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外贸参展经验

---由福步外贸论坛整理发布

一

1) 我经常在一些展会上见到sales person喜欢机械地发catalogue, 与来访者交换名片(像个机器人一样做事情), 而不把客户邀请到摊位里面进行详谈, 了解对方的实际需求. 要知道, 这么大一个展馆, 如此众多的参展商, 客人已经走过N家同行公司的摊位, 如果你只是机械地交换了名片, 除非你们是很有实力和品牌声誉的公司, 否则客人肯定会忘记你. 所以, 笔者认为, 只要他在你展位前停留1分钟, 告知了他对某个产品感兴趣的时候, 一定要把客人请进来进行详细交流, 这样做, 客人对你的印象才会深刻. 就好像你自己去一个大商场买衣服一样, 走马观花式看过的商店你肯定都忘记了, 但如果你试穿了某件你比较喜欢的衣服/裤子, 即使你当时没有买, 你的印象也会深很多, 一定会记得是哪个商场, 哪一个铺面, 指不定哪天还会去那里买.

2) 大多数sales person在展会上忙乱的时候, 或者来访者比较多的时候, 就随意递给客人一本catalogue和名片, 然后说我们展会后用email联系(这样做很容易失去一些潜在的优质客户). 笔者认为这也是个误区. 客人已经与N个公司交换过名片, 到时候会有N个人给他发email, 自身的优势无法得以体现. 笔者的做法是, 展会结束后立即就近拜访客户, 当年在德国, 意大利的时候也是这样做的, 已经万里迢迢到了欧洲, 干嘛要急着回去, 已经花了上万USD来参展, 干嘛不再花个1千2千USD去拜访客户呢? 那时候我们都会就近去拜访那些购买欲较强的客户(主要是针对在展摊上进行过详谈, 了解了实际采购需求的客户), 因为欧洲的铁路很发达, 而且是申根签证, 笔者那时候在德国参完展, 接着跑了意大利, 瑞士, 法国等好几个国家的城市. (发email的事情, 我一般是在跑客户的这段时间里完成, 晚上在酒店里去写). 你去想, N个人给他发邮件, 但只有你一家公司亲自登门拜访了, 你说谁的成功率要高? 以前我用数据进行过分析, 这种方法的成交率比email联系要高出至少50%

3) 笔者回国之后给客人发邮件也还有一个小小的技巧, 那就是, 所有到我展位上详谈过的客户, 当时我都会与客人在展位上合影, 我发邮件时会把这张照片附上, 这样的话, 客人也会对我们的印象深刻一些, 看到照片便会想起来我们是哪家公司的.

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二 E-mail 标题怎么写？

來令客人眼光留下印象, 在下有小小建議 ( Booth 相片都要)

展会后邮件标题

Option One

Your Most Interesting items at ______________(填上展會名稱) Booth Nr.____________

Option two

Your request quotation from ___________填上展會名稱 Booth Nr.________________

Option three

Your possible order at our Booth ___________________填上展會名稱

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三

1、摊位的好坏只有到现场才有体会。有的时候走廊的摊位倒是比主馆里面的访客多。因为大展会要走完是很累的。第二要吸引经销商来，而不是终端用户，否则热闹了，但是没有订单；进了主馆如果不是特装的展台，不占什么大便宜，反而显得寒酸。

2、签证应该可以让展会的举办方发邀请。那样比较简单；

3、找一家可以步行到展馆的旅馆。最好规模适中。这样有比较丰盛的欧式早餐（不像美式早餐只有煎蛋），中国人早晨吃足了可以顶到下午都不饿。太小的旅馆就差多了，省下的房钱都买吃的了。具体的最好问当地的留学生；

4、千万不要用热得快之类的东西在那里煮面。不是面子问题，而是旅馆的保险丝经不住。

有些事情如果想不出为什么就不要想太多，而是多去尝试，只要不断地变换方式去尝试的话，总有成功的时候，只是走了一些弯路，但是对于一个没有经验的人来说，能做的也只有这样。因为别人是不可能会为你点破这些东西的。

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四

要把展会搞好，分三步骤，第一步、展会前的准备 第二步：展会上的执行 第三步：展会后的跟踪， 如果这三步每个环节都做好了的话，没有客人是不可能的， 下面就和大家分享一下这三步是如何进行的

第一步：展会前的准备

1、邀请函：

A、 告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到你的展位上，只 要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最 好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。

B、 给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你们的装修图给客户, 这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话，客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比 较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地方，这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大多数自己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。

C、 注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话 内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。

D、 约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万不要约 的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会要求公司进行产品的市场保护。所以要小心，千万不能在一个客户面前提 及同一地区和国家的大客户。

以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒店号码，这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他，

F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面，因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策

2、展台装修：

A、 装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。

B、 但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产品质感，所以要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如果太热的话，一个可能会破坏产品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判

C、 有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。

D、 展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。 现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。

3 申请展位。国内展的话，因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧

A、首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需要哪些文件申请等

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B、报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平方，两面开口多少钱一个平方。

我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的，报的都是光地，至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下定单的话，会有一定的折扣可以节省点钱。

C、选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你订，这样的话拿到的位置肯定比你的好。

D、展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置

E、展台#5@p， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你#5@p号，有#5@p号才能去申请邀请函

F、邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的中国办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份证号码，出 生年月日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证日期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的 话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周 在网上申请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。 如果申请人超过了认输限定，一般18平方限定是4个人免费申请，如果再增加的话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和观众的身 份，不同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。

额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到款两天内就给你办理完。 邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而且可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了.

G、展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的，可以让当地的客人帮你们垫付， 从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的合作，关系又更进了一 层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好，好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。

我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类， 第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写 上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。

H、电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话，收费是很贵的。

I、确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡，还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡，展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐2等仓的卡，所以不要坐到1等仓了。

4．样品的准备：

a、 样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。

b、关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先

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权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵，

c、如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。

d、所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以及时替补

e、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。

f、样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大货能做好。

G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时候方便拆箱。

5、机票、保险 提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会要用的。 要反复和卖机票点确认是否有位置，最好提前2个半小时到机场，如果是国际航班，以免有一些突发情况处理不了。我们上次有5个人去，但是其中有两个人的位置卖票点忘记最后的确认了，还好我们去得早，让他们赶紧联系航空公司这边，还 好只是有惊无险。如果去得不是早的话，这次有两个人要漏飞机了。

还有如果转机的话，一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的，有个客户就是出了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发，在北京转机到法国，但是从 广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票，而且转机的时间只有2小时，这样的话，他要到了北京以后先去拿行李然后再转，但是这样的话即使是飞 机十分准点，还是赶不上飞机的。为了避免麻烦，要注意。

6 展会上人员和时间的布置

无论什么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没有条理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以，但是却没有坚持下来。哎，人为什么学好那么难，学坏却那么容易都不用教。

A、到老客人展台上去拜访的业务员

这个工作，需要对业务和客户十分了解，最好让跟这个客户的人去，但是如果人员有限的话，一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去，去之前先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点一点和客人说。引导客人的思维（这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且有时候展会现场一混乱就更没有条理了，这时候你要引导他跟着你的思维走，如果跟着他的思维的话，可能谈一上午都不会谈到重要内容，这点在展会中会说到）

做好每一个老客人非常重要，开发新客人实在太耗费精力和时间了，过程过于漫长，一句老话，珍惜眼前人。

B、上不认识的客人的展会上推销的业务员

这一个人员很重要，他所去的目标都是大公司，所以比第一点比A类的业务要求要高。但是只要抓住几个重要的特点

其实工作也并不是很困难，关键是要把适合的人员培植在适合的地方，最大发挥所长。 这个人首先必须是很有激情的一个人，而且自信，很善于微笑的一个人。我觉得那种年龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间，也懂公司的产品的人比较适 合。因

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为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人一次又一次的拒绝，所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。基本上就差不多 了。当然，有一些客人情景式的回答是必须先草拟好并背诵的。包括一些突发问答都要事先想到。 老客户的保持虽然很重要，但是这一步工作是关系到新的客户，所以必须同样重视，因为这是很有目的的推销。

C、展台上留守人员的安排

其实一个展会，我建议全部用自己的业务员或者是翻译，费用当然高很多，但是绝对值得，因为展会上的时间是非常宝贵的，客人不喜欢把太多的时间花在没有效率 的沟通上。公司的业务他们都很了解业务和公司的现状，所以和有意向合作的客人来说会比较顺利。但是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了很久的翻译，因为 他的一些建议和谈话会帮你更多地了解客人，很重要，他带给你的价值是无形的，我们公司就是这样，从中受益不少。

说到留守人员非常地耐心，因为展台上大的小的客人都有，常时间下来很多人都会变得没有耐心。所以把非常有耐心的人放在这里很必要的。专业不是那么好都没多大的关系，你可以在他旁边配备一个懂技术的人员，这样配合都是没有问题的。 做这么多的展会，虽然留守的状态下也接到过订单，但是好的客户几乎都是B 这个步骤去实现的。所以我们公司把B这个步骤看成是最重要的，一直是我在负责。当然我想再过几年应该会把所有的精力放在A和C，关于市场的动向，只要派一些技术人员去就可以了。

7 展会期间：工作分成类，大家各负其责

到老客户展台上拜访： 一般是谁的客户就让谁去跟，一定要事先约好时间，因为客户都是很忙，自己也会很忙，展会上的每一分钟都是金钱和机会。

a、事先一定要做好谈话内容准备，一条一条写出来，和客户谈的时候可以拿出来，看着谈，这样就不会遗漏任何一点，客人也会很喜欢你的做事方式，很认真，很有条 理。会场因为场面会比较混乱，客人会不时被一些事情打扰打断，这个时候就必须有这样一个谈的计划，而且你随时记录，以防遗漏。

其实谈什么呢？ 这是一个最重要的内容，首先要清楚你去的目的是什么，列出来。每次和客人见面的机会对我们来说都是非常重要的机会，因为面对面的交流，你能准确地判断客人的意思，并且可以把一些不可能的事情谈成可能。

去的目的其实有 ：

a、合作的总结

b、维护客户关系，对客户的尊重

c、交流彼此的一些技术、合作的信息及理念

d、了解过去合作的一些问题，是否愉快，对质量和服务各方面有什么新的要求 e、推荐新产品

f、 邀请到自己的展台上来参观（这点很重要，这样能够增加人气，外国人也一样，哪里人多往哪里钻，但是如果你的旁边是你很强的竞争对手的话，一定要慎重，如果 你们的竞争力很接近的话，你的客户很可能就成了他的囊中之物了）。所以熟悉客户的同时也要熟悉的你竞争对手，这点不难，花点时间让人看看他们的产品你就差 不多也就了解了。

g、提供一些公司的变化和改进的信息

h、对公司有什么意见

i、欢迎再次亲临公司参观和指导，谈事情最好就是在自己公司谈，成功率会更高，围绕产品和生产也更好谈。

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j、可以和客人介绍一些业内的朋友，比如你们的供应商或者配件的供应商，当然要十分保险的，这样的话大家可以互通有五，关系也就自然更加紧密。

8、出动出击：

这类人一定要非常积极热情，有个很好的心态，不怕被拒绝，要善于微笑\自信,不一定要有多漂亮多帅，还有懂专业,这个步骤很大程度决定了大的新的客户的多少。因为给他的定位就是大的没有接触过的客人。

a、拜访的时间, 很有讲究的,通过几次的展会,最好的去拜访这类客人的时间是10点前,因为这时候是客人最不忙的时候, 除了展商以外,其他人都是晚一小时进场的,这样就给我们提供了很好的机会.

要把最重要的客人放在第一天的10点之前,这样万一他没过来,你还有后面的时间可以一直去邀请

b 带齐所有资料,包括谈话资料,产品介绍,生产线的图片,公司图片等 (另外多备几份产品目录,因为你可能不停地遇到新老客户,都可以给目录,邀请)

c、找对人:找是要找产品经理, 因为是产品经理是负责开发新的产品的, 如果去了很多次产品经理不理的话,可以找老板谈,先把老板放倒,他自然会引见产品经理.当然不能当着你认识的产品经理的面和老板谈,这样他会不舒服,对以 后的合作还是有影响的,毕竟以后的业务是他在跟进,而不是老板.但是你要当着老板的面夸产品经理或者他的员工,老板会很舒服,而且被夸的人知道了,效果就 更大了.

我确实遇到过一个这样的客户,已经联系两年了,一直都没什么消息,之前在国内的展见过,但是总是匆匆一别,对我们没多大的印象.后来想了很久不知道什么原 因,于是在国外展的时候,第一天就去了他们展台,去了很多次他都没有空.大概是第三天的时候,我一早就坐在他们展会上等,一个人没有,过了10分钟,来了 个老头,说明了我的来意,告诉他我已经来了17次,但是他们的生意太好了,而产品经理一直都没停过,很辛苦,当时看着他太忙了,所以没好打断他,所以一直 没机会谈. 请问我可以要张你的名片吗? 不看不知道, 一看原来是总裁,我真是乐开了花, 让他给我10分钟的时间,当时也没人,所以他答应了.因为产品资料和公司图片以及问题都准备得很详细,所以很成功.他说他会让产品经理到我们展位上来. 结果第二天下午, 他居然真的亲自带着产品经理来了. 他现在已经成了我们一个很大的客户,和产品经理的关系也进步了很多.前些天见面,他都还在回忆我当时向他们推销时的画面,说我当时就向一阵台风,势不可 挡,他说他从来没见过我这样的销售,一次又一次,还是那么积极和面带微笑,很欣赏我的态度.说总裁是被我的热情感染了.我也开玩笑和产品经理说,说实话当 时被冷遇确实很伤心,但是每当看见帅哥时,所有的伤心都到九霄云外了,而且当时你就是我必须要攻克的目标,如果不把你攻克的话,我就不回来了,跟你到法 国,直到你同意为止.因为我不想您因为没有时间,太忙而错过了这么好的产品,而且这一错过又是一年,我知道你们的销售都是很有计划的,一年的时间对你们公 司和对我们公司来说都意味着很多东西.最后,产品经理又一次被我感动了.

9留守阵地：

担任这个工作的人，首先要非常的耐心，因为每天都应对一些也许根本就没有见过的客人，回答很多的问题，人很容易疲劳，也就会不那么耐心。如果公司的客人太 少了，那么闲着的时候走道展台旁边的客人也要主动请进来，这样就多了一些机会。如果展位上的客人比较多的时候，那么，你要有很锐利的眼光看出哪些客人是大 客人，哪些客人是小客人。这些仔细观察是可以看出来的。

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要做好与客人沟通的笔记。

客人进来的时候你首先问客人对什么样的产品感兴趣，然后根据客人的要求推荐，大致看了以后，请客人坐下来谈，索要名片。

然后介绍公司的情况，工艺以及一些让客人了解生产流程的一些图片

尽最大的努力让客人在展位下定单，谈好付款方式和交货日期，如需要样品，最后一天可以让客户拿回去测试。

不管做ABC 哪个步骤，每天都要总结当天的情况，分析，看是否第二天要调整战略

10、展会后

出趟国不去旅游是件非常遗憾的事情，但是有可能机会就会在 你旅游的时候失去。在展会上客人认识的供应商太多，他根本就记不住那么多家，所以展会后的跟踪工作实在太重要了。尽量快地把展会和客人谈的总结给客人，让 客人核对他的记录是否有些地方需要补充，以免遗漏，下了定单的催正式定单，没下定单的引导下样品单或者定单，总之要快。有个朋友告诉我他成功的秘诀就是 快、准、狠。当然要坐到实在不容易。 不要觉得自己催客人很多次客人会烦，不用去过多考虑他的感受，这是你应该做的工作，而且你的信他也未必看到。除非他回复你说不要再发邮件给他了，但是你也要问清楚是为什么。

如果邮件不行就不要再发邮件了，直接打电话，打了电话也要想办法跟踪好，因为不只你一个人打电话，商场是场没有硝烟的战场。