商务邮件之询问邮件的基本写法

メールで質問して履歴を残す。

发邮件询问，保留通讯记录。

ビジネスにおいて、口頭でやり取りした際、記録がないため、ちょっとした言葉の言い回しや思い込みなどでお互いに誤解が生じ、後からトラブルになってしまう場合があります。 商业中口头交流时，由于没有记录，经常会由于措辞及自己钻牛角尖等相互间产生误会，导致之后发生纠纷。

こうしたトラブルを避けるために、お互いのやり取りの履歴が残るよう、あえてメールで質問する場合があります。

为了避免这样的纠纷，留下双方交流的记录，有时会特意用邮件询问。

しかし、質問なのか何なのか最後まで読まないとわからない、ダラダラ長文では伝わりません。気持ちよく回答いただくために、整理して質問しましょう。

但是，如果邮件过于冗长，非要读到最后才明白的话，应该也传达不清楚询问的内容吧。为了让对方能够轻松回答，我们整理好问题再询问吧。

1.メールで質問をなげかけるなら、ひとこと断ってから

1.发邮件询问问题的话，应在邮件开头说明

2.質問は箇条書きが原則、長くなるなら見出しをつけよう

2.分条列举问题，添加标题，避免过长

3.関係者にも同報して情報をシェアしよう

3.与相关责任人共享信息

では、例を見ながら考えてみましょう。

下面，让我们根据例子来理解吧。

悪い例

错误示例

お疲れ様です。

SE部の山田と申します。

教育部ホームページ「プロジェクトマネジメント研修」募集をみました。

先着25名までとなっており、募集締切日の記載がないようですが、

すでに定員に達してしまいましたか？

まだ空席がありましたら第2回のほうに参加したいのですが、 どうやって申し込んだらよいでしょうか？

もし第2回が満席であれば、第1回でも構いません。 また、私はPMP資格を保持しておりますので、

この研修を受けることで資格維持のポイントになるのかどうかも あわせてお知らせいただけますか？

よろしくお願いします。

您辛苦了。

我是SE部的山田。

我看到了教育部主页上的【项目经理研修】的招募信息。

规定是报名的前25名可以参加，好像没有写明报名截止日期， 现在名额已经满了吗？

如果还有名额的话，我想参加第二次的研修，

需要怎么报名呢？

如果第二次的研修名额已满的话，第一次的也可以。

还有我持有PMP的资格证，

此次研修可以为PMP资格更新加分吗？

希望您能回答我的以上问题。

请您多多关照。

この内容では、いきなり本文に入り、質問のメールだということがわかりにくく、また、長々と続いていくので相手も何に回答していいのかわからないものになっています。上述のポイントを取り入れ、相手に気持ちよく回答してもらえる質問メールを作成しましょう。 这份邮件突然进入正文，不能一浏览就知道是一封询问邮件，并且正文内容冗长，对方也不知道要回答什么。根据这几点，我们来写一封让对方可以轻松回答的邮件吧。

良い例

正确示例

お疲れ様です。

SE部の山田と申します。

お忙しいところ申し訳ありませんが、

「プロジェクトマネジメント研修」について教えてください。

1.いまからでも応募できますか？

2.可能であれば申込方法を教えてください。

（第1希望：第2回 第2希望：第1回）

3.この研修はPMP資格維持のポイント対象ですか？

お手数をお掛けします。お返事お待ちしております。

よろしくお願いします。

您辛苦了。

我是SE部的山田。

百忙之中实在抱歉，

关于【项目经理研修】有以下疑问，希望您能给予解答。

1.现在还可以报名吗？

2.如果可以的话希望您告诉我报名方法。

（第一志愿：第二次第一志愿：第一次）

3.此次研修是否会为PMP资格的更新加分？

不好意思麻烦您了。等待您的回答。

请您多多关照。

質問をする場合、相手には必ず返信を求めるものです。質問メールは相手にある程度の負担をかけるものと心得て、本文の冒頭に一言“メールで質問することについて”断りを入れるのが気持ちよく読んでもらえるポイントです。

发送询问邮件时肯定是希望对方回信的。如果能意识到询问邮件会给对方造成一定程度的负担，在邮件的开头加上一句“我有一些问题想询问一下”，会让对方心情愉快地读下去。 そして、何が知りたいのかを頭で整理し、必要な項目だけシンプルに箇条書きにします。 然后，整理好自己想询问的问题，分条列举必要项目。

このように箇条書きにすれば、回答する際には質問文を引用して、

「1.今からでも応募できますか？」→はい、できます。

といったように、簡単に回答でき、相手にも負担をかけません。

像这样分条列举的话，回答的时候就可以直接引用了，

【1.现在还可以报名吗？】→是的，可以。ｘ

这样可以直接回答，就不会给对方造成太大负担。

また、質問内容を相手に説明するため、やむを得ず長文になってしまう場合は、質問の主旨に見出しをつけるとよいでしょう。なお、質問の内容が複数の人に関係する場合は、CCやBCCを使って同報してシェアをすることで、伝達ミスを防いだり、報告する内容を省略できます。

有时为了向对方说明问题而不得不长篇叙述时，最好用小标题标明问题主旨。如果询问的问题涉及其他人时，可以使用抄送、密抄和大家共享信息，为防止信息传达错误，可省略向抄送对象汇报的内容。

 

第二篇：法语商务函件的写法

法语商务函件的格式

通常所见的法语商务函件，一般有如下九个部分的内容构成：

１．函件抬头（信头）（En-tête）

２．函件编号（Références）

３．致函事由（Objet）

４．收信人（或企业）的名称和地址（Mention sur le destinataire-le nom et l’adresse du destinataire）

５．写信人的地点和日期（Lieu et date de la création de la lettre）

６．收信人的称谓（Titre de civilité）

７．函件正文（Corps de la lettre）

８．署名（Signature）

９．附件（Pièces jointes）

一般格式为：将一张纸分为三等分，从上到下，第一个１／３部分容纳１－５部分内容，其余的２／３容纳剩余４部分内容．

但此划分不是绝对的．如果正文内容略多，就可以将第６至第９部分所占纸面比例扩大．

具体写法:

一．函件台头（en-tête）

１．台头的内容：通常为５项内容

a．发信人的企业或公司的全称

b．发信人的企业或公司在法律上的组织形式（forme juridique de la société）和注册资本

（capital social）〔尤其对股份有限公司和有限公司而言，作这样的注明是必需的．Ex：Société anonyme au capital de 60 000 E〕

c．地址（adresse）．包括城市名称、邮政编码、路名和门牌号码。

d．电话（Tél）、传真（Télécopie）、电子信箱（E-mail）、特别递送企业邮件（Cedex, Courrier d’entreprise à destination exceptionnelle的缩写）。通常标有Télécopie的，便不再标Cedex 。 e．需要公之于众的其它信息（工商企业登记薄号码、银行帐户号码和邮政支票帐户号码等等）。

此部分可以与前面四部分内容放在一起，也可以将其放在信笺的下方，与信笺下边缘空一行半。

２．台头的位置

一般在信笺上方居中处，但也有其它格式，如将a、b两项放在信笺左上方，将c、d等项放在右上方。还有在信笺左上方印有“发信人的企业或公司”的商徽，将“企业或公司名称”及“地址”居中，将其它信息列在右上方等等。这些都是出于设计美观或标新立异方面的考虑。

二．函件编号（Références）

通常为两行。置于左侧，与收信人的名称和地址之间无需空行。

编号的作用，在于便利文件的归类和检索。

a．来文编号（V/Réf, Votre référence的缩写），指已经收到的对方（即本函件的收信人）来函编号。

有些函件还会在来文编号中标上相关内容，比如：V/Réf : LK/AD 208。LK指撰写或口授函件者姓名的起首字母；AD则指用电脑或打印机直接输入打印此封函件者姓名的起首字母；阿拉伯数字则是函件的顺序编号。

b．本文编号（N/Réf, Notre référence的缩写），指本封函件的编号。如：N/Réf CLD/CP 62。CLD指撰写或口授函件者姓名的起首字母；CP则指用电脑或打印机直接输入打印此封函件者姓名的起首字母；阿拉伯数字则是函件的顺序编号。

三．致函事由（Objet）

通常为一行，置于左侧，与函件编号之间无需空行．

扼要地提示本封函件的主题．

并非每封商务函件都要注明致函事由，但大多数都有致函事由．

＊用法语写时名词不带冠词

四．收信人的名称和地址

（Mention sur le destinataire）

通常为六项内容，置于信笺右侧（左对齐），与台头之间空两行。

a．收信人的名称和地址有三种处理模式： 通常模式

公司名称（Société Informatique）

门牌号码、路名（62, rue des Vinaigres）

邮编、城市名（75010 PARIS）

国家名（FRANCE）

当寄信人认识收信人情形下的处理模式

公司名称（Société Informatique）

收信人姓名（à l’attention du Monsieur Martin）

门牌号码、路名（62, rue des Vinaigres）

邮编、城市名（75010 PARIS）

国家名（FRANCE） 要把函件寄给某一具体部门时的处理模式

公司名称（Société Informatique）

部门名称（Service du personnel）

门牌号码、路名（62, rue des Vinaigres）

邮编、城市名（75010 PARIS）

国家名（FRANCE）

b．电话

c．其它

五．写信人的地点和日期

（Lieu et date de la création de la lettre）

通常为两行，放信笺右侧，起首与收信人的名称和地址左对齐，或比其略靠一些． 与函件编号、致函事由之间空一行。

城市名写在日期前，即写在第一行，后面要用逗号。词首字母须大写。

日期写在第二行，月份用法语书写，月份词首字母无须大写。日期也可以与地点写成一行。 如：

Lyon,

Le 16 mars 2007 或者 Lyon, le 16 mars 2007

六．收信人的称谓

（Titre de civilité）

称谓后面要用逗号。称谓不能缩写，如Monsieur不要缩写为Ｍ。如果收信人担任一定职务，应把职务也写上，职务名称的第一个字母须大写，如Monsieur le Directeur. 称谓与写信人的地点和日期之间空两行

Dans le titre de civilité, n’indiquez pas le nom de famille du correspondant. Ecrivez simplement ? Madame ? ou ? Monsieur ?. Si vous envoyez votre lettre à une société, et pas à quelqu’un en particulier, écrivez ? Madame, Monsieur, ?.

Vous devez reprendre le titre de civilité à la fin de la lettre, dans la formule de politesse.

Il est choisi en tenant compte de deux éléments : qui est le destinataire de la lettre et quel type de relation on entretient avec lui.

-- lorsqu’on hésite, l’emploi de ? Monsieur ? ou ? Madame ? est toujours correct et de toute fa?on préférable à une erreur ;

-- quand une personne a plusieurs titres, on choisit le plus important.

Si l’on s’en tient à l’usage, un homme écrivant à un autre homme l’appellera ? Monsieur ? ou ? Cher Monsieur ? s’il le conna?t bien, un homme écrivant à une femme dira seulement ? Madame ?. Ne jamais employer ? Mon cher Monsieur ? ou ? Cher Monsieur Untel ?, ni ? Chère Madame ? ou ? Chère Madame Unetelle ?.

Il faut cependant signaler une tendance nouvelle qui se manifeste surtout dan sles circulaires

publicitaires telles que nous en recevons tous les jours dans notre bo?te aux lettres. Leur argumentation psychologique consiste à émouvoir la clientèle en traitant le futur acheteur comme s’il s’agissait d’un ami ou d’un proche.

Dans ce cas précis, toutes les formules déconseillées sont utilisées : le marketing préfère l’impact à la rigueur linguistique ou à l’élégance du style. Ex : ? Cher Client et Ami ?, ? Chère Madame Durand ?, ? Chère Amie ?, etc.

Si le destinataire a un titre important, il faut le mentionner : ? Monsieur le Ministre ?, ? Monsieur le Président ?, etc. Les notaires, avocats, avoués, artistes célèbres sont appelés ? Ma?tre ?.

Le mot ? Madame ? ou ? Monsieur ? n’est jamais abrégé dans le titre.

七．函件正文

（Le corps de la lettre）

与称谓之间空两行，正文每一段落之间空一行．每一段句首开头可顶格（美式），也可空４个字符（法式）．

正文主要包括如下四个部分的内容：导语（l’introduction）、详述（le développement）、结论（la conclusion）和结束语（la forme de politesse）。

导语应直接切入主题。详述是对导语中提出的事项进行详细叙述，并对其它有关事项进行叙述。详述按内容需要进行分段，每一段主要表达一个意思。结论就详述中所涉及的事项提出己方的处理意见。结论同样按内容需要分段，每一段主要表达一个意思。正文通篇要求行文简洁明了。

结束语通常只是一个句子，该句子常常以一个动词的命令式开头，比如“Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées”, “Recevez, Monsieur, mes salutations”等。

Pensez à faire des marges sur les c?tés. Faites beaucoup de paragraphes.

Il se compose d’une introduction, d’un développement, d’une conclusion, d’une formule de salutations. Vous pouvez employer le ? je ? ou le ? nous ?, mais pas ? je ? et ? nous ? dans la même lettre.

Dans l’introduction, commencez par faire référence à ce qui s’est passé. Par exemple : ■Je fais suite à notre entretien téléphonique du 3 mars.

■Nous vous remercions de votre lettre du 3 mars.

Dans le développement, on transmet une information et / ou on formule une demande. Voici des expressions extraites de différentes lettres :

■Nous vous prions de bien vouloir nous adresser…= Nous vous demandons de…

■Nous sommes heureux de vous informer…= Nous avons le plaisir de…

■Nous avons le regret de ne pas pouvoir…= Nous regrettons de…

La formule de salutions est souvent précédée d’une conclusion (une attente, un espoir, des remerciements, etc.). Par exemple : ? Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de recevoir... ? Quelques formules toutes faites pour gagner du temps Un service commercial expédie souvent des courriers semblables. On emploie dans ce cas certaines phrases qui sont toujours les mêmes.

Formules d’introduction

? Nous accusons réception de votre courrier du ... ?

? Votre lettre du ... nous est bien parvenue ?

? Nous avons pris bonne note du désir exprimé par votre lettre du ... ? ? Nous vous avons informé par notre lettre du ... ?

? Comme suite à notre conversation téléphonique de ce jour ...?

? Nous vous confirmons notre lettre du ...courant par laquelle ... ? ? Pourriez-vous m’expédier le plus t?t possible ... ?

? Veuillez nous adresser par retour du courrier ... ?

? Nous vous prions de prendre note de la commande suivante ?

? Nous acceptons les conditions proposées dans votre lettre ?

? En réponse à votre lettre du ..., nous vous prions de trouver ci-joint ... ?

? Nous avons bien re?u votre commande du ... et vous en remercions ?

Formules qui situent l’objet de la lettre ? Pourriez-vous me faire savoir ...?

? Nous vous serions obligés de nous indiquer ... ?

? L’examen de votre compte montre que vous restez redevable de la somme de... ?

? Sauf erreur de notre part, nous vous rappelons que notre facture ... ? ? Vous trouverez ci-joint un chèque bancaire (ou chèque postal ou mandat-lettre) no..., de ... F, et nous vous serions obligés pour la bonne règle de nous en accuser réception.?

? En règlement de votre facture, nous vous prions de trouver... ?

? En règlement de votre relevé de compte du..., j’ai fait virer à votre compte no...à..., la somme de... ?

? Nous regrettons vivement l’erreur qui s’est glissée ?

? Nous avons le regret de vous informer... ?

Formules de politesse

La règle veut que l’on reprenne exactement le titre dans la formule de politesse. Signalons que cela n’est plus toujours respecté dans les circulaires publicitaires, qui ont adopté un ton plus humoristique et plus léger. On y trouvera par exemple le titre de ? Chère Madame ?, puis la lettre s’achèvera par ? A bient?t ! ?

Parmi les plus courantes, on peut citer :

? Sentiments distingués ?, formule passe-partout employée pour les personnes que l’on ne conna?t pas.

? Sentiments les meilleurs ?, formule plus familière employée d’égal à égal ou de supérieur à inférieur.

? Sentiments dévoués ?, de fournisseur à client, d’employé à employeur.

? Respect ?,de plus jeune à plus ?gé.

? Très haute considération ?, réservée à des lettres solennelles, pour un haut fonctionnaire, un ministre, etc.

On écrit parfois des phrases très brèves comme ? Sincèrement v?tre ?, ? Avec nos salutations ? ou ? Salutations distinguées ?, dans les lettres qui ont un caractère impersonnel, telles les commandes.

八．署名（Signature）

通常分为三行。一般置于右下方，但有时也放在左下方，与正文中的结束语之间空一行。 a．发信人的职务

b．发信人的签字（手写）

c．发信人的姓名

a、c左对齐或居中，排序也可c、b、a或b、c、a。

如果职务名称较长，为了强调自己的身份，郑重其事，尊重对方，则可将其他修饰语的第一个字母大写。

如：Le Directeur Commercial。

P.O / P.P

有时，在署名签字的边上，注有上述缩写字母，分别表示奉命签字（ P.O, par ordre）或是代理签字（ P.P, par procuration）。

在签字人以署名人的名字签字的情况下，他的签字被视同于署名人的签字。

九．附件（Pièces jointes）

通常为两行。与署名之间空行。

a．可以在附件（P.J., Pièces jointes的缩写）后标注附件项的数目．

b．简略地表述附件的内容．

例如：P.J. : 1

Copie de V/accusé de réception

Evitez

--de commercer une lettre par ? je ? ou par un participe présent, quand cela est possible. --de prendre un style qui se veut ? commercial ?.

--de confondre langage parlé et langage écrit : ? ?a fera l’affaire ? pour ? cela conviendra ?. --les phrases longues, le remplissage inutile, les pronoms relatifs nombreux.

--les termes techniques, compliqués, ou qui prêtent à confusion (le mot ? h?te ?, par exemple). --les périphrases : ? Vous n’êtes pas sans savoir ? pour ? Vous savez ?. Elles aboutissent souvent à un contresens comme : ? vous n’êtes pas sans ignorer ?pour ? vous savez ?.

--les mots ou phrases solennels.

--les constructions de phrases qui sont fausses. Le sujet doit être le même dans la proposition principale et la ou les subordonnée(s) : ? En vous remerciant, veuillez agréer ? est incorrect, mais ? En vous remerciant, je vous prie d’agréer ? est correct ; ? Toujours dévoués à vos ordres, recevez ? est incorrect, mais ? Toujours dévoués à vos ordres, nous vous adressons ? est correct. --de confondre l’emploi des mots ? croire ?, ? agréer ? et ? recevoir ? : on croit à ce qui ne se voit pas (une idée, un sentiment, le respect, le dévouement), on re?oit ou agrée ce qui est extériorisé, exprimé (les salutations, l’expression des sentiments).