公司合同管理办法

合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公司合同管理,减少和预防合同纠纷,防范法律风险,保障公司合法权益,促进公司依法经营管理,根据国家有关法律法规和上级规定,制定本办法。

第二条 公司签订合同应遵守国家法律、法规和规章,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则,严格履行本办法规定的程序。

第三条 本办法适用于公司对外签订的合同及参照合同管理的法律文书。

第四条 合同的审批流程必须包括“承办部门启动—相关部门会签—财务、法律职能部门审查—公司领导审批”的基本环节。

第二章 合同管理部门及职责

第五条 合同管理实行综合部门、职能部门和承办部门管理相结合的原则。综合部是合同的综合管理部门,承担合同法律事务工作的职能;财务及有关会签部门是合同管理的职能部门;承办部门是合同的具体执行部门。

第六条 合同综合管理部门对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。

第七条 合同综合管理部门的职责:

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(一) 宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章;

(二) 拟订公司的合同管理制度及常用合同参考范本;

(三) 参与公司重大、重要合同的谈判和文本起草工作;

(四) 对合同的合法性、有效性、风险性进行审核,提出审核意见;

(五) 监督检查合同的履行情况,对履行中的重要问题进行分析,提出意见;

(六) 参与处理对外合同纠纷;

(七) 负责对合同承办部门进行法律指导,对相关人员进行法律知识培训;

(八) 负责法律信息上报“合同”部分的统计、报送工作;

(九) 负责公司负责人证明书、授权委托书和合同专用章的管理;

(十) 负责合同档案的归集、整理、编号等合同档案管理工作; (十一) 其他应由合同综合管理部门承担的职责。

第八条 合同职能部门的主要职责:

以法律、法规、规章及上级主管单位(部门)对市场、财务、审计、投资管理、风险管控等各方面的相关规定为依据,在各自的职责范围内对合同进行专业审核,并提出意见。

第九条 合同承办部门的职责:

(一) 负责合同相对方主体资格、资信情况、履行能力的调查;

(二) 具体负责所承办合同的谈判;

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(三) 负责按照参考范本起草合同文本,保证合同的可行性;

(四) 对于新出现大量同类别业务的,及时提请合同综合管理部门制定参考范本;

(五) 负责提请有关职能部门进行合同审查;

(六) 负责合同的履行,及时向公司负责人、相关部门和合同综合管理部门反映合同履行中出现的重要问题;

(七) 负责指定本部门合同档案管理员,做好合同的日常管理工作,填写合同统计表并向合同综合管理部门报送;

(八) 负责指定专人做好客户资源、供应商资源等信息的统一管理;

(九) 按合同工作的阶段性,将合同档案移交合同综合管理部门法律事务人员:

1、一般法律文件材料,加盖公章之日起30日内移交,不能移交的应提交书面说明;

2、涉及机密性的文件,随时形成,随时移交;

3、合同履行过程中发生签约主体变化、合同金额变化、合同注销等变更事项的,在3个工作日内报备。

(十)其他应由合同承办部门承担的职责。

第十条 合同承办部门应为每一合同确定承办人,承办人应负责从合同意向至合同履行完毕全过程的相关工作。

若合同承办人发生变更,必须与其工作继任人、所在部门合同档案管理员办理交接手续。交接工作包括但不限于:

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(一)对于正在承办的合同,承办人将完整的、全面的材料交接给其工作继任人,将合同订立、履行、变更等详细信息告知继任人,并建立详尽的交接记录和有效的联系通讯方式;

(二)对于已承办完毕的合同资料和档案,承办人应履行以下工作:

1、移交完整、全面的合同文件材料给本部门合同档案管理员;

2、填写档案移交清单一式两份,由承办人和继任人签字(承办人作为经办人,继任人作为监交人),将档案移交清单、相关档案向档案管理员移交;

3、告知继任人关于合同订立、履行、变更的详细信息,并留下联系通讯方式。

第三章 合同的订立

第十一条 合同以公司名义签订,公司内部各职能部门不得以部门名义对外签订合同。依照国家法律法规、地方法规、上级单位和公司的相关规定,必须进行招标投标或前臵审核程序的,按照相关规定执行;通过招标投标所形成的合同,适用本合同管理办法的各项规定。

第十二条 公司对外发生的业务,原则上都应签订合同,以下业务除外:

(一)零散的公司场地出租、客房住宿业务,主管部门按内部流程处理,但不得自行与客户达成框架性意向;

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(二)特殊业务不签订正式合同的,业务部门出具申请送合同综合管理部门审核并报公司分管领导批准。

第十三条 合同的审批权限为:

(一)采购合同,由职能部门、综合部门审核后,审批权限按照《公司采购管理办法》执行;

(二)销售合同,合同金额在人民币10万元以下的,由职能部门、综合部门审核后,报公司分管领导审批;合同金额在人民币10万元以上(含10万元)的,经公司分管领导和风险主管领导复核后报公司负责人审批;

(三)框架性合同,及采购合同、销售合同之外的其他类型合同,由职能部门、综合部门审核,经公司分管领导和风险主管领导复核后报公司负责人审批;

(四)对外借款、担保,股权、土地、房产或其他国有资产转让,重大资产购臵、捐赠或赞助等合同,按照法律法规、上级单位的管理制度等规定办理。

第十四条 合同订立前,合同承办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信情况进行了解和审核,包括但不限于以下内容:

(一)主体资格合法:

1、独立法人须具有通过上一年度年检的营业执照,其核载的内容与实际相符;

2、分支机构须具有其设立单位的有效授权委托书,授权委托书的授权范围与该分支机构有效的营业执照核载内容相符; 5

3、代理其他法人开展业务的独立法人须具有有效的授权委托书,并且委托、代理的法人须具有通过上一年度年检的营业执照,其核载的内容与实际相符。

(二)拟订立合同的标的应符合当事人的经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、等级、资质证书;

(三)具有相应的履约能力,必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;

(四)具有履约信用,现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

(五)合同订立前需掌握的其他情况。

第十五条 合同管理职能部门对合同审查的内容包括但不限于:

(一)项目需求预测可靠、合理,具有可操作性;

(二)经济效益或社会效益具有真实性,标的、价款、酬金合法、合规、合理;

(三)技术依据真实、可靠,措施完备、可行;

第十六条 财务部门对合同的审查内容包括但不限于:

(一)资金来源合法、资产的所有权明确、合法;

(二)资金使用和资产动用的审批手续合法;

(三)资金、资产的用途及使用方式合法;

(四)资金、资产使用效果的财务可行性;

(五)资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法;

(六)经济效益计算的合理合法性;

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(七)税务事项的指示或说明;

(八)合同类型或金额是否超过预算范围及额度;

(九)应由财务部门审查的其他事项。

第十七条 合同综合管理部门对送审合同的合法性、规范性进行审查。审查内容包括但不限于:

(一)当事人是否具备主体资格;

(二)合同内容是否合法、齐备;

(三)合同形式和程序是否完备,是否遵守公司合同管控制度;

(四)合同文字表述是否严密、规范、准确;

(五)其他合法性审核。

第十八条 合同订立前,以合同承办部门为主进行合同谈判,严格履行双人(多人)谈判制度;对重大、重要合同,公司负责人可责成合同承办部门、财务、法律和相关业务部门组成谈判小组。

在合同谈判和招投标过程中,凡涉及人身损害风险及公司知识产权风险的条款,谈判人员在向谈判相对方,作出不符合公司标准范本相关条款有关表述的承诺前,须取得公司分管领导同意。

第十九条 合同审核流程应按以下程序办理:

(一)合同承办部门填写合同审批表,连同合同初稿及有关资料送财务、法律及相关部门审核。

(二)相关部门依职责对送审合同出具审核意见。有关审查部门负责人及具体审查人应提出审核意见并签名,审核或审批的意见应明确、具体,不得使用“原则同意”、“拟同意”、“基本可行”等模糊性 7

语言。

(三)送审合同经审核部门一致通过后,由合同综合管理部门根据合同审批权限,送公司分管领导或负责人批准签订合同。

(四)合同评审通过后,合同承办部门负责准备合同正式文本,由公司负责人或其授权人签名后连同合同评审稿,送合同综合管理部门加盖公章或合同专用章。

第二十条 合同承办部门至迟应在合同预计实施日期五个工作日前启动合同评审程序,如无法满足,合同承办部门负责人须在合同评审表注明理由;各相关合同职能部门应在收到合同初稿及有关资料后一个工作日内提出书面意见。需要承办部门补充材料的,可以相应延长评审时间,但应在评审记录中作说明。

各部门应指定主审核人和顺位审核人。主审核人因故无法及时审核合同的,由顺位审核人进行审核;主审核人和顺位审核人都无法及时审核的,经合同综合管理部门核实批准,可以暂缺该部门审核意见,事后补签。

相关审核部门无正当理由无法在规定时限内完成合同审核的,承办部门应及时通知合同综合管理部门。

第二十一条 合同由公司负责人签订,也可以由公司负责人书面委托的有关人员签订;合同综合管理部门在合同盖章前必须核对合同评审稿和正式文本,正式文本已按评审意见进行订正的方予盖章。

第二十二条 合同需要公证、鉴证的,由合同综合管理部门向法定机关申请公证、鉴证。

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第二十三条 合同依法订立后,合同评审表、合同正式文本及相关文件应由合同承办部门、财务部门、合同综合管理部门各存档一份。

涉外合同的订立应有中文文本,合同立卷存档时中外文本应一并交存。

第二十四条 合同签订后,合同承办人须凭合同原件至财务部门办理借款、转款、开票等业务。

第二十五条 公司相关人员对合同内容应严格保守秘密,任何人不得以任何形式泄露合同内容。

第四章 合同的履行、变更和解除

第二十六条 合同正式签订前,不得实际履行合同(因紧急或不可抗力,经公司负责人或分管领导在合同审批权限内批准的除外)。

第二十七条 合同签订后,如出现不能履行或者不能完全履行时,合同承办部门应及时通知合同综合管理部门和公司分管领导,共同采取措施减少损失。

第二十八条 对方不履行或不全面、不适当履行合同时,合同承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。以公司名义发出的异议文件,须经合同综合管理部门审查,报公司分管领导批准。

第二十九条 变更或解除合同的,须符合法定或约定的形式及程序,并将能证明双方函电往来内容的凭证连同合同文本归档保存。

第三十条 合同变更的审批程序与合同签订程序相同。

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第三十一条 合同注销或解除的,由合同承办部门发起注销或解除流程,合同综合管理部门、公司分管领导、负责人签注意见。

第五章 合同纠纷的处理

第三十二条 合同在履行中发生纠纷,合同承办部门应主动会同合同综合管理部门,研究解决纠纷的办法。

第三十三条 合同发生纠纷时,应首先采取协商、调解方式解决。协商或调解不能达成一致的,可依法律规定或合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第三十四条 合同纠纷采用仲裁或诉讼方式解决的,由合同综合管理部门牵头负责,合同承办部门及相关合同职能部门应积极配合。具体的纠纷管理,按照上级主管部门关于纠纷案件管理的相关规定执行。

第六章 奖励与惩罚

第三十五条 合同综合管理部门应定期组织检查相关部门的合同管理工作。

第三十六条 各部门必须严格遵守合同管理制度。公司对做出显著成绩和为公司挽回重大损失的部门及个人给予表彰奖励。

第三十七条 各部门及个人违反合同管理制度相关规定的,视情形给予相应处理:

(一)不严格履行本办法第十八条规定的,一个年度内个人1 10

次以上即取消绩效评比“良好”及"优秀"的资格,部门累计2次以上的,部门年度考核减1分,每增加一次减0.5分;确有特殊原因无法履行的应事先报告主管领导;

(二)不严格履行本办法第九条第九款规定的,一个年度内合同承办人累计2份以上或未归档率(未归档合同数/本人全部承办合同数)超过10%即取消绩效评比“优秀”资格,部门累计4份以上或未归档率(未归档合同数/部门全部承办合同数)超过10%,部门年度考核减1分,每增加一份减0.1分;

(三)不严格履行本办法第二十条规定的,内部网上公布;连续3个月评审及时率排名为最后两名的,部门年度考核减1分。

上述考核,由合同综合管理部门统计数据,纪检部门监督,人事部门复核并纳入绩效考核结果。

第三十八条 公司对违反国家法律、法规和合同管理制度,在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私,损害国家和公司利益的,视其情节轻重及造成的后果,给予有关责任人行政、经济处分,构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。

第七章 附 则

第三十九条 本办法所称重大或重要合同是具有以下情况之一的合同:

(一)标的额在50万元以上的;

(二)具有涉外因素的;

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(三)属于政府、行业重点工程,或为配合国家特殊需要的;

(四)合同的订立、履行对公司有重要影响的;

第四十条 本办法第三十一条所称“注销”是指合同完成评审程序但未签约;“解除”是指合同完成评审、签约程序但未实施。

本办法第三十八条所称“年度”、“季度”是指日历年度、季度。

第四十一条 合同采取统一编号制,由合同综合管理部门按具体合同的类型和发生次序编制。

第四十二条 本办法所称“以上”、“以下”等数量性规定,除有明确规定外,皆包括本数。

第四十三条 本办法由合同综合管理部门负责解释。

第四十四条 本办法自印发之日起施行。

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第二篇:公司合同评审管理办法

公司合同评审管理办法

第一条 为加强对合同签订过程的管理,规范公司合同评审流程,防范合同风险,根据《中国冶金科工股份有限公司合同管理暂行办法》的规定,结合公司实际情况,指定本办法。

第二条 本办法所称合同是指公司与其他法人、组织或自然人(以下简称合同相对方)之间以设立民事权利义务为内容的所有书面文件,包括合同、协议、合同或协议的补充、变更部分等。 公司对外签订的合同必须按本办法规定经过合同评审。

第三条 根据工作职责或公司授权负责合同洽谈和签订的单位为合同评审的责任单位负责按本办法相关规定完成相应合同的评审程序,并负责对合同评审意见的综合汇总;如评审意见在谈判中需要变更,负责与相应评审单位协商确定,必要时上报公司主管领导确定。

合同评审责任单位不得签订未经评审的合同文本,否则,其责任人应承担过错责任风险、损失责任。

第四条 根据工作职能范围对合同评审责任单位提交的合同(以下简称合同) 按本办法规定的程序进行评审的单位为合同评审单位,负责通过评审在其职能范围内对合同风险进行控制,并对其评审意见负责。

第五条 营销类合同应经计划控制部、财务部、法律事务室评审;此外,根据合同类别及其所含内容应分别增加相应评审单

位:

1、 凡涉及设计咨询内容的合同应增加设计管理部为评审单位;

2、 凡涉及设备成套或工程总承包内容的合同应增加项目经理部、采购部位评审单位;

3、 BT、BOT、BOO等涉及投融资和运营等内容的合同应增加战略发展部为评审单位;

4、 技术开发、技术合作合同以及其他涉及知识产权权利归属、转让、许可使用等有关内容的合同应增加技术质量部为评审单位;

5、 合同附件中如包含设备采购以及指定供货商等内容的应增加审计部位评审单位;

合同评审责任单位可根据实际情况要求其他部门参与评审。 除本条第一款第3、4、5项情况外,如完整采用公司标准格式合同文本,只需计划控制部、财务部就合同的商务和付款部分进行评审。

第六条 工程项目采购合同、施工分包合同应计划控制部、审计部、财务部、法律事务室评审。

合同评审的责任单位可根据实际情况要求其他部门参与评审。

如完整采用公司标准格式合同文本,则只需经计划控制部、审计部和财务部对合同的商务部分、供货商和付款部分进行评

审。

虽使用标准格式合同文本但有更改的,更改部分按本条第一款的规定进行评审。

第七条 设计分包合同和其他类合同应经审计部、财务部、法律事务室评审。

合同评审的责任单位可根据实际情况要求其他部门参与评审。

如完整采用公司标准格式合同文本,则只需经审计部和财务部对合同的商务部分、供货商和付款部分进行评审。

虽使用标准格式合同文本但有更改的,更改部分应按本条第一款的规定进行评审。

第八条 合同签订后,如有变更或补充合同的,变更或补充部分应按本办法规定进行评审。

第九条 公司合同专用章应由公司办公室统一刻制并登记备案,登记备案内容应包括印样及编号、持有部门、责任人、印章的使用范围等。

公司合同专用章持有部门应严格合同专用章的使用和管理,不得超出登记备案的使用范围使用,也不得在未完成评审程序的合同文本上使用,负责相关责任人应承担过错责任和风险、损失责任。

第十条 进行合同评审时,合同评审责任单位应填写合同评审表(具体见附件1),在合同评审表中注明合同评审责任单位、

合同评审单位、合同种类,并提示合同主要背景信息和存在的特别及重要方面等。

第十一条 合同评审流程:

1、在与合同相对方形成合同文本的初稿后,合同评审责任单位应及时将合同文本及填好的合同评审表以电子邮件方式提供给各评审单位。

若所提交合同为公司标准格式合同文本,则合同评审责任单位应在合同文本中将变更之处标出;没有变更条款的,也明确告知评审单位。

2、各评审单位在收到合同文本后,根据部门职责对合同进行评审,一般应在2日内评审完毕,重大复杂合同应在3日内评审完毕,并将评审意见反馈至合同评审责任单位,逾期不反馈的视为以评审完毕;评审单位认为必要时,可建议聘请有关中介、咨询机构或专业人士参与评审,所需费用由合同评审责任单位列入项目成本。

国际工程总承包合同的评审期限不适用前款规定,合同评审责任单位应尽早向评审单位通报信息、征询意见以及提供评审合同文本,给评审单位以充足的评审时间。

3、合同评审责任单位在收到评审单位评审意见后应进行汇总整理,据此形成新的合同文本,并以此为基础与合同相对方进行洽谈。

合同评审责任单位可根据需要,对于重大复杂的合同组织各

评审单位召开合同评审会议,共同对评审意见进行讨论。

4、如经评审形成的合同文本在谈判中出现不能实现的情况时,合同评审责任单位应及时将有关信息反馈至相应评审单位,评审单位应根据实际情况在职权范围内对有关问题提出解决方案;如遇复杂问题,合同评审责任单位可根据需要召集多个或全部评审单位共同讨论提出解决方案。

如谈判中有关问题的解决超出评审单位职权范围的,则应由合同评审责任单位统一汇总,根据问题类别,按照公司领导分工上报公司有关领导决定(下同)。

5、合同文本经谈判最终确定后,合同评审责任单位应及时将确定的合同文本及填写完整的合同评审表以电子邮件方式交各评审单位进行签署;若无异议,各评审单位应在2日内签署完毕。

凡评审单位的正式评审意见在合同最终确定文本中未被采纳的,合同评审责任单位应将原因反馈合同评审单位,若合同评审单位认为须经主管领导决定的,合同评审责任单位应书面报请主管领导决定。

6、合同签署完毕后,如合同评审单位需要,合同评审责任单位应向其提供该合同的正式生效文本(复印件)。

第十二条 合同评审责任单位负责本单位有关合同评审资料的归档处理。

第十三条 本规定由法律事务室负责解释

第十四条 本规定自颁发之日起实施

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