国际学术会议
邀请函
尊敬的张三 同志
本次国际学术会议定于20xx年12月15日,在高校大礼堂举行,特邀请您参加。 谢谢您对本次学术会议的大力支持
主办方
20xx年12月10日
国际学术会议
邀请函
尊敬的李四 同志
本次国际学术会议定于20xx年12月15日,在高校大礼堂举行,特邀请您参加。 谢谢您对本次学术会议的大力支持
主办方
20xx年12月10日
国际学术会议
邀请函
尊敬的王五 同志
本次国际学术会议定于20xx年12月15日,在高校大礼堂举行,特邀请您参加。 谢谢您对本次学术会议的大力支持
主办方
20xx年12月10日
家长会邀请函
制作说明
在实际工作中,我们常常需要编辑大量格式一致,数据字段相同,而数据内容不同,且每条记录单独成文、单独填写的文件,例如“工资单”、“成绩单”、“通知单”等,如果一份份地编辑打印,那工作量就会相当巨大。那么有什么办法减少这种枯燥无味的重复工作,从而提高工作效率呢?永中Office为您提供了“邮件合并”功能,该功能可以轻松满足您的这种需求,下面我们以制作家长会邀请函为例,为您详细介绍如何使用“邮件合并”功能:
在工作表中先建立一个学生信息表,该表中包含学生的“学号”、“姓名”、“性别”等信息,该表必须要包含标题行(即下表中“学号”、“姓名”、“性别”所在行),否则进行邮件合并的时候找不到合并域名,完成后的学生信息表如下图所示,最后将该文档保存,并将该文档命名为“家长会邀请函”。如果您有现成的学生信息表,那么可以跳过此步骤直接进行下一步。
创建一个文字处理文档,在文档中输入邀请函所要包含的内容,在需要填写家长名称的位置留空不填,如下图所示:
在邀请函创建完成后,下一步就是要将数据源导入到当前文档。在菜单栏选择“工具”>>“信件和邮件”>>“邮件合并”,如下图所示:
弹出“选取数据源”对话框,在框中选择名为“家长会邀请函”的文档,单击“打开”按钮后,弹出“选定工作表”对话框,保持该对话框中的默认设置,单击“确定”,进入“邮件合并收件人”对话框,如下图所示,如有不需要添加的学生姓名,可清空该名字左侧的复选框,本例中,默认选中所有学生的信息:
邮件合并收件人添加完毕后,弹出“邮件合并”工具栏,单击“插入合并域”按钮,从下拉列表中选择“姓名”,如下图所示。
姓名域插入至文档中后,单击“邮件合并”工具栏上的“编辑单个文档”按钮,弹出“合并到新文档”对话框,单击“全部”按钮,如下图所示,
这样,学生信息表中包含多少个学生,就自动生成了相应份数的家长会邀请函,如下图所示:
接下来的工作就是将邀请函打印出来,如果您的电脑是与打印机相连的,在“邮件合并”工具栏上单击“打印文档”按钮右侧箭头,从下拉列表中选择“打印文档”,如下图所示,这样邀请函就可以被打印出来了。
以上为家长会邀请函的详细制作过程,如果您在制作邀请函方面还有更好的想法和建议,欢迎登录新浪微博关注 @永中软件官方微博 或者@永中微办公 提出宝贵意见,或者登录永中软件官方论坛反馈。
无锡永中软件有限公司
20##年11月15日
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