1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 （顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 （在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 （过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在

结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

1、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及时转达；

2、接待来访客人并及时准确通知被访人员；

3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管理以及转递工作；

4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定；

5、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运转（包括复印机、空调及打卡机等）；

6、协助公司员工的复印、传真等工作；

7、完成上级主管交办的其它工作

任职资格：

1、女，形象好，气质佳，年龄18—26岁，身高1.65以上；

2、大专及以上学历，1年相关工作经验，文秘、行政管理等相关专业优先考虑；

3、较强的服务意识，熟练使用电脑办公软件；

4、具备良好的协调能力、沟通能力，负有责任心，性格活泼开朗，具有亲和力；

5、普通话准确流利；

6、具备一定商务礼仪知识。

工作时间：

 

第二篇：商务信函

11、Business Correspondence(1) 商务信函(1) 您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢？变成您广交朋友的机会呢？事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

本课的单词和重点句型。

recipient 收信人

salutation 称呼

enclosure 附件

signature 签名

Company Limited 责任有限公司

Corporation 责任有限公司（美）

Incorporated 责任有限公司（美）

Yours faithfully 您忠诚的

Yours Sincerely 您忠诚的

Best Wishes 谨致问候

书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：

Heading 信头

Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址

Salutation 称呼

Subject 主题

Body 正文

——————————————————————

————————————————————

Complimentary close 结束敬语

Signature 签名

Enclosure Notation 附件说明

从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种：

美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 20xx年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）; P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）； # 24= 24号(美式用法)； No.24= 24号（英式用法）

所以如果说"公园广场 44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址

一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully （您忠诚的）来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：

Dr Green 格林博士（大夫）

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

Miss Green 格林小姐

结尾用Yours Sincerely（您忠诚的）就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards 最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

Yours sincerely

Signature

John Lee General Manager

学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:

1. CLEAR 清楚易懂

2. COMPLETE 内容完整

3. CONCISE 简洁、扼要

4. COURTEOUS 用词礼貌

5. CORRECT 语言正确

本课的重点词汇和句型。

quotation n. 报价

above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的

attach vt.附上、加上（条件等）

enclose vt.把……（随函）附寄

inconvenience n. 不便

forgive vt. 原谅

With reference to______ 关于

I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。

商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

29 January 199-

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

Reference: Financial Consultancy Contract

Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely Signature J Fish

Corporate Finance Manager

仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：

关于财政合同（Reference: Financial Consultancy Contract）。

因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。

商务信函的主题有好几种表达方式，

你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：

Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ （关于） 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：

With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … （关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……）

现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道： We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

（如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。）

值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：

I would be grateful if you could… （如果您能……，我将不胜感激。）

这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。

Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。

"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

正确的英文翻译是：

The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：

Details of the contract are attached. （合同详细内容已随函附上。）

其中attach是"附上、加上（条件等）"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：

Please find enclosed samples.（请查收附上的样品。）

现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：

I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

（我写信是要告诉/申请/请求……等等。）

而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：

Thank you for your letter of 1 July.

感谢贵方7月1日的来信。

当然,你还可以点明具体的事由：

Thank you for your application for credit at Barrow's.

（感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。）

如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：

We are sorry for any inconvenience we caused you.

（我们对给您带来的任何不便深表歉意。）

道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉： I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

（希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。）

在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!

13、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

对于母语不是英语的人来说，用英语在信中流畅、清晰地表达自己的想法并非易事。那么我们怎样才能更好地书写信函呢？下面书写商务信函的7个步骤会帮助我们解决问题：

1. Write down your aim. 写下发信的目的。

2. Assemble all the relevant information. 搜集所有的有关资料。

3. Arrange the points in order of importance. 按重要性的顺序安排要点，决定哪些是可以省略的观点。

4. Write an outline in note form. 以笔记的形式写出一个纲要。

5. Write a first draft. 写出第一稿。

6. Revise your first draft by considering these questions: 通过考虑这些问题修改草稿。 information: 材料，是否包括所有要点。

English: 英文，语法、拼写和标点是否正确。

Style: 风格是否吸引人，是否简洁。

7. Write or type your final version. 写出或打印最后成稿。

下面让我们具体地学习如何书写商务信函，请大家在倾听讲解时，注意信函中连接词的用法，以及信函的各种结尾方式。

本课的重点单词和句型

since 既然……；由于……

now that … 既然……

due 到期的，应当的

be due to 因为，由于；预定……

appreciate 感激

at your earliest convenience. 尽早……

without delay 立即… …

as soon as possible 尽快……

hear from sb 收到某人来信

在上一课中，我们接触到了Fish先生询价信的上半部分，并学习了商务信函的主题和开头，下面我们就来看看Fish先生是怎样书写信件的内容和结尾的。 首先让我们再来熟悉一遍这封询价信：

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

29 January 199-

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

Reference: Financial Consultancy Contract

Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the

above-mentioned contract. Details of the contract are

attached.

Since the work is due to start in December, we would

appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely

Signature

J Fish

Corporate Finance Manager

在正文的第二段，Fish 先生对报价的时间提出了进一步的要求，他说：

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

（由于工作将于12月份展开，我们希望您能尽快答复。）

这里，Fish 先生用了since(既然……；由于……)来连接整个句子，使句子读起来更通顺。

注意，英文书信和中文信件一样，也讲究句与句之间要"承上启下"。 比如，连接因果关系的句子除了上文提到的since外，还有连词：

because（因为……）, as（因为……）, now that …（既然……），例如： There was a delay because we had some technical problems.

延期是由于技术上的问题造成的。

另外，我们还可以用介词词组来表示因果关系，例如上面这句话还可以用because of 或

者due to 来表示：

There was a delay because of (due to) some technical problems. （请大家阅读"妙连句子"）

due to在这儿是"因为，由于"的意思。不过，细心的你一定发现了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果关系，而是表示"预定"。我们再来看一个表示"预定……"的句子： The work is due to start in December.

工作预定在12月份开始。

其实due可是一个"多面手"，除了上面的词组due to 外，它本身还能作"到期的，应当的"。

比如去银行时，我们得特别注意出纳员（the teller）所说的due一词： 要是她说： The bill of exchange is due on the first of next month.

（这张汇票下月一日到期。）

这时，我们就必须在下个月之前承兑汇票。

当你发出信件后，自然希望能很快收到对方的回复。那么，你该如何在信中礼貌地表达这一意思呢？我们先来看Fish 先生是怎么写的吧：

We would appreciate a reply at your earliest convenience.

我们希望您能尽快予以答复。

这是一个非常礼貌，而且有效的句子，值得你认真记忆。

这里，Fish 先生用at your earliest convenience.（尽早……），表示急需得到回复。 而without delay（立即…）和…as soon as possible（尽快……）也可以在信中表达渴望得到回复的急切心情。

另外，句中appreciate表示"感激"，我们还以用其它表示感激之情的词汇来替换它，如： I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.

当然我们还可以换一种方式：

I look forward to hearing from you.

词组hear from sb.是"收到某人来信"，而这里的to 是介词，后面一定要跟名词或者动名词。