建县级数字化档案馆的思考(5600字)

来源:m.fanwen118.com时间:2021.6.7

关于建县级数字化档案馆的思考

摘要:随着科学技术的飞速发展,数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础,已经渗透到社会生活的各个领域,改变了人们的生存方式、工作方式、思维方式,自然对传统的档案管理也带来巨大的冲击,因此,在传统档案馆的基础上,必将出现一些保存新载体、利用新技术、开展新服务的新型档案馆,而数字化档案馆的建设正是融入信息时代快速轨道的有效途径。档案工作的数字化建设正是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对,我们要不断学习科学知识,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。

关键词: 数字化 档案馆

国家档案局在"十二五"期间,给全国档案信息化建设定的目标和主要任务是:"贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神,加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求,配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设......。"可见,档案数字化是档案工作"十二五"期间的主要内容,数字化档案必将成为档案的主要存在形式,数字化档案馆将成为档案馆发展的新方向,最终实现档案信息资源的数字化、管理信息化、开发利用网络化,而所有的一切,都是以档案信息资源的数字 1

化为前提——就是建好一个数字化的档案馆。

说建数字化档案馆,我认为首先要明确几个概念、及其数字化档案馆的形态特征、数字化档案馆的建设、档案数据化对档案工作的影响等等。

一、什么是数字化档案与数字化档案馆

所谓"数字化档案",是以比特形式存在的档案,它既可以是传统载体形式的档案经数字化处理后的档案,也可以是计算机应用系统在其运行过程中直接形成的档案。档案数字化的目标是对各种档案介质的信息进行数字化,将其转化为计算机可识别的0和1,而且要尽可能地保持档案的原始面貌,并能方便使用者检索、查询和利用。

所谓"数字化档案馆",就是以数字资源为主要采集对象,实施档案的数字化存储、管理与维护,提供数字档案信息的网络传输、利用服务,并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。通俗一点说就是指将传统的各种原始档案(如纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等)通过扫描、转换、转化、压缩等各种手段形成便于计算机识别和利用的数字文件(如图像文件、声音文件、录像文件等),进而对这些文件进行识别、压缩、加密,存放于各种海量存储介质上(如硬盘、磁盘阵列、光盘库、光盘塔、磁带等),并通过局域网、广域网、企业内部网、国际互联网向档案利用者提供查询信息。数字化档案馆,是在标准化、规范化基础下现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,代表的是一种信息环境和基础设施构建,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。

数字化档案与数字化档案馆不同。数字化档案馆主要强调馆藏档案的 2

数字化,将数字化的档案信息上网以供利用。数字化档案是建设数字档案馆的基础及必不可少的前期准备,是构成数字化档案馆的一部分。它不仅收集、整理、存储信息,成为提供一、二次档案文献和各种信息的资源库,而且更重要的是它能根据数字化的档案信息产生新的档案信息。数字化档案馆的建设归根到底是在标准化基础上的一个资源数据库的建设问题,一方面将现有馆藏档案进行数字化处理,另一方面收集整理大量建设过程中形成的与建设相关的电子文件档案,这种收集形式可是文本、图形图像、动态图像、声音信息、超媒体信息等。

二、数字化档案馆的形态特征

目前,数字化档案馆在我国理论研究上仍处在"百家争鸣"的时期,它属于不成熟阶段;在使用上处于磨合期。建设数字化档案馆是一个复杂、持久的系统工程,需要多方面的财力支持和技术支撑。具体到档案馆的工作就是进行馆藏档案的数字化,包括总体设计、设备选型、软件开发或选购、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。

当前,县级档案馆的发展水平也不相同,一些档案馆根据自身的特点、实际情况,或自行开发,或购买档案管理软件系统,再按上级档案部门的一些业务标准,进行档案的数字化存贮管理工作,都在摸索着过河,各有千秋。笔者认为一个真正的数字化档案馆就应该具备下列几个基本形态特征:

1、要有丰富的数字化档案信息资源。数字化档案馆是以计算机技术为基础,方便迅速地为用户提供详实的有价值的数字化信息。它首先利用存贮量大的信息存贮技术把各种门类的馆藏档案信息加工成计算机可识别的 3

数字化档案信息资源,从而利用高效的信息检索及浏览技术把信息资源提供给使用者。随着网络技术的发展,馆际间的交流不断深化,馆室之间、室室之间、多馆联合的、跨区域的数字化档案馆将会在Internet上、政府网上、局域网上实现共享。

2、要有相应健全的信息资源管理。数字化档案馆与传统的档案馆一样,也具有对保管范围内的各类档案信息的收集、整理、编目、保管、利用等基本功能,对信息资源的管理应有一定的系统性、完整性、成套性、动态性等具体要求,成为服务社会档案信息集合的中心。

3、要有完整的信息提供系统。建数字化档案馆的目的就是为档案利用者提供档案信息服务,必须具备完整、快速、简便的大众化信息提供系统。不仅要提供简单的编目信息和二次档案信息,还应提供完整的档案内容。数字化档案馆的信息提供系统应包括两个部分:一是以提供检索服务为目的档案信息检索技术系统;二是全文档案(包括文字、照片等)的信息资源保障供给系统。

4、要有保障信息化开展的专业队伍,明确档案信息用户至上为根本的服务宗旨。这就要求专业人员的业务素质,在考虑和处理问题时,要处处以档案用户的使用方便为基础,这与我们以前传统的档案自动化不同。数字化档案馆面向档案信息用户实现数字化,而不是单纯面向档案馆工作人员的自动化。

5、要有开放友好的共享接口。数字化档案已经逐步溶入互联网中,必定要突破单一的系统结构,与社会其它信息服务系统融合,走向开放的网络化大系统。因此单一的数字化档案馆必须具有开放友好的共享接口,能 4

随时随地与任何系统相互交互,实现无限的信息交流与共享。

6、要有安全可靠的档案信息管理系统。一是保障档案馆数据库和信息传递中的安全:二是数字化档案馆要确保档案信息的真实性、可靠性,要与一般的信息提供者相区别,能够给档案用户足够的可信度与安全感,使用户把档案馆当作信息服务的权威机构。

因此,一个数字化档案馆只有完全具备了上述的几项基本形态特征,才能称得上是真正的数化的档案馆。

三、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案数字化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实 5

的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前,我们新化的档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

四、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步,输入文件级目录。从20xx年开始,我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止20xx年底,已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条。在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步,采用扫描仪、数码相机 6

等设备,实现原文件信息数字化。新化县档案馆人普档案、知青档案、企改档案利用十分频繁,尤其知青档案已十分破烂,只有实行数字化,才能

确保原件的永久保存。从实践看,档案数据库的建立大大提高了工作效率。

2、建立了档案局(馆)网站。并与县政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规查询、举办网上展览,展示本地三个文明建设的成果;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询,逐步实现政务公开,营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前,进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录,现在我们将要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因,各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同,这给集成到档案数据库造成困难。对此,我们要高度重视,采取积极的措施予以解决。要规范软件和数据格式,确保数据库的准确性和有效性。

五、档案数字化后对档案工作产生的影响

数字化档案信息可凭借信息高速公路作为传输途径,任何人通过信息

高速公路中任何一点、任一终端即查阅到自己所需的档案信息。基于这一点,档案信息向数字化的转化无疑会对馆室档案工作的现在、将来产生深 7

远的影响。

首先,对档案利用方式的影响,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息,这样许多的利用者可以不到档案馆就能查到自己所需,上门利用档案人员相对减少,查阅工作任务减轻。

其次,对档案业务工作的影响。1、与各单位档案室联系更加紧密,要求更高、更直接。文件随时产生,随后保管转化为档案,这一过程在电脑里完成,要使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。在诸多档案中,许多档案在形成时已由计算机处理,就是说在文书处理的过程中,各单位的文书档案已经完成了归档,档案馆的工作只剩下编制相应的档号,整理上架,提供利用。2、档案馆的工作重心转移,工作人员的知识结构要优化。必须从传统的管理模式走出来,把计算机管理工作作为馆里工作的重中之重,对数据进行处理,检查交换格式,提供正确、快速的服务。建立各类数据库,使各类数据"数出一门",能使各类归档的数据非常及时、准确反映计算机管理的数字化档案和能随时准确反映当前的情况。

再次,对档案馆职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域,今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体,而 8

是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程,通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值,重视信息系统与文件形成者的相关文献之间的有机联系,档案部门通过直接参与文件的形成,从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为"无墙界档案",档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。

数字化档案馆建设,是一项长期的工作,都是今后发展的方向。它是信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中,必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准,最终建立起一个标准化数字化利用平台,实现档案馆的数字化。

参考资料

1、傅荣校《关于数字档案馆的思考》《档案通讯》20xx年第5期

2、杨公之主编《档案信息化建设导论》,中国档案出版社20xx年版

3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及研究范围》《图书馆学报》2001,5

4、方燕《数字档案馆的研究与开发》《档案通讯》20xx年第5期

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