关于规范公司文件收发的
通知
*********:
为规范和严肃公司文件收发工作,提高传阅效率,保证收发文质量,保证及时传递,现将公司文件收发要求及程序通知如下:
一、文件收发范围
日常经营管理工作中接收的内外部文件,即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。
二、收文要求
(一)、须统一使用公司印制的文件处理签。
(二)、须完整填写年度、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等;附件则附文件后。
1、密级:根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。
2、来文单位:即主要拟文单位,须具体详细填写。
3、文件标题:准确、简要地概括文件的主要内容。
4、文件字号:部门统一流水字号,不重复。
5、抄送:除主送单位外,还需具体抄送的其他部门。
6、紧急程度:特急、紧级、一般。
7、页数:即有文字文件总页数(含文件处理签及附件)。
(三)文件处理签须保持清洁完整,不可使用修正液或修正纸,严禁使用胶水粘贴页面。
(四)文件内容字号统一要求用小四号宋体号,注意词义完整,排列对称,间距恰当。
(五)呈送领导及单位须具体填写全称。
(六)打印、校对、审核须签字。
(七)涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。
三、文件上报
文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等,送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅,收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。
三、文件下发
董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发,文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送,并清楚填写发放时间、接收人等。
四、其他注意事项
1、各事业部、各职能部门因特殊情况,未按正常程序呈董事长批复的相关文件,须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。
2、董监事会、股东会、合同等重要资料,由董事长办公室董事长助理负责保管。
附:收文负责人****联系方式:******* QQ:******
发文负责人****联系方式:******* QQ:********
特此通知
二○一四年十二月四日
主题词:规范 文件收发 通知
报:集团董事长
发:集团各事业部、各职能部门
文档写作规范
针对之前各级部门在文档处理中存在的问题,同时结合公司对文档处理的要求,特制定统一的文档写作规范。
一、office Word写作规范
公司所有文档应统一使用Word2003排版,若使用word2007版软件的,请务必保存为word97-2003版。页面应当设置如下:纸型为A4,页边距规格为:Word默认值。文档内容的排版格式如下(除特别情况外,中文全部用宋体,英文字体用Times New Roman)。
(一)标题
3号宋体加粗,居中,上下各空1行。文件名需使用全称,如“四川古蔺郎酒销售有限公司费用报销管理细则”等,不能简写为“费用报销管理细则”。第
一、二层标题应加粗。
(二)正文
1、正文用小四号宋体,行距为固定值18-20磅,首行按国家汉语规范须缩进2个字符。
2、正文中层次不宜过多,顺序编号格式统一为:一,(一),1,(1),①;二,(二),2,(2),②;??。每层次的标题由词组或短语组成,要简短明确,题末不带标点。同一层次标题在语法结构上应尽量对等。注意要易于区分层次的高低。在编辑文件时,需取消自动套用格式;顺序编号不能采用软件自动编号方式,必须手动输入。
3、word正文中插图表
(1)要先见文, 后见表, 即先在文中提到表, 再在其后见表。正文中的插图表应与文字紧密结合,文图相符。
(2)每一个表都要有表序和表题,表序和表题位于表的正上方。全文插图表统一编序,表序写在表题左方,空一格接写表题,表题要简短明确,题末不带标点。表题字体采用5号宋体加粗,表内文字采用5号,如排不下则使用6号字或更小字体。
(3)表格的绘制应遵循简洁、整齐的原则,避免使用复杂的格式。表格边框不应超出文档页面边界,每张表格应尽量排在同一页面。
(三)标点符号
文档中的标点符号应按照汉语规范正确使用标点符号,禁止使用 “; .” 等英文输入法状态下的符号。其中,顺序编号后应使用顿号,不得使用“.”,但
带小括号和圆圈的序号不使用标点符号。
(四)文档署名
发文单位署名应使用全称,如为销售公司,需使用全称“四川古蔺郎酒销售有限公司”;如是各部门文,使用“四川古蔺郎酒销售有限公司人力资源部”等全称,日期为发文当天,其格式为:201x年xx月xx日。文档署名应居正文末段的右下方,日期在发文单位的正下方。
二、office excel写作规范
(一)排放方式:所有“相同事件”都储存到同一个工作表中
建议在一个xls文件里,采用多sheet的方式,尽量将同一类表格排放在同一文件内,sheet1,sheet2??sheetN等名字可按照需要进行修改;
(二)文字格式
文字大小按照清晰明了的原则自行选择,同一sheet内文字大小尽量相同,字体统一用宋体。
三、office powerpoint写作规范
(一)文字格式与排版
排版遵循“清晰,简洁,明了”原则,内容为演讲者提纲和重要精练内容,需简明扼要,切忌花哨复杂。字体均使用黑体加粗,标题类字体大小为36号,正文字体大小为26号。
(二)动画设置规范
允许简单动画效果,但切忌自定义复杂组合动画,避免冗繁。
(三)插入内容
其插入图、表须保持可编辑模式。
注:文档应确保表意准确,语句通顺无歧义,请严格按照上诉规范要求对文档等进行修改和校对。
四川古蔺郎酒销售有限公司办公室
20xx年11月23日
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