会展策划方案八步完美攻略

第一步:看方案

想成为优秀的会展策划人,首先要成为一名优秀的看客,看方案有很多学问,同样是策划创意者,由于自身原因与策划体的不同,策划的结果往往会有很大出入。要成为一名优秀的大型活动策划者,首先要参阅大量过往的案例。包括项目类别、时间、地点、人物、设计的事件、时间、名称、主要表现方法、参与群体(数量、规模、反馈)等;同时,还要留意组织单位的优点、弱点、方案的完全性、创新性、科学性等。所以,看方案,是策划人的入门学问,如果一个商业邀请函都看不懂,只看到了表面而没有深层思考设计的原理,就很难进入第二步。大多数的方案是不可能看到完整版的。只能依靠经验去分析判断。如果你把商业邀请函当成了策划案,那更是牛头不对马尾。现实中,我们还会看到大量的组团参观通知、组团参会通知、回复函等,而这些并不是完整的会展方案。

第二步:组方案

组方案就是组合方案,结合第一步的观察根据自己正在策划的项目,进行元素组合。通常因项目内容不同,表现形式不同,行业发展背景不同等;需要进行新的定位与构架设计;然后根据现有的人员、物资、可使用资源等,进行项目管理、维护、执行等设计,通过组合,形成一个新的会展方案。所以,有一种说法,一名优秀的会展策划人,可以组合出来任何行业任何类别的大型活动。

第三步:议方案

议方案指具体的专家组或组织方领导,根据项目发展需求结合国家相关法律法规、行业前瞻性导向等对项目进行可行性分析论证,对于项目内容、定位、规模、主题、组织结构、产业影响等进行论证。议方案是一个论证阶段,不过很可惜大量的论证,只是走走形式罢了。领导认为行就行这是事实。

第四步:创方案

创方案是会展策划人真正的创意工作,根据专家组的建议与相关领导的批示,对项目的整体框架与设计基本上已掌握,很快可以形成初案,但具体的执行内容则需要进行大量的沟通、走访大量的单位,才能制定出来。同时,如果市场化运营,还需要争对市场需求展开调研。这一步,有时也很可惜,大量的政府主导项目,并没有进行严格的调研,更谈不上创意了。

第五步:分方案

分方案是指当整体方案汇报完成后,就需要对总方案进行分解。不同的项目分解出多种文本文件或子方案,根据接收者性质不同,内容与时间等也会有相应的变化。大部分的政府主导型会展活动分方案时,都要求包括成本预算、安全应急防范、展示内容规模说明、市场化运营方案、场馆位置与平面图等。部分民营会展项目会要求策划者提供详细的策划案、人事编制、市场推广、促销方式、资本投入产生风险等详细介绍。 第六步:验方案

验方案指大型会展活动方案的具体实施执行,也是对策划者的策划能力具体考核。根据参展商或参会者报到情况、成交情况、成本情况等,确立会展策划的成功或失败。

第七步:评方案

评方案即评审评定方案。根据媒体反馈、参展者或参会者问卷调研、观众到会数据、项目成交情况、社会效益等进行绩效评定。根据内部工作会议与结果,对方案的管理、实施、执行等进行评定。目前我国会展评估标准还没有,所以,这里的评,只是策划人自己的总结与沉淀。

第八步:变方案

一届展览会或一届会议结束了,总不能明年一尘不变,依然重复昨天的故事吧?在展示内容、配套活动、

参与群体、促销方法、执行政策等,均有可能受到客观影响而发生改变。这种变,也被称为二次创意,是展览会举办三届时,最常遇到的问题之一。

世界上最可恨的事,莫过于我写策划攻略时,而网络传来中华盐荒子孙。应该是一次密谋已久的策划。

 

第二篇:会展策划方案

展会立项策划书的编写要求

1. 展会名称

展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。

下面分别对这三个内容作一些说明:

· 基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

· 限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

展会举办时间的表示办法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、20xx年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里,用“届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。

展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届大连国际服装节中的“大连”。 展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。

· 行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。

2、展会地点

策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

3、办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。

协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

4、办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。

5、展品范围

展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。 根据展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产品大类,例如,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。

6、办展频率

办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。

产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

7、 展会规模

展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

8、展会定位

通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。

9.展会价格和展会初步预算

展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。 在制定展会的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

在策划举办展会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。

10、人员分工、招展招商和宣传推广计划

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。

11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序良好。

展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们是展会的有益补充。

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