合同分类编号规则

1、目的

为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定本规则。

2、范围

    本规范除特别指明外，适用于任何以格润公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同和协议。

3、职责

   3.1 总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。

3.2 公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。

4、方法和标准描述

4.1 合同分类编号应遵循下列原则：

4.1.1  适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要；

4.1.2  与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；

4.1.3  公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

4.2  合同分类编号

4.2.1  合同共分为三类：采购类合同、销售类合同和综合类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。

4.2.2  合同编号方法：（按四级编码）

4.2.2.1 一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母。

4.2.2.2  二级编码：为合同类别分类，二级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。

4.2.2.3  三级编码：为合同物品具体分类，三级级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同物品具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。

4.2.2.4 四级编码：为合同签订年份和月份分类，四级编号代码由年份后两位数和月份两位共同表示，共思维阿拉伯数字。         

4.2.2.5 五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。

5、合同/协议编号方法：

XX  -    XX     -     XX   -    XX       XX        XXX

                           

公司缩写 合同类别  物品具体类别  签订年份  月份    顺序号

（一级） （二级）    （三级）        （四级）     （五级）

6、合同具体编写

6.1．公司缩写：代号两位   GR

6.2.合同类别缩写：代号两位 采购类CG、销售类XS、综合类ZH

6.3.综合类细分类缩写：

1)、   财务类：CW

2)、   工程类：GC

3)、   人事类：RS

4)、   物流类：WL

5)、   咨询类：ZX

6)、   其他类：QT

7、具体编号形式请见以下举例：

1）供应部采购合同于20##年3月份签订的第2号采购原材料合同：

编号为“GR-CG-YL-1403002”；

2）营销部销售合同于20##年3月份签订的第16号销售产品合同：

编号为“GR-XS-CP-1403016”；

3）总经办综合类合同于20##年3月份签订的第1号咨询服务合同：

编号为“GR-ZH-ZX-1403001”；

8、  附则

此编号规则于20##年4月1日起实施。合同的分类编号自本规则发布之日起一律适用本规则。

                       二O##年三月二十二日

 

第二篇：okXXX公司合同分类编号管理办法

合同分类编号管理办法

1目的

为规范公司的合同编号管理，特制订本办法。

2适用范围

（1）拓峰集团旗下房地产开发类子公司；

（2）公司作为一方当事人签订的所有合同。

3职责分工

（1）拓峰集团人事行政部、财务部、工程部负责本办法的制定、修改、实施指导和监督；

（2）公司各部门合同管理员、档案管理员负责本办法的实施。

4合同编号原则

 （1）适应公司以房地产为主营业务的合同管理需要；

（2）公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

5合同分类

（1）合同共分为三类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同；

（2）各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。

6合同分类编号规则

6.1工程类合同编号方法：（按五级编码）

（1）一级编码：

根据地域分类，按城市名称填写，一级编号代码根据城市名称的大写字母表示，大写字母是城市名称拼音的第一个声母。（如果遇到城市拼音字母代码相同的情况下，另外设置代码）；

深圳的项目：SZ

（2）二级编码：

为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母（大写），如首府简称，代码为SF。属于集团全国范围内开发的同一品牌楼盘，其项目代码要求一致，确定后报集团人事行政部备案，由人事行政部档案管理员，报给各相关部门合同档案管理负责人。

（3）三级编码：

根据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、……“跨期”，代码分别为01Q、02Q、03Q、……KQ。

（4）四级编码：

工程类合同共分六类，相应编号按下列括号中汉字表示。

1）土地合同（土地）：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让等合同；

2）前期合同（前期）：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询等合同；

3）施工合同（施工）：包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同；

4）工程材料设备采购合同（采购）：包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装等合同；

5）园林环境合同（环境）：包括室外环境设计、施工和采购合同；

6）营销包装合同（营销）：包括策划、销售代理、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同；

（5）五级编码：

根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。

编号举例：深圳首府一期第一份营销类合同      编号：SZ-SF-01Q-营销-0001

说明：工程类合同由工程部档案合同管理员负责编号、整理、归档、备案。

6.2 销售租赁类合同编号方法：（按三级编码）

（1）一级编码：

区别各地区的合同，同工程类合同编号方法工程类合同一级编码；

（2）二级编码：

区别合同的项目归属，编号方法同工程类合同二级编码。

（3）三级编码：

1）为具体房号的编号（包括苑名、栋号、单元号、房间号），可以用汉字、字母或数字综合表示

如：苑名（汉字）—栋号（汉字）—单元号（数字）—房间号（数字）

2）同一套商品房、车位/车库、库房的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同与相应的销售合同共用一个编号。

3）商品房、车位/车库、库房销售后与业主签订的合同按销售合同的补充合同处理，如工程维修合同。

编号举例：

深圳地区首府一期（    ）苑（    ）号楼（   ）单元（  ）号销售合同

编号：SZ—SF—(   )苑(   )号楼(    )单元(   )号

深圳地区首府一期地下车库8号车位租赁合同

编号：SZ-SF—车库8号

说明：营销部指定专人负责合同编号、整理、归档、备案。

6.3管理类合同编号方法：（按四级编码）

（1）一级编码：

区别各地区的合同，同工程类合同编号方法一级编码；

（2）二级编码：

管理类合同是指不能归入任何项目的合同，管理类合同共分四类，相应编号按下列括号中汉字表示。

1）劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；

2）固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；

3）融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；

4）其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

（3）三级编码：

按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。

（4）四级编码：

根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。

编号举例：

拓峰集团 深圳20##年第1份劳动合同

 编号：SZ—劳动—20##-0001

6.4  补充协议的处理

（1）补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。

如：流水号为0008合同的第一份补充协议的编号为“……0008（1）”。

（2）对于纠纷处理合同（如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议），若纠纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编号方法同补充协议（1）。

编号举例：深圳首府一期第一份采购合同第一份补充协议

    编号：SZ-SF-01Q-采购-0001（1）

7. 本规则自发布之日起施行

各相关部门负责人指派相应人员对合同进行编号、整理、归档、备案。各部门自行备案后，并报人事行政部统一备案管理。

                                        

XXXX有限公司

                                                         2012.5.11