名片管理规定
分发单位
1. 目的
规范公司名片格式,统一管理,强化对外品牌形象
2. 主题内容与适用范围
采供部经理、销售部经理、采供员、销售员等经常对外联系的员工以及其他部门经理及以上级别的员工可以申请印制名片。所有本公司的名片管理均适用本规定。
3. 术语及定义
3.1 名片也称名帖,是各界人士在社会活动中通报姓名、介绍身份的卡片。
4. 职责和权限
4.1 人事行政部:负责名片规范管理及安排名片的印刷、通知发放的工作;
4.2 使用人员:负责按规定使用名片。
5. 工作程序流程图
6. 技术要求
无7. 作业程序
7.1 名片样式的设计及确定
7.1.1 公司名片样式实行统一化,由人事行政部依据公司形象安排人员进行名片样式设计。公司持有名片人员对名片样式有更好的建议,可向人事行政部提供意见,以供参考。
7.1.2 人事行政部设计好后的名片样式经总经理批准后即为公司的名片指定样式。
7.2 名片的制作申请及审批
7.2.1 需要印制名片的人员,需在人事行政部门领取《名片印制申请单》,详细填写内容。
7.2.1.1 部门员工印制名片须经部门领导审批后由人事行政部安排印制;
7.2.1.2 部门经理及以上级别的员工须向人事行政部提供名片信息,由人事行政部编排内容后安排名片印制。
7.2.1.3 已印制过名片的员工在印制名片时,注明名片内容没有改动,交一张名片样本即可;若名片内容有改动时,应填写《名片印制申请单》经审批后,交人事行政部安排印制。
7.3 名片的印刷
7.3.1人事行政部统一负责名片的印制安排;
7.3.2 公司正式员工可以申请名片的制作。试用期未转正的员工须经部门主管审批后方可申请。
7.3.3 名片的制作周期为七个工作日,所有员工印制名片需提前10天申请。
7.3.4 如遇特殊情况,急需用名片,请提前三天通知人事行政部,安排制作。
7.4 名片的领取和使用
7.4.1 人事行政部在名片制作完成后,第一时间通知员工领取名片。
7.4.2 公司名片只能用于与业务相关的场合,严禁滥用。
7.4.3 任何人不得私自印制公司名片,不得随意改动公司名片的样式。
7.4.4 申请适用名片的员工应如实填写《名片印制申请单》,不得私自修改个人信息,如职位等,如有特殊要求,须经批准后方可使用。
7.5 名片的作废与销毁
7.5.1 公司所有员工在离职时,由人事行政部统一收回并销毁其由公司印制的名片。
7.5.2 名片更新,旧版名片由人事行政部统一收回处理。
8. 相关文件
无
9. 相关记录
9.1 《名片印制申请单》
10. 附录
10.1 附录A:《名片印制申请单》 编号:FM·RS·0029
10.2 附录B:《培训成绩评估》 编号:FM·RS·001
附录A
名片印制申请单
文件编号:FM·RS·029 申请日期: 年 月 日
名片印制申请单
文件编号:FM·RS·029 申请日期: 年 月 日
培训成绩评估
MEMO
致:
由: 各部门长 人力行政部 抄送: 副总、助理 文号: SLY/HR044
页数: 2 日期: 20xx年4月6日
主旨: 名片管理制度
为了统一公司对外形象,规范名片管理,特制定本规定。
一、名片申请流程:
1、公司人员如因工作需要印制名片,须填写《名片制作申请表》并提交部门负责人审批;
2、销售人员按月由区域经理统一申请印制名片;
3、经部门审批同意后的申请表须转交人力行政部检查并确认申请人所属部门、职位的中、英文信息、电话号码等,并报人力行政部经理审批后安排印刷;
4、人力行政部名片印刷负责人员根据《名片制作申请表》内容,通知采购部联系印刷厂按照要求进行印制;
5、印刷公司根据所提供信息做出名片小样并交回人力行政部名片印刷负责人员一一核对名片上的版面与要求是否完全相符,信息准确无误并签字确认后方可印制,以防止由于未确认而产生费用损失;例如:名字或联系方式错误、字大小或字体不对、排版问题而导致名片不能使用;
6、印刷公司交货时,名片印刷负责人严格检查名片的版式规格、数量、内容信息均确认无误时,方可收货并安排付款;如因印制公司工作失误而产生的问题,例如:颜色不符、文字错误、纸质问题等,不予接受,要求印制公司重新提供;
二、备用保管及保留
1、每位员工不同时期不同版本的名片,人力行政部要保留一张以备查;
2、每位员工备用的名片由人力行政部统一保管,员工需要时填写申请并到人力行政部领用,人力行政部根据库存情况定期提出备用名片的印制申请;
3、名片更新:名片中信息发生变化时,需立即更新印制新的名片。
4、个人职位信息变更:正式员工因职位变更或工作性质需要使用不同的职位时需更换名片,需进行重新申请。
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三、名片作废及处理
1、作废名片一律由行政人员使用碎纸机处理,包括以下情况:
1)员工离职,由人力行政部门收回其名片处理;
2)名片已更新,旧版名片人力行政部收回处理。
四、附则
1、名片的印制由人力行政部门总负责。任何人等未经审批同意不得擅自改变名片的版式及相关内容;
2、富余名片的保管和作废名片的销毁由人力行政部负责;部门主管检查和监督;
3、人力行政部名片印刷负责人员有责任定期检查名片库存情况并提出续印申请;
4、人力行政部名片印刷人员有责任记录、统计名片印刷领用的情况,并提交人力行政经理;
5、所有名片的印制记录人力行政部都要有备存,任何人任何阶段的名片印好后人力行政部都要拿出一张留档;
签署/日期:
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名 片 申 请 表
申请日期: 2012.11.2
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