5 奖罚记录

记录公司对员工的奖罚情况。

主要功能：

? 奖罚记录管理：添加、修改、删除员工的奖罚情况。需要相应权限的人来完

成。

? 奖罚记录查询：根据具体条件来查询员工的奖罚情况。

4.2.6 职位变更

记录员工的职位变更情况。

主要功能：

? 职位变更管理：添加、修改、删除、员工的职位变更情况。

? 职位变更查询：根据具体条件来查询员工职位变更情况。

4.3 公共事务

4.3.1 工作计划

工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段制定的工作计划和工作目标，并提供查询和维护。同时对工作计划的全过程进行有效控制和跟踪，完善工作计划流程。

主要包括：

? 员工工作计划：员工每周填写工作计划，并上报部门主管。

? 部门工作计划：部门主管每月填写月工作计划，并上报公司领导或计划部门。 ? 部门主管：查看、汇总和管理员工工作计划。

? 领导及计划部门：查看、汇总和管理各部门工作计划。

? 查询：公司领导及其员工可以查询上周及上月工作计划。

4.3.2 工作任务

工作任务是企业日常工作任务或项目的工作计划任务，系统通过工作任务流程，实现工作流程自动化。工作任务可设定分类、优先级、重要性、紧急程度等属性，可按项目、部门、成员等对象进行任务分配。通过工作流程的自动化，实现更好、更快的进行任务的过程。

主要功能：

? 制定工作任务：由相关人员制定某一工作任务，根据设计需要并将某一工作

流程应用的工作任务中。

? 工作任务的计划安排：计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人

员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理（注：该操作是在工作流程中完成的）。

? 工作任务的跟踪检查：系统对已经安排的工作任务自动跟踪检查，对于提交

完成的工作申请进行核准，从而实现对于工作任务时间进度、工时进度、任务进度的多种跟踪检查。

? 工作任务的报告日志：系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进

行相关报告的提交，为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。

? 工作任务功能查询：可以使管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控

管理。

4.3.3 工作日程

工作日程可以按天来计划自己的工作内容或行程安排，便于用户统筹安排工作。 主要内容：

? 新建日程：根据实际需求新建工作日程，系统会根据时间提示日程是否冲突，

创建时可以设置提示方式（内部短信提示或手机短信提示）。

? 日程管理：可以查看、排序、修改和删除某一日程。

? 查询日程：根据条件可以查询对应的日程信息。

4.3.4 工作日志

可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。

主要功能：

? 新建日志：系统提供一个文本编辑工具以方便用户记录当天的工作情况。

? 日志管理：可以查看、排序、修改、删除和导出工作日志。

? 查询日志：根据条件可以查询对应的日志信息。

4.3.5 公文管理

公文管理包括发文管理、收文管理和公文处理三个部门。

发文流程主要是上级及有关部门需协调和解决的问题进行的一系列流程，本流程对发文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的发文流程。

发文流程：

? 拟稿：拟稿人进行填写主题词、文件标题、主送部门、抄送部门、报抄部门、

附件、机密程度、紧急程度等内容，然后发送审核人进行审核。

? 审核：对拟稿人填写的内容进行审核，审核完签字后发送签发人进行签发。 ? 签发：对审核后的公文进行签发。由签发人进行签字后送办理人进行办理。 ? 办理：公文管理部门对签发后的公文进行会签、打印、办理和存档。

? 查询：可根据公文的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。

发文流程可以根据企业需要随时进行调整，流程结束后由文件及相关信息直接归档。归档后的文件可以按机密等级分权限进行查询。查询权限由用户管理员来指定。

收文流程主要是处理收到上级部门或其它部门的公文，对收文进行登记和维护，

并提供查询。同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的的收文流程等。

收文流程：

? 收文登记：登记人将收到的公文进行登记整理，公文进行拟办状态。

? 拟办：待拟办的公文自动发送到拟办人，由拟办人直接签署处理意见，拟办

完成后公文直接转入批办状态。

? 批办：待批办的公文自动发送到批办人，由批办人直接签署处理意见，批办

完成的公文直接返回公文管理部门。

? 注办：当公文处理完成后，由承办单位或个人填写公文办理结果，并进行归

档处理。

? 查询：相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。

公文处理功能是公文管理员处理收发文的公用操作或终端用户遇到有文件需要处

理时的选择项。

主要功能：

? 催办：在收文或发文的处理过程中，如果有逾期仍未注办或有催办要求的公

文，通过计算机网络发送催办单。如果主办单位和协办单位有多个，则通过选择单位名录批量发送催办单。当自动催办功能开启后，催办可自动进行。 ? 督办：实现督办事宜的流程管理和督办事宜的存档，并提供查询，同时对督

办事宜的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的督办事宜流程等。

? 归档：由具有丰富经验的管理人员对办结的文件进行鉴定，把具有保存价值

的文件存入档案数据库。并移交档案管理部门。

? 废弃：将无保留价值、待销毁的文件送入公文管理信息系统的“废纸篓”。允

许随时翻检，必要时可以“捡回”废弃的文件重新利用。

? 销毁：对存储在“废纸篓”中无保留价值的文件进行删除，以免占用宝贵的

存储空间。一旦实行了销毁，被删除的公文信息则不能在“捡回”了。

4.4 考勤管理

4.4.1 考勤设置

设置和维护公司上下班时间。

4.4.2 个人考勤

4.4.2.1 上下班登记

员工自己记录上下时间，时间以系统服务器时间为准。

4.4.2.2 外出登记

员工外出登记

4.4.2.3 请假登记

员工请假登记

4.4.2.4 出差登记

员工出差登记

4.4.2.5 加班登记

员工加班登记

4.4.2.6 考勤查询

员工可以查询自己进期内的考勤情况。

4.4.3 考勤查看

领导查询近期内所有员工的考勤情况。

4.4.4 今日外出人员

显示今天外出员工信息，方便领导查询。

4.5 综合行政

4.5.1 会议管理

实现会议室管理、会议审批、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会

议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印会议单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。

会议流程：

? 起草会议：由起草人填写会议计划，其中包括会议的内容、开会时间、地点

等内容，发送给会议安排人进行安排。

? 会议安排：会议安排人收到会议计划，进行会议的安排，并填写会议的安排

情况等信息，然后进行开会。

? 会议总结：会议的总结人进行会议的总结并提交会议纪要，发送给领导进行

审批。

? 领导审批：领导收到会议的总结后进行审批，审批完成后进行会议数据自动

存档。

? 查询：可根据会议的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。

4.5.2 资产管理

对单位的固定资产进行有效管理，包括资产登记、资产查询、资产折旧等，可以随时查询单位现有资产，按照设置进行资产折旧，查询现有资产的实际价值。 资产管理包括对办公用品和固定资产的管理。

4.5.3 文档管理

档案管理主要实现对机构或系统的各种档案和资料进行分类管理、归档保存，可

以大大减轻档案室、档案馆的工作量。

主要功能：

? 档案输入：由档案管理员输入档案记录，系统自动存盘。

? 档案管理：管理员可以对档案进行修改、增加、删除操作。

? 查询：查询分为一般查询、机密查询、绝密查询三种，管理员可以根据三种

不同的查询设置不同的用户。

4.5.4 车辆管理

车辆管理主要是实现对车辆的使用、维护进行统一的管理，并提供各种查询，能够进行数据统计和分析等。

主要功能：

? 车辆使用及维护：车辆管理员来登记车辆使用记录和车辆维护记录，包括用

车情况和费用详细，登记完成后自动生成车辆使用及维护情况汇总表。

? 查询：查看车辆使用情况汇总表，查看车辆使用和维护的详细记录。

? 统计分析：可以根据需要对车辆的使用情况及费用情况进行分类汇总 。

4.5.5 图书管理

对单位内部书籍进行管理，在图书查询中能够及时查询到图书的具体情况，方便员工借阅。

主要功能：

? 新书登记

? 图书查询

? 借阅登记

? 返还登记

4.6 工作流程管理

工作流是整个系统的核心部分，用户可以根据实际工作需要创建各种工作流如审批流程、采购流程、上报流程等，在实际工作任务中只需要将创建后的流程应用到具体工作任务中，该任务就会根据流程的定义来自动执行。

主要功能：

? 创建工作流：根据系统提供的流程设计器来新建流程，流程设计器中提供了流程

起始节点、节点、路由（线条）和某些已经存在的流程。用户可以根据流程设计器创建出各种工作流程图。

? 工作流管理：可以对现有流程进行查看、修改操作。

? 工作流程监控：可以对工作流程进行监控跟踪，查看某一应用该流程的事务的执

行进度。

? 工作委托：当工作流程中某一节点指定的办理人不在或是不方便办理的时候，他

可以进行委托操作，以指定其他人员来代替自己办理该操作。

? 工作流销毁：当工作流没有使用价值的时候可以进行工作流程的销毁。

4.7 客户管理

客户管理是为企业在激烈的市场竞争中提供一套方便有力的管理工具，可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业产品和服务更加满足客户实际需求，从而给企业带来更加丰厚的效益。

主要功能：

? 客户信息管理：对客户信息的添加、修改和删除操作。

? 代理商信息管理：对代理商信息的添加、修改和删除操作。

? 联系人信息管理：对客户和代理商下的联系人信息的添加、修改和删除操作。 ? 项目管理：对公司和某个客户或代理商之间发生的项目信息进行记录，并提供修

改和查询操作。

? 合同管理：对公司和某个客户或代理商之间的合同信息进行记录，并提供修改和

查询操作。

4.8 系统设置

主要功能：

? 数据字典：维护系统中使用的基础数据信息。

? 权限设置：针对不同的用户设置不同的权限。

4.9 个人设置

主要功能：

? 个人信息：可以进行个人基本信息维护。

? 密码修改：修改个人登录密码。

? 桌面定义：自定义个人工作桌面的样式。如自定义菜单、消息提示方式等。 ? 界面主题：定义个人工作系统的显示风格样式。

4.10 辅助办公

主要提供以下工具：

? 计算器

? 航班查询

? 列车查询