秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析

案例一 英豪公司将举行销售团队会议， 研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、 销售二部经理 人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发 言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于 5月x日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 东部地区销售情况总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议， 经理让秘书钟苗选择一个会议地点， 钟 苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理 及参加培训的人员都很满意。 点评： 由于该会议的参加者都是本单位人员， 可一起驱车前往， 所以郊外是比较理想的选择， 不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例三 名山公司要召开 20xx年度总结大会， 作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。 会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准 备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况 的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一 段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、 完整， 忠实发言人的原意， 并进行会议发言录音和录像。 为了使会议信息尽快传递给与会者， 她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表 贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理 有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议 的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。 考试大编辑整理 案例四 天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘 书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设 3 桌，餐厅正面靠墙为主 桌，编 1 号，靠入口处为 2、3 号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来 宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确 定得晚， 钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户， 结果致使该客户入席时找不到座位， 出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人 员和名签的核对， 致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇， 给组织的公关工作造成了不良的影响。 案例五 某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通 知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉 宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那 天，来的嘉宾很少。 点评： 秘书小李的做法有许多不妥之处。 邀请嘉宾是一项重要的工作， 一定要抓住确认环节， 这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益 求精，显示出组织应有的尊重和诚意。 案例六 某公司举办大型服装新品展销会。 与会者是来自各大公司的老总或经理。 本次活动得到了媒 体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副 市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。 各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。 点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。 案例七 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会， 会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班， 这时进来一位 西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工 作人员匆匆跑来， 告诉她会议的电源插口有了问题， 让她快找公司的电工师傅， 黄嘉说： “今 天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午 5： 00 了，估计不会再有什么事，便离开了公司。 点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作， 不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。 案例八 在公司召开新闻发布会期间， 秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。 她在会前为记者安排了一 个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问 时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。 点评： 会议期间一定要注意接待好新闻媒体， 让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息， 为记者的报道提供了方便。 案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学 家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传 工作。 她因事先对情况估计不足， 当许多记者向她索要新闻稿、 宣传资料、 专家讲座大纲时， 无法满足对方的要求， 协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时， 她也没有做好简报 收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。 点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座 大纲等材料。 在会议期间， 还要及时做好简报收集， 留齐各种资料， 为领导提供适用的信息。 案例十 风雷公司在 20xx年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如 何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策， 公司总经理在做会议总结之前， 让秘书许茹收集 会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为 她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。 点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹

应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 案例十一 某公司日常管理比较混乱， 秘书没有将公司会议记录立卷归档， 经常发生找不到会议文件资 料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双 方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中 无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。 点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿， 根据需要形成决议纪要或会议纪要。 会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷， 便于日后 查找、利用。 案例十二 开具#5@p时有出入怎么办？ 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了 1600 元的会务费，组织方开具了#5@p。小张回来报销时，财务处说#5@p无效不予报销，原因是发 票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的#5@p是正式 的，不可能没有财务章。让小张将#5@p寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编 辑整理 点评：#5@p是报销的凭证。#5@p开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实 开具，并加盖单位财务印章和#5@p专用章。不符合规定的#5@p，不得作为财务报销凭证，任 何单位和个人有权拒收。 案例十三 会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因 对领导处理问题持有异议， 故意将会议决定拖延。 这使领导非常挠头。 为解决此种被动状况， 秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办 环节。 点评： 传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。 会后的检查催办是会后工作中不可缺少的 重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。

 

第二篇：5s管理案例分析

“5S”管理案例分析

一、“5S”管理的含义

“5S”管理模式是一种科学的管理思想，源自日本的一种家庭作业方式，后被应用到企业内部管理运作，是企业实施现场管理的有效方法。其内容包括：整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHIT－SUKE）。在建筑企业大力推行“5S”管理，能激发企业管理潜能，培养出企业员工良好的工作作风，有效改善企业的现场管理，使现场变得更加有利于管理，让企业的一切都处在管理之中，从而从整体上提高企业的管理水平，增强企业的国际竞争力。整理是将现场（包括生产现场和办公现场）需要和不需要的东西区别出来，处理掉不需要的东西，达到现场无不用之物。它是树立良好工作作风的开始。整顿是将整理后需要的东西，安排成有序的状态。物品摆放地点要科学合理，还要目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域可采用色彩、标记或挂牌方式加以区别。

清扫包括两个方面的内容，一是保持机器及工作环境的干净。对设备的清扫，着眼于对设备的维护保养；二是员工不仅要做到形体上的干净，仪表要整洁，还要做到精神上的干净，要讲文明、讲礼貌。清洁是整理、整顿、清扫之后要认真维护，养成持之以恒的习惯，辅以一定监督检查措施，使现场保持完美和最佳状态。清洁是对前三项活动的坚持与深入，可消除发生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境。教养也称素养，就是要努力提高公司的整体素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，这是“5S”活动的核心，也是公司企业文化建设和人力资源建设的重要课题。

二、建筑企业施工现场实施“5S”管理的必要性

1.有利于提升建筑企业的施工质量

通常情况下，项目施工现场情况非常复杂，大多时候是多工种、多工序交叉进行，可能发生物流不畅、工序矛盾等问题，尤其是相互之间容易造成干扰甚至是影响施工质量。实施“5S”管理，能够解决这些问题。它通过严格控制建筑企业内部质量管理，建立严格的质量管理体系，成立质量管理办公室，加强对原料采购、运输、工程招投标、工程施工等过程全方位的监测监控，提高建筑产品的合格率，避免物流不畅和工序矛盾等问题，提升建筑企业的施工质量。

2.有利于减少建筑企业的生产安全事故发生的可能性

长期以来，施工安全问题一直困扰着建筑企业。实施“5S”管理能够完善全面质量管理（包括从施工隐患的发生到整改，再到不断检查、处理的循环过程），加强施工现场设备管理，提高完好率，完善事故分析通报制度，对施工过程中的各类事故无论大小，都要逐项进行分析处理；并实行按施工设备部件使用周期与日常巡检动态发现问题相结合的超前维修、预防维修机制，保证设备的安全运行。

3.有利于减少浪费、降低成本

一方面，通过推行“5S”管理，建筑企业能够在整理、整顿阶段清理闲置材料，对单位内积压多年的废旧材料进行了分拣/清理，广泛开展废旧物品回收利用工作，减少不必要的浪费；还可以在施工过程中严格控制和清理原材料，降低材料成本；同时，对施工现场进行的各项清理工作还能够减少环境污染，降低因污染环境而造成的各种罚款的可能性。另一方面，通过实施“5S”管理，可以缩短项目周期，通过实施整理、整顿、清扫、清洁可以使企业的管理一目了然，使异常的现象明显化，避免人员、设备、时间、能源等造成不必要的浪费。员工修养的提高，协作精神的加强，物流的优化，故障率、事故率下降，作业合格率提高，项目效率必然就会提高，项目周期也就相应地缩短。

4.有利于提升企业员工素养

“5S”管理的核心理念是——人造环境，环境育人。通过整理、整顿、清扫和清洁，环境改善了，从而带动员工素养的提高；并通过素养的提高和习惯的养成，促进环境的持续改善。一个人在良好的工作环境中工作，能相应地提升工作情绪；提升了工作情绪，再加上良好的工作环境和气氛，有了高素质且有修养的伙伴，彼此之间的团队精神和士气自然也能相应地得到提高。从而使得员工的业务技能和技术操作水平明显提高，解决现场实际问题的能力不断增强。

5.有利于提升企业形象

在建筑企业实施“5S”管理的目的是要努力提高建筑公司的整体形象，形成严格遵守规章制度的习惯和作风。“5S”管理可以改善员工的精神面貌，使组织焕发一种强大的活力。员工都有尊严和成就感，对工作尽心尽力，并可以改善自己的意识形态，提升企业形象。建立废品回收制度，杜绝废物流入污染环境，可以改进现场作业环境；通过提升员工素质，杜绝随地吐痰、公共场所吸烟等不文明现象，这些也都可以提升企业形象。因为整齐、整洁的工作环境，井然有序的作业流程，较高素养的员工，可以得到公众的信赖，为企业的产品和服务创造出一种良好的消费心理；优质的工程质量、安全的生产，可以扩大企业的知名度，增加投资者或合作者的好感和信心，可以吸引更多人才加入，激发职工的敬业精神，创造更高的效率，从而能大大提高企业的威望。相反，如果施工企业现场管理混乱，在企业内部无法追踪不合格品产生的原因和责任人，也无法及时有效地发现问题、解决问题，交付使用后将给建筑企业信誉造成无可挽回的损失。

三、建筑企业施工现场实施“5S”管理的基本原则

1.自我管理原则

建筑企业施工现场良好的工作环境不是单靠添置设备或领导督

促实现的，而是由现场人员创造出来的。现场工作人员在为自己创造并维持一个整齐、清洁、方便、安全的工作环境的同时，也改造自己的主观意识，提高自己的素养，约束自身的行为，养成对待工作认真负责的习惯。

2.持之以恒原则

“5S”管理开展起来比较容易，甚至可以在短时间内取得较明显的效果，但要坚持下去并且不断改进非常困难。实施“5S”管理，贵在持之以恒。为了使该项管理能够长期坚持下去，建筑企业可以考虑将“5S”管理纳入岗位责任制，使每一部门、每一员工都有明确的岗位责任和工作标准。

3.不断优化原则

建筑企业要强化“5S”管理意识，促使工作人员养成良好的行为习惯，促进其素质的逐步提升。在建筑企业施工现场实施“5S”管理过程中，难免会发生现场的管理水平波动甚至下降的情况。一个有效的办法就是将职责分解到班组，以班组为单位定期开展“5S”检查工作，通过班组对现有状况的分析来强化管理。要坚持PDCA（Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理）的第一个字母）循环，即要通过策划、实施、检查、改进，不断发现问题并解决问题，在检查考核后必须针对问题提出改进措施，从而不断优化企业的管理。

4.勤俭节约原则

在施工现场整理阶段，会清理出很多“不要的”东西。这些“不要的”东西并不一定是无用的，有的可能是暂时无用的，以后还有用，这种物品应该将其收集起来，存贮在仓库中；有的可能在这个现场无用，但可用于其他地方；即便是废物，也应本着循环利用的原则，变废为宝；对那些需要报废的物品，应按报废手续办理，收回“残值”。

四、建筑企业施工现场“5S”管理的实施

1.通过多种渠道加强员工的培训

建筑企业在发展壮大的过程中，要把学习贯穿于企业发展的整个过程，建立学习型企业。因为没有高素质的员工，就没有高质量的产品和服务，而建筑企业施工现场的工作人员的文化素质一般都比较低，他们大部分是农民工，对他们进行各种职业技能培训工作就显得尤为重要。对现场的管理者也要进行“5S”管理知识的培训，只有这样，他们才能更好地为员工做出表率。在进行“5S”管理的培训时，不仅要结合实际，还要有针对性，不搞形式，提高培训的效果。

2.加强管理者的表率作用

管理者的表率作用对下属的激励作用是很大的，建筑企业的管理者应善于树立典型，发挥榜样的作用。无论是企业总部，还是异地项目施工现场的管理层，都要有理想，有知识。同时还要制订制定一系列的公开和保密制度。如：领导干部的工资收入公开；企业装修改造等工程项目招标公开；涉及职工切身利益的事务公开等。不管哪一级的项目管理人员，从一开始实施“5S”管理，就要盯紧现场，要不断发现问题，并加以指导，必要的时候应该亲自为员工做示范、手把手地教，帮助员工纠正不良动作，使其在短期内能熟练操作。

3.用“严、细、实、恒”的高标准来衡量各项工作

“5S”管理是用高标准的制度规范操作，并标准化，使职工养成良好习惯，从而提升员工素质。这里的高标准包括四个方面的内容：一是严，即严格要求，所有的员工必须严格按规定的内容、时间、标准逐日达标，日日清理；二是细，即分工细，各项工作分解量化到每一个人、每一天；三是责任实，即每一项工作、每一件事，大到机器设备，小到一块玻璃，都清楚地表明责任人与监督人，都有详细的工作内容及考核标准，形成环环相扣的责任链，做到了奖有理扣有据；

四是恒，即持之以恒，成年累月，百做不厌，一丝不苟。这样坚持下来，平凡的小事，变成了不平凡的事业。实施“5S”管理，就是一个不断发现问题，解决问题的过程，并且要善于把成果用制度化的形式固定下来，形成一定的标准来指导日常工作。

4.各级检查、督促要做到持之以恒

有人认为“5S”管理就是扫扫地、擦擦桌子，其实并不是他们想象的那么简单，“5S”强调细节，但并不代表它是小事。“5S”的操作不仅规范了物品的位置，而且还规范了我们日常的行为习惯。一个好习惯的养成需要一个长期的过程，管理人员是良好习惯的直接监督者，要经常检查，决不能有丝毫松懈，否则将前功尽弃。

5.实行人性化管理，及时解决可能存在的问题

设立公开栏，公开与有关“5S”管理的内容。一切检查结果即时公开，让员工随时了解违规事件，并当场改正；对于执行好的员工及时表扬；轮班也要及时召开总结会，纠正偏差，共同提高；对于职工反映的问题则要及时解决。

6.通过各种手段调动员工积极性

实施初期，企业员工经常会不理解，也可能做不好，要多与他们交流，使他们真正接受“5S”管理理念，并将其变成自觉的行动。建筑企业可以通过各种形式的座谈、讨论等；了解员工所想所思，因势利导；也可以开辟“5S”宣传专栏，让职工畅所欲言，谈认识、谈体会；还可以张贴漫画、警示语等，大力宣传“5S”，营造出浓浓的“5S”管理氛围。