商务英语电子邮件正文写作应该遵循的五C原则

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90% 的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题（Subject）。③称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。④礼貌结束语（Complimentary Close）。⑤写信人全名（Writer’s Full Name）、写信人职务及所属部门（Writer’s Title and Department）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用“Dear + Title”作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用“Dear + 全名”，如邮件为一封通函，则用“Dear All”作为邮件称呼；正文应结构清晰，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。

1.准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

2.简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P\C 表示piece，L\C表示Letter of Credit（信用证），FOB 表示Free on Board（离岸价格）。 例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.

例2. Price: FOB Shanghai USD 1.96\PC.

例3. Hope you can accept it.

例１中的两个单句具有明显的因果关系，但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例２中缩略语的使用，例３中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

3.完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who, when, where, what, why和how。

4.清晰原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

(1)结构方面，尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰，看起来更容易理解。

必要时使用主题句，因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然，否则，如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落，即使用词简洁、准确，也会让读者产生厌倦，不愿读下去。

(2)词汇方面，用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解，延误商务沟通和贸易。

例1. The figures show a significant increase.

例2. We will deliver your goods soon.

例１中“significant”一词意为“明显的、不小的”，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

5.礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败, 买卖双方应十分注意措辞方式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price.

例2. I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.

例１中虚拟语气和例２中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很容易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写作者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮

件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

 

第二篇：电子邮件写作格式及原则

电子邮件写作格式及原则

一、商务电子邮件的格式
　　常见的商务电子邮件包括以下：

（1）       写信人Email地址

（2）       收信人Email地址

（3）       抄送收信人Email地址

（4）       密送收信人Email地址

（5）       标题

（6）       称呼

Dear JING DEE

（7）       开头

（8）       正文

（9）       结尾句

（10）    日期

（11）    礼貌结束语

（12）    写信人全名

LEOOOOOOOON KE

（13）    写信人职务及所属部门

（14）    地址

（15）    电话号码

（16）    传真

（17）    电邮

（18）    其它信息

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
　　二、商务电子邮件写作应遵循的五C原则
　　商务电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即

（1）       Correctness、

（2）       Conciseness、

（3）       Complete、

（4）       Clarity

（5）       Courtesy

　　准确原则
　　由于商务电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
　　简洁原则
　　简洁原则是商务写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务电子邮件应以简明扼要为第一要务。
　　在具体写作中，商务电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
　　另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。
　　例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.
　　例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.
　　例3 Hope you can accept it.
　　例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。
　　完整原则
　　商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。
　　清楚原则
　　商务电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：
　　例1 We will deliver your goods soon.
　　例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。
　　礼貌原则
　　商务电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
　　例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.
　　例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。
　　三、结语
　　随着国际商务活动的不断扩展，商务电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

以 上均为个人心得，作为参考，以贵公司标准而定；请了解，

EDDDDDDDDDDY CHEN/2012 -11 -10