会议及档案管理

一、会议纪要格式

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。 会议纪要正文一般由两部分组成。

（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。

（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

二、会议纪要的三种写法

根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一） 集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方 法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较 多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多 的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面， 问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布臵，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

三、会议纪要的特点

1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

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3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指 出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

四、会议纪要与会议记录的区别

会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 会议纪要的格式和写法

分标题、正文、落款三部分。

（1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。

（2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。

前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。

结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。

（3）落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。

盘存法，是指通过对有关财产物资的清点、计量，来证实账面反映的财物是否确实存在的一种查账技术。

按具体做法的不同，有直接盘存法和监督盘存法两种。直接盘存法，指查账人员在实施查账时，通过亲自盘点有关财物来证实与账面记录是否相符的一种盘存方法。监督盘存法，指在盘点有关财物时，查账人员不亲自盘点，而通过对有关盘点手续的观察和在场的监督，来证实有无问题的一种盘存法。也有将这种盘存方法列入观察法范畴的。在查账过程中，多数采用监督盘存法。由于财产物资方面极易贪污，也极易弄虚作假和舞弊，而财产的所有者 2

都很关心授权经管人员经管的财产是否完整，因此，确定财产物资的实有情况，就成了查账的重要内容。

根据盘点的范围大小，盘存法还可分为全面盘存法和抽样盘存法。全面盘存法是对列入检查范围的所有财产物资进行全面、彻底的盘点方法；抽样盘存法是在列入检查范围的各种物资中，抽取一部分价值较大、收发频繁、容易流失的物资进行盘点方法。运用盘存法对货币、物资进行盘点查证，可以验证被查单位各项资产的真实性和会计记录的真实正确性，有助于发现贪污盗窃、投机倒把等非法行为，也有助于为评价被查单位的内部管理制度及经济效益情况提供依据。

盘存法运用要点：

（一）盘点准备工作。

（1）确定需要盘点的财物并予以封存。被查单位的财物种类繁多，全面盘点不大可能，且也无必要，因此，应根据查账目标和应审查项目的具体情况，来确定需要盘点的重点。一般可按如下标准来衡量：

①是否未盘点过？

②账面反映存量是否合理？

③在成本中所占比重是否过大？

④该物品是否属紧俏贵重物品？

⑤该物品是否为日常生活必需？

⑥该物品以往是否发生过舞弊问题？

若上述问题都是肯定的，则应该成为盘点的重点。

在应盘点的财物确定好以后，若不能立即同时盘点，且又难保证不让被查单位知道情况时，则应交需要盘点的物资予以封存，贴上封条后将钥匙交财物经管人保管。

（2）调查了解有关财物的收发保管制度，并对各项制度控制功能的发挥情况做出评估，找出控制的薄弱环节，明确重点。

（3）确定参加盘点的人员。在盘点成员中，至少要有两名查账人员，一名财务负责人和一名实物保管人，同时，还应有必要的工作人员。

（4）结出盘点日的账面应存数，即通过审阅、复核、核对，将账面记录和计算错误予以消除。

（5）准备记录表格，检查度量器具。对于有关用来盘点的度量器具，一定要经过检查，以防弄虚作假而使盘点结果失真。

（6）选择恰当的盘点时间。盘点时间的选择，一般以不影响工作正常进行为准，宜选择在每天的业务终了后，或是业务开始前。

（二）进行实地盘点。

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准备就绪，应立即着手进行盘点，对于一般的财物盘点，查账人员主要在场监督，看看工作人员是否办理了应该办理的手续，同时，注意观察有关物品的质量；对于特别重要的财物盘点，查账人员除了监督、观察外，还应进行重点，如现金的盘点、其他有价证券的盘点、贵重物品的盘点等。 盘点完毕，应将其盘点所获的实际情况，如实地填在事先准备好的表格上。

（三）确定盘点结果。

通过盘点获得的结果，再与账存进行比较，就能知道账实之间是否相符，以及不符的差距若不相符，则到底存在什么问题，还要运用其他方法进一步检查落实。

公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

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2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

整理成文的档案管理制度之档案管理编号

行政类 XZ

工商税务等证照 01

资质管理 02

政府来文 03

总部来文 04

公司发文 05

公司会议纪要 06

5

制度一（执行版） 07-1

制度二（原版） 07-2

工程合同一 08-1

工程合同二 08-2

其他合同 08-3

招标文件 09

投标文件 10

项目证件及相关资料一 11-1

项目证件及相关资料二 11-2

其他 12

人力资源管理类 HR 本部门、员工工作计划及绩效考核资料

在职员工档案 02

离职员工档案 03

公司部门、员工工作计划及绩效考核一

公司部门、员工工作计划及绩效考核二

劳动合同 05

社保、医保及其他保险 06

考勤记录 07

其他 08

财务部 CW 财务管理制度 01

财务管理计划 02

年度报表 03

月度报表 04

会计账簿 05

会计凭证 06

税务材料 07

审计报告 08

资产评估 09

本部门、员工工作计划及绩效考核资料

其他 11

营销部 YX 本部门、员工工作计划及绩效考核资料

业务合同 02

市场调研资料 03

月度市场分析报告 04

营销管理制度 05 与代理单位往来 06

销售日报 07

6 01 04-1 04-2 10 01

面积与测绘 08 预售证 09 预（销售）售合同 10 客户档案一 11-1 客户档案二 11-2 客户档案三 11-3 其他 12

工程部 GC 政府来文 01 工程管理制度与技术标准 02 本部门、员工工作计划与考核资料

对外发文 04 与设计院往来 05 与监理单位往来 06 与主体施工企业往来 07 与其他施工企业往来 08 工程周例会 09 设计类 10 图纸类资料 11 现场签证和变更单 12 合同类一 13-1 合同类二 13-2 工程周报、月报 14 工程检查 15 验收备案资料 16 工程资料 17 其他 18

预决算 YS 招标类 01 投标类 02 预算书 03 材料报价单 04 工程变更资料 05 工作联系单 06 工程签证 07 工程款支付 08 决算 09

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