总  则 

第一部分  周年庆活动主题 

第二部分  周年庆典筹备方案 
 

第三部分  周年庆店庆活动安排 
1、周年庆大典； 
2、十佳供应商评选活动； 
3、十佳会员评选活动； 
4、十佳员工评选活动； 
5、十佳促销员评选活动； 
6、周年庆答谢酒会； 
7、“欢天喜地庆周岁”员工联欢晚会； 
8、“我与**同成长”员工有奖征文； 

第四部分  周年庆销售促销活动安排 
1、拥有全套快讯奖活动； 
2、“**庆典一周年，层层惊喜送大礼”活动； 
3、“集标花、拿好礼”； 
4、双周购物大抽奖； 
5、“今天是我的生日”------同贺生日送蛋糕活动； 
6、“献给最亲爱的人”------八一建军节活动； 
7、《我心中的**》在奖征文活动； 
8、**、中保携手铸就美好生活； 
9、百家厂家大酬宾； 
10、周年庆**电影节； 

第五部分  周年媒体宣传方案 

第六部分  周年庆卖场气氛布置方案 

第一部分   周年庆活动主题

**有限公司**自20##年8月6日开业以来，在北京总部的关怀指导下，在**的正确领导下，经公司全体同仁共同努力，一年来**取得了令人瞩目的成绩，从销售业绩到商业形象都得到了**市民及同行的认可，并取得了令人骄傲的商业地位。活动策划书超市名声家喻户晓商品走进千家万户，“**”的经营理念发挥得淋漓尽致、深得人心。“**”的商业道德颇得人们赞赏。

在此**开业周年之际，我们怀着激动的心情，充满信心的姿态为她举行隆重的周年庆典，借周年庆所带来的商机，拓展我们无限的商业市场，创造喜人的销售业绩。

第二部分  周年庆典筹备方案 
1、成立周年庆典活动组委会； 
2、关于店庆系列活动工作的安排； 
3、年庆活动全体员工动员会。 
 

第三部分   周年庆店庆活动安排

一、周年庆大典：

活动时间： 年 月 日   7：00~11：30

活动地点：**前门处

参加人员：公司经理、地区公司员工、 全体员工、十佳供应商、十佳会员、十佳促销员、十佳员工、新闻媒体代表、社会福利院代表。

庆典仪式总负责：

庆典仪式总执行：

主持人：

具体工作流程及安排：

6：00由保洁公司对活动场地进行全面清洁，仪式范围内不允许有任何杂物；<负责人 >

6：20布置庆典仪式台，仪式台及音响设备安装到位；<负责人 >

6：30保卫部派20名保卫对现场进行全面警戒；<负责人: >

6：30军乐队到位，氢气球、鞭炮等配合庆典仪式的工作全部到位；<负责人  >

6：40军乐队开始奏乐；<负责人 >

6：45参加庆典仪式人员全部到位，并列队完毕，演习**口号； <负责人: >

6：55（乐典停止）主持人宣布仪式开始；

7：00公司领导讲话；<讲话人:            >

7：10主持人宣布十佳供应商名单；

7：13（音乐）请公司领导给供应商颁发牌匾；<颁奖人:            >

7：20（音乐停止）请供应商代表讲话；<讲话人:            >

7：25主持人宣布十佳会员名单；<负责人:            >

7：28（音乐）请公司领导为十佳会员颁发十佳会员证；<颁奖人:            >

7：30（音乐停止）请十佳会员代表讲话；<讲话人:            >

7：35主持人宣布尊老捐赠活动仪式开始，请公司领导向社会福利院捐赠礼品活动策划书（音乐、摄影、合影、鞭炮助兴）；<颁奖人:            >

7：40（音乐停止）请福利院领导讲话；<讲话人:            >

7：50各代表队带回卖场；

7：55开门营业；

7：55舞狮队开始表演；

8：30舞狮队表演结束；

8：30锣鼓队表演开始；

9：00表演结束；

9：00场外各类促销活动开始。

活动工作安排表：

费用预算：氢气球   100个╳0。50元=50元

证书     30本╳50元=150元

鞭炮     2鞭╳10元=20元

供应商牌匾   10个╳60元=600元

                    合计：820元

二、周年庆答谢酒会；

活动时间： 月 日    18：30开始

活动地点：**大酒店

参加人员：

公司领导、各部门经理、十佳会员、十佳供应商、新闻媒体单位（约60人）。

总负责：

总执行：

会场布置： ；

活动内容：

**成功入市周年，为感谢各界人士对我**的关爱，特开展周年庆答谢酒会，活动策划书酒会主旨在于加强与会员、供应商之间的紧密联系与沟通，并感谢其在**一年里的关心与支持。

活动费用：

礼品  30份×100元=3000元（采购部负责）

餐费               2500元

活动安排：

三、“欢天喜地庆周岁”员工联欢晚会

活动时间： 年 月 日  20：30~24：00

活动地点：三楼卖场

参加人员： ；

总负责  ：

主持人  ：

执行人  ：

会场布置：企划部   

      保卫部  

音    箱：采购部（提供）

      工程部（操作）

会场费用：采购部（水、饮料、水果等提供）

活动内容：

1、文艺汇演：

A、全公司以部门为单位，共分以下8个方队：

地区公司队：（联营、人事行政部、采购、财务）

生鲜代表队、保卫部代表队、百货部楼面队、食品楼面队、联营招商队、客服部代表队、团购部代表队；

B、每个方队表演2~3个节目（至少2个）内容不限；

C、进行节目评选，奖项设置为：

一等奖    30元礼品一份/人

二等奖    20元礼品一份/人

三等奖    10元礼品一分/人

D、评委人员名单：

2、现场有奖问答：

在文艺汇演中穿插一些**相关知识问答；

3、              奖征文颁发活动；

4、              费用预算：锦旗三面   活动策划书  3面╳20元=60元

证书五本     5本╳5元=25元

             合计费用：85元

四、“我与**同成长”员工有奖征文：

活动时间： （投稿截止日期）

       （评选日期）

       （公布颁奖日期）

活动地点：

参加对象：

活动要求：

1、文章必须紧扣“我与**同成长”为主题；

2、文体不限，字数不限；

3、奖项设置：

特等奖：200元礼品一份   一名

一等奖：180元礼品一份   一名

二等奖：150元礼品一份   二名

三等奖：100元礼品一份   二名

4、投稿地点：

第四部分

周年庆销售促销活动方案

活动方案一：

拥有首期快讯奖

活动时间：

活动地点：**店

活动内容：

寻找**开业至今衷情于**的会员顾客，参加方法及条件为：

1、        必需是**正式的有效会员。

2、        凭会员卡参加

3、        凡持有**的快讯期刊，活动策划书并附合条件者即可兑奖。

4、        奖项设置：

A、     一等奖、共计5名，奖价值800元礼品一份。

兑奖条件：持2015期——2042期快讯者（27份）

B、     二等奖、共计10名，奖价值500元礼品一份。

兑奖条件：持2015期——2029期快讯者（14份）

C、     三等奖、共计30名，奖价值100元礼品一份。

兑奖条件：持2015期快讯者。

5、        兑奖办法：

附合条件者在活动规定时间内进行对奖，奖项数量有限 以兑奖先后顺序为准，活动策划书超过名额及时间者视为无效。本活动的最终解释权归**。

活动组织：

1、        采购部负责活动赠品的组织落实。

2、        客服部负责活动的执行工作及解释。

3、        企划部负责活动的宣传及活动安排。

补充条件：

1、        若礼品已发完、但在有效时间内有附合兑奖条件的顾客可凭快讯领取礼品一份（价值20元）

2、        客服部人员祥细登计兑奖人员的资料并收回快讯、备案。

3、        内部员工不允许参与此项活动。

费用预算：

1、        礼品费用：一等奖：800.00× 5份=4000元

二等奖:  500.00×10份=5000元

三等奖:  100.00×30份=3000元

                   纪念奖:  20.00×200份=4000元

                              合计金额为:16000元

以上费用由采购部负责活动策划书

宣传费用：见整体活动费用合计

活动方案二

**庆典一周年  层层惊喜送大礼

活动时间：

活动地点：

活动内容：

凡在活动时间内会员购物120元以上，非会员购物在150元以上者，可凭当日购物小票在三楼赠品发放处领取5元提货卡一张（以限定金额为准，多买不多得，团购除外、小票不累计）。

活动组织：

1、财务部负责提供卡的设计、制作、管理；

2、客服部负责活动的解释、赠券的发放及统计；

3、企划部负责活动的组织及宣传；

4、保卫部负责活动现场秩序的维持；

补充条件：

1、凡是公司内部员工一概不允许参加；

2、提货卡的有效期为15天，过期作废；

费用预算：

1、赠券费用：

            3000张╳5元╳3天=45000元

2、印刷费用：

            6000张╳0.1元/张=600元

3、广告费：

         见整体活动费用合计；

                       上述费用为：45600元。

活动方案三

集标花 * 拿好礼

活动时间：

活动地点：

活动内容：

在2116期、2117期快讯上印制周年庆活动标花（附样稿）；

1、凡在活动期内，会员购物在40元以上，非会员购物在50元以上者，凭快讯标花可在赠品发放处领取价值3~5元的赠品一份，凭两期标花可在赠品发放处领取价值5~10元的赠品一份。

活动组织：

1、采购部负责活动赠品的组织落实；

2、客服部负责活动的解释，赠品的发放工作；

3、企划部负责人活动的统一安排及宣传。

补充条件：

客服部在发放赠品时应注意，见标花收回作废，在小票上加盖“赠品已领”章。

费用预算：

1、赠品：3～5元赠品约10000份

5元以上～10元赠品约10000份

                                    合计:20000份；

2、广告费用：

                                见整体促销企划方案。

活动方案四

双周购物大抽奖活动

活动时间：

活动地点：

活动内容：

凡在活动期间内会员购物达60元，非会员购物达70元以上者均可参加本次抽奖活动，百分之百的中奖率。

奖品设置为：一等奖：爱仕达汤锅一个（接听电话一部）

            二等奖：潘婷750ml洗发水一瓶

            三等奖：精美雨伞一把

            四等奖：护手霜一支

            纪念奖：精美家用围裙一条

奖品数量有限、抽完即止（若规定奖品因厂家原因不能保证者，**超市以等价值奖品代替）本活动的最终解释权归**超市。

活动组织：

1、企划部负责整个活动的安排及宣传；

2、客服部负责具体的抽奖工作及奖品的颁发活动的解释工作；

3、采购部负责奖品的落实。

所需道具：

1、抽奖箱（由企划部制作）；

2、抽奖用乒乓球共计40个，其中纪念奖20个、四等奖10个、三等奖5个、二等奖3个、一等奖2个。

费用预算：

1、奖品：价值50元的礼品       共计150份

         价值30元左右的礼品   共计300份

         价值20元左右的礼品   共计500份

         价值10元左右的礼品   共计800份

         价值3元左右的礼品    共计10000份

                               合计：11750份

2、广告费用：见整体活动方案费用预算。

活动方案五

今天我生日

             --——同贺生日送蛋糕

活动时间：

活动地点：

活动内容：

A项：凡 月 日出生的1周岁儿童，可凭出生证在天天蛋糕房领取6寸生日蛋糕一份（限领30份，领完为止）；

B项：凡 月 日出生的顾客，可凭身份证或出生证在天天蛋糕房领取500克蛋糕一份（限领200份，领完即止）；

C项：凡 月 日出生的顾客还可获得精美生日卡一张。

活动组织：

1、联营招商部负责蛋糕赠送工作的落实及监督；

2、采购部负责生日卡的落实；

3、企划部负责整个活动的安排实施及宣传工作。

费用预算：

1、6寸生日蛋糕30份；

   500g蛋糕200份；

2、生日卡300张；

3、广告费用：

见整体活动广告费用统计。

活动方案六

献给最亲爱的人

——八一建军节促销活动

活动时间：

活动地点：

活动内容：

凡在活动期间内，军人购物在30元至60元者可凭小票领取印有“**周年庆”字样的纸杯2组。

购物在61元以上的军人可凭购物小票领取价值20元的华联自有品牌商品一份。

注：小票不累计，凭小票和士兵证领取。

活动组织：

1、采购部负责赠品的落实；

    2、客服部负责赠品的发放和活动的解释工作；

    3、企划部负责活动的安排和实施及宣传工作。

活动赠品：

**周年庆纸杯  100组╳6天=600组；

自有品牌  20元╳50份╳6天=6000元

费用预算：

1、赠品费用  6000元；

2、广告费用：见整体活动促销广告费用统计。

活动方案七：

            《我心中的**》

——有奖征文

活动时间：   投稿时间

            评稿时间

            公布结果及颁奖时间

活动地点：

活动内容：

    1．以庆**店入市一周年为主题，开展有奖征文比赛；

    2．参赛规则：

征文题目为：《我心中的**》

               《**超市——我走近你》

《**，我看着你成长》

参赛者以上述题目为比赛题，文体不限（诗歌不参与评奖均为纪念奖）字数在2000字以上，设少年组、成人组两组，聘请《 晚报》和《 报》的主编为评委，进行征文评奖，获奖文章将刊登在《 晚报》和《 市报》上。

3．奖项设置

少年组：

一等奖     一名         奖亚都加湿器一台

二等奖     二名         奖安踏鞋一双

三等奖     五名         奖精美书包一只

纪念奖     十名         奖精美文具盒一只

成人组：

特等奖     一名     奖25寸彩色电视机一台

一等奖     一名     奖微波炉一台

二等奖     二名     奖自行车一辆

三等奖     五名     奖台式电风扇一台

四等奖     十名     奖价值30元的**自有品牌一份

纪念奖   二十名     奖价值10元的**自有品牌一份

同时颁发获奖证书

活动组织：

    1．企划部负责评委人员的确定、聘请及活动的安排实施工作；

    2．客服部负责征文的接收、整理及活动的解释；

    3．采购部负责活动赠品的落实。

会展活动策划

1、会展策划的内涵、特点与作用
　　　会展是会议、展览、节事活动等集体性活动的总称，是指在一定的地域空间由多个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文化、信息交流活动。它包括各种类型的会议、展览展销活动、体育竞技活动、各种节事活动等，如广交会、中国会展业高峰论坛、上海世界博览会、奥运会、南宁国际民歌艺术节等都属于会展的范围。从会展所牵涉的知识领域来看，会展涉及信息、管理、经济、旅游、建筑设计、贸易、艺术等众多学科领域的知识，有很强的综合性。
　　2、会展策划的内涵
　　策划是指充分利用现有信息和资源，判断事物变化发展的趋势，全面构思、设计，选择合理、有效的方案，使之达到预期目标的活动。策划是一个综合性的系统工程，目标是起点，信息是基础，创意是核心。活动策划会展策划就是会展企业根据收集和掌握的信息，对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。会展策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳解决方案，以实现企业开展会展活动的目标。
　　成功的会展活动源于成功的会展策划，成功的会展策划源于对社会资源的有效整合。会展策划是对相关社会资源进行整合的过程，是一个系统工程。因此，用系统的观念去认识资源，用系统的方法去分析整合资源，用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。从会展策划系统看，一般而言，会展策划系统包括策划者、策划对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素。
会展策划设计流程
　　1. 对企业进行有针对性的市场调研  收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料分类编排，结集归档。 2. 制定详细完整的会展策划方案
　　确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择，评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。3. 实施前的培训让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。4. 印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。活动策划5. 展台的布置及展示设备的调试安装，展台的人员配备。6. 相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。7. 做好对活动的评估开好总结会，做好善后公关工作。
　　会展策划的基本流程：
　　一    成立策划工作小组
人员 事务
策划主管 负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定和修订
策划人员 负责编拟会展项目计划
文案撰写人员 负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等
美术设计人员 负责各类各种类型视觉形象设计，如广告设计、展示空间设计，此负责人要求能熟练运用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等软件
市场调查人员 负责进行市场调查并编写市场调查报告
媒体联络人员 进行媒体宣传推广
　　二    进行市场调查与分析
　　会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛，主要包括五个方面：1.产业环境；2.目标市场；3.政策法规；4.同类会展；5.自身资源。
　　三    制定会展项目的行动方案

制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提，选择合适的时间，合适的地点，并做到两者的合理搭配，是方案必须注意的内容。
　　会展策划方案具体化，应形成一个可供操作的具体措施。活动策划其间得需明确以下内容：会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
　　设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计，策划方案的制作、方案的实施不得延误，每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制，以保证方案的实施能够顺利进行，否则就会严重影响会展的成功举办。
　　四    制定预算方案
　　制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面：
　　1.场地费用；
　　2.行政管理费用，包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等；
　　3.宣传推广费用；
　　4.招展、招商费用
　　5.相关活动经费；
　　6.其他。
　　会展项目收入来源：
　　1.会务费或展位费收入；
　　2.门票收入；
　　3.企业赞助收入；
　　4.其他。
　　五    撰写项目策划方案
　　抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料，即策划书，也称企划案，其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施，各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。活动策划其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。
　　六    评估与修正
　　评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容。
会展服务项目
　　视听设备租赁，展示道具制作，展厅专卖装潢，舞台设计灯光表演，花草租赁，美工制作，拆装运输，大型仓储，大型活动安排，礼仪，司仪，各地巡演，舞台制作、租赁。
会展筹划细节
　　
(一) 邀请
　　不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
　　1. 信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
　　2. 回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。活动策划回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
　　3. 回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。活动策划回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。
(二) 签到与入住安排
　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。活动策划但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。
大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
　　
(三) 餐饮安排
　　一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。
　　餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
　　统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。活动策划围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
(四) 秘书服务
　　所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
　　如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。活动策划代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。
　　
(五) 茶歇
　　茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。活动策划通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。
(六) 翻译
　　可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。活动策划所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。
　　再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。
(七) 车辆调度
　　重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，活动策划而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
(八) 健康保障
　　一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。
(九) 保险知识
　　组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。
　　保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。活动策划展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。
　　此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。
(十) 礼仪与迎送
　　对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。活动策划各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。
(十一) 展台人员训练
　　为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。
　　培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。活动策划若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：
　1. 情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。活动策划情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。
　　2. 工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。
　　3. 技术训练:主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。
(十二) 秩序维护
　　对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。
　　展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。活动策划有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。
　　资料快速收集利器——电子名片
　　传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。活动策划同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。
　　
(十三) 会展考察/旅游
　　实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。
1. 真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。活动策划中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
　　2. 会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时（大多数为24小时以内）。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。
(十四) 展览设计
　　如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。活动策划有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：
　　1. 造型要考虑展位利用率的最大化；
　　2. 造型要考虑人流心理及流向；
　　3. 造型应当符合参观对象的审美导向；
　　4. 造型要考虑施工难度及成本因素；
　　5. 造型还要考虑安全性。
　　在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。活动策划有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。
(十五) 产品展位装潢及展具使用
　　尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。活动策划而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有3大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。
　　一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。活动策划但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。
　　循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。
　　最普遍使用的要数循环便携式展具。活动策划这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第3种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。
A. 展台搭建有什么要注意的？
　　成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。活动策划另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。
　　B. 小展位参展如何引人注目？
　　由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？
　　1. 使用灯光，尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30％—50％。
　　2. 强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。
　　3. 依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。
　　4. 善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。
　　5. 使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。
　　6. 在保证企业VI得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。活动策划这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。
　　7. 成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。
　　8. 在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。活动策划现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。
　　
(十六) 交际/酒会
　　交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。活动策划交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
(十七) 新闻发布会
　　新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。活动策划记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：
　　1. 目的
　　2. 信息发布的目标受众
　　3. 拟邀请对象
　　4. 发布会规模
　　5. 新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
　　　活动策划与主题确定
　　　节目策划与议程安排
　　　资料准备
　　　与会人员邀请、沟通与确定
　　　时间、场地落实与场景布置
　　　产品展示、演示与信息发布
　　　现场气氛控制
会展策划师资
　　会展领域专业人才的缺乏已成为制约我国会展业健康发展的一大瓶颈，中国教育培训市场的潜在市场规模达3000亿元，实力各部相同的培训机构及良莠不齐的职业讲师能力是会展业发展的一块软肋。活动策划以上海为例，据上海市会展行业协会提供的数据显示，在这个协会注册的会展公司有150多家，但有5至10年实际操作能力和经验的会展经理却不足50人。可见，号称百万大军的会展人员队伍，真正懂会展、会操作、会管理的专业人才不足1%。据业内人士预测，我国今后3年内，会展市场需要从业人员200万人，需要高级会展管理人员50万人左右，而且每年要以15%的速度递增。
　　会展业发展除引进国外人才外，培养自己的的会展策划人才是重中之重，因此行业的发展对会展策划业职业讲师的需求和标准提出了非常高的要求。现阶段既准确掌握行业发展方向，又了解企业需求，同时还整合了国内顶级理论和实战方面的高端师资，且具备颁发国家认可的职业讲师资格证书的机构在国内凤毛麟角。
　　由于高等教育体系的先天不足，无法准确把握行业脉搏，尤其是具体到领域内某行业的具体岗位的职业讲师培训更是无从展开。活动策划近年来虽然部分高校设立了会展专业，但由于老师偏重理论的特点，致使部分本科学生在毕业之后仍旧缺乏实际策划能力。
　　为此人力资源和社会保障部中国就业培训技术指导中心（CETTIC）早在几年前就开始联手制定职业师资培训标准，最终选定“金色讲台”（国内一开展职业师资培训的高端品牌）为其会展领域职业师资培训的唯一机构，并唯一授权其组织考试并颁发《会展策划师·师资职业培训证书》。
　　《会展策划师·师资职业培训证书》是由人力资源和社会保障部中国就业培训技术指导中心颁发，分初、中、高三个级别。