写商务邮件往往要比口语简单:你不必担心发音,并且你可以慢慢的修改你的信件内容。但是写的时候却需要记得几项规则。这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
1. Know your email terms:英语电子邮件发送程序有很多的缩写,如果你不知道意思的话,你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室!
"Reply to all"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内,"cc" (carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人,而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b的意思是"blind"(掩藏的)。
如果有人要你"forward"一封邮件,他们意思是要你通过转发的功能发送邮件,有时侯简写成"fw."
2. Use the Right Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题,但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面,使用 非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好是写"Dear Mr. / Ms." 然后那个人的姓。如果你们一起工作的话,那就写他们的名字也没有关系。(例如"Dear John")。
3. Keep it Short and Clear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和 复杂的句法来显示你的聪明才智和教育,而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰,每一段都有中心 句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件,这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。
4. Be polite and tactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容, 到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试,最好不要用象 "I want."的词表示要求,"I would like"显得更尊重对方,并且"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好选择。
5. 电子邮件正确结尾: "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式
写商务邮件往往要比口语简单:你不必担心发音,并且你可以慢慢的修改你的信件内容。但是写的时候却需要记得几项规则。这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
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"Reply to all"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内,"cc" (carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人,而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b的意思是"blind"(掩藏的)。
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