信访文书格式样本解读

吕建军

这次信访业务知识培训班发了两份翻印的省局（公司）文件，分别为《河南烟草商业信访工作规程（试行）》豫烟办?2006?89号、《河南省烟草商业信访文书规范格式样本》豫烟办?2008?14号，两份文件中都有信访文书格式，从格式内容及样式上来看都差不多，这是因为?2006?89号文是我们自己编写的，?2008?14号是在省信访局下发《河南省信访文书规范格式样本》后，根据省信访局的统一要求而修改制定的。在重新制定烟草商业信访文书中与省信访局制定的信访文书，重要区别是将文书文头由XXX信访局改成了XXX烟草专卖局。但其中的“委托书”、“送达回证”等几个文书，是结合我省烟草商业信访工作的实际制定的，省信访局的文件中没有。请大家注意，在《河南烟草商业信访工作（规程）试行》豫烟办?2006?89号文件中，文书格式除附件17-20外，其它的信访文书格式已不再使用的要求。今后信访工作中使用（豫烟办?2008?14号）文件中的文书格式。下面，就我理解的如何使用进行解读。

一、信访人登记表

1、要注意按表的要求内容进行认真填写，尽量不要省略。

2、联系方式要写其身份证地址，写现住址时一定要注明是现 1

住址，省信访局制表时的原意为通讯方式。

3、单位或住址栏，省信访局在制定时有可能考虑为接访个访登记方便，我们在集体访使用时填写主要信访代表人的住址。

4、来访接谈记录是为在登记表中记录不完而准备的，在工作中也可以使用其他制式纸张记录。

5、该登记表为内部使用。

二、信访事项转送（转办/交办）通知单

1、该通知单主要用于上级单位向下级单位交、转信访材料时使用。信访人姓名处如是集体访要写信访代表人姓名。

2、该通知单为内部使用，如果是当地信访部门交办，要注意向当地信访部门报告的同时抄报行业上级信访部门。

三、来信（来访）事项请示

1、该格式实际上是我们经常使用的签报，注意按要求填写，如果是集体访，姓名栏写主要代表人姓名。

2、该请示为内部使用。

四、信访事项受理告知单

1、该告知单是在决定受理信访人诉求时使用，如果是集体访，姓名处填写主要代表人姓名。“经办人”我们可以不用去填写。

2、该告知单位要一式二份，留存一份，送达信访人一份。

五、信访事项处理通知单

1、该通知为上一级单位通知下一级单位要重视信访人的诉求时使用。有提醒下一级单位注意的意思，接到该通知单的单位要 2

注意接待时的安全防范及接待方式等。

2、该通知单由信访人交有关信访接待单位。

六、信访事项不予受理告知单

1、该告知单用于告知信访人代表或信访人其诉求不属于本信访部门受理时使用。各单位在使用时，“经办人”可以不打印。

2、该告知单一式四份，留存：送达信访人、上报行业上级信访部门、抄送当地信访部门备案各一份。

3、送达时要求信访人在“送达回证”上签收。

七、信访事项不再受理告知单

1、该告知单用于告知信访人代表或信访人其诉求本信访部门不再受理时使用。“经办人”可以不打印。

2、该告知单一式四份，留存：送达信访人、上报行业上级信访部门、抄送当地信访部门备案各一份。

3、送达时要求信访人在“送达回证”上签收。

八、委托书

1、该委托书主要用于要求共同诉求集体信访人，按《信访条例》规定选派代表时使用。在信访工作实践中，我们经常会碰到集体访中经常换代表人或已信访终结后，信访人中某些非代表人又进行同一信访诉求重访问题，为此制定本委托书以便在案件处理过程中和结案后备查或做出不再受理时使用。

2、该委托书为案件存档材料。

九、信访事项督办通知单

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1、该通知单在上一级单位对下一级单位交办案件后督办时使用，第一行中“我局”两字为省信访局原字样，我们在使用时候注意更改为适合行业使用的用词。

2、该通知为内部使用。

十、信访事项办理延期通知单

1、该通知单是在由于情况复杂等原因使信访案件不能在《信访条例》规定时间内办结时使用。使用前一定要向信访主管领导打请示报告，经批准后方可向信访人出具此通知单。

2、该告知单一式二份，留存、送达信访人各一份。

3、送达时要求信访人在“送达回证”上签收。

十一、信访事项处理意见书

1、该格式为信访受理单位做出信访处理意见时使用，要注意按要求写清楚。

2、“信访反映的主要问题”栏中重点摘要信访人的主要诉求，信访答复意见也要针对其主要诉求进行答复。

3、“办理单位查处过程”栏要注意写明调查过程并围绕信访人主要诉求进行逐条答复。在之前各单位办结的案件中发现有的单位未按规定填写或过于简单。

4、“办理单位处理意见”栏中要写明对信访人诉求的调查结论意见。特别提醒在座的各位，在办理信访案件时多与地方相关部门进行沟通，求得相关部门的支持和配合。按照信访属地管理的原则，有些问题是属于地方有关部门解决的，所以要告知信访 4

人也可以到当地信访部门申请信访复查。

5、信访人不服信访答复意见拒签收的，送达人可以在说明栏中写明情况并签名。

6、再次提醒各位要注意推敲用词，要注意准确引用相关法律条文及文件。

7、在作出信访答复意见前要向复查单位报告并征求意见后再做信访答复。

8、该意见书一式四份，留存、报送行业上级信访部门、送达信访人、抄送当地信访部门各一份。

9、信访人拒签收的，可以在备注中写明，并以合法的方式进行留置送达。

十二、信访事项复查受理告知单

该格式不再解释

十三、信访事项复查申请登记表

1、必须坚持信访申请人按要求的内容递交材料。集体访时要

填写信访人主要代表姓名，同时注意要求让他们填写“委托书”。

2、该登记表为内部存档材料。

十四、信访事项复查意见书

1、该格式为复查单位使用。

2、“申请复查信访事项主要内容”栏中，要注意复查的内容仅为信访人在下级信访部门提出的并进行了信访意见答复的诉求。信访人提出新的诉求不应写入，而且复查单位也不应对其新 5

的诉求进行答复。

3、“复查单位调查情况”栏中可以略简要写清针对信访人诉求复查的调查情况。

4、“复查单位处理意见”栏中除复查单位写清对信访人诉求的结论意见外，还应当写明是否同意下级信访部门的处理意见。

5、根据《信访条例》属地管理原则，可以告知信访诉求人向地方有关部门提出信访复核申请。

6、信访人拒签收的，在说明栏中注明。

7、在做出信访复查意见前，要向复核单位通报情况，征求意见再下发复查意见决定。

8、该意见书在送达信访人的同时，要向行业复核单位报送、抄送地方信访部门各一份。

十五、信访事项复核申请登记表

1、在登记时要注意让信访人提供必要的材料。

2、该登记表为内部存档材料。

十六、信访事项复核受理告知单

1、该告知单为复核单位填写并办理。

2、该告知单一式二份，留存和交信访人各一份。

十七、信访事项复核决定书

1、该格式为复核单位使用。

2、决定书送达按规定执行。

3、报送行业上级信访部门、抄送地方信访部门各一份。 6

十八、送达回证

在信访案件的办理过程中，都要留有相应的文字记录。该格式为送达所有信访文书时使用。要注意按文书要求的内容填写，如遇信访人拒收，可在备注中写明。

十九、信访事项听证意见表

1、该表仅在信访事项办理过程中需要举行听证时使用。

2、信访人基本情况，如是集体访的填写主要信访人代表姓名，同时要注意让被代表的信访人填写“委托书”。

3、“听证会主要内容”栏写不下时的可以使用续页。

4、该表为存档材料。

二十、信访事项处理情况回访登记表

1、该表为对已办结的信访案件进行回访时使用。

2、在进行信访回访时要按该表要求内容填写。

二十一、信访事项评查意见表

该表在对已办结案件进行评查时使用。

二十二、关于信访事项办理（结案/暂结/延期）的报告

1、该格式为案件办结后形成书面报告时使用，具体的要求，我在讲课时已讲过，不再重述。

2、上列为三个不同的报告，提醒大家区别使用。

二十三、关于改进工作（行政处分/完善政策）的建议

1、该格式是公文中“公函”的一种，是上级或相关部门对受文单位已办结的信访案件，认为有需改进的地方及建议对案件涉 7

及人员追究责任或要求做好其它后续工作时使用。

2、注意要在对建议进行认真研究并按要求改进后，给发函的单位进行复函（报告）。

二十四、关于转办（转送/交办/督办）信访事项的通报

1、该格式为上级单位转交或对信访案件进行督办后，对受文单位案件办理工作情况进行通报时使用。

2、注意要按规定的要求和内容办理。

3、转办、转送、交办、督办是四种不同的通报，要区别情况使用。

以上是我对文书格式样本的理解和讲解。有的文书格式在标题中有括号，提醒大家不能简单复印了之，要按公文实际的需要去写。

在有些单位报送的材料中，连“信访文书格式样本”、“（XXX）”都印下来了，至少你们也要用纸把这些盖住再复印。我讲的不清楚的地方或有错误的地方，欢迎大家指正。

二〇一一年六月二十九日

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第二篇：信访事项有关文书格式

信访事项有关文书格式

一、信访事项答复意见

（一）文本格式

1、发文单位。用本单位正式便笺。

2、发文字号。要在标题的右上方标注发文字号。如：*县信复[2012]1号。

3、标题。关于X X X信访事项的答复意见（处理意见）

4、正文。

第一部份：信访人反映的具体信访事项的受理情况。包括：（1）收到信访事项的日期。如果是由其他单位转送、交办的，要写明转送、交办单位和本单位收到日期。（2）受理的信访事项。如受理多个信访事项，应逐一写明。

第二部分：信访事项的事实认定情况及处理意见。包括：

（1）对信访事项发生的时间、地点、主要事实的认定。（2）作出处理意见所依据的法律、法规和政策。（3）处理意见。对多个信访事项要逐一答复。

第三部分：告知对答复意见不服的救济途径。告知信访人如对答复意见不服，可自收到本答复意见书之日起30日内向上一级行政机关申请信访复查。

5、附件。如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，如“附件：1.****”，附件名称后不加标点符号。

6、落款。包括作出答复意见的单位名称及日期，并加盖单位公章。

7、抄送。如有抄送，在最后一页最底行左空1字标识“抄送”，如“抄送：***、***”。

（二）有关要求

1、信访事项答复意见书必须由有权处理机关作出，不能以机关内设机构或信访办的名义答复信访人。答复意见书加盖单位公章，不能盖单位内设机构业务章。

2、信访事项答复意见书要有针对性。对信访人所提出的问题不能避而不答，多个信访事项要逐一进行答复，答复意见要明确具体。

3、信访事项答复意见书要有准确性。用词造句通俗易懂，表述准确，简明扼要，不使信访人在理解上产生歧义。

4、信访事项答复意见书的形成要有严格的报批审查程序。信访事项答复意见书由单位分管领导审核，单位主要领导签发。

5、信访事项答复意见书使用A4纸。

6、信访事项答复意见书须送达信访人，送达方式一般包括直接送达、挂号邮寄送达等。答复意见书应抄报上一级机关和同级政府信访工作机构。上级机关或同级政府信访工作机构交办的，要向交办机关报送办理情况报告。

二、信访事项调处情况报告

（一）文本格式

1、发文机关。用单位的便笺报送。

2、标题。关于X X X信访事项的调处情况报告

3、正文。

第一部分：有注明上级交办的信访信访案件的时间、函号，如果是市领导批转的案件要注明是哪位领导。如“***同志**年**月**日接访批示的关于****的问题”。写明收到批示信访件后领导的重视情况，以及有关领导的批示内容、

落实领导包案、成立调处工作组、深入调查了解等情况。

第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。包括：（1）基本案情、信访人基本情况、信访人反映的主要问题。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等调处工作过程。

第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。

第四部分：将信访事项处理意见向信访人进行答复的情况。包括：（1）书面答复意见的送达方式及日期。（2）信访人对书面答复意见的态度。

如信访案件已妥善解决或者信访人已表示息诉罢访，应在信访人文末注明案件已办结并上报信访事项的结案报告；如到期限不能办结，应说明原因以及下一步采取的调处方案。

4、附件。

5、落款。包括信访事项承办单位名称及日期，并加盖单位公章。

6、抄送。

（二）有关要求

1、信访事项调处情况报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。

2、信访事项调处情况报告使用A4纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设股室章。

3、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报

交办机关。

三、信访事项结案报告

（一）文本格式

1、发文机关。用单位的便笺报送。

2、标题。关于X X X信访事项的结案报告

3、正文。

第一部分：有注明上级交办的信访信访案件的时间、函号，如果是市领导批转的案件要注明是哪位领导。如“***同志**年**月**日接访批示的关于****的问题”。写明收到批示信访件后领导的重视情况，以及有关领导的批示内容、落实领导包案、成立调处工作组、深入调查了解等情况。

第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。包括：（1）基本案情、信访人基本情况、信访人反映的主要问题。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等调处工作过程。

第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。

第四部分：信访人对书面答复意见的态度。如信访案件已妥善解决或者信访人已表示息诉罢访等。

4、附件。

5、落款。包括信访事项承办单位名称及日期，并加盖单位公章。

（二）有关要求

1、信访事项结案需有以下几种情况之一方可结案：信

访人反映的问题已经得到解决，在收到答复后表示满意，签订息诉罢访协议书，30天后没有申请复查，走完三级信访程序，信访事项已经或者依法应当通过诉讼、行政复议、仲裁等法定途径解决的。

2、信访事项结案报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。

3、信访事项结案报告使用A4纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设股室章。

4、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报交办机关。

5、信访事项结案报告需经本级主要领导审定签名后方可上报。

附件：

1、关于X X X信访事项的答复意见

2、关于X X X信访事项的调处情况报告

3、关于X X X信访事项的结案报告