秘书处的主要工作

秘书处主要是处理学生会的日常事务。主要是协助办公室老师和主席团做事，直接听从老师和主席团的安排，而不受其他部门支配。其主要工作有：收发文件，下达通知，安排会议及做好与会人员的签到和会议记录，部分活动的人员安排及调配，学生会会费的管理，活动通讯稿的写作，派发相关活动的邀请函，相关通讯录的收集，各种会议签到表的制作以及学生会的规章制度的拟定和完善等等。现对部分工作做简单介绍：

收发文件：所谓的文件大多也属于通知某些事宜或活动，对于这些文件性的文件收发，要视情况而定。对于比较重要或紧急的文件，必须安排助理派发下去，且要叮嘱好一些注意事项和时间观念，如果回收文件时，对方逾时还未上交，可以不受理，直接让他上交到文件的最终负责人那（这个在文件下发时就要跟对方说明）。;对于一般性的文件可让助理发放到各班级的邮箱中，然后通知各班的相关人员去领取。

下达通知:下达通知的方式有三种：一，小纸条；二，发短信；三，打电话。

一、当传达宿舍安全用电通知或假期安全通知这种叙述文字较多且对时效性要求不高的通知可通过小纸条派发下去，也可以直接发放到各班的邮箱里，然后通知各班的班长或通讯员去领取。

二、若通知以短信的形式下达，应当注意以下几项内容：

1、下达通知的对象

通知的对象一般是：一，各部门部长，二，各班的班干。在发通知前最好写明通知的对象，这样看起来一个通知才完整，正式。

2、通知内容的组织

在这方面要求具有较强的语言组织能力，这是作为一个秘书人必须具备的基本素质。语言上要讲究简练、明朗，且要正确表明语意。内容上要写明事件的各要素。比如通知会议，要写明会议的时间，地点，有时还要说明会议的性质，参加对象等要素。

3、信息是否成功传达的确定

在短信内容的结尾要加上“收到通知请回复，谢谢合作！”，这样以便确认通知已经传达。若对方没回复，要及时打电话以确认对方是否收到通知，以避免耽误事情。

4、写明发通知的部门

在通知的最后署名发送通知的部门，即“学生会秘书处”这样可以让通知对象清楚发送通知的部门，以便通知对象对所发通知内容有疑问时可以及时了解，此外，有些部门在发通知时，语言组织不好，不注意礼节而出现一些对通知对象不敬的言语时（这种情况，作为一名秘书人绝对不能出现），追究起来也比较容易。

三、打电话

当上级要传达的事情比较紧急或重要是最好以电话的形式来传达。这方面也要注意一下几点：1、向通知对象问好，注意不能直喊对方的姓名，要在对方的名字后加上师兄、师姐或同学之类的称谓2、说明自己身份（作用如上文的第4点所述），3、讲述清楚通知的内容，如果担心传达的内容有遗漏，可以先把通知的各要素列在本子上，然后在一一说明，如果有一些比较重要的要点的话必须特别向对方强调一下。4、在通话结束时要向对方道声“谢谢！”或“麻烦了！”，这也是作为一个秘书人应当具备的礼仪。

会议安排及其相关工作：

对于学生会的常规会议——例会一般是在党总支召开的，会议安排上只要做好人员通知，会前的相关资料的收集（各部门工作总结的电子版的收集）和与会人员的签到（注意主席团一

般不需签到），如果是一些比较大的会议的话，比如是几大机构的联合会议，就要先安排一间大课室，并要确保那间课室没其他人用。其他工作跟例会一样。先现在简单介绍一些细节。

1. 一、签到表的准备：

学生会例会签到表要注明开会主题，时间，开会时到会人员要先签到，因故无法前去开会者要先向主席团或秘书处请假，迟到或缺席的要注明，会后要收集好，以作为以后干部考核的依据。对以各大机构的联合会议，秘书处只需做好学生会的人员签到。如果只有部长级的人员参加，签到仍可以用例会所用的签到表。对于班长会议，要制作班长签到表，签到的各事项跟学生会的签到一样。会后仍要保存签到表。

1. 二、会议记录：

会议记录也是秘书处的常规工作，这方面也要求秘书人要有较强的语言组织能力、文字速记能力和信息捕捉能力，由于会议记录是记录学生会各项工作发展进度，要进行存档的。所以在做会议记录时要详略有致，要把握好各事件的轻重。记录时，可以先记录在自己的本子上，然后再整理到会议记录本上。会议记录一般是助理在做，所以刚开始时，在这方面要对助理卓重点指点，助理些好要帮其修改或指出存在的问题。做会议记录是我们秘书处让助理学习，提升自己能力的一个捷径，在会议上，助理可以了解各种活动和工作的操作方法，还有各钟组织方法和思想等等，所以每次大小会议至少要安排一个助理前去做会议记录，这个特权也只有我们部门可以享有。不过要向助理说明，会议上的拟定的各项工作一些是还没敲定，所以不能将会议上事情对外透露，懂得保密、把握事情的轻重也秘书人的基本素质。

工作安排及人员调配

这部分分为一下三类：

一、大型活动或办公室的人员安排和调配

这类工作主要有：1、新学年的迎新生工作值班人员的安排和调配（具体情况下已述及）；

2、办公室值班人员的安排；

办公室的值班可安排的人员主要有学生会、分团委的助理,一般不安排青协的助理，一般每个助理一星期安排一次值班（一个班次是两节课），如果人员不够可以安排个别班长。

3、校运会大本营的值班人员安排

这方面的人员安排和调配基本上跟“迎新”相似。但又有不同。校运会期间，由于一些部门都有自己的工作，可以用于安排值班的人员其实也不多。，所以值班人员的安排难度也是很大的，需要考虑故方面的影响因素，在安排值班之前要先确定那些部门可以用于安排值班的，用于安排大本营值班人员一般也是学生会、分团委，（如果人手不足可以考虑青协的人员），但这两个机构中的组织部、公关部、勤工部、女生部、网络部等部门是没法调动的，还有其他一些部门是有分配到其他工作或用于其他部门调动的。所以在安排时各方面的因素要考虑清楚，再之，要把大本营各方面的工作细分到具体个人，如运动员的签到，后勤工作，信息台的咨询以及备用人员等等。这样可以提高工作效率，即使出项工作失误，追究起来也比较容易。除此之外，还要考虑校运会第一天的人员安排，由于第一天的比赛最多，大本营需要的备用人员较多，所以第一每个值班班次安排的人员多一点，尤其是那天上午。

二、活动的观众安排

活动观众的安排可以将大一大二进行排班，由于现在有素质拓展中心的学分在牵制，所以安排起来会相对容易些，具体操作方法如下：秘书处要制作相应的签到表，签到要由秘书处的

人员负责，并搜集好签到表。签到表里要留有一行来注明参加那项活动以及时间。这也是为了方便以后的等分工作上出现失误可以查究。

这方面的相关事宜，可在每学期的开学前开个班长会议，在会议上，可将秘书处在工作上需要各班班长注意的事项向其阐明，并要求各班长向班里的同学传达，以方便以后部门工作的开展。

三、办公室临时工作的人员安排

办公室临时工作的人员安排，也是做为干部考核的一个一项标准，秘书处要对每学期列一个“大一无课一览表”。秘书长平时身上要带一份各大机构的通讯录，第一无课一览表还有笔记本和笔。这些都是有必要的。当办公室或主席团临时需要安排人员帮忙做事时，可以及时找到人，并做好记录，以作为以后干部考核的依据。另外，在通知助理或班级的人去做事时，要以秘书处的身份，说话不要带有商量的语气，有时即使是找人去做苦活，也不要跟对方说明，直接说“我是学生会秘书处的秘书长，现在办公室的某某老师有事要找你，让你现在马上过去一下”，上面的观众安排也一样，不要带商量语气，说话要有底气，坚决一点，这样安排起来才容易一点。

学生会费的管理

这方面的工作没负责，主要是由一个秘书长负责，但这项工作需要负责人很细心，很精明，一般也是女生做比较合适。具体操作过程以后在介绍。

活动通讯稿的写作

通讯稿写作也是我们秘书处的一项常规工作。也是作为一个秘书人应当具备的基本素质之

一。这方面在助理招新时也要严格把关。作为优先考虑的条件。助理招新过后就要开始就这方面进行相应的培训和指导。通讯稿写作一般会有一下几种类型：晚会类，运动类，学术类等。每种通讯稿都尤其特点，但总体格式是一样的。通讯稿有以下几要素：时间、地点、人物、事件，这几项是必不可少的，此外还有活动的主办方，活动的意义，这两项可有可无。一下简单介绍几种通讯稿的写作方法。

晚会类：

运动类：

学术类：

“迎新”工作的人员安排

在做这项工作时，秘书处一定要充分做好准备工作，如有哪些机构的人员可以参加“迎新”工作；有哪些部门或人员已经有特殊工作安排了（如生活不在这期间得安排新生的宿舍问题，比较繁忙，所以可能不能安排他们去迎新生，故在做工作人员安排时必须先向主席团请示哪些人员不作安排或另有新工作）；“迎新”工作从哪个时间开始到哪个时间结束；什么时间党总支需要值班；一斑要安排多少人（每个班次的人数也不一定是固定的，这要看哪个时间段是新生报到高峰期，然后根据实际情况灵活安排）；每一班都要做好人员搭配，这主要是每一小组都要有一至两个做事比较细心，有一定的领导能力的人，这样才能保证迎新工作顺利进行。除此之外，最重要的是要考虑迎新人员的工作跟上课时间和休息时间的协调关系，这就要求我们秘书处从全局出发，全面调查各人员的上课情况，有需要还得了解一些人的身体条件，以保证其身体健康不受影响。再之，主席团的班次不能安排太多，因为他们一部分人是各校区的总负责人，必须顾全大局，处理各项事宜。

“迎新”工作的注意事项基本上就这些，另外在做这项工作时也不用顾及等级关系，主席团的人员也是听从我们工作安排的，各部门就更不在话下了。这项工作看似简单，但实际

上是很艰巨，很费神的，这也是学生会考验秘书处人员工作能力的第一项工作，所以秘书处在这工作上一定不可马虎，不可轻视，要细心，认真地去编排，思维要缜密，排好后还要多检查几遍，以保证无疏漏或时间冲突。

2008-9-10

助理的招收

我们部门是一个处理学生会日常事务的部门，其工作已叙述如上，看似很简单，很琐碎。但能够把简单的事做好的人本来就是不简单的。实际上这些“简单”的工作很考验人饿，需要的能力也是要求较高的。另外，我们部门有时候的工作又没有固定的，这就对助理的个人素质具有较高的要求。以下是做为一名秘书人应具备的基本素质:

一、形象端庄

二、言谈举止得当

三、处事稳重镇定、不急不躁，有耐心

四、具有较强的文字组织能力和公文写作能力

五、具有较好的语言表达能力

六、具有较强的协调沟通能力

七、具有一定的组织策划能力

八、具有强烈的团结合作精神

九、具有实事求是和创新精神

十、具有较强的学习热情和扎实肯干的品质

十一、对事情具有较强的洞悉能力和处理能力

工作原则：高质量、高效率

以上是作为一个秘书人必不可少的一些基本素质，或许还不止这些。在以后的助理招收工作中，一定要慎重考虑面试人员的各方面的素质，其中的：（1）写作能力这一项尤为重要，因为我们许多工作都离不开写作，写作的好坏也会直接影响到我们的工作效率和质量。

（2）思维敏捷，具有较强的思辨能力和逻辑思维，看问题比较透彻深入。（3）具有较强的组织策划能力和创新精神，敢于大胆，积极做事。（4）、助理的性格也要作为一项选拔标准，最好选拔以下两种类型的人：（1）活泼开朗，善于交际，（2）处事稳重，细心。因为我们部门经常要跟老师，各部门和班级干部打交道，这就要求助理要活泼开朗，善于交际。此外，我们部门的一些工作是比较繁杂，又是比较重要的，所以要求助理处事要稳重，细心。（对于秘书长也是，要是两个秘书长一个活泼开朗，善于交际，一个处事稳重，细心，这样可以一个主外，一个主内，工作效率或许会相应提高，或者两者兼具就最好）

我们秘书处助理不需多，主要是精。一般5个就足够了。一般光华2个助理，官渡3个助理。男生也不宜多，最多两个男生，以前都是一个男助理。另外，我们秘书处的工作女生来做比较合适，所以我认为秘书长的人选要首选女生，因为女生心比较细，做事比较有耐心。

 

第二篇：工作经验

转眼间20xx年已在紧忙碌的工作中过去了一半，回顾这半年来，作为公司的一名检验员、采购员。有很多进步但是也存在一些不足之处。

半年来，在公司领导的关心指导下，在同事的支持帮助下，勤奋踏实地完成了本职工作，而且自身在各方面都有所提升。为了更好地做好今后的工作。总结经验，吸取教训!

在这半年中，我更加充分的了解了公司产品的性质及检测方法，检测水平也有所提高。 这半年里，我的管理能力有所提高，感谢领导对我的信任和支持，让我负责检验，采购，投产，让我对工作有了更深更广泛的认识，拓宽了我的知识面，提高了我的个人能力。 上半年主要以检验工作为主，虽然由于产品设计变更及供应商初期供货质量不够稳定、漏加工等多种原因造成了较多的生产质量问题，但是在检验过程中基本都予以指出并会同相关人员协力解决。

20xx年上半年即将过去，为理清工作思路，能有紊的开展工作，现就上半年工作情况做个总结汇报。我们主要从下面几方面做了些工作。

一、产品的进料检验

1. 外协机加品质量控制有关产品的生命，我们通过严格把好入口关，从源头来控制产品的质量，对所有外协件严格控制，首先按规定进行报验制度，检验员确认供应商提交的质量证明文件，并从外观、尺寸等方面进行检测，必要时做机械性方面的检测。

2. 提高检验透明度，产品检验根据检验量的大小，尽快检测，并及时出具检测报告，以方便仓库办理入库手续，增加检验透明度，严格质量检测标准。

3. 机加品检验面广量大，且精度要求高，为保证产品质量，我们对产品实施全检制度，严格控制检验流程。

4. 严格过程控制程序。对工序流转的产品，必须按产品流转控制程序办理相关手续后方可放行，做到层层把关...

二、在采购工作中：

1、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作.采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价,注重沟通技巧和谈判策略.

2、公开透明的按采购制度程序办事.在采购前、采购中、采购后的各个环节中都主动接受财务及其他部门监督.有问题第一时间反馈给上级领导.

在采购工作中也存在很多不足，比如备货不充分.目前公司的供应商新建立,短期内无法形成真正意义的战略伙伴关系.部门与部门之间的沟通未能达到理想效果;特别是与生产部、技术部的沟通不到位.

三、 下半年工作计划

1、建立完善的供应商体系.确保资材能够及时供应,随时关注市场变化,尽力利用多渠道来降低成本价格,控制质量.稳定现有供应商,开发培养有潜力的供应商.不断优化供应商体系.在工作中不断改进工作方法,不断积累经验.

2、极力配合解决物料质量问题。

3、完善制度,职责明确,按章办事