外贸英语往来信件，包括传真，电邮，信函等，是当今国际贸易交流中的主要载体，其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的英语往来信件必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，最好还要可以体现出成熟的业务思维。

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系，而这个建立关系的开发函的内容，个人认为可以包括如下内容：

第一：说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。

作为贸易商，个人SOHO者，可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍，或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料；也可以在交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。

因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1） We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.

2） Mr.Bowins, Head of Arcolite Electric AG has recommended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.

3） We have obtained your name and address from the Internet.

4） Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt. 当然还有很多的英文表达方式，我就不一一列出来了，反正大家只要知道就行。 第二： 言明去函目的

一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立市场，拓宽产品销路为目的。所以我们可以有如下的表达方式：

1） In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.

2） We are writing to you to establish long-term trade relations with you.

3） We wish to express our desire to enter into business relationship with you.

第三：本公司概述

我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍，以及对公司某些相对优势的介绍，比如：经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。我们可以用英文如下表达：

1） We are a leading company with many years' experience in machinery export business.

2） We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.

3） We have our principle as "Clients' needs come first".

4） A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.

5） Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in coasted and inland areas.

第四：产品介绍

这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求，比如需要某某服装，那么我们会选取某某服装进行具体的推荐性介绍，反正就是针对客户需求的特定介绍；如果我们只拿到客户的名片，不太清楚客户的需求，那么我们就把公司经营产品的整体情况，如质量标准，价格水平，打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。

当然附上目录，CATALOGUE，报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。

1） Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and competitive price.

2） We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.

3） Our products are enjoying popularity in Asian markets

4） To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference. 第五：激励性结尾

一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。

1） Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.

2） We are looking forward to your specific inquiries.

最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。

比如你在展览会上和客户拍的合照，可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，也可以更加表达你和客户的友好关系。

比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD，或者客户一直在找的一本书等等，你可以随着寄样品时一起寄出，让客户知道你一直关心着他们，你的SERVICE一直是最优秀的，你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方，会让客户更加放心你的做事态度。

暂时就这些吧，如果我想起来更多的，会再补充进来。

希望对大家有用，呵呵。

We can give you a discount if you order for immediate shipment.

如果你的订单是马上出货的话，我们可以打折。

We may be able to work out a better deal for you.

我们也许可以想出一个对你们有利的办法。

I don’t think we’ll be able to pay this price.

这种价钱我们恐怕没办法接受。

I’m sure you’ll find that we are very competitive now.

Let’s see if we can work it out to your satisfaction.

我们看看是否有什么办法能让你满意。

我敢说你们一定会发现，我们现在的价钱是不怕别人竞争的。

Fine. I’ll start the paperwork for your order right away.

好啊，那我立刻就为你们的订单做准备了。

What is your best price on this item?

此一品目的最低价是多少？

We may be able to work out a better deal for you.

我们也许可以想出一个对你们有利的办法。

a.I think that the price of your products is on high side.

我认为你方价格偏高。

b.With your price I’m afraid you’ll stand very little chance of obtaining the business. 按你这个价格，恐怕你获得这笔交易的机会甚小。

c.To have this business concluded, you need to lower your price at least by 10 percent, I believe. 我认为要达成这笔交易，你至少要降价10%。

d.Our price is reasonable, compared with that in the international market.

我们的价格与国际市场上的价格相比还是合理的。

e.The price of ..is acceptable, provided you increase the quantity of your order to ..

……价我方可以接受，但条件是你方应奖订货数量增至……

f.Let’s meet each other halfway.

我们各让一半吧！

 

第二篇：电子商务成功秘诀之：如何写好外贸客户开发信

电子商务成功秘诀之：如何写好外贸客户开发信

经常听到一些外贸新人抱怨，投入大量的电子商务推广费用以后，收到了大量的客户“询盘”，每次回过去自己的新客户开发信，经常得不到客户的回复。有些公司要求外贸业务员每天发一定数量的客户开发信，但是这些客户开发信往往石沉大海，或者跟客户沟通和跟进了几次就没下文了。久而久之，很多外贸新人就失去了信心，很多外贸业务员就是这样被淘汰掉了。一个网络定单从“询盘”到最终成交里面的因素很多。但是写一封高效的客户开发信是网络定单成交的基础和根本。以下10点是根据我们多年的网络贸易经验得出，跟大家做分享。

第一：外贸客户开发信学术味不要太浓

现在很多外贸新人都是国际贸易专业毕业的，大部分都学习过大学教材《外贸函电》等专业外贸教材，其实根据我们多年的外贸经验，我们在大学时候学习的外贸函电之类教材，其实跟现实的外贸实践离的很远。有些甚至是严重脱节，因为这些教材的编者更多是没经历过外贸实践的学院派。大学时候我们的教授苛求，外贸开发信要写的四平八稳，苛求语法精道，标点符号，其实在一般产品的外贸交易中，我们对外贸信函的要求很简单，就是简洁明快的说清楚事情，说明白观点。这个观点我跟我很多客户进行过探讨和论证，他们都认可，其实老外非常忙，特别是成功采购商。每天需要看好几百封信，所以好的客户开发信的基础是简洁明快的说清楚事情和观点。这个问题是刚刚毕业的大学生最容易犯的错误希望大家一定要注意。

第二：写客户开发信的前提是经过充分的市场调研。

现在很多外贸业务员每天的工作就是发大量的客户询盘信，工作一天非常忙碌和辛苦。但是第二天满怀信心的打开邮件，要么是系统退信，要么是毫无回复。久而久之新业务员就信心锐减，很多新业务员就是这样淘汰掉了。其实我们在发业务信前应该对自己的行业，自己的产品，自己的公司竞争力有个非常清楚的了解。比如说你应该知道自己的产品报价在行业中属于什么位置，有没有竞争力，还有你企业的核心竞争力在哪里，所以在发大量的客户开发信前，做个好充分的市场调研非常关键的。我跟大家分享几个外贸市场调研的小技巧

1：向公司的老业务员交流，学习。

其实这是个最土也最有效果的方法，每个公司都有资历深厚的老业务员，他们有着非常丰富外贸行业经验，他们对行业，对产品有着非常独到见解和看法。刚刚入公司的业务员如果可以得到老业务员的指导，对行业，产品的价格优势等会了解的非常快，比较能在段时间内明白自己公司和产品的核心优势，这样写客户“询盘信”针对性高了很多。

2：保持每天浏览商业资讯网站的习惯

我一直认为成为一个好的电子商务销售人员，保持一个好的学习习惯是非常，对贸易新人来说每天浏览商业资讯网站是必须的，专门的行业网站资讯平台，国外的商会网站，中国驻各国大使馆经济商务参赞处网站等。通过每天浏览商业资讯网站的习惯，让一个外贸新人快速准确掌握行业的资讯。

3：外贸公司本身多组织新业务员的业务沟通培训

我们在日常实践中经常遇到很多发展初级的外贸公司，新员工进来公司没有任何系统的培训，仅仅给廉价

的基本工资和3个月期限。3个月做出业务就留下，否则就淘汰。其实对外贸新人给予系统正规的业务培训是非常必要的，在内贸业务员其实公司培训已经非常系统了，但是外贸培训还是非常欠缺。通过培训活动，新的业务员相互学习，交流经验，增加信心，其实对新外贸员的提高是非常必要的。

第三：外贸开发信“价格优势”放在最显眼的位置

对于普通中小企业外贸出口来说，价格优势还是会在很长时期内占主导位置。如果你充分了解了自己行业的价格水平，并且认为自己的产品价格确实非常有优势，你甚至可以在开发信的标题写上自己的价格优势，我有过一次真实的采购经历，我们当时向印度市场采购铁矿石，有一个公司的信我们印象非常深刻，他信的标题就是“1****/吨铁矿石供应商”，因为他的价格确实非常有吸引力，我们一看了这封信以后就积极跟他们公司联系，结果1个月内达成了交易。

第三：用最简单的话告诉客人选择我们下单如何得利，得多少的利益。

如果非要用一句话说明“客户下单的理由”那就是“我们让客户真正得利”我们应该在客户开发信中，清楚的表明客户选择我们能得多少利，比如我们刚才说的价格优势（比如说选择我们，价格优势比行业领先3成），比如说设计开发优势（我们有着非常丰富的设计团队，我们的产品创意新颖）我们的诚信优势（我们行业经验20多年，有着非常好的行业口碑，大公司合作经历），了解自己行业，企业，产品的核心优势，站在客户角度在客户开发信中说出选择我们企业的产品和服务客户能获得的利益。

第四：开发信的主题要明确，并且具备“诱惑性”

我曾经跟我一个美国客户就“询盘信”回复问题经过非常细致的沟通，客户告诉我一般来说好的采购商，一天他的商务邮箱会收到大量的推销邮件，如果你邮件的主题不明确，客户甚至不看就给你删除了。设置一个好的邮件主题，并且让客户明知是推销信的前提下，还有兴趣去看，这就是业务员的功底了。这里也有一个小技巧，我们在发开发信前可以通过GOOGL输入客户公司的抬头去了解客户的大概资料，这样内容和标题都会更多的针对性。简单明确说明信的主题，并且吸引客户看这封信，比如说上面我们谈到印度工厂的信就非常有效“1****/吨铁矿石供应商”。竞争优势的价格，非常好的吸引住了客户。

第五：客户开发信不要写的太长

真正好的采购商的时间是非常忙碌的，一天大概收到几百封的商业信件，很多新业务员写的客户开发信往往非常长，甚至有几页。其实很多客户看信的时间大概是3到4秒，所以对这样陌生的推销长信往往直接删除，西方人时间观念非常讲究。所以我们不需要把我们的开发信写很长，简单的说明我们的产品和优势就可以了。

第六：第一次客户开发信不要附加特别大附件文件

很多贸易新人经常在第一次给客户写开发信的时候，把公司的电子样本一起附上，其实这在西方客户特别是欧洲美国客户是最最反感的，因为一次性发大容量的附件文件，很容易让客户的电子邮件陷入瘫痪，给客户的工作带来麻烦，如果真给客户的工作造成了影响，并且产生了工作效率的损失，你说老外会对你产生怎么印象。

第七：开发信介绍内容不要非常烦琐

我曾经做过采购员，以前经常会收到类似的邮件：“我们是某某工厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于20xx年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户??”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。

第八：不要过分炫耀和夸大工厂的实力

还有就是过分炫耀工厂的实力，比如说“我们是某工厂，我们是中国最大的某某工厂基地，我们是这个产品全球某某大的供应商，我们工厂实力如何如何大??”其实这样的描述有一个非常大风险，如果你描述确实符合实际那还好，，如果你的描述远离实际，同时客户本身就是这个行业的经验者，他就自然会疑问，既然你们这样大，这样有名，我们怎么没听说过，这样对你的信用自然产生怀疑。

第九：不要在老外面前炫耀你的英文水平

很多大学刚刚毕业的外贸新人，经过非常好的外贸教育，有着非常好的英文基础，他们给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。其实给老外写英文信你大可不必炫耀你的英文水平，因为如果就英文水平你一定是好不过纯老美，因为人家是母语，还有老外客户不是你的大学教授，他关心的仅仅是采购商品的利益点。还有些日本，迪拜客户等，他们本身的英文水平也不怎么样，如果看一封推销信，让他们看的很吃力，他们就直接删除了，所以我们在写外贸客户开发信时要简明扼要，说清楚你的观点和产品就可以了。

第十：选择好的时间发客户开发信

刚刚我也说到了，很多国外客户一天会收到几百封商业邮件，很多客户一天内一般都有固定的看邮件时间安排，根据我的经验欧洲客户一般是当地早上工作时间开始不到中午吃饭这段时间，如果你在这个时期发邮件给他，一般来说会有很好的回复，因为这个时间段他的工作内容就是看电子邮件，看了几百封邮件，当然也把你的推销信一起看了。如果你的推销信息他确实感兴趣，客户自然就给你回复。