秘书处总则
学生会秘书处,是学生会的重要有机组成部分,是与其他部门联系的桥梁,直接对学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处,特制定本规定。 宗旨:关注学生,服务学生;提高自我,完善自我。
中心:“团结、协作、自信、高效、创新”
工作范围:主要负责团学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作;对学生会人事档案进行管理;及时传达各项文件的通知;对学生会的会议进行记录;整理修改各项活动的通讯并及时报导;对学生会的财务管理等等。
第一章 秘书处各成员工作职责
一、秘书长职责:
1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责。协助团委学生会对各个部门的工作做好相关协调工作;
2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作;
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动;负责监督和核实学院财务管理;随时保持电话的畅通;
5、负责每周学生会部长例会会议记录以及班长例会会议记录的整理;保持手中的钥匙的控制力;
二、干事职责:
1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识;
2、团结协助,注重团队协作精神;熟练掌握Word等软件;
3、始终保持着对工作的热情;定时对学院物品进行清点;定时轮班负责对学办的清扫工作;
4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果;
5、负责与各部门的干事有着良好的联系,以防突发事件发生;
6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。
第二章 规章制度
一、日常:
1、秘书处成员要严于律己,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退;
2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退;
3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究负责此项任务的干事及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名;
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。
二、部门会议:
1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况;
2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行;
3、干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长提出;
4、如遇特殊情况应事先向秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
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秘书处奖惩条例
为了提高部门成员在工作上的责任意识,加强部门内部管理建设,每学期将对部员工作成绩进行评定,特拟条例如下(实行百分制):
干事最终考核成绩有两部分组成,秘书长对其考核成绩分数占总分的60%,干事对其考核成绩占总分的40%;每位部员的基础分为70分;严格按照分数高低评选出优秀部员;每次评选优秀部员人数不超过2人。(总结大会时,予以通告表扬)
奖惩细则:
1、积极完成下达的工作任务视其效果加2~5分/次,对不能完成任务而无情况说明者将视其情节扣2~5分/次;
2、在执行工作中,认真负责加5~10分;玩忽职守,寻私舞弊者,扣5~10分/次。若造成严重后果、有损学生会或部门形象者,将给予警告或开除;
4、在活动策划及开展中,大胆提出建设性意见者加2~5分/次;
5、对于每次例会,应准时参加,生病或有事应事先请假。无一次缺勤者加5分;如无故缺席扣其5分/次,迟到扣2分/次,无故缺席三次者当自动退出;
6、秘书处部员积极参加学院举办的活动加2分;
7、最终评分计算公式:秘书长及组长评分×60%+干事互评×40%+基础分70=最终评分
以上所有内容,最终解释权属当届秘书长。
有关秘书处工作职能的建议
一、 值班制度规范
(1) 接待来访人员要做到热情、真心、友善。像主席提到的,对
社团人员的接待工作,我们做的并不好。我们都知道人与人交往的感情是靠真诚建立的,对于社联与社团更是靠感情维持和发展的。真心相待才能有突破性的发展。
(2) 登记活动要做到细心、认真、负责、不遗漏。社团活动的举
办情况直接影响到社团的年终考评成绩,如若我们秘书处没有及时登记或遗漏,有关部门就不会去考核,造成不必要的工作失误。
(3) 在办公室值班应以严谨、正式、庄重态度对待,不应说说笑笑,
耽误工作。
(4) 在校团委值班,要做到眼疾手快,尽量少说话,多做事。
二、 请假制度规范
(1) 设置请假条,社联每次会议,每项活动的相关人员如有事请
假,需写好请假条,提前交给秘书处。
(2) 秘书处对每张请假条备案。
(3)一定时间对请假条备案进行统计,减小以前考核人员时造成的失误。
三、 惩罚制度规范
根据各职能部门的工作表现,定期评选出“工作突出者”及“优
秀工作者”给予奖励,对工作态度不好,做事不积极者,给与批评和惩罚。
四、 办公室电脑管理
办公室电脑的使用要有一定的制度,对于打印有关社联需用的表格,或制作网站等工作可以使用,对于不是关于工作的事情禁止使用电脑,电脑要有专门人员管理。
五、 保存信息的副本
注意保存信息的副本,像会议记录、学习记要、新闻稿要保存下来,有关档案要整理到位,可作为学习资料、考核证明使用。
六、 考核活动规范
考核活动没有达到应有的效果,没有完全按照打分细则给社团打分。考核活动的标准不完善,很多社联人员并没有做到公平、公正、认真的态度去考核活动。考核制度应完善。
七、 一些不成熟的建议
(1) 每月召开各社团秘书长会议,了解各社团发展情况,发挥“上
传下达”的作用。进而与社团多交流、沟通。
(2) 获得兄弟学校相应协会的联系方式,进而与我校社团相互学习,
吸取经验,共同办活动,共同发展。
社联秘书处 杨静静
20xx年12月16日
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