四、登日记账、明细账

一、会计账簿概述

会计账簿是按会计账户开设，由一定格式和相互联系的账页所组成，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的中心环节。

(一)会计账簿的设置

企业发生的各项经济业务，首先是通过会计凭证来反映的，但会计凭证的数量很多，又很分散，仅仅根据会计凭证不能全面、连续、分类地提供企业在一定时期内发生的全部经济业务的科学、系统的会计信息。为了提供企业生产经营过程的会计信息，全面地、序时地、分类地了解一个企业在一定时期内的全部经济活动，及时地为编制会计报表提供有关资料，就必须设置各种账簿。

1．账簿设置的作用

设置账簿是取得管理上所需会计信息的重要手段，因此，在经营管理工作中设置账簿具有如下作用：

(1)可以连续、全面、系统、完整地反映企业的资本运动及企业资产、负债和所有者权益的增减变化情况，并监督企业资本金的合理使用和各项财产物资的安全与完整。

(2)可以系统、分类地归纳和积累会计信息、以便计算成本、费用和利润；考核企业的财务成果；揭露和分析企业生产经营过程中出现的问题；评价企业财务状况和经营成果。

(3)可以为企业编制会计报表提供主要资料。账簿资料是编制会计报表的主要依据，所以，正确、完整、系统地设置和登记账簿，是保证会计报表质量的重要前提。

2．账簿设置的原则

(1)账簿的设置，要能满足经营管理的需要，全面、系统、完整地反映和监督经济活动及财务状况。

(2)账簿的没置，体系要完整、组织要严密，有关账簿之间还要保持上下统驭关系或平衡的制约关系，以提供科学、完整的核算指标。

(3)账簿的设置，要能为编制会计报表及时提供必要的资料依据。

(4)账簿的设置，要结合实际，力求简便实用和灵活，以节约人、财、物力，提高会计工作效率。

3．账簿设置的基本内容

(1)封面。注明账簿的名称和记账单位的名称。

(2)扉页。主要填写账簿启用日期及截止日期；账户目录、页数、册次；经管人员一览表；记账人员、会计主管签章等。

(3)账页。主要包括账户的名称、登账日期、凭证种类和编号、摘要、金额等栏。

(二)账簿的种类

在账簿体系中，有各种不同功能和作用的账簿，他们各自独立，又相互补充，形成了一整套完整的账簿体系，为了具体地认识各种账簿的特点，应了解账簿的种类。，按照不同的标准，账簿可以分为不同的类别：

1．按账簿的用途和记录的方式分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

(1)序时账簿。序时账簿也称日记账，是按各项经济业务发生时间的先后顺序，逐日、逐笔连续登记经济业务的账簿。日记账又按其记录的内容不同分为普

通日记账和特种日记账，为了加强对货币资金的监督和管理，特种日记账又分为现金日记账和银行存款日记账。

(2)分类账簿。分类账簿是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿又分为总分类账簿和明细分类账簿。

(3)备查账簿。备查账簿也称辅助账簿，是对某些序时账簿和分类账簿不记载的经济业务或记载不全的项目进行补充登记的账簿。例如：租入固定资产登记簿，应收票据备查簿等。备查账簿的设置是各单位根据管理的需要自行设计与设置的。

2．按账簿的装订形式不同分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

(1)订本式账簿。订本式账簿是在账簿未使用之前，就将若干账页固定装订成册的账簿。订本式账簿的账页不能随意抽换，一般用于重要的、具有统驭性的账簿。企业的现金和银行存款日记账必须使用订本账。

(2)活页式账簿和卡片式账簿。活页式和卡片式账簿是在启用之前和使用过程中，都不把账页或卡片装订成册的账簿。活页账和卡片账使用过程中存放在活页账夹或卡片箱内，容易散失和随意抽换，所以，在登记完毕或更换新账时，要装订成册，妥善保管。

3．按账簿的账页格式不同分为二栏式、 三栏式、多栏式和数量金额式账簿。

(1)二栏式账簿。二栏式账簿的账页只开设借方和贷方两个金额栏目。

(2)三栏式账簿。三栏式账簿是指账簿的账页格式只开设借、贷、余(或收、付、余)三个栏目记录金额。

(3)多栏式账簿。多栏式账簿是指账簿的账页中的借方或贷方或借贷两方分设若干专栏，详细反映该账户核算内容的账簿。

(4)数量金额式账簿。数量余额式账簿的账页格式是在借、贷、余(或收、付、余)三栏下再设数量、单价和金额栏，以便全面记录反映经济业务的数量和金额。

上述账簿分类可用下图表示：

不同种类的账簿所记录的经济业务不同．因此其结构、格式、登记方法不同，本节主要介绍序时账簿及分类账簿的结构和登记方法。

二、序时账簿

(一) 特种日记账

特种日记账是将大量重复发生的同类经济业务，集中在一本日记账中进行登记的日记账。我国一般只设置现金日记账和银行存款日记账，其账页格式又分为三栏式和多栏式。

1．三栏式日记账

三栏式日记账是指账页的金额栏设收、付、余三栏，用来逐日逐笔登记现金或银行存款的增减变动情况的序时账。其格式及内容见表（87页表） 现金日记账与银行存款日记账的登记方法如下：

现金日记账与银行存款日记账由出纳员根据审核无误的收、付款凭证 (现金日记账根据现金收、付款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记；银行存款日记账根据银行存款收、付款凭证和与银行存款有关的现金付款凭 证登记)逐日逐笔登记。每日的现金(或银行存款)收付业务登记完毕后，应结算出当日余额，做到“日清”。每月末要计算收入、支出合计数并结出余额，通常称作“月结”。

现金日记账的每日结存余额应与库存现金的实有数核对相符；银行存款 日

记账要定期与银行对账单核对相符。

三栏式日记账便于全面反映与监督现金与银行存款的增减变动情况，加强货币资金的管理，但不利于把对应账户分类汇总地加以反映。

2．多栏式日记账

多栏式日记账是在日记账账页的借方和贷方再按对应科目设置若干专栏，逐日逐笔登记现金或银行存款收付业务的序时账。

多栏式日记账的设置有两种：一种是现金(或银行存款)的收入对应科目和支出对应科目设在同一账页内，即收入、支出一本账；另一种是按现金(或银行存款)的收入、支出分别设置两本账，即现金(或银行存款)收入日记账、现金(或银行存款)支出日记账，在其账页内按对应科目设专栏：

(1)设一本账。多栏式日记账将收人栏和支出栏分别按对应科目设置若干专栏，收入栏按对应的贷方科目设置专栏，支出栏按对应的借方科目设置专栏，收入、支出设一本账，由出纳员根据收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。其格式及内容见表（88页）

(2)设两本日记账，即l现金收入日记账和现金支出日记账，银行存款收入日记账和银行存款支出日记账。前述第一种多栏式日记账把现金(或银行存款)收入和支出的对应账户全部设在一本账内，如果对应账户较多，则账页就会太长，实际工作中不便于操作。而设收入、支出两本日记账则解决了这个问题。其格式及内容见表（88页）

三、分类账簿

各单位在组织会计核算工作时，为了满足管理所需要的会计信息，一方面要能提供总括核算资料的核算，即要设置总分类账，进行总分类核算，另一方面还要能提供详细核算资料的核算，即还要设置明细分类账，进行明细分类核算。

(一)总分类账簿

总分类账簿简称总账。总分类账是按照会计制度中规定的一级会计科目开设的，分类汇总反映经济活动情况的账簿。总分类账既能全面、总括地反映全部经济业务，又能为编制会计报表提供依据，因而，任何会计主体都要设置总分类账。 由于总分类账一般都采用订本账，在一本或几本账簿中将全部总分类账户按会计科目的编号顺序分设，因此，对每个账户事先应按业务量的大小预留若干账页。

总分类核算只进行货币量度的核算，因此，总分类账多使用三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏。其格式及内容见表（91页）

三栏式总分类账中的“对应科目”栏，可以设置也可以不设置；“借或贷”栏是指账户的余额是在借方还是在贷方。

(二)明细分类账簿

明细分类账简称明细账。明细账是根据某个总账科目所属的二级科目或细目开设的账簿，用来分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益及收入、费用和利润的详细情况，提供会计核算的明细资料，也是编制会计报表的资料依据。 明细分类账根据管理和提供会计信息的需要可以设置三栏式、多栏式和数量金额式等格式。

1．三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账相同，只设借方、贷方、余额三个金额栏。主要适用于只需要进行金额核算，不需要进行数量核算的经济业务。如“应收账款”、“应付账款”等债权、债务结算账户。三栏式明细账的账页

格式及内容见表（91页）

1．数量金额式明细账

数量金额式明细账的账页格式是在收入、发出、结存三大栏下再分别设数量、单价和金额栏。这种账页格式主要适用于那些既要进行价值核算，又要进行数量核算的经济业务。如用于核算各种财产物资的账户：“原材料”、“库存商品”、“低值易耗品”等。在数量金额式账页的上端，还设计了一些必要的项目。格式及内容见表（92页）

3．多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是在一张账页的借方或贷方或借贷两方设若干专栏，详细记录某一科目的核算内容。

多栏式明细分类账是根据经济业务特点和提供会计信息的需要设置的，主要适用于收益类和费用类账户的明细核算，如“生产成本”、“营业费用”、“主营业务收入”等明细账的格式适宜用多栏式。多栏式明细账的格式按记录的内容不同，又可分为借方多栏、贷方多栏或借贷方均多栏。

(1)借方多栏式明细分类账。借方多栏式明细分类账是在账页的借方设

置若干专栏贷方不分专栏的明细账。主要适用于成本、费用类账户．这些账户的借方需要通过设置专栏提供明细核算资料。如“生产成本”、“制造费用”、“营业费用”、“管理费用”、“营业外支出”等账户。其格式及内容见表（93页）

(2)贷方多栏式明细分类账。贷方多栏式明细分类账是在账页的贷方设置若干专栏，借方不分专栏的明细账。主要适用于收益类账户，这些账户的贷方需要通过设置专栏提供明细核算资料。如“主营业务收入”、“营业外收入”等账户。其格式及内容见表（93页）

(3)借方贷方多栏式明细分类账。借方贷方多栏式明细分类账是在账页的借方和贷方均分设若干专栏，主要适用于借方贷方都需要设置多栏进行明细核算的经济业务。如“投资收益”账户。“应交税金——应交增值税”明细账是这种格式的典型例子。这种格式明细账一般设置较少，格式略。

明细分类账的登记，一般有三种方法：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细分类账；三是根据记账凭证登记明细分类账。既可以是逐日逐笔登记，也可以是定期汇总登记。根据会计主体、业务量的大小、业务性质及管理要求选择不同的登记方法。

四、登记账簿的规则

(一)账簿启用的规则

会计账簿是重要的经济档案，为了保证账簿记录的合法性，明确记账责任，保证会计信息的完整，防止舞弊行为，在账簿启用时，必须在账簿的扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”，账簿启用后应由专人负责。“账簿启用和经管人员一览表”上要详细载明：账簿名称、企业名称、账簿册数、账簿编号、账簿共计页数、启用日期、交接日期、交接人姓名、记账人员和会计主管人员签章，最后还要加盖单位公章。更换记账人员时，应办理交接手续。并在扉页的“经管人员一览表”中注明交接日期、接办人员姓名及签字盖章。“账簿启用和经管人员一览表”的一般格式见表（97页）。

(二)账簿登记的规则

第一，为了使账簿记录保持清晰、耐久，便于长期查考使用，防止涂改，记账时必须使用钢笔和蓝黑墨水或碳素墨水书写，不准用铅笔或圆珠笔书写，红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。

第二，账簿中文字和数字书写要规整、易于辨认。账簿中书写的文字和数字不应写满格，在格内上方要留有适当的空间距离，数字排列要均匀。

第三，应在账簿首页注明账户的名称和页次。必须按编定的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。如果发生_了隔页、跳行时，不得任意涂改，应将空页、空行用红线划对角线注销，加盖“作废”字样，并由记账人员签章。对订本式账簿，不得任意撕毁，活页式账簿也不得任意抽换账页。

第四，记账必须以审核无误的会计凭证为依据。记账时，应将会计凭证的日期、种类和编号、业务内容、摘要和金额等逐项记人账内，同时在记账凭证上注明所记账簿的页数，或划“√”符号，表示已登记人账，以避免重记、漏记。 第五，在每登满一张账页时，应加计本页发生额总数并结出余额，将发生额总数和余额填在满页的最后一行，并在摘要栏注明“转次页”字样。然后，发生额和余额再填在下张账页的第一行，并在这一行摘要栏注明“承前页”字样。 第六，在记账过程中，如果账簿记录发生错误，不得任意用刮、擦、挖补、涂改或用退色药水等方法更正字迹，必须根据错误的不同情况，相应地采用正确的错账更正方法予以更正。

第七，在新年度开始时，应将各种账簿上年年终的余额转记到新年度开设的有关新账的第一页的第一行，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。

(三) 错账更正的方法

记账规则中规定，账簿记录中产生的各种错误，只能用相应的正确的错账更正方法予以更正，错账更正的方法主要有以下三种。

1．划线更正法

在结账以前，发现账簿记录中的文字或数字有笔误或数字计算上的错误，以及非因记账凭证中应借、应贷科目或金额的错误而发生的过账上的错误时，可用划线更正法。更正时应先将错误的文字或数字划一条红线，以示注销，然后用蓝字在划线的上端书写正确的文字或数字，并在改错处由更正人员签名盖章，以明确责任。更正后，必须使原有错误的文字或数字还可辨认出来。在采用此法时，要将全部的错误数字划线，不能只更正整个数字的错误部分。

2．红字更正法

红字更正法也称红字冲销法或红字订正法。在登账以后，发现记账凭证中应借、应贷科目记错，所造成的账簿记录错误。更正时，先用红字金额填制一张内容与原来错误记账凭证相同的记账凭证，并据以用红字金额登记有关账簿，冲销原来的错误记录；然后再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，并据以登记有关账簿。

如果原记账凭证中应借、应贷科目无误，但金额有错，所记金额大于应记金额，也可用红字更正法予以更正。例如，从银行提取现金14500元，备发工资。根据现金支票编制记账凭证时，误做如下凭证，并已入账：

(1)借：现金 15400

贷：银行存款 15400

所记金额15400元减应记金额14500元为 900元差额。将所记金额大于应记金额的900元，作一红字凭证，冲销多记金额，并据以用红字登账。

(2)借：现金 900

贷：银行存款 900

3．补充登记法

在记账以后，如果发现记账凭证中的应借、应贷科目无误，但所记金额小于应记金额，致使账簿记录也发生同样的错误，可采用补充登记法予以更正。首先计算出少记的金额，然后用蓝字金额编制一张与原来错误凭证科目相同的凭证，金额为少记金额，并用蓝字登记人账，以补充账内的少记金额。

例如，企业向亚大工厂购进乙材料一批，价值52000元，货款尚未支付，材料已验收入库。根据乙材料的发货票，按50000元做了如下记账凭证：

(1)借：原材料——乙材料 50000

贷：应付账款——亚大工厂 50000

凭证中所记金额50000元减应记金额52000元为－ 2000 元，凭证及账簿均少记了2000元，应以蓝字金额做一张与原来错误凭证相同的记账凭证，金额为：2000元，并据以人账。

(2)借：原材料——乙材料 2000

贷：应付账款——亚大工厂 2000

五、账簿的更换和保管

(一)账簿的更换

为了保持会计账簿资料的连续性，年度终了，各会计主体都要结束旧账，更换新账。一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账由于种类较多，可以不必每年更换一次，各种备查账簿可以连续使用。

(二)会计账簿的保管

年度终了，更换下来的旧账要送交集中管理，它是重要的会计档案，必须按照会计制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁，以供日后检查分析和审计。会计账簿暂由会计部门保管一年，一年期满后会计部门必须将各种账簿连同账簿启用和经管人员一览表装订成册，加上封面，统一编号，编造清册移交档案部门保管。保管期满以后，还要按照规定的审批程序报经批准以后，才能销毁。

 

第二篇：记账