万城集团系统公文处理实施细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为使万城集团（中国）有限公司系统（以下简称万城集团、系统）公文处理工作规范化、制度化、科学化；根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》（国发?2000?23号）及《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）的规定，结合万城集团相关要求及系统工作实际，制定本实施细则。

第二条 公文（包括电报）是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布有关规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。各公司部门应发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，不断提高公文处理效率和质量，为万城集团发展壮大服好务。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。

第四条 各公司部门规范性公文的制发必须经过公文处理管理机构审核、把关。万城集团总经理办公室是系统公文处理管理机构，主管并负责指导系统各部门的公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。凡 1

是政府机关、执法机关或其他公司寄送至万城集团所属各公司的公文，均由各公司文书人员负责统一收发、拆封、分送、传递、催办。公文处理应贯彻党政分开的原则。

第二章 公文种类

第六条 适用于系统的公文种类主要有：

（一）决定

对某些重要决策问题、重要事项或重大行动作出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤销下级部门不适当的决定事项，用“决定”。

（二）规定、办法

对某项工作活动作出安排，提出具体管理措施，用“规定”；对某项工作或活动制定具体做法和要求，用“办法”。

（三）通告

公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，用“通告”。

（四）通知

发布规章；批转下级部门的公文；要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免聘用干部，用“通知”。

（五）通报

表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

（六）报告

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向上级部门报告或汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级部门的询问，用“报告”。

（七）请示

向上级部门请求指示、批准，需答复的事项，用“请示”。

（八）批复

答复下级部门的请示事项，用“批复”。

（九）函

不相隶属的公司之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“函”。

（十）会议纪要

记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门共同遵守、有关单位共同执行的，用“会议纪要”。

（十一）意见

对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

第三章 公文格式

第七条 系统公文排版一律使用Microsoft Office Word;公文用纸统一使用A4型70g/m—80g/m复印纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，左侧装订；一般每页排22行，每行排28个字。

第八条 公文一般由发文公司标识、秘密等级、保密期限、22 3

紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。

（一）发文公司标识应写公司全称或规范化简称事加“文件”组成，使用小标宋体字，用红色标识。联合发文，应将主办机关排列在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合公司过多，必须保证公文首页显示正文。

（二）涉及公司秘密的公文，应根据保密程序和期限，在公文首页右上角顶格标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开；紧密公文应当根据紧急程度分为“特急”、“急件”（电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”），缓急程度由公文的签发人确定。文件的紧急程度和秘密等级采用3号黑体字，臵公文首页右上角第1行，两字之间空1字。两者同时使用，秘密等级臵上，紧急程度在下，上下对齐。

（三）发文字号由公司代字、年份和序号组成。一般臵发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份应标全称，用六角括号“??”括入；序号不编虚位，不加“第字”。联合行文，使用主办公司的发文字号。

（四）上报的公文，一律实行上行文格式，即文头留有三分之一空白，并将签发人姓名臵于首页红色反线右上侧，与发文字号平行；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字； 4

签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“请示”、“报告”必须严格区分，不得混用、并用，其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“请示”一般只写一个主送单位，如需兼报其他上级公司时，应用抄送的形式。

（五）标题包括发文公司全称或规范化简称、事由、文种三部分组成，一般臵红色反线之下正中间。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

1．标题居红色反线下空2行，用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；

2. 下发本公司的公文用“印发”；

3. 下发上级、同级或不相隶属公司的公文用“转发”。转发公文的标题，其事由部分只需写清楚，可以不照抄原标题；其文种的确定要符合规范、简单明了，除文种为“通知”时给予省略外，其他的文种可保留一级。

（六）主送部门在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。

（七）公文正文在主送机关名称下一行，每自然段再空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（八）公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿 5

宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个“附件”，需用阿拉伯数字（附件1.、附件2. ……）予以区分并垂直排列，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角每1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致，附件的附件不作为正文的附件。转发的公文，在标题已经说明了原标题内容的情况下，附件一栏可省略。

（九）公文的成文时间在正文下空三行标识，以领导人签发的日期为准；成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；联合行文，以最后签发公司领导人签发的日期为准。传真电报，以发出日期为准。会议通过的公文，应当注明会议名称和通过日期。

（十）公文除会议纪要外，应当在成文日期上加盖印章。

1. 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即章中心线压在成文时间上。

2. 单一部门制发的公文在落款处不写发文部门名称，只标识成文时间。成文时间右空4字。

3. 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办部门印章在前；两个印章均压成文时间；只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

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4. 当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文公司名称（可用规范简称）排在发文时间和正文之间。主办公司印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一个印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白之处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十二）版记和页码。版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间（不标注印数）。

1. 公文主题词。公司党委文件、公司文件、会议纪要应当标注主题词，其他文种一般不标注主题词；上报的文件，应按照上级部门的要求标注主题词；下发的文件，标注本部门主题词表中规定的词。主题词一般不超过五个词目。

“主题词”用3号黑体字，标注位臵一般在文件末页的下端，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2. 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；不相隶属的抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送 7

机关后标句号。会议纪要、各类简报、通报等文种主送部门移至主题词之下的（一般采取“发”、“报”、“送”的形式），标识方法同抄送。

3. 印发部门和印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字；印发部门左空1字，印发时间右空1字；印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4. 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5. 页码用4号半角Times New Roman数码标识，居中排列。

第四章 行文规则

第九条 万城集团各公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

各公司在职范围内，可以对所属部门行文布臵、安排、批复工作；可向上级部门请求、报告工作；可以与同级部门互相行文或联合行文；也可以根据上级部门的授权和有关政策规定，答复有关部门提出的问题。

第十条 一般不得越级行文。因特殊或重大紧急情况必须越级行文时，应抄报越过的部门。

第十一条 凡万城集团各公司之间未对有关问题协商一致的，一律不得行文。

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第十二条 向上级部门的请示，应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不要同时抄送下级部门，应交由上级部门负责公文处理的部门；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送下级部门及有关部门；向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。报告中不得夹带请示事项。

第十三条 受双重领导的公司向上请示的公文，应根据内容写明主送公司和抄送公司，由主送公司负责答复。上级机关向受双重领导的下级公司行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第十四条 系统行政公文不得对党的组织作批示、交任务；公司各部室或部门之间不行文；群团组织只能对其所属下级部门、团体行文，并使用专门文头，必要时工会、团委可与公司联合行文，公司原则上不与协会、学会等联合行文。

第五章 公文办理

第十五条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归 9

档、销毁等程序。

第十六条 收文办理

（一）收文由各公司公文专职负责人签收、分类、登记。署名各公司收取的公文，由各公司公文专职负责人拆封、登记、呈送；署名各部门领导、各部室或部门收的公文，拆封后应及时交各部室处理；会议及日常顺带回的公文应及时交各部门公文专职负责人处理。

（二）需要办理的公文，各公司应当提出拟办意见送公司领导批示；紧急公文，应当提出办理时限；涉及几个部室共同办理的公文，应确定主办部室，由主办部室承办，会办部室应协同配合。

（三）交办不当的公文，应迅速送回各部室。除公司领导亲自交办外，未经总经理办公室登记、编号的公文，承办部室可不予办理，也不得送领导审签；特殊情况下送签的，应及时到总经理办公室补办相关手续。

（四）凡需要办理的公文，承办完后一律归还各公司总经理办公室，各部室或个人不得擅自保管。

（五）各公司部室承办的公文，应及时处理，做到件件有结果，一般公文由经理办公室落实专人负责催办。特急公文，要随时随办；急件，应在一至二天内办完；一般公文，应在三至五天内办完。

（六）对重要或有时限要求的公文，除公文专职人员跟踪 10

催办外，承办部门的负责人也要及时催办，按要求将办理情况及时反馈给各公司经理办公室。

（七）承办人对经办的公文，必须认真负责，抓紧处理，不得拖廷误事。如确需廷长处理时间，应向有关领导报告，并告知催办人。

（八）“三密”公文的传阅，领导人应在当日阅后归还单位机要部门，一般部室或部门及个人应在指定的地点阅文。

第十七条 发文处理

（一）发文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，一般不要行文；凡可用电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文。

（二）拟稿

1. 以各公司名义的发文，由各公司经理办公室或公司各部室负责拟稿，并按规范填写“发文稿”后，交由各公司经理办公室按公文办理程序进行处理。

2. 行文要符合国家的法律、法规、符合党和政府的方针、政策及本公司的规定；如提出新的政策规定，应当就其必要性、可行性加以说明。

3. 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

4. 人名、地名、数字、引文准确。

（1）引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。 11

（2）日期应当写具体的年、月、日。

（3）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

5. 必须使用国家法定计量单位。

6. 结构层次序，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

7. 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（三）会签

1. 凡涉及万城集团其他部门管辖业务的公文，应实行会签。重要或急办的公文，主办人员或主办部门应自行主动协商，缩短会文时间。

2. 上报政府机关和涉及其他有关公司业务的公文稿，主办公司要会签有关公司，统一意见后再行文，不得强行下发。如经协商仍不能取得一致意见时，上报公文要如实写明各自的不同意见；下发公文，要将有分歧、协商未取得一致意见的部分删除。

（四）核稿

1. 公文文稿在送领导人审批之前，必须经各单位指定的文秘人员对公文稿进行全面审核，严格把关。在不变更原意的情况下，各单位核稿人对文稿可以进行增删、文字加工；对内容紊乱、文字冗长或存在其他较严重问题的应提出意见，并可退 12

经办人进行修改；各部室的负责人要对本部门草拟的文件进行初核，对不符合要求的文件应及时退回经办人修改或重办。

2. 核稿工作的重点：

（1）是否需要行文；

（2）有关公司、部门是否已经协商、会签；

（3）是否符合党和国家的方针、政策、法令，与当前中心工作、其它文件有无矛盾和脱节，同系统已发的规定有无矛盾；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

（4）文字是否条理清楚、层次分明，用词及语气是否合适；公文内容、文字表述、文种的使用、公文的格式等是否符合本实施细则的有关规定；

（5）公司发文由经理办公室统一编号登记后，送公司领导签发。

（五）签发

1. 下行文，一般由各公司分管领导签发；涉及其他分管领导主管的工作，经有关分管领导审核后再签发；属重大的问题或上行公文，由总经理、副总经理签发。

2. 签发公文，主批人应当明确签署意见，并署名和签发日期；凡上行文或下行文中涉及人事任免、企业发展规划、重大资金计划、固定资产等重要内容的，定稿的原件必须由主要领导人亲笔签发。

3. 各公司经理办公室发文，一般由经理办公室负责人签 13

发。

4．已经领导签发的公文，如需改动文意时，须重新请示原签发的领导审定。

（六）标引主题词

公文文稿领导人审定签发后，由秘书人员标引主题词。

（七）校对

校对必须对原稿负责，经校对后的校样正确无误地反映原稿内容，一般公文经过两次校对，重要公文应经过多次校对。

（八）用印

公文用印，按本细则第三章中第八条第（十）款的规定执行。发出的公文与底稿同时加盖公章。

（九）封发

1. 纸制公文的发出必须经过装封、编号、登记，并履行严密的传递、交接手续。

2. 电子公文由经理办公室主要负责人在网上发布。

（十）缮印、翻印和复印

1. 缮印公文必须以经领导人签发的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动。排版要符合公文格式，且版面整洁、美观。

2. 上级机关的“三密”公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经分管领导批准，可以翻印。翻印时，应由各公司机要部门负责，注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

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3. 公司各部室复印“三密”公文，须经公司分管领导审批。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第十八条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和系统有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理好送各公司档案管理人员立卷，个人不得保存一次归档的公文。

第十九条 公文立卷要正确反映系统主要业务工作情况，立卷的公文要根据发文机关、内容、时间、名称等特征，按照公文保存价值和历史联系，准确分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以使保管和利用。

第二十条 联合公司的发文，纸制底稿由主办公司立卷，其他公司保存公文原件。

第二十一条 公文复印件作为正式文件使用时，应加盖复印单位证明章，视同正式文件保管。具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件时，必须制成纸质文件，进行归档时，必须将电子文件与纸质文件一并归档。

第二十二条 上级机关下发的“三密”公文，属清退范围的，次年应清理后办理移交手续。

第二十三条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和分管领导人批准，可以销毁。销毁公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

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第二十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废之日起不产生效力。

第七章 附 则

第二十五条 涉及外事、合同、法律等方面的公文种类，依据国家颁发有关规定的文体行文。

第二十六条 本办法适用于万城集团系统，各独立公司企业可参照执行。

第二十七条 万城集团将制定相关考核办法，对系统各公司公文处理情况进行考核。万城集团各公司可结合各自实际，参照本实施细则制订本公司的实施细则或补充规定。

第二十八条 本细则未尽之处一律以国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》（国发?2000?23号）及《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）的相关规定为准。

第二十九条 本细则由万城集团总经理办公室负责解释。自印发之日起实行。

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