企业档案管理作业指导书
1.相关法律依据
1.1《食品安全法》
1.2《食品生产加工企业质量安全监督管理实施细则(试行)》
1.3《食品生产许可管理办法》
2.适用范围
2.1食品生产许可证获证企业
2.2食品添加剂生产许可证获证企业(参照执行)
2.3食品相关产品生产许可证获证企业(参照执行)
2.4已取得生产加工条件核准证书的小作坊(参照执行)
2.5已取得开业审查说明的五类经营单位(参照执行)
3.作业要求
3.1基层单位对新增的企业要进行基本信息登记以及核对是否真实、可靠,在日常档案管理过程中,要及时更新企业基本信息,确保与实际一致。
3.2 企业档案应含有营业执照复印件、组织机构代码证复印件、产品种类的QS证书复印件,以上三证必须加盖企业公章。
3.3企业档案里应含有上年度和本年度抽检产品的检验报告。
3.4确保每家企业一年要有两次以上的执法检查记录,特别是限期整改的企业,要确保回访到位,并做好相关记录(巡查记录和回访记录必须加盖企业公章或者按负责人指纹)。
3.5 在日常监管过程中,如有开展专项检查或企业等级评定,管理人员应按照3.4的要求将相关的材料归档。
3.6企业整改、验收和闭环材料,参照《不合格后处理作业指导书》第5、6、7点。
3.7企业档案中的材料要确保及时更新,旧的材料要保留至少一年,可另行归档。
4.档案材料排列顺序表
A.企业基本信息
B.营业执照复印件
C.组织机构代码证复印件
D.QS证复印件
E.QS换证、变更、增项等申请材料
F.食品生产加工企业食品添加物质使用备案表
G.上年度和本年度抽检产品的检验报告
H.企业停产报告
I.委托加工备案申请书
J.QS年审材料
K.日常巡查记录(包括回访记录、整改材料)
L.常规监督检查记录(包括自查报告、核查表、整改材料) M.获证企业质量安全等级评定记录(包括回访记录、整改材料) N.不合格后处理记录
O.其他要求归档的材料
档案管理员作业指导书
总体目标:档案安全、便于查阅、利用,满足各部门对工作资料的需求;图书充分利用,方便员工借涉及制度:《档案管理制度》、《档案管理软件使用规范》、《印章管理制度》、《合同管理制度》参考标准:如下
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