企业公司邮件书写注意事项

企业公司邮件书写注意事项

关于主题

主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。

2. 标题要简短,不宜过长,不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自***公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*、!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

8. 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“X经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“X先生”、“小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear XXX”,显得很熟络。

关于格式,称呼是第一行项格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要,行文通顺

若对方不认识你,第一件应当说明的就是自已的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐憎。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。

3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

这是对别人的尊重,也是自已态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开,如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前,务必自已仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。

7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻,Business Email不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

附件

1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用

6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅读的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大,拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小,费神又伤眼睛。 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内,对私,对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档,灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号一般应选

择比正文字体小一些。

回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下、往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出相应,哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即时对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

5. 要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replay all,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发

送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前,要三思而行!

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

正确使用发送,抄送,密送

要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以响应。

2. 而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC

的人有建议,当然可以回Email。

3. 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4. TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到

低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5. 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源

6. 转发邮件要突出信息

在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接班人。

如果有需要,还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊连接。

 

第二篇:书写css注意事项

Css注意事项 CSS是英语Cascading Style Sheets(层叠样式表单)的缩写,它是一种用来表现HTML或 XML 等文件样式的计算机语言。 CSS目前最新版本为CSS3,能够真正做到网页表现与内容分离的一种样式设计语言。相对于传统HTML的表现而言,CSS能够对网页中的对象的位置排版进行像素级的精确控制,支持几乎所有的字体字号样式,拥有对网页对象盒模型的能力,并能够进行初步交互设计,是目前基于文本展示最优秀的表现设计语言。 好的前端设计师需养成以下习惯

1. 使用Reset但并非全局Reset

不同浏览器元素的默认属性有所不同,使用Reset可重置浏览器元素的一些默认属性,以达到浏览器的兼容。但需要注意的是,请不要使用全局Reset:

*{ margin:0; padding:0; }

这不仅仅因为它是缓慢和低效率的方法,而且还会导致一些不必要的元素也重置了外边距和内边距。在此建议参考YUI Reset和Eric Meyer的做法。

/** 清除内外边距 **/

body, h1, h2, h3, h4, h5, h6, hr, p,

blockquote, /* structural elements 结构元素 */

dl, dt, dd, ul, ol, li, /* list elements 列表元素 */

pre, /* text formatting elements 文本格式元素 */

form, fieldset, legend, button, input, textarea, /* form elements 表单元素 */ th, td, /* table elements 表格元素 */

img/* img elements 图片元素 */{

border:medium none;

margin: 0;

padding: 0;

}

/** 设置默认字体 **/

body,button, input, select, textarea {

font: 12px/1.5 '宋体',tahoma, Srial, helvetica, sans-serif; }

h1, h2, h3, h4, h5, h6 { font-size: 100%; }

em{font-style:normal;}

/** 重置列表元素 **/

ul, ol { list-style: none; }

/** 重置超链接元素 **/

a { text-decoration: none; color:#333;}

a:hover { text-decoration: underline; color:#F40; }

/** 重置图片元素 **/

img{ border:0px;}

/** 重置表格元素 **/

table { border-collapse: collapse; border-spacing: 0; }

2. 良好的命名习惯

无疑乱七八糟或者无语义命名的代码,谁看了都会抓狂。就像这样的代码: .aaabb{margin:2px;color:red;}

我想即使是初学者,也不至于会在实际项目中如此命名一个class,但有没有想过这样的代码同样是很有问题的:

<h1>My name is <span class="red blod">Wiky</span></h1>

问题在于如果你需要把所有原本红色的字体改成蓝色,那修改后就样式就会变成: .red{color:bule;}

这样的命名就会很让人费解,同样的命名为.leftBar的侧边栏如果需要修改成右侧边栏也会很麻烦。所以,请不要使用元素的特性(颜色,位置,大小等)来命名一个class或id,您可以选择意义的命名如:#navigation{...},.sidebar{...},.postwrap{...}

这样,无论你如何修改定义这些class或id的样式,都不影响它跟HTML元素间的联系。

另外还有一种情况,一些固定的样式,定义后就不会修改的了,那你命名时就不用担忧刚刚说的那种情况,如

.alignleft{float:left;margin-right:20px;}

.alignright{float:right;text-align:right;margin-left:20px;}

.clear{clear:both;text-indent:-9999px;}

那么对于这样一个段落

<p class="alignleft">我是一个段落!</p>

如果需要把这个段落由原先的左对齐修改为右对齐,那么只需要修改它的className就为alignright就可以了。

3. 代码缩写

CSS代码缩写可以提高你写代码的速度,精简你的代码量。在CSS里面有不少可以缩写的属性,包括margin,padding,border,font,background和颜色值等,如果您学会了代码缩写,原本这样的代码:

li{

font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;

font-size: 1.2em;

line-height: 1.4em;

padding-top:5px;

padding-bottom:10px;

padding-left:5px;

}

就可以缩写为:

li{

font: 1.2em/1.4em Arial, Helvetica, sans-serif;

padding:5px 0 10px 5px;

}

4. 利用CSS继承

如果页面中父元素的多个子元素使用相同的样式,那最好把他们相同的样式定义在其父元素上,让它们继承这些CSS样式。这样你可以很好的维护你的代码,并且还可以减少代码量。那么本来这样的代码:

#container li{ font-family:Georgia, serif; }

#container p{ font-family:Georgia, serif; }

#container h1{font-family:Georgia, serif; }

就可以简写成:

#container{ font-family:Georgia, serif; }

5. 使用多重选择器

你可以合并多个CSS选择器为一个,如果他们有共同的样式的话。这样做不但代码简洁且可为你节省时间和空间。如:

h1{ font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:normal; }

h2{ font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:normal; }

h3{ font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:normal; }

可以合并为:

h1, h2, h3{ font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:normal; }

6. 适当的代码注释

代码注释可以让别人更容易读懂你的代码,且合理的组织代码注释,可使得结构更加清晰。你可以选择做的样式表的开始添加目录:

/*------------------------------------

1. Reset

2. Header

3. Content

4. SideBar

5. Footer

----------------------------------- */

如此你代码的结构就一目了然,你可以容易的查找和修改代码。

而对于代码的主内容,也应适当的加以划分,甚至在有必要的地方在对代码加以注释说明,这样也有利于团队开发:

/*** Header ***/

#header{ height:145px; position:relative; }

#header h1{ width:324px; margin:45px 0 0 20px; float:left; height:72px;}

/*** Content ***/

#content{ background:#fff; width:650px; float:left; min-height:600px; overflow:hidden;}

#content h1{color:#F00}/* 设置字体颜色 */

#content .posts{ overflow:hidden; }

#content .recent{ margin-bottom:20px; border-bottom:1px solid #f3f3f3; position:relative; overflow:hidden; }

/*** Footer ***/

#footer{ clear:both; padding:50px 5px 0; overflow:hidden;}

#footer h4{ color:#b99d7f; font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:1.1em; }

7. 给你的CSS代码排序

如果代码中的属性都能按照字母排序,那查找修改的时候就能更加快速:

/*** 样式属性按字母排序 ***/

div{

background-color:#3399cc;

color:#666;

font:1.2em/1.4em Arial, Helvetica, sans-serif;

height:300px;

margin:10px 5px;

padding:5px 0 10px 5px;

width:30%;

z-index:10;

}

8. 保持CSS的可读性

书写可读的CSS将会使得更容易查找和修改样式。对于以下两种情况,哪种可读性更高,我想不言而明。

/*** 每个样式属性写一行 ***/

div{

background-color:#3399cc;

color:#666;

font: 1.2em/1.4em Arial, Helvetica, sans-serif;

height:300px;

margin:10px 5px;

padding:5px 0 10px 5px;

width:30%;

z-index:10;

}

/*** 所有的样式属性写在同一行 ***/

div{ background-color:#3399cc; color:#666; font: 1.2em/1.4em Arial, Helvetica, sans-serif; height:300px; margin:10px 5px; padding:5px 0 10px 5px; width:30%; z-index:10; }

当对于一些样式属性较少的选择器,我会写到一行:

/*** 选择器属性少的写在同一行 ***/

div{ background-color:#3399cc; color:#666;}

对于这个规则并非硬性规定,但无论您采用哪种写法,我的建议是始终保持代码一致。属性多的分行写,属性少于3个可以写一行。

9. 选择更优的样式属性值

CSS中有些属性采用不同的属性值,虽然达到的效果差不多,当性能上却存在着差异,如

区别在于border:0把border设为0px,虽然在页面上看不见,但按border默认值理解,浏览器依然对border-width/border-color进行了渲染,即已经占用了内存值。 而border:none把border设为"none"即没有,浏览器解析"none"时将不作出渲染动作,即不会消耗内存值。所以建议使用border:none;

同样的,display:none隐藏对象浏览器不作渲染,不占用内存。而visibility:hidden则会。

10. 使用<link>代替@import

首先,@import不属于XHTML标签,也不是Web标准的一部分,它对于较早期的浏览器兼容也不高,并且对于网站的性能有某些负面的影响。

11. 使用外部样式表

这个原则始终是一个很好的设计实践。不单可以更易于维护修改,更重要的是使用外部文件可以提高页面速度,因为CSS文件都能在浏览器中产生缓存。内置在HTML文档中的CSS则会在每次请求中随HTML文档重新下载。所以,在实际应用中,没有必要把CSS代码内置在HTML文档中:

<style type="text/css" >

#container{ .. }

#sidebar{ .. }

</style>

而是使用<link>导入外部样式表:<link rel="stylesheet" type="text/css" href="css/styles.css" />

12. 避免使用CSS表达式(Expression)

CSS表达式是动态设置CSS属性的强大(但危险)方法。Internet Explorer从第5个版本开始支持CSS表达式。下面的例子中,使用CSS表达式可以实现隔一个小时切换一次背景颜色:

background-color: expression( (new Date()).getHours()%2 ? "#B8D4FF" : "#F08A00" );

如上所示,expression中使用了JavaScript表达式。CSS属性根据JavaScript表达式的计算结果来设置。

表达式的问题就在于它的计算频率要比我们想象的多。不仅仅是在页面显示和缩放时,就是在页面滚动、乃至移动鼠标时都会要重新计算一次。给CSS表达式增加一个计数器可以跟踪表达式的计算频率。在页面中随便移动鼠标都可以轻松达到10000次以上的计算量。

如果必须使用CSS表达式,一定要记住它们要计算成千上万次并且可能会对你页面的性能产生影响。所以,在非不得已,请避免使用CSS表达式。

13. 代码压缩

当你决定把网站项目部署到网络上,那你就要考虑对CSS进行压缩,出去注释和空格,以使得网页加载得更快。压缩您的代码,可以采用一些工具,如YUI Compressor,利用它可精简CSS代码,减少文件大小,以获得更高的加载速度

参考质料:

标准之路:/

Css百度百科:

知识网:

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