文字材料格式规范

为统一集团各类文字材料格式，提高页面排版质量，现对文字材料的格式规范如下：

一、文字材料的格式

文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。

（一）标题。标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。标题较长需回行时不能把完整的词拆开。标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。

（二）正文。正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。

1.层次序数要求。文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。

2.字体要求。正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下 1

用仿宋体。除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。

（三）行文机构。写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。

（四）行文日期。文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。

（五）附件。附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称较长需另起一行时，应当与附件名称的文字对齐，序号后面用小圆点，例如“附件：1．×××”，附件名称后不加标点符号。附件内容置于正文落款之后并另起一页，首页左上角顶格用三号黑体字标注“附件”2字，有顺序号的应标注，附件的序号和名称前后标识必须一致。

二、文字材料的装订

（一）打印及印刷。文字材料应双面打印或印刷，多页打印装订时应标注页码。对外报送或比较正式的文字材料应使用 2

激光打印机打印，不可使用针式打印机打印。

（二）用纸及格式。采用国际标准A4型纸，页面设置的页边距上下各为2.54cm，左右各为2.8cm，并根据篇幅合理调整行距、字距，行距为单倍行距，字距为标准字距，一般每面排22行，每行排28个字（含标点符号）。

（三）装订。左侧装订，订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l／4处，平订钉锯与左页边间距为5mm - 8mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

三、其他要求

（一）文字材料为单页且内容较少时，为确保页面美观，应将文字调整到页面中偏上位置，并扩大行间距。

（二）篇幅较大（超过10面）时，在不影响整体效果的前提下，可通过缩小字号或行间距的方式进行适当调整。

（三）文字材料的末页单页面字数较少时，可通过适当缩小行间距的方式去除此页面；如无法缩小，也可通过适当扩大行间距的方式使此页面字数增加，增强整体的美观效果。

（四）文字材料中的表格一般作为附件，且必须是用“Word”制表，不可使用“Excel”制表或制表后再复制。制表应力求美观、合理，字体及字号使用恰当，可参照集团各类发文中表格样式。

（五）对外报送的文字材料，如对方有特殊要求，应遵循对方提供标准。

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第二篇：文字材料格式规范

人才培养工作评估整改文字材料格式规范 --------山东商务职业学院

一、评估文字性材料尽可能采用Word格式

（一）页面设置

纸型：原则上采用A4型（210 mm x 297 mm）。 行间距：固定值25磅；字间距用默认值。

页边距：上、下各空2.6cm；左、右各空2.8cm；页眉、页脚各空1.5 —1.75cm。

页眉：无。

页脚：宋体，小五号，居中。

排版方向：一般应采用纵向打印方式排版。

装订线：0 cm。

（二）字体、字号

1、标题：除法规、规章等加书名号外，一般不用标点符号。标题采用二号或小二号宋体加粗（如有副标题，用三号宋体）；可分一行或两行居中排版，换行时，要保持词意完整，排列对称，间距恰当；一级标题采用小三号黑体，二级标题用小三号仿宋_GB2312加粗，其他标题与正文格式一样，用小三号仿宋_GB2312。

2、正文：标题下空一行成文，采用小三号仿宋_GB2312；每个自然段首行左空2个字，换行顶格；数字、年份不换行，可通过调整字间距进行排版。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”，原则上第一、第二层标题独立成行，不加标点。

3、附件：材料如有附件，在正文下一行左空两个字用小三号仿宋_GB2312标示“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字（如“附件1、××××”）；附件名称后不加标点符号。

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4、落款：正文下一行右侧下方标注成文日期（如二○○九年六月二十日）加盖公章。

（三）汇编性材料

要求内设目录，以便检索；附加封面，正上方居中标明材料名称，下方标注成文日期并加盖单位（部门）公章。

（四）制度性材料

要求结构按照引言、正文及文末三部分展开。引言部分要说明制度的制定依据和目的；正文部分要求范畴界定准确，不重复、不遗漏，与其他制度之间要相互呼应，采取板块结构，逐条规定，逻辑性强，大的制度要有执行时间及解释部门；文末注明公布时间。

二、评估表格

（一） WORD表格

1、标题用二号宋体加粗。

2、内容用小四仿宋_GB2312。

3、边框用1/2磅黑色线条。

（二） Excel表格。

1、页面设置

纸型：原则上采用A4型（210 mm x 297 mm），特殊规格材料可采用A3型。

页眉：无。

页脚：宋体，小五号，居中。

页边距：根据表格大小实际需要设置，但要注意预留左侧（竖表）或上侧（横表）装订距离1一1.5 cm。

边框：主表格和单元格加上默认边框。

2、制作要求

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（1）标题：采用宋体20一24号加粗，可分一行或两行，水平、垂直方向均居中对齐；换行时，要保持词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）表内文字：采用仿宋_GB2312：12一14号，比例（率）保留小数点后一位并加%；水平、垂直方向均居中对齐；表内出生年月或毕业时间采用6位阿拉伯数字（200907）。表格左侧上方为完成单位，要求加盖单位（部门）公章；右侧上方为填报日期，年月日采用阿拉伯数字（如20xx年6月20日）；表格下方右侧依次为填报人和审核人（单位主要负责同志）签字栏。

三、书面材料装订要求

采用左侧1—1.5cm两根针装订。

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