数字化管理是城建档案馆现代化必由之路(4900字)

来源:m.fanwen118.com时间:2021.6.9

数字化管理是城建档案馆现代化必由之路

邱书巧

[提 要]未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建

档案工作必须走信息化之路;城建档案的信息形态、结构的变

化,决定了城建档案工作必须步入数字时代。

[关键词]档案信息化 必然要求 指导思想 总体目标 主要任务

计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展、不断突破及有机结合,使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求,传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术,来增加科技含量,走科技强档之路,用现代通讯技术和计算机技术,来提高城建档案的信息服务功能,使城建档案在城市建设中发挥重要的价值。也就是说:我们城建档案的主要保存地——城建档案馆也必将发展成为在这种新形势下生存与发展的信息化、数字化的城建档案馆。

一 、信息化是城建档案事业发展的必然要求

我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集,造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势,使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。在这种新形势下,我们应该克服“老档案”、“死档案”的思想,跳出档案来看档案,把城建档案作为重要的信息资源进行认真的开发利用,充分挖

掘内存价值,积极为政府、为社会、为群众提供有用的统计数据、资料和决策依据,让馆藏档案产生最大的效益。所以我们应该积极利用现代信息技术,全面采集、提炼和开发城建档案信息资源,把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理,实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。

第一个方面,全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代,人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托,进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源,在这种时代背景下必定要融入数字时代,信息化建设是必由之路。

第二个方面,未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代,必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面,建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案,这样就产生了大量的建设电子文件, ——这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。

第三个方面,城建档案的信息形态、结构的变化,决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件;勘察设计行业CAD技术得到普遍应用;甲乙级设计单位计算机出图率达到100%;计算机辅助施工技术(CAC)也在建筑施工领域得到应用;建设工程管

理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库,将不容置疑的步入信息化时代,向数字化发展迈进。

第四个方面,城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案,怎样使它们得到广泛的应用;如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势,决定了城建档案工作必将步入数字时代。

二、城建档案信息化建设的历史背景

城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术,但是本质上,实现的功能就是一个:用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展,同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。

1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看, 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主,通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏,这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。

2、20世纪90年代以后,计算机开始进入档案馆,出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案,计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主,通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作,大量的工作还是以手工为主。

3、21世纪初到现在,以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域,将档案馆推向自动化发展阶段。

这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网,用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接,大量的档案目录数据库在该时期建立起来,为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。

4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》?建办档(2004)39号?指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统,实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理;正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设,全面实现馆藏档案检索计算机化;已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆,应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设;正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆,要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。

总之,城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务,这就是数字城建档案馆产生的历史背景,也是时代赋予城建档案馆的任务。

三、 城建档案信息化工作的指导思想

《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》以立足现实,着眼未来,服务社会需求提出“统一领导,统筹规划,统一标准、信息共享,服务管理、面向社会” 二十四字方针。以信息化提高创新能力,促进我国城建档案工作的可持续发展。

建设部城建档案工作办公室根据城建档案发展的需求,组织有关专家,在总结近年来我国电子文件与电子档案管理的实践经验上,借鉴国际上先进的科研成果和标准规范的基础上,制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》 ?建办档(2004)39号?; 《建设工程文件归档整理规

范》(GB/T50328-2001);《城市建设档案著录规范》(GB/T50323 -2001)等等。20xx年又发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》

(CJJ/T117—2007)。从标准化、信息化建设的角度对工程文件的归档范围及质量要求,工程文件的立卷,工程文件的归档,工程档案的验收与移交,建设电子文件与电子档案的代码标识、格式与载体,电子文件的收集与积累,电子文件的整理,鉴定与归档,电子档案的验收与移交,以及建设档案信息的著录项目与内容、格式进行了统一和约束。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

四、城建档案信息化建设的总体目标

《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。所以,我们的总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息,以满足政府、公众对城市建设档案利用的需要。

我们要以城建档案馆为中心,将参与城市规划、建设和管理的政府部门与企事业单位形成的现行城建电子文件、归档城建电子文件及其数字化信息贯穿起来,形成连接多个职能机构、多级网络和各级各类城建档案馆(室)的较完整意义的数字城建档案馆;针对电子文件的多种来源,统一归档渠道,实现对电子文件的前端控制和全程管理,从而建成符合法律要求的城建电子文件真实性保障体系。

1、利用信息化管理手段,以建设工程项目为主线,从工程报建开始,

从建设各职能部门收集工程建设过程中的有关信息(如报建信息、工程建设进度、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息),实现对建设工程的动态可视管理。

2、将市城建档案馆及参与城市建设活动的建设单位、施工单位、监理单位、设计单位有机地结合起来实现“由文件形成单位完成建设工程记录、录入工程及工程施工技术资料电子版、并按城建档案馆的组卷规则组卷、归档”,从而把电子文件完整、安全、可读的措施附加于文件形成过程,为城建档案馆双套接收(电子文件及实体档案)工程档案提供了保证,同时通数字签名技术保证了电子文件的真实性。

3、通过城市地下综合管线动态管理系统的建立,为保持地下管线信息管理系统长久的生命力、建立地下管线数据的动态更新与管理工作打下基础。

4、建成城建档案空间型数据库,使得城建实物档案的信息管理与城市空间信息管理融为一体,为全面实现城建档案的集成化、可视化管理提供广阔的发展空间。

5、通过数字城建档案馆的建设,将使城建档案馆纳入城市建设环节,实现信息服务模式由“被动”转化为“主动”。

6、实现城市建设信息的远程数字服务与利用。用户可以通过网络直接登录城市建设信息服务门户(或网站)进行信息查询,为社会公众畅通的档案利用渠道,同时也为各级领导、各职能部门提供及时的、直观的城市建设信息及决策依据,避免重复、浪费投资建设。

7、开发城建档案的内在价值,为城市的规划、建设和管理的提供全面、准确、具体、前瞻性的依据,以及为全社会提供各种城市建设的信息,

使城建档案馆真正成为城市规划、建设的信息中心,成为整个城市基础设施投资(固定资产)的活管家。

8、建立城市建设信息服务平台,实现城市建设信息的深层次服务与利用;可支持社会各部门在该平台上开发专业应用系统、建立相关专业的信息服务平台。

五、城建档案信息化建设的近期主要任务

数字城建档案馆——是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物,代表着城建档案事业的发展方向,也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢?数字城建档案的定义是,一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言,数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程,是城市的基础平台建设工程,是城市信息化水平的提升工程,是城市信息化服务能力的建设工程,建设好这样一个工程,意义重大,影响深远,非常必要。

1、从城建档案工作实际出发,推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向,以应用促发展,把发展作为主题,把信息化作为主线和动力,把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。

2、加速数字化进程

积极开展、探索电子档案接收与管理,加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理,加大对城建电子档案的接收力度。

3、整合资源,优化服务

创建城建档案特色数据库,基础地理信息数据库, 地下综合管线数据

库,规划审批成果数据库,重要竣工项目数据库城市规划方案数据库,声像资料数据库。

数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功

能,提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境,用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织,而不管其是否是本馆的馆藏,城建档案服务也可以突破馆界的限制,有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系,实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值,为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息,提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库,信息服务达到及时、准确和权威;信息资源的开发和利用达到较高水平,并取得较好的社会效益和经济效益,使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。

(作者单位:邯郸市城建档案馆)


第二篇:浅谈数字化城建档案馆保密工作 3600字

浅谈数字化城建档案馆保密工作

李芳

长治市城建档案馆,山西长治,046000

摘要:随着城建档案馆的数字化,档案保密工作正面临着新问题。认清信息公开与保密之间的关系,做好档案密级、期限界定,档案存储管理,网络管理及过程管理工作,使城建档案既安全保密又能为经济和社会的发展提供服务。

关键词:城建档案;数字化;保密 中图分类号: TU712

Digital Urban Construction Archives of confidentiality

LI Fang

Changzhi Urban Construction Archive , Changzhi,Shanxi, 046000

Abstract: Along with the digital Urban Construction Archives, Secrecy work is facing new problems. Recognize the public and confidential information, the relationship between the secrets, Do file security classification, defined period, file storage management, network management and process management, so that both confidentiality and municipal files for economic and social development to provide services.

Key words: Urban Construction Archives, Digital, Confidentiality

0、引言

城建档案在城市档案体系中占有极其重要的地位,是城市建设与发展的重要的资源。城市档案事业的发展就是一个不断与外部环境相适应、不断调整变化的过程,它的建设和发展只有同城市建设和发展相适应才有生命力。城市建设档案作为在城市兴衰演变过程中有关建设活动的记录,城市建设档案是城市管理者和决策者的查考依据。

以信息技术为核心的高新技术迅猛发展,深刻改变着人们的工作、学习和生活。随着信息化的飞速发展与普及,信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化程度和综合实力的重要标志。数字化城建档案馆是城建档案馆信息化的一个重要的发展阶段。数字化城建档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。

1、信息公开与保密的关系

数字化城建档案馆[1],是具有交互功能的电子文件中心和基础地位的城建档案核心数据库。服务于数字档案馆的基础设施、工程管理、业务办公和信息服务。是较为先进、结构合理、功能齐全的数字城建档案馆应用系统。利用电子政务平台、门户网站积极开展“ 政务公开” 和 “ 网上办事” , 实现公开现行文件和档案信息网上查询服务。使公众和政府相关部门、单位用户站在同一个平台上,更加体现了公正、公平、便民的原则,真正成为档案部门与用户之间联系的桥梁和纽带,使广大用户能够通过档案网站更好的利用档案了解档案,了解档案机构,了解档案工作。城建档案信息公开是在保密基础上的公开,无限制的公开会给党和国家的安全和利益造成危害。对城建档案工作来说,公开与保密两者都十分重要。 城建档案信息是全社会劳动的成果和共同的财富。应按照“资源共享”的原则向社会公开,满足公众知情权的要求,推进城建档案事业的发展,提高政府依法行政的水平。在公开的同时要注意保密。信息公开是为了促进社会信息资源共享,保障公众的知情权,保密是为

了维护国家的安全和利益。两者既不是对立的关系,也不是主次的关系。信息公开对做好保密工作是一个推进和促进;保密工作做好了,信息公开工作才能有序进行、健康发展。这两项工作是相辅相成的,都是为了促进社会发展,维护国家和人民的利益。城建档案信息的公开与保密工作也必须遵循这样的原则,才能最大限度地为城市规划、建设、管理服务,为经济建设和社会发展服务。

2 做好档案的保管期限与保密期限的区分

城建档案保密划分遵循“内外有别”,“既便利工作、又确保秘密”的原则。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本档案馆工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。根据《国家秘密保密期限的规定》和《城乡建设档案密级划分暂行规定》中规定,一般划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。密级不是一成不变的,秘密保管期限届满,从而失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。要合理地划分城建档案资料的保密范围和密级。需要档案管理员认真地深入研究和审定城建档案资料的内容,确定利用范围和密级,并根据时间、地点和条件的变化,及时进行城建档案价值鉴定,调整城建档案的密级。对大多数失去保密价值的城建档案资料,应当及时向社会提供利用服务,以充分发挥城建档案信息的社会作用[2]。

3 城建档案的存储

城建电子档案从保管形式上主要分为两种,一种为存储在磁盘、光盘上的电子档案,另一种为存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案,相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作,必要时可以复制副本或异地保存。而存储在网络数据库中的电子档案,则应重点做好数据库的安全与保密工作。要加强对计算机信息系统的保密管理,做好内外网分离工作,并对内外网服务器部署好防火墙。涉密计算机不得与国际互联网相连。为了防止内部管理人员将保密资料非法外传,需要对每个管理人员做好权限控制,确保保密数据只能被有权限的人使用,且整个使用过程应被完整记录,做好事前防御,事后追踪。其三,可根据权限查阅,在权限范围内更改、编辑图纸、文本,但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样,所有的保密数据统一集中地保存在服务器上,既有效又安全,从根本上杜绝保密信息的泄漏。

4 城建档案网络

加速档案信息互联网络建设,实现档案信息网络化是档案管理工作发展的必然要求。然而,复杂多变的网络环境要求我们必须采取措施保证档案安全与保密。如果对网络中的不安全因素不加以防范,将会造成不可估量的损失。因此计算机网络应该应用先进的软件设置好防火墙,防止黑客攻击,并随时做好备份工作。在网络上对公开的信息根据城建档案资料的密级,实行分级管理。通过三级授权的管理方式,即一级针对普通用户只开放目录,不提供原始资料;二级为目录及原始资料,针对专业用户及相关部门;三级为城市建设中关系公共安全的重要信息,只针对特定的用户,这样才能确保信息资源的安全和保密。

5 城建档案过程管理

档案管理过程的科学性,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。可以发现并制止

纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的安全。

5.1保管制度

一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使工作有章可循,在开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密、简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

5.2 档案管理人员

担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。要具有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业。要具有备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规。要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。要有敏锐的工作能力和观察能力,能独立处理利用中出现的一般问题。

5.3 保管过程监督措施

根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。档案馆室安装摄像监视器。要防止偷撕或涂改档案,对利用者勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机。勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

6 结束语

随着城建档案工作的发展,档案管理人员要充分认识当前城建档案保密工作形势、任务及日常工作中存在的问题,全面加强全体人员的法制观念、保密意识和责任感,积极探索城建档案保密工作的有新思路,新方法,使城建档案工作与社会发展相适应。

[参考文献]

[1] 程 永. 长治市强力推进数字化城建档案馆建设的实践与思考[J].城建档案,20xx年第7期:32-33.

[2] 薛竹英. 新形势下如何加强城建档案保密工作[J].四川档案,20xx年第3期:46-47.

作者简介:

李芳(1982.6.26-),女,工学学士,助理馆员,山西省长治市

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