公司档案管理制度及流程

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动

中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政中心：

1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案

的安全；指导公司的档案管理工作。

5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、 各部门主管人员

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、 各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a) 归档范围及移交时间

b) 档案资料的标识

行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c) 档案资料的日常管理：

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。

d) 档案借阅

⑴ 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、 档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声

像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a) 公司规定的密级文件；

b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c) 合同、协议书等正本及过程资料；

d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；

b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；

⑶电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。

6、档案移交公司的流程

a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b) 行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方

各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b) 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。

公司图书资料管理制度（备用）

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。

3、 购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

4、 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、 期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。

6、 员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、 相关记录

1、 《文件（合同）管理记录目录》

2、 《文件档案移交目录》

3、 《档案移交清单表》

4、 《档案借阅审批单》

5、 《档案分类编号表》

6、 《受控文件清单表》

7、 《档案目录》

文件（合同）管理记录目录

移交目录

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案移交清单表

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单

记录编号:日期：

档 案 目 录

档案分类编号表

FLS+部门+类别+年份+编号文件

 

第二篇：档案管理制度及流程2

档案管理制度及流程

第 I 条 目的

建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。 第 II 条 适用范围

本标准适用于公司所有员工。

第 III 条 定义

1.档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

2.借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。

3.档案管理部门：指行政人力部

4.一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。

5.二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。

6.三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。

第 IV条 档案使用审批权限

1.总经理：审批一级档案使用申请。

2.行政人力部负责人：审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。

3.申请人部门经理：审批三级档案使用申请。

4.行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。

第 V 条 档案分类分级(种类)

行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部负责人审批后，发各部门执行。

档案种类包括，但不限于：

1.制度性文件：各项规章制度、管理办法等。

2.会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、

会议纪要等。

3.计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。

4.证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

5.汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等。

6.声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等。

7.题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

8.技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。

第 VI 条 公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。

2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、

短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。

2.1.4.1永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，

列为永久保管。

2.1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文

件材料，列为长期保管。

2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 第 VII 条 档案归档及要求

1.各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。

2.对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部档案室移交。行政人力部对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。

3.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

4.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起。

5.立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐（用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定）。

6.填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

7.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

8.声像档案的录制必须详细记录事由时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

9.档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。

第 VIII 条 档案档案资料的日常管理

1.公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。

2.部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索利用。

3.文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

4.行政人力部负责财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

5.财务类的档案由财务部门负责归档与保管。

6.其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部。

第 IX 条 档案的使用与保密

1.借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案外借原则上只借复印件，档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》，按权限完成审批程序后，档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。

2.借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。

3.借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。

4.借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

5.外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

6.外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导批准，对摘抄的材料要进

行审查、签章。

7.外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。

8.档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作。

9.对已到保密期限的档案，经行政人力部经理同意后解密，并对解密档案作一般档案管理。

10.员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续，经行政人力部经理审查无误签字后，才能离职。

第 X 条 档案销毁

1.行政人力部对已失去利用价值的档案，申请销毁，销毁时，行政人力部必须写申请销毁报告，编制《档案文件销毁审批清单》，经部门负责人审核，行政人力部分管领导审批确定，一级档案须报总经理审批。经批准销毁的文件应留存半年，确无保存价值后再销毁。

2.执行销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销，监销人不得少于三人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。

附件：相关表单

本规定自发布之日起执行。