公司文件编码管理规定

一、 目的：

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、 编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□ □ □ □ □

1 2 3 4 5

文件流水号

产生日期

部门代号 文件类别号

公 司 代 号

说明：由1、2组成主文件号；3、4、5组成辅文件号。

主文件号部分

1.公司代号为TN

2.部门代号：用字母表示

ZH-综合办 、AJ-安监部、JS-监审部、CW-财务部、GC-工程部 流水号

 

第二篇：文件编码与管理规定.

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文件管理制度

1.目的：

为加强公司文件的分类、编码、格式、语言等工作的管理，规定文件编、审、批、改、废的程序、权责，明确文件发布、执行与管控要求，强化公司各部、各类文件的执行力度与对实际工作的指导作用，制定本制度。

2.原则：

公司文件管理工作应遵循“系统、严谨、规范、实效”的基本原则。通过文件归口管理、严格审查、规范

发文格式与流程，倡导“精简篇幅、表述准确、系统整合、信息畅通”，杜绝“文出多门”、“文牍主义”、“繁文缛节”的现象，实现文件管理的系统性、延续性、可行性与实效性，以确保公司各部、各类文件的严肃性和有效执行。

3.适用范围：

适用于公司、部门的所有文件的管理工作。

4.职责：

4.1总经理：负责公司所有重要申请、公文的批准与签发；

4.2运营中心总监：负责公司所有管理制度类文件的审批；

4.3人事行政部：负责文件计划、审核、编码、校对、格式、执行及监督等形各项管理工作，负责所有制

度的发放、执行检查、回收与管理。

4.4各中心总监：负责本中心制度的审核、本中心操作文件的审批；

4.5各部门经理/主管：负责本部制度的编制、跟进及修改，检查本部门制度的执行。

5.内容：

5.1文件分类、编码与格式

5.1.1 文件分类

5.1.1.1红头文件

? 公司重大决策或任免文件。由总经办负责编制，由总经理审批，并签名加盖公司公章，由总

经办予以发放。

5.1.1.2制度类、通知类、通报类、管理规范类、操作指引类

? 基本管理制度（A类）：指公司制度、规定、办法等长效性文件，即带有根本性、全局性、

综合 性的管理制度。

? 通知类（B类）：指部署具体工作，颁布长效性文件等需贯彻、落实的各类时效性文件。

? 通报类（C类）：指奖惩通报、信息发布等通告性文件。

? 管理规范化类（D类）：对企业各项专业管理工作（指跨中心的专业性工作）的范围、责任、

权力、内容、程序、方法等所做的规定。

? 操作指引类（E类）：它是中心、部门根据本单位的实际情况编制的工作指引性文件。

5.1.1.3公文类文件

公司常用行政公文种类主要有以下10类：

? 决定：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的文

件或相关决定事项，使用“决定”。

? 通知：传达要求公司相关部门或单位办理和需要有关部门或单位周知或者执行的事项， ? 用“通知”。

? 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，使用“通报”。

? 通告：在一定范围内公布应遵守或周知的事项，使用“通告”。

? 报告：向领导或上级单位汇报工作，反映情况，答复领导或上级单位的询问，使用“报告”。 ? 请示：向领导或上级单位请求指示、批准，使用“请示”。

? 批复：答复下属或下级单位请示事项，使用“批复”。

? 意见：对重要问题提出见解和处理办法。

? 函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求 ? 批准和答复审批事项，使用“函”。

? 会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，使用“会议纪要”。

5.1.2文件编码规则

5.1.2.1 制度类文件：

为规范文件格式，便于存档查询，各类文件须使用不同的格式及编码。

区域代码对照表：

文件代码对照表：

编码方法：区域代码－文件代号—版本号/修改次数

备注：如营销中心制定的第1份管理制度，文件编号则为：SA-01-A0 ；

商品中心制定的第1份规范、规定，文件编号则为：CD-01-A0

客服中心制定的第1分操作指引、流程，文件编号则为：KE-01-A0

5.1.2.2 公文类文件：

编码方法：公司//中心/部门名称－年号－顺序号(001-999)

备注：如运营保障中心12年发出第103份通知，文件编号为：YB-12-103；另人事行政部与财务部将按部门职能分别编号。如：人事行政部20xx年发出的第50份通知为：人事行政部-12-050。 如果是几个部门联合发文，则以主办部门的名义编号。

5.1.3文件的内容与格式

5.1.3.1 制度类文件内容与格式：

a. 包括目的、原则、适用范围、职责、内容、支持性文件、记录等内容；

b. 标题用“黑体、五号”字，其他内容用“宋体、五号”字。 c.

文件附件(必要时)：文件中涉及的工作流程、引用文件或记录等。

5.1.3.2公文内容与格式：

公文由标题、编号、制订部门、发文日期、正文、结语、署名、印章、抄送等部分组成。

a.

标题：应当正确、简要地概括公文的主要内容，字体略大于正文，置中。

b. 正文：文字要求从左到右横写横排，条款号根据文件内容而定。 c.

文件日期：应按年、月、日顺序注明文件日期。

d. 结语：对正文的概括与总结。 e. f.

署名：公司全称或公司后加部门名称全称。

印章：文件需加盖印章时，盖于公司名或部门名正中。

g. 抄送：总经理和有必要人员（视内容而定）。 h. 文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 i.

一般公文格式，见本文的附件2。

5.1.4文件语言规范

文件语言：简体中文，通俗、易懂、言简意赅。 5.2文件编、议、审、批、改、废程序和权限 5.2.1文件编、议、审、批程序和权限表

文件的审

5.2.2

? 各中心、部门编制完文件初稿,应与文件中涉及到的相关部门进行沟通，根据沟通意见对文件进

行即时修改，根据提出的修改意见进行重新编制，必要时可组织会议讨论。参加会审人员会审通过后签名确认。

5.2.3文件的编号与报批

? 所有文件统一由人事行政部编码格式。

? 管理制度类由所需部门编制，运营保障中心总监审核，报送总经理批准；

? 操作指引、流程、工作指导类文件由职能部门编制审核后,报中心总监审核，运营中心总监审批。 ? 相互关联的工作模块的文件不得相互抵触，如有抵触部分，以公司最终审批文件为准。

5.2.4文件的修改与废除

a.

若公司经营情况发生变化、组织机构部门职能发生变化时，文件主要使用部门必须适时组织相关人员对文件的可操作性进行评审、修订，确保文件得到及时更新，并填写《文件更改申请单》报人事行政部存档。

b. 文件修订后原文件应回收作废；文件发行部门销毁回收的副本，作废正本应予以标识并保存回

收记录。

c. 修订后的文件审批生效后，发文部门应将再次生效的文件发放至相关部门，以使其保存文件的

最新有效版本，做好新文件发放、签收记录。

5.3文件的发布、执行检查与管控

5.3.1文件的发布：

a. 所有类别的文件获得批准后，在文件上加盖 “受控文件”章，下发各相关中心、部门。

b. 各相关中心、部门接到加盖文件受控章的文件后，部门负责人应组织各部门人员系统学习文件，

必要时，应把文件张贴在办公区域，指导员工执行。

c. 开发部、品控部门下发图纸、检验标准等技术文件时，应加盖“工艺文件” 章。

5.3.2文件受控章

a. 各类制度统一加盖“受控文件” 章进行控制，技术类文件加盖“工艺文件” 章进行控制； b. 各类文件受控章由管行政专员保管，需加盖受控章时由其办理登记。

5.3.3文件的保管：

a. 公司所有制度的正本统一由人事行政部行政专员负责保管。

b. 人事行政部行政专员应编制文件目录清单，并适时更新，保证文件目录和文件的一致性； c. 属公司机密性文件，文件主管部门需做好保密措施，确保安全。

d. 部门持有文件若遗失，需向文件管理部门提出书面补发申请，申请须经部门负责人审批，由该

文件发行部门进行补发，并按处罚规定处理。

5.3.4文件执行检查：

? 人事行政部行政专员应定期、不定期对文件执行情况进行检查，做好检查记录，对未执行文件的

行为开具《不合格项报告》，并限期整改。

? 上级领导可以随时随地督查下级文件的执行情况，对未严格执行文件的应以书面形式记录，并通

知人事行政部跟踪改进。

5.4奖罚规定

? 人事行政部不定期进行日常检查各项制度运行情况。

? 如发现丢失文件或擅自复印文件的给予行政警告，情节特别严重的给予罚款。

? 除人事行政部以外，任何单位不得以发放公文的形式擅自对A、B、C、D类制度作出废止或收回

的声明，如有需要更改文件或制度的发放范围，可向人事行政部提出更改申请。

4.5附则：

4.5.1本规定自发布之日生效。

4.5.2人事行政专员应把统一格式的文件范本以电子版的格式发给相关部门负责人指定的人员，各相

关部门应妥善保存和使用。

4.5.3各部门须严格执行，违反本规定者按相应规定处罚。

4.5.4本规定解释权归人事行政部。

4.6附件：

4.6.1 附件1：制度类文件通用格式

4.6.2 附件2：一般公文类文件通用格式

4.6.3 附件3：操作指引类文件通用格式

4.6.4 附件4：《文件受控印章一览表》