行政管理制度

第一章 总 则

第一条 目的：适应公司管理需要，规范行政管理行为。

第二条 本制度规定了行政事务活动中公文管理、会议、接待、办公用品、后勤保障、档案、保密、车辆管理等的工作程序与行为规范。

第二章 公文管理

第三条 管理部是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工作，并指导各部门文件处理工作。

第一节 公文拟制

第四条 公司文件由公司领导亲自拟制或由管理部根据公司领导决策和意图拟制。部门文件由部门自行拟制。

第五条 文件拟制的基本要求：

１ 准确反映公司决策和领导意图。

２ 观点鲜明、条理清楚、层次分明，结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文要准确。

３ 合理使用文种。

４ 联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。

第六条 管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责。

第七条 拟稿人负责校核文件。对外文件由管理部负责审核。文件校核主要有以下几方面内容:

1 是否确需行文。

2 内容是否符合公司决策及有关的规章和规程，是否同已发布的相关文件相衔接。

3 提出的措施和办法是否符合实际，切实可行。

4 内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致。

5 文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，打印有无错误。 6 文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，编号是否正确，发布范围是否合理。

第二节 文件审批、发放

第八条 文件发文前均应送相关主管领导审批，明确发文范围。文稿一经领导审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。

第九条 根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

１ 一般日常生产营运事务的文件，由总经理签发；部门文件由管理部复核后发放；

２ 凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及

以公司名义发布、上报的等方面的文件，由总经理审批；

３ 凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需呈公司董事长签发。

第十条 管理部在缮印文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。

第十一条 发文要登记，填写发文登记表。公司行文统一编号为：

公司正式文件 ****文［２００３］第××号

公司会议纪要 ****会议纪要（××）号

密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。

第十二条 收文应记录，并做好分类管理、传阅、保存工作。员工调离时应办理文件移交手续。

第十三条 公司外来文件应由管理部负责登记、拟办、送领导批办。领导批办的文件事项由指定部门落实，管理部督办并汇报。

第十四条 领导批办文件时应具体明确：传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门，防止批办的工作因含糊而未及时落实。

第十五条 承办部门负责人应及时组织落实领导批办的工作任务，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门办理；须报请公司领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，如涉及其它部门时应协商并取得一致意见，然后送请公司领导审批。办理完毕，通知管理部核验，文件移交管理部保存归档。

第十六条 利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件

应复制后再行处理，以利长期保存。

第三章 印章管理

第十七条 管理部负责公司所有印章的管理工作，应建立印章管理台帐，对用印情况进行督导。公司各类印章均指定专人进行保管，暂定下列印章和相应保管人：

1. 公司行政章、合同专用章由管理部经理保管。

2. 公司财务专用章和法人代表章由财务部负责人保管。

3. #5@p专用章由财务部出纳保管。

第十八条 印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。

第十九条 凡以公司名义制发的文件，须有总经理签发的文稿，方予用印。文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送总经理签字后，方予用印并填写用印登记，

第二十条 合同（协议）的用印应经公司总经理签批，方可加盖我司合同专用章，

并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。

第二十一条 公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经公司总经理以上领导审批。

第二十二条 借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所规定的时限交还。

第二十三条 对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理。

第二十四条 印章保管人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。

第二十五条 各部门如需使用印章，应向管理部申请刻制。如因部门变动停止使用时，应将原印章交管理部封存或销毁。

第四章 会议与接待

第二十六条 管理部负责公司及副总经理以上领导主持召开的各种会议的组织和服务工作。

第二十七条 准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。 第二十八条 会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、通讯服务、满足领导临时需求、与会者生活安排等。

第二十九条 会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要等。

第三十条 公司来客通常由管理部负责接待。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公

司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与相关部门或领导会见。 第三十一条 公司重要客人应安排好会客地点，供应茶水，并根据领导意图安排好生活。

第五章 办公用品管理

第三十二条 办公用品由管理部负责管理。

第三十三条 办公用品使用由需用部门造采购计划，管理部审核后报总经理审批。管理部负责采购。

第三十四条 单价2000元以上、使用年限二年以上的物品或单价2000元以上生产线上使用的物品为公司固定资产类，管理部验收入库，经财务部做固定资产登记后，方可报销冲帐。

第三十五条 单价2000元以下的物品为耐用低值易耗品。购入各类耐用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登记后，方可报销冲帐。

第三十六条 耗材(包括各类纸张、笔芯、墨水、涂改液等等)按计划购买管理部验收入库后方可报销冲帐。

第三十七条 管理部应逐步建立办公用品耗用量标准，做到有计划、有台帐、有控制、有考核。

第六章 档案管理

第一节 总 则

第三十八条 为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。

第三十九条 本规定所指之文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、电报、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、录相带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。

第二节 文件资料的归档

第四十条 凡与公司生产经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

第四十一条 对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。

第四十二条 为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。机密文件另类归档。

第四十三条 对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：

1 保持联系，便于查找；

2 按重要程度或形成时间排列；

3 批复、批示在前，请示、报告在后；

4 正件在前，附件在后；

5 正本在前，定稿在后；

6 转发件在前，被转发件在后；

检查工作形成的调查报告等结论性材料在前，依据性材料在后。

第四十四条 归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。

第四十五条 归档资料应包括下列内容：

公文资料：公司红头文件、总公司文件、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；

人事档案：履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等； 财务档案：原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等等；

技术档案：企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等；

设备档案：设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等； 其它：公司各类证书、荣誉、资质、供方资料、客户资料等等。

第三节 档案资料的管理

第四十六条 公司的所有文书类档案资料由管理部集中收存管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管，员工人事档案交由管理部统一保管，设备档案由工程部整理保存，技术资料由技术部整理保存。

第四十七条 公司员工因工作需要，需从档案管理部门借阅已归档的文件资料的，须经总经理或管理部经理批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。 第四十八条 已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期

已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。

第七章 保密制度

第四十九条 密级文件分“机密”和“绝密”两种。密级文件由公司领导指定专人负责起草，起草的密级稿件应注明“机密”或“绝密”，起草完毕后及时送交专职打字员打印；密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、字纸篓里，应妥善保管，集中销毁。

第五十条 打印密级件时，应在材料封面打印上“机密” 或“绝密”标注，无关人员不得站在周围观看；对于电子密级件要加密；密级件的校对，应由起草人负责，不得随便让他人帮忙校对。

第五十一条 文件交接由管理部文件专人或公司领导指定人员负责，交接后应及时采取保密措施，不得随便放置。严格按控制范围传递文件，不得让非批准承阅人员接触。

第五十二条 文件、资料的保管一方面要保证资料完整，不丢失、不损坏，同时对密级件又要进行保密。各部门的文件管理由相应责任人负责，下班或离开办公室时应锁好文件柜，把密级件妥善放好后才能离开；档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。

第五十三条 密级资料包括：重大经营决策、暂不公开的决定、重要客户信息、财务报表、财务帐、关键技术文件与核心工艺文件、不合格产品质量信息等等。 第五十四条 密级文件的销毁应经总经理批准，销毁时不得随便扔进纸篓，须使用碎纸机或焚毁，由二人监销，并做好登记。

第五十五条 相关人员应树立高度保密意识，遵守公司的保密制度，严守公司机密；不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容；不得传播机密。 第五十六条 发现失密、泄密现象，要妥善处理，及时上报。

第五十七条 凡违反本规定者，视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等不同的处罚。

第八章 车辆管理

第五十八条 叉车、小车由专人负责维护和保养及专人驾驶，不得随便让他人驾驶，如果出现非固定司机开车而造成车辆损失的，由责任人负全部责任。

第五十九条 立健全车辆档案，车辆的有关资料及有关有效证件交档案管理员负责管理。

第六十条 辆行驶中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，严禁酒后驾驶、带情绪驾驶车辆，杜绝交通事故的发生。

第六十一条 司机定期检查和维护保养，保证车况处于良好状况，可随时调派使用；

第六十二条 车辆不使用时应按规定停放在指定的停车位置；

第六十三条 车辆出现故障时，驾驶员应及时申请维护，填写“车辆维修表”，经核实后，进行维修，如途中发生故障就近修理，回厂后，立即补单。

第九章 电话传真

第六十四条 使用电话,应注意简明扼要，提倡一分钟电话；上班时间，要尽量少打、短打私人电话。

第六十五条 当电话铃响时，听到的员工，均有义务接转电话。

第六十六条 长途电话管理：为降低成本，由管理部购买长话卡，限额发放，使用方法另行通知。

第六十七条 传真机设专人管理，传真件的收发由专人负责并登记，为保证传真机线路的畅通，配备传真机的电话一律禁止通话使用。

第六十八条 电话属公司公共财物，各位员工应自觉爱护、减少损坏。 第六十九条 通讯费的报销办法另行规定。

 

第二篇：办公行政管理制度(范本)1

办公行政管理制度

公司办公管理制度

第一章 总 则

第一条 为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

第二条 公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。

第二章 经理办公会议

第三条 公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。

第四条 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指

定其他公司领导）主持，公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决

定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。

第五条 每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，公司其他领导、各部门负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。

第六条 各部门需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。

第七条 经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。

第八条 办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。

第九条 公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。

第三章 公文处理

第十条 各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。

第十一条 国务院各部委及国务院扶贫办来文（包括各部门收到或代领的），均应交由办公室统一登记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。

第十二条 凡以公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。

第十三条 办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。

第十四条 办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。

第四章 内部呈批

第十五条 公司各部门以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。 1

第十六条 公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。

第十七条 公司各部门的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。

第十八条 呈批件由公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。 第十九条 办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。

第二十条 承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。

第二十一条 各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。

第五章 印章使用

第二十二条 凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。

第二十三条 呈送相关部门的文件，须由办公室主任核稿，报总经理签批后用印。

第二十四条 涉及公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室主任审核，经分管领导签批后用印。

第二十五条 除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。 第六章 办公文书

第二十六条 办公室主要负责公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。

第二十七条 各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。

第二十八条 办理复印、传真等应填写“办公室业务申请单”，经部门负责人签字后，送办公室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。

第二十九条 一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。 第三十条 收到传真件应及时通知收件人签字领取。

第三十一条 各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于公司领导的，办公室负责办理。 第七章 接 待

第三十二条 凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。

第三十三条 公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。

第三十四条 业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。 2

第八章 其 他

第三十五条 中层以上干部每隔周六上午8：30一一11：30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向公司分管领导请假。

第三十六条 公司各部门正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向公司分管领导请假。

第三十七条 公司各部门实行归口管理，每季度未各相应的机构或相对固定的人员向归口管理部门汇报工作、呈报报表及其他材料。

第九章 附 则

第三十八条 本制度由公司办公室负责解释。

第三十九条 各部门在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。

公司办公区管理规定

第一条 为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。

第二条 公司职工应严格遵守作息制度（管理部门职工上下班须打卡）。上班时间：8．30；下班时间：17：00午午休时间：11：30一13：00。班车发车时间：17：15。

第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事。

第四条 午休后应准时于13．00上班。

第五条 不得将与工作无关的物品带入公司。

第六条 班车按规定路线、停车地点和时间运行，乘车职工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车内卫生，不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。

第七条 各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。

第八条 公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外，男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装；不得穿着运动服装、T恤衫；不得只穿毛衣不着外套；不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。

第九条 办公时间不得因私会客；午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动；因私打电话必须简短。

第十条 办公区手机、寻呼机均应关闭，或设定在静音状态。

第十一条 办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。

第十二条 办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食或嚼口香糖；不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物；严禁随地吐痰。

第十三条 公司办公区域、公用区域、楼前广场及机动车内严禁吸烟。

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第十四条 按规定时间到食堂用餐，不得饮酒。午餐时间：11：30一13：00。

第十五条 下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第十六条 遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。

第十七条 各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。

第十八条 墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒，剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。

第十九条 文明用厕，注意保洁。

第二十条 办公区内除小隔断间外，不得摆放沙发。

第二十一条 本制度由公司办公室和有关物业管理公司负责监督检查执行情况。

对违反规定者，办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。

第二十二条 爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

第二十三条 本规定由公司办公室负责解释。

公司办公管理制度监督检查细则

第一条 为贯彻公司有关办公制度的精神，特制定本细则。

第二条 本细则适用于公司全体职工。

第三条 为对全公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，公司办公室独自或召集其他管理部门人员组成检查小组对公司各部门的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用、车辆维护保养、大楼物业管理等情况进行定期和不定期的全面检查。

第四条 各单项检查具体内容如下：

卫生保持情况，包括桌面、地面的洁净等。

遵守办公秩序情况，包括物品摆放、手机与呼机的使用、遵守礼貌和着装要求、执行办公区域有关规定等。

文件发放情况，包括文件是否齐全、是否按要求组织学习、贯彻落实清况等。

印章使用情况，包括是否按规定及印章使用程序使用印章。

车辆维护保养情况，包括车辆清洁情况、车内设备维护、保养情况。

大楼物业管理情况，包括公共场合的卫生整洁和保持、楼内设备的维护与保养、维修是否及时、食堂卫生等。

第五条 检查实行打分制，设立好、较好、一般、较差、差五个等级，分别对应为5分、 4分、3分、2分、1分。

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连续4次保持单项平均5分者，予以全公司通报表扬，一年内始终保持单项平均5分的单位，提请人事本部给予物质奖励。

单项平均分数在之分以下的第一次给予警告，全公司通报批评；第二次处罚当事人的100元；第三次处罚当事人500元；四次以上者，提请人事本部给予降职、降工资级别的处分。

确属各部门领导教育不力、管理不严的，按照公司人事管理规章制度有关奖罚的规定办理。

第六条 各部门制定卫生值班制度，每日一人；负责本部门当日桌面卫生并负责保持本单位工作环境的卫生整洁。

检查当日如出现之分以下情况，追究卫生值日人员的责任，视为当事人。

第七条 各部门使用的车辆应指定专人管理，负责维修、保养车辆，并负责保持车辆内外清洁。检查当日出现之分以下的情况，追究指定负责人的责任，视为当事人。

第八条 各部门未制定卫生值日制度，未指定专人负责车辆清洁和维护保养者，按照公司有关职工奖罚的规定追究各单位负责人领导责任。

第九条 本细则由公司办公室负责解释。

公司公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《公司办公管理制度）的有关规定，制定本办法。

第二条 公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公司办公室是全系统公文处理工作的管理机构，主管公司并负责指导各部门的公文处理工作。

第四条 各部门应当设配备专人负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第五条 在公文处理工作中，必须严格执行《公司保密工作条例》，确保公司秘密的安全。

第二章 公文种类

第六条 公司的公文种类主要包括。

（一）条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；

（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：

（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

（四）通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；。

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

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（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；

（八）批复：对请示事项予以答复；

（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；

（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。

第三章 公文办理

第七条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。

第八条 发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。

第九条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档峙肖毁等程序。

第十条 公文签收应由专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。 第十一条 收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。

第十二条 公司办公室收文，存档一份，另一份呈送公司领导，根据公司领导批示送公司有关部门传阅，必要时转发有关部门。

文件传阅应坚持文不横传的原则并建立传阅登记制度。

第十三条 因业务需要查阅某文件须经办公室同意，必要时须报有关领导批准。涉及密级文件，按照《公司保密工作执行条例》。

第十四条 密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。

第十五条 公司正式文件须经公司总经理签发。总经理外出时，～般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定；凡涉及资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜且需急办的，由办公室电话请示总经理后，报临时主持工作的副总经理签发。

第十六条 公司正式文件的撰写、制发由办公室负责。

第十七条 各部门以公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送办公室审核后制文，按上条规定签发。

第十八条 各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送办公室进行文字审核。

第十九条 会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知（限于公司系统内）经副总经理或总经理批准同意，以办公室名义发出。

第二十条 发文的密级按《公司保密工作条例》有关规定确定。

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第四章 公文归档和销毁

第二十一条 公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。

第二十二条 调取、查阅存档公文须经公司领导或办公室主任批准。

第二十三条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主任批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第五章 附 则

第二十四条 各部门应根据本办法制定实施细则。

第二十五条 公司其它有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

保密工作条例

第一章 总 则

第一条 为保守国家和公司秘密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。

第二条 公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

第三条 公司办公室是公司保密工作职能部门，负责总公司并指导各部门的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。

第四条 公司每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。

第二章 保密范围和密级划分

第五条 公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。

（一）损害公司经济利益；

（二）损害公司声誉；

（三）损害公司对外关系；

（四）妨害公司业务的开展；

（五）妨害公司有关规定、制度、计划的实施；

（六）危害公司秘密业务情报来源的安全。

第六条 密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。

1、绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展策划、公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。

2、机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、公司的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门负责人的人事变动等。

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3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。

第七条 公司各类文件、资料密级由起草部门提出密级建议并由有关公司领导确定，由办公室印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。如办公室有异议，可商有关领导改变密级。

第八条 根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。

第三章 保密制度

第九条 知晓范围：第六条所定内容除公司领导有权全部知晓外，绝密级只限公司总经理指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主管人员以及该主管人员认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。

第十条 备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经公司总经理批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准，交由办公室复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回办公室销毁。 第十二条 保密工作的基本要求：

（一）不该说的话不说；

（二）不该问的事不问：

（三）不该看的文件不看；

（四）不该记录的秘密不记；

（五）不携带保密材料外出；

（六）不随便谈论保密事项；

（七）不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。

第十二条 如发生或发现泄密情况，应立即报告办公室和所在单位负责人，以便及时采取补救措施。

第四章 奖 惩

第十四条 对于模范遵守本条例的单位和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。

第十五条 对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。

第五章 附 则

第十六条 各部门应参照本条例制定实施细则。

第十七条 本条例由公司办公室负责解释。

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档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和（公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

第三条 各部门的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

第四条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。

第二章 归档范围

第五条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。

第六条上级机关文件材料应归档的有。

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。

第七条公司文件材料应归档的有。

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

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（十）公司及各部门制定的规章制度等；

（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； （十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十三）公司及各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第三章 立卷归档要求

第九条 公司各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司办公室移交。

第十条 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第十一条 各部门向公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

第十二条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

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（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给。

第四章 档案保管期限

第十三条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十四条 确定公司档案保管期限的原则

（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十五条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十六条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十七条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

第十八条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章 档案的借阅

第十九条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室填写档案借阅单，方可借阅。

第二十条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

第二十一条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十二条 借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

第二十三条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十四条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

第二十五条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 11

第七章 罚 则

第二十六条 公司各部门凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

第二十七条 公司各部门凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第二十八条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第二十九条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第八章 附 则

第三十条 本办法由公司办公室负责解释。

第三十一条 各部门应根据本办法，结合本部门的实际情况，制定具体实施细则。

第三十二 公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

印章管理办法

第一条 为加强各部门印章的管理，保证印章的绝对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果，根据《总公司办公制度》，制定本办法。

第二条 本办法所称印章是指各部门的正式印章作风公章和部门章、专用印章（即合同专用章、财务专用章等）。

第三条 各部门应确定印章管理人员，负责本办法第二条所述印章的保管并按有关制度和程序使用。印章管理人员应是公司正式职工。如印章保管人员必须出差或因病请假时，公司各部门负责人应指定临时人员保管。临时保管人员也必须是正式职工并应相对固定。

第四条 印章保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、收到日期、原保管人姓名、批准人签名、保管人签名等。如指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。

第五条 印章的保管必须安全可靠。原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。

第六条 未经公司各部门负责人或公司主管该单位的副总经理批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。

第七条 需用印时应先填写（使用公章申请表》，经公司各部门负责人签字批准后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人员用印。

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第八条 用印文件文稿（包括合同、介绍信）等应复印，以留存备查。

第九条 不得在空白介绍信和空白纸上盖印。

第十条 用印登记项目包括：用印时间、用印编号、用印事由、批准人、经办人等（详见附件《使用公章申请表》）。

第十一条 合同用印应按照公司有关合同管理的规定执行必要的法规审核程序。

第十二条 未履行用印登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和公司各部门负责人。

第十三条 违反本办法规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该单位负责人的责任。

公司车辆及驾驶员管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强公司的车辆及驾驶员的管理，保证工作和业务用车，确保安全行车和车辆安全，制定本规定。

第二条 本规定适用于公司及部门的车辆及全体驾驶人员。

第二章 车辆调配

第三条 根据工作需要，由办公室请示公司总经理批准，对车辆进行统一配备和调整。

第四条 各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执行规章制度情况有管理责任。

第五条 公司外事用车、公司会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。

第六条 除公司领导临时安排外，公司车队不为业务部门及各部门出车。

第七条 原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经公司分管办公室的领导批准。

第八条 24小时内长途用车（单程150公里以上的），须经公司分管办公室的领导批准，24小时以上的，需报公司总经理批准。

第九条 任何车辆外借必须经公司总经理批准。

第十条 各单位应严格遵守本规定第二十五条及第二十六条的规定，配备车辆均属工作用车，应严格服从办公室车队的统一收车管理。

第三章 安全管理

第十一条 驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。未经批准不参加安全学习者缺席一次罚款100元。

第十二条 公司安委会和兼职安全员，负责组织交通安全学习并实施安全管理监督。

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第十三条 出现交通事故，追究肇事者的经济责任，按事故损失金额的一定比例给予处罚：损失额5万元以上的，罚个人6％；损失额1～5万元的，罚个人5％；不足一万元的，罚个人500元。非专职司机各降10％比例。最低罚款为保险公司的免赔数额。未经批准私自出车或私事出车，按上述比例各加罚一倍。

第十四条 对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。

第十五条 专职司机全年安全行车，未发生过交通事故和造成经济损失的，对驾驶人员给予表彰并颁发安全奖，可按季核发。

第四章 油料管理

第十六条 各管理部门配备车辆所需油料由车队统一按核定预算办理购进，按单车每月定额标准发放，超出不补；节余归部门使用。定额标准由办公室每季核定，全年按预算节余部分提取30％作为车队节油奖励基金。

第十七条 车队设专人负责油票发放，造册登记，司机签字领取，每月上报办公室审核。

第十八条 耗油采用总额控制，集中购买，定量使用的原则，财务部应按照排气量2．0以下车辆每月210公升，其它车辆（排气量2．0以上）每月300公升的标准作出费用预算，纳入本公司的总预算。在预算限额内按月或按季度集中购买油票，作为有价证券由公司财务部专人保管，建立规范的领用制度，任何个人不得自行购油，集中购油不得突破限额。

第五章 维修保养

第十九条 原则上按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，车队技术审验，办公室主任审签，到指定修理厂维修，专人结算，超过审批预算的不予报销。

第二十条 业务部门及专业公司维修保养车辆参照第十七条规定自行负责。

第二十一条 办公室及车队对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者罚款50～200元，情节严重者停驶。

第六章 驾驶人员管理

第二十二条 公司领导及部门负责人配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由办公室统一调配。

第二十三条 专职司机应严格按规定条件由办公室商人事本部统一招聘。各部门无权自行聘用司机。

第二十四条 部门临时聘用司机，须经办公室车队考核并签字同意后，方可聘用。

第二十五条 临时聘用的司机应服从车队的统一管理，不出车时一律到车队休息，不得在办公区内滞留。

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第二十六条 其它工作车辆需要持有驾照的公司职工驾车的，由办公室同意，但严禁擅自交他人驾驶，违者收回车辆。

第二十七条 对于实际驾车经验不足一年或持实习证照的，需经领导同意后方准单独驾车。

第七章 附 则

第二十八条 车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于公司的由办公室办理，所需费用按财务预算分别人帐。

第三十二条 本规定由办公室负责解释。

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