关于公司公文签呈件流转的规定

一、公文签呈件流转的范围

1、公司本部人员

公司董事会、监事会、总经理室和各部门或/和其负责人，若以公司名义向其他法人、自然人或社会团体作出公文或其他任何书面形式记载的法人行为；公司决策部门或/和执行部门作出有关书面文件，凡其法律后果涉及公司权利行使和义务承担的，均须纳入公司办理公文或议案签呈件的范围。上述公文或其他任何书面形式记载的法人行为包括但不仅限于要约、承诺、保函、通知（不含召开会议和出席某项活动的书面通知）、备忘录、意向书、纪要、申请书、协议草案、合同草案、确认书、函复、重大款项支付（具体金额另行确定）等。上述决策部门或/和执行部门作出的有关书面文件包括但不仅限于总结报告、公示、计划书、预算书、测算报告、决议、规划等。

2、公司委派人员

公司派遣到投资企业担任董事、监事、财务总监和其他高级管理职务的人员，凡以被委派的身份履行有关工作职责，或受权代表股东身份就有关事项发表书面意见，签署决议、备忘录、会议纪要、作出承诺、附议重大事项等，均须办理与该事项相关的公文或议案的签呈件。上述有关工作职责和有关事项包括但不仅限于：

（一）参与决定公司的经营计划和投资方案；参与制订公司的年度财务预算方案、决算方案；参与制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；参与制订公司增加或者减少注册资本等方案；参与拟订公司合并、分立、解散的方案；参与决定公司内部管理机构的设置；参与公司高级管理人员的聘任或解聘及决定其报酬等事宜；参与制定公司的基本管理制度；

（二）出席公司董事会会议，发表意见和行使表决权；

（三）提议召开临时股东（投资者）大会、董事会，提议聘用或解聘会计师事务所；

（四）受权向公司提出交涉，建议就重大事项提交社会中介机构咨询和进行独立审计或评价；

（五）重大决策事项，包括但不仅限于股权变动、对外投资和担保、重要人事变动、机构设置、重大费用开支等；

（六）经公司的授权，董事以个人名义代表公司行事。

二、签呈件流转程序

1、办理签呈件的要求

（一）签呈件由该事项的经办人向公司办公室提出动议，领取签呈件流转单；

（二）将拟报签呈事项的主题词填写于签呈单相应的部位；

（三）在签呈单上明确阐明签呈的依据或理由，签署本人姓名；

（四）在递交签呈的同时，将必要的足以说明签呈事项的文件、资料、分析意见作为附件同时递交；

（五）说明公文签呈件流转的各顺序。

2、签呈的一般顺序

公文签呈件按照公司事权规则确定流转顺序。签呈流程一经确定，不得随

意更改顺序。

公文签呈件一般依照经办人员、主管部门负责人、公司行政负责人和董事长的顺序依次进行会签，不得越序或倒转顺序。若因有关人员公事外出未能及时签署，且紧急情况下经由公司董事长特别认可的，方可越序签署。

签呈顺序中的任一当事人必须在签呈中如实列明本人或本部门意见，若对签呈中该事项仅签名不发表附议意见的，视为同意签呈单中上一顺序责任人的意见。若拒绝签署附议意见并未签名的，由公司办公室在相关栏目中注明“已按序流转到位，未签署”字样。

3、签呈件的督办

每一签呈顺序完成后，签署人可将签署件退还公司办公室，由公司办公室传递至下一顺序。若签署人已将签呈件直接传递至下一顺序，必须向公司办公室通报公文签呈件的传递情况。

公司办公室根据无瑕疵的签呈件办理相关手续。需要打印和/或用印的，由公司办公室留存复印件。需要答复签呈经办人及落实签呈件意见实施人的由公司办公室按照公司事权规则，提请相关领导人发出指令或给予授权。

4、签呈件的归档和保管

公司办公室对所有公文签呈件均应建立相应的工作档案专卷，明确保存期限。公司档案室存档保管的签呈件原件（包括正本、副本、底本或前述文件的复印件）一般不再提供查阅。经过批准的对公文原件的查阅，阅读者不得在原件上作任何记号、划线、折角、涂改、批示、提示、评语或毁损。归档的公文签呈件原件由公司办公室制作复印件供相关人员查阅。有关人员在日常工作中援引查阅这些文件资料的复印件时，经部门负责人同意可以摘抄、复印和借阅。所有摘抄、复印和借阅的文件资料由当事人承担明确的保管和保密的义务。

三、公文签呈件的问责制

公文签呈必须满足既定格式的要求，当既定格式不能涵盖该公文签呈要件且该类公文签呈的最终行政首长决定补充内容和要件时，该增补的部分即按例外原则，由办公室知会有关当事人并自动列入下一次同类公文签呈的形式要件。发生下列事由的，应予问责并责令限期更正。

1、要件缺失，加注提示退回补充。

2、瑕疵，加注提示退回补正补充。

3、曲解及错误，加注提示退回重议。

4、懈怠或不作为，由公文签呈动议人和/或下一级签署人提示督办，并在签呈中标注及向该当事人部门首长或分管领导报告。

所有公文签呈发生要件缺失、瑕疵、曲解及错误而被下一环节提示退回的，当事人不得将公文签呈抽回更新。须按提示在原公文签呈件之后更正意见。若对提示持有异议的，应直接与提示人解释商榷，并再次调整公文签呈批注意见。不能达成谅解的，各自保留签署意见，将公文签呈递送至下一环节定夺。

电子文本暂不适用本规定。

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签呈单

编制单位：营销中心

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编制日期：2010/10