常用公文格式标准
为进一步规范公司公文格式,参照《国家行政机关公文格式》,结合公司工作实际,特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。
一、请示报告
请示报告适用于向公司领导请示工作,请求答复、批准。
1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”(可加粗),之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,要简明扼要、层次清楚。
4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否,请批示”。
5、若有附件,在正文下空1行左空2字,标识“附件”,后标全角冒号和名称。公文仅有1个附件时,附件名称前不标识序号,有多个附件时,应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号(如“附件:1. ×××”);附件名称后不加标点符号。
6、最后以“××部门”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期之下。
8、请示报告的具体格式样本见附件1。
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二、报告
报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请,需要主管部门给予明确的审核意见。涉及到费用的报告均提交给财务信息部,由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告,请示报告中写明审核结论和意见建议,并附上申请部门的报告原件(或复印件)。人员调动申请向人力资源及管理部提交报告;办公物品采购申请向综合办公室提交报告。
1、标题用“关于×××××××的报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字(可加粗)写上“财务信息部(或人力资源及管理部、综合办公室)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,每自然段左空2字,回行顶格。
4、若有附件,格式见前文。
6、最后以“××部门”和日期结束,格式见前文。
7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期之下。
8、报告的具体格式样本见附件2。
三、通知
通知适用于传达公司领导的指示;部署工作;下达各类计划;要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。
1、通知的标题为“关于××××的通知”字样,用小2号宋体字 2
居中排列(可加粗)。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或特定的部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。正文格式参照前文所述。
3、以“商业管理有限公司(或发文部门)”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;日期的标识位置应居右空4字。
4、通知的具体格式样本见附件3。
四、工作联系函
工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题,向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。
工作联系函分为两类:一是发往集团公司相关部门的函件(含集团来函);二是商管公司内部各部门之间往来的函件。
工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚,让接收部门明白函件所要表述的意思。发函前,必须与对方进行充分沟通,并在函件开头写明双方沟通的情况。
凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。
1、发往集团公司的联系函:
1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
1.2、标题下空1行标注“报:董事长,总裁”,再下一行标注“送 3
接单位:集团配套部”,之下4mm处印一条与版心等宽的反线。
1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。
1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果,可以这样写“×年×月×日,经与贵部××商讨,就××问题达成如下意见:”。
1.5、若有附件,见前文中规定的格式。
1.6、另起一行写“要求工作完成时间:××××”,突出标明要求完成的时间节点。
1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾,日期格式参照前文。
1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:××”,由起草部门负责人亲笔签名确认。
1.9、下一行写“综合办公室负责人:××”,由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。之下,印一条与版心等宽的反线。
1.10、反线下分别写“接收部门(签收): ××”、“行政秘书(签收)××”字样。
1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。
2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函:
2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。重要函件也可以报送总裁 4
(格式参照前文)。
2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。再叙述问题,提出意见和要求。
2.4、若有附件,见前文中规定的格式。
2.5、另起一行写“要求工作完成时间:××××”,突出标明要求完成的时间节点。
2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾,日期格式参照前文。
2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:××”,由起草部门负责人亲笔签名确认。之下,印一条与版心等宽的反线。
2.8、反线下写“接收部门(签收): ××”字样。
2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。
五、公司正式红头文件
公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称为主体;置于主题词以下的各要素统称为版记。
1、眉首
文件头使用“商业管理有限公司文件”字样,使用一号宋体字,居中排列,用红色标识。下一行为发文字号,由发文代字、年份和序号组成,用小3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 5
2、主体
红色反线下空1行写公文标题,用小2号宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题下空1行,写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧顶格用4号宋体字标识,部门名称之后标全角冒号。
主送部门名称下1行,开始写公文正文,每自然段左空2字,数字、年份尽量不回行(可采用改变字体间距的办法进行调整),使用4号宋体字。
公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1. ×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。若附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
主体部分以发文部门和成文日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。
3、版记,包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。
“主题词”用小3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用4号宋体字;词目之间空1字。
再依次分行写“发:各部门经理”、“送:各副总裁、各总监”、“报:董事长、总裁”、“存:档案室”。
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印发部门和印发日期,位于“存:档案室”之下占1行位置;印发部门写“商业管理有限公司××部门”;印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
4、正式红头文件具体格式样本见附件6。
六、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
1、标题为“商管公司××××会议纪要”,用1号宋体字居中排列,红色标识。
2、标题下写“商管(×)字﹝××﹞××号”,红色标识,用4号仿宋字居中排列,发文字号格式参照前文,之后印一条与版心等宽的红色反线。
3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间:××××”、“会议地点:××××”、“参加人员:××××”、“会议主持:××××”、“会议记录:××××”。
4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。
5、最后附上版记,格式参照前文。
6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。
7、会议纪要具体格式样本见附件7。
七、附则
1、本标准由综合办公室负责制定并解释,自批准下发之日起执行。 7
2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文,所有报送政府机关部门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。
附件:1.请示报告的格式样本
2.报告的格式样本
3.通知的格式样本
4.发往集团的工作联系函格式样本
5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本
6.正式红头文件的格式样本
7.会议纪要的格式样本
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附件1
关于×××××的请示报告
公司领导:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
妥否,请批示。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
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附件2
关于×××××的报告
财务信息部(或××部门):
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
以上内容,请审核。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
10
附件3
关于×××××的通知
商管公司各部门:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
商业管理有限公司
××××(部门)
×年×月×日
11
附件4:(发往集团的函件格式)
商业管理公司工作联系函
报:董事长,总裁
送接收单位:
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:××××××
要求工作完成时间:××
商业管理有限公司
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
综合办公室负责人: 接收部门(签收): 行政秘书(签收):
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附件5:(内部函件格式)
商业管理公司工作联系函
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:××××××
要求工作完成时间:××
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
接收部门(签收):
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附件6
商业管理有限公司文件
商管﹝2010﹞×号
×××××(标题)
商管公司各部门:
××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××
商业管理有限公司
×年×月×日
主题词:×× ×× 发:各部门经理 送:各副总裁、各总监 报:董事长 总裁
存:档案室 商业管理有限公司××部门 ×年×月×日印制
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附件7
商管公司×××会议纪要
商管(×)字﹝2010﹞××号
会议时间:××××
会议地点:××××
参加人员:××××
会议主持:××××
会议记录:××××
会议内容
主题词:会议 纪要
发:各部门经理 送:各副总裁、各总监 报:董事长 总裁
存:档案室 商业管理有限公司××部门 ×年×月×日印制
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办公室常用公文格式标准
一、 通 知
用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作,交待任务;同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体 工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知属事务性通知的一种,会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备的材料等。
[范 例]
关于举办湘潭大学第十二届相声小品比赛的通知 各学院学生会、研究生会:
为促进校园精神文明建设,深化校园文化底蕴,丰富校园生活,加强各学院的联系,促进学生之间的沟通与交流,提高同学们的曲艺表演水平,我校将定于____年____月____日举办湘潭大学第十二届相声小品大赛。
湘潭大学大学生艺术团
_____年____月____日
二、 请假条
请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动文书。
[格式要求]
1.居中写标题;2.请假对象的称谓;3.请假原因;4.请假起止时间;5.祝颂语;6.请假人签名;7.请假时间。
[范 例]
请 假 条
尊敬的 老师:
因____________,__________同学需请假________月 _______ 日 ______节。请予以支持为感!
共青团湘潭大学委员会 _____年_____月____日
三、 证 明
证明信是各组织单位为证明有关人员的身份,经历以及与其事件关系而出具的信函,有公文式、书信式以及便条式三种。用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性,证实和说明人与事物具体表现或特性的专用文书。
[格式要求]
证明的格式由文种名称[证明],收信单位名称,正文,落款,盖印等主题组成。需要存根备查。
[范 例]
证 明
__________同学系我校外国语学院09级法语一班的学生,湖南郴州人,因赴西班牙演出,该同学未能参加外国语期末考试。由共青经湘潭大学共青团查证该学生在校期间表现优秀,学习良好,各方面表现出色,并能熟练。
该同学材料情况属实,特此证明。
湘潭大学大学生艺术团
______年____月____日
四、 请柬
请柬,也称请帖,是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,某些重大活动时发出的礼仪性书信。请柬的形式要美观大方,应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切,热诚,文字须准确、简练、文雅。
[格式要求]
1.标题“请柬” 2.称谓即被请者的单位名称或姓名。3.正文应写清活动时间,地点,内容。并用“诚挚…莅临指导衷心感谢你对共青团工作的支持和关心”等结束语。4.落款即发函者的署名与发函日期。
[范 例]
请 柬
尊敬的________:
湘潭大学大学生艺术团为庆祝建党九十周年系列活动之“飞扬的旋律–––钢琴交流会”演出定于___年___月___日(星期___)___(具体时间)在湘潭大学学生活动中心报告厅举行。诚挚邀请您莅临指导!衷心感谢你对共青团工作的支持和关心!
湘潭大学大学生艺术团
五、 申 请 ______年____月____日 申请书,是说明文与议论文的结合写作文体,其目的是说服申请书的评审人同意申请人的申请计划。
[格式要求]
1.标题。在第一行正文的正中写“xx申请书”
2.称谓。即申请人对组织的称呼,一般写“敬爱的xx组织”。定格书写在标题的下一行,后面加冒号。
3.正文。写明申请原因,申请事项等主要内容。
4.署名和日期。在结尾下一行写出:“申请人:xxx”并另换一行写_____年____月____日
[范 例]
关于领取学校俱乐部门票的申请
尊敬的校工会领导:
20xx年高雅艺术进校园活动由中国国家话剧院出品的话剧《青春禁忌游戏》将于______月______日在学校俱乐部上演,需要领取学校俱乐部门票。望予以支持为盼!
共青团湘潭大学委员会
_____年____月____日
六、会议纪要
会议纪要在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录 。会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、主持人、记录人等 。会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
[格式要求]
1、会议名称(全称) 2、会议时间 3、会议地点 4、主持人 5、记录人 6、出席会议人员 7、发言记录
[记录重点]
1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的解说;
2、各方的主要见解;
3、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
4、会议已议决的或议而未决的事项;
5、对会议产生较大影响的其他言论或活动。
湘潭大学大学生艺术团活动流程
一、 活动的申报审批
二、 活动的策划审批
三、 活动的财务预算
四、 活动的宣传及前期准备
五、 活动的开展,考核
六、 活动总结
七、 活动决算及财务报账
八、 相关活动资料的收集整理及归档
20xx公务员考试申论写作中的公文格式注意点申论考试中考公文已经不是什么新鲜事,但有关公文的格式究竟是否讲究,讲究到什么程度,众说…
济南电子机械工程学校文件济电字[20xx]1号------------------------------------------…
河北科技师范学院团委公文格式为了认真贯彻执行国务院最新发布的《国家行政机关公文格式》和学院下发的《关于公文格式统一标准的通知》,进…
公文格式说明一、纸张:国际标准A4型纸(210mm×297mm)。二、页边距:上下36mm,左右27mm。二、字体、字号:1.标题…
常考公文格式1、通知常考的通知主要是会议通知、事项通知、任免通知。通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下:(1)标题。…
公文格式1范围本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的…
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之三报告格式:(建议报告)关于××××××的报告院领导:根据×××××××××××…
建议报告关于××××××的报告院领导:根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…
公文种类一、请示适用于向上级机关请求指示、批准。“请示”应当一文一事。二、报告适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见,答复上…
最新国家标准公文格式(20xx年)标题(2号小标宋体)发文对象:(标题下一行顶格,3号仿宋)XXXXXXXXXX(正文3号仿宋体字…
公文与报告电脑排版格式一、页面设置(一)纸张大小:A4(二)页边距:左2.7cm,右2.7cm;上3.7cm,下3.5cm(技术报…