报 告
一、报告概述
(一)报告的功用。
报告,是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种上行文文种,在我局公文中十分常见。作为行政机关法定文种的报告,和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书,如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等,不是相同的概念,注意不要混淆。
(二)报告的特点。
1.单向性。
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况时使用的单方向上行文,不需要上级机关给予批复。在这方面,报告和请示有较大的不同,请示具有双向性特点,必须有批复与之相对应,报告则是单向性行文,不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意,类似“以上报告当否,请批示”的说法是不妥当的。
2.陈述性。
报告在汇报工作、反映情况时,所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示做了什么工作,怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足,必然要一一向上级陈述。反映情况时,也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚,向上级机关提供准确的现实性信息。这一点要与请示区别开来,请示有询问性和请求性,而报告自始至终都是向上级机关陈述情况,没有这两个方面的特点。
3.事后性。
在机关工作中,有“事前请示,事后报告”的说法。一般来说,报告是在开展了一段时间的工作之后,或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。
(三)报告的种类。
1.工作报告。
凡是用来向上级汇报工作的报告,都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽,要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到,可以有主次的区分,但不能有大的遗漏。大到国务院提交给全国人民代表大会的政府工作报告,小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告,都属于这种类型。
专题报告的涉及面窄,只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报。
2.情况报告。
如果卫生工作中出现了正常工作秩序之外的情况,譬如说发生了事故,出现了意想不到的问题等,对工作产生了一定程度的影响,应该及时向上级将有关情况原原本本地进行汇报。即使对工作没有太大影响,一些有倾向性的新动态、新风气,以及最近出现的新事物等等,必要时也要向上级报告。
凡此种种,都属于“情况报告”。作为下级机关,有责任做到“下情上达”,保证上级机关耳聪目明,对下面的情况始终了如指掌,这就是情况报告的意义。如果隐情不报,则是一种失职的表现。
3.答复报告。
答复上级机关询问的报告,称为答复报告。这种报告内容针对性最强,上级询问什么,就答复什么,不能答非所问。对待上级机关的询问,一定要慎重,如果不了解真实情况,要经过深入的调查研究后再作答复。
4.报送报告。
这是向上级报送文件、物件时使用的报告,正文通常非常简略,只需写明“现将×××××报上,请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。
二、行文要求
(一)把握报告的行文对象。
报告的行文对象必须是与自己具有领导或者指导关系的直属上级。我局报告的行文对象主要是市政府、卫生部,只有报告某些特殊事项时,行文对象可为市委、市人大等。
(二)不得直接送上级机关领导者个人。
除个别领导同志直接交办事项和必须直接报送的绝密事项外,报告一般不得以市卫生局名义主送市委、市政府领导同志个人。
(三)报告中不得夹带请示事项。
如有事项需向上级领导机关请示,必须以“请示”单独行文,切忌将请示事项夹带在报告中。
三、写作要领
(一)总体要求。
1.真实具体。
报告的用途是帮助上级机关了解下情,从而做出正确的决策。因此,写报告
要做到如实地反映情况。如果报告反映的情况失实,就可能影响上级机关决策的准确性和科学性。公文承办人要深入调查研究,了解情况,掌握第一手材料,然后进行分析归纳,去伪存真。报告所用材料要具体,要有概括性的材料,也要有典型的具体事例。
2.突出重点。
报告的内容要根据主题的要求来安排,要分清主次轻重,概括说明,紧抓要点。重点的、主要的内容,要安排在前面,详细写;非重点的、次要方面的内容,简略写;可写可不写的内容,就不写。在确保内容真实具体的基础上,报告应该尽量简短。
(二)具体要领。
一般而言,报告正文分为引言、主体与结尾三个部分。
1.引言。
引言指报告的开头部分,它起着引导全文的作用,所以称为引言。不同类型的报告,其引言的写法也有较大不同。概括起来,报告的引言有以下几种类型:
第一,背景式引言。
就是交代报告产生的现实背景,例如:“布鲁氏菌病(以下简称布病)是由布鲁氏杆菌引起的一种人畜共患传染病,病畜为主要传染源,人由于接触患病的牲畜及污染物而感染。人间布病为我国《传染病防治法》规定管理的乙类传染病,主要表现为发热、乏力、多汗、关节疼痛、肝脾和睾丸肿大、神经和生殖系统病变,严重者丧失劳动能力。动物布病为《动物防疫法》规定管理的二类动物疫病,常导致牲畜流产、不孕、不育和产奶量降低,严重影响畜牧业发展。近年来,由于受多种因素影响,我国布病疫情持续快速上升,部分地区呈暴发和流行趋势,防治形势十分严峻,现将有关情况报告如下:……”
第二,根据式引言。
就是交代报告产生的根据,例如:“收到郭金龙同志20xx年x月x日在市政协《关于做好对抗超级病菌工作的建议》(《诤友》第239期)上的批示后,我局高度重视,立即责成相关单位进行研究,落实工作措施,进一步做好防范超级病菌工作。现将有关情况报告如下:……”
第三,叙事式引言。
在开头简略叙述一个事件的概况,一般用于反映情况的报告。例如:“19××年x月x日上午9时40分,我省××市百货大楼发生重大火灾事故,市消防队出动15辆消防车,经4个小时的扑救,大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外,百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值
开门营业不久,顾客不多,加之疏散及时,幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。”
第四,目的式引言。
将发文目的明确阐述出来作为引言。例如:“为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》(国发[19××)×号),切实做好我市防火工作,保护和发展森林资源,更好地为改革开放和经济建设服务,结合我市实际情况,就进一步加强森林防火工作提出以下几点意见:……”
报告引言的写法不止以上4种,运用时可以举一反三,融会贯通,灵活处理。有些报告比较简短,甚至没有引言部分。
2.主体。
报告的主体也有多种写法,现择要介绍几种常见形态。
第一,总结式写法。
这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容,以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主,在叙述基本情况的同时,有所分析、归纳,找出规律性认识,类似于工作总结。
总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次,是最常用的结构方式。例如20xx年x月x日在第十一届全国人民代表大会第一次会议上温家宝总理所作的政府工作报告,对本届政府五年的工作进行总结,对20xx年主要任务做出部署。文中从三个方面进行总结,分别是:一、加强和改善宏观调控,促进经济平稳快速发展;二、大力推进改革开放,注重制度建设和创新;三、全面加强社会建设,切实保障和改善民生。
第二,“情况——原因——教训——措施”四步写法。
这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚,然后分析情况产生的原因,接着总结经验教训,最后提出下一步的行动措施。
第三,答复式写法。
答复式写法适用于答复报告。只须针对上级机关所提出的问题或某些要求而写。要求问什么答什么,不要涉及询问以外的问题或情况。
第四,呈报式写法。
呈报式写法适用于报送报告,一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
3.结尾。
报告的结尾比较简单,可以重申意义、展望未来,也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是:“特此报告”、“专此报告”、“以上报告,请审阅”等等。
请 示
一、请示概述
(一)请示的功用。
请示是用于下级向上级机关请求指示、批准时使用的公文文种。同时,它也是机关使用频率很高的一个上行文文种。凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项(如工作部署、举办工作会议、邀请领导参加活动、机构设置)等诸多方面的内容时,均应以“请示”行文。 具体而言,请示主要用于:
1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;
2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情:
3.超出我局职权之外,涉及多个部门和区县的事情,请示上级予以指示。
(二)请示的特点。
请示与报告同属上行文,但与报告相比,请示有如下几个主要的特点:
1.陈请性。
请示是向上级机关请求指示和批准的公文,行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文,具有陈述性。
2.求复性。
请示的行文目的是请求上级批准,解决某个具体问题,要求做出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况,不要求批复。
3.超前性。
请示行文时要具有超前性,必须在事前行文,等上级机关做出答复之后才能付诸实施。而报告则可在事后行文,也可在工作进行过程中行文,一般不能在事前行文。
4.单一性。
请示事项具有单一性,要求一文一事。而报告可以一文一事,也可以一文数事。
(三)请示的种类。
按请示内容与性质的不同,请示可分为求准性请示、呈转性请示、解答性请示、请求性请示四类。
1.求准性请示。
求准性请示是我局就某项工作或某一问题向上级机关请求指示和批准,其内容比较简单、具体,往往是涉及年度计划、会议安排、工作部署、处理方案等一些较为具体的实际事项的请求。
2.呈转性请示。
呈转性请示常用于请示事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发的情况。此类请示通常是我局就某一方面的工作制定出办法或措施以后,因职权范围所限,无权要求区县人民政府或有关部门予以贯彻落实,遂向市政府行文请示,要求批转给有关单位办理,这类请示被批转后,实质上即已成为市政府的决策性意见。
3.询问性请示。
询问性请示是我局在工作中遇到不好解决的问题,或对上级机关的某个文件的理解存在疑点,或对某一问题与其他部门意见分歧、无法统一执行时使用的一种请示。
4.请求性请示。
请求性请示是我局呈报因工作中遇到无力解决的困难,要求上级提供具体帮助的一种请示。
二、行文要求
(一)一文一事。
一份请示只能写一件事,这是《国家行政机关公文处理办法》所规定的,也是实际工作的需要。如果一文多事,就会增加上级机关公文处理的难度,可能导致受文机关无法批复。此外,一文多事极不便于公文管理部门按问题特征对公文进行立卷和归档,从而给日后的档案管理与查考利用带来困难。
(二)把握请示的行文对象。
请示的行文对象必须是与自己具有领导或者指导关系的直属上级。我局请示的行文对象主要是市政府、卫生部。
(三)单头请示。
请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门,不可以多头请示,多头主送。请示应主送直接主管机关或主管领导,其他确需了解请示事项的领导机关或领导人,采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关,也应根据请示内容,择送一处领导机关,由主送机关答复请示的问题,对另一领导机关采取抄报形式。这样就可以避免出现推诿、扯皮的现象。
(四)不得直接送领导者个人。
除个别领导直接交办事项和必须直接报送的绝密事项外,请示一般不得以市
卫生局名义主送市政府领导同志个人。
(五)不抄送下级。
请示是上行公文,行文对象必须是上级机关,行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱,更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。
(六)请示事项不要夹带在报告中。
如有事项需向上级领导机关请示,必须以“请示”单独行文,切忌将请示事项夹带在报告中。
(七)涉及其他部门业务范围的请示事项须协商后再上报。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经协商取得一致意见后上报,未能取得一致意见时,应在“请示”中写明。如果我局“请示”中涉及到其他部门职责,主办处室应事先与有关部门协商,取得一致意见后再行文。如主办处室协商不能取得一致意见,需报请局主要负责同志出面与有关部门协商,仍不能取得一致意见时,可充分阐明理由,并将有关部门的意见作为附件附在“请示”之后报送市政府。
(八)紧急事项须及时上报。
请示市政府的紧急事项,应抓紧做好前期工作及时上报,并给局领导和上级机关留出研究、决策的时间。
(九)呈转性请示须同时附上需批转的内容。
请求市政府批转或市政府办公厅转发的公文,应同时附送市政府批转或市政府办公厅转发的代拟稿。
三、写作要领
(一)总体要求。
1.正确拟写标题。
请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”。写标题时要特别注意,不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”,原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语,亦即常见的“双请”错误。拟写请示标题时,“事由”必须明确、简洁地表述出请示的中心意向,以便上级机关准确地了解和把握请示的内容。
2.注意语气。
值得注意的是,请示属于上行文,面向的对象是上级单位,因而在措辞与用语上必须体现对上级单位的尊重,语气要谦和,切忌带命令性和强制性口气。
(二)具体要领。
正文部分是请示的核心内容,它一般由三个部分组成。
1.请示缘由——“为什么请示”。
这是请示的关键环节,它直接关系到请示目的能否得以顺利实现。请示的缘由是上级机关批复的主要依据,这部分写得好,就为下文进一步提出请示事项作了充分铺垫,请示的目的就容易实现。因此,一般来说,这部分要注意选好角度,用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚。在写法上,一般采取叙事和说理相结合的表达方式,叙事要精炼,说理要透彻,力戒繁冗累赘。复杂的一般写成一段话,简单的则就以一句话为之。请示理由之后,许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现就……请示如下”,随之点上冒号,但有些极短小的请求也可不写。
2.请示事项——“请示什么”。
即请示的具体内容,要将请求上级机关的给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出,请求上级机关做出答复。要写好请示事项,关键在于三点:其一是明确,即要直截了当,明白显露。是请求上级机关对某项工作做出指示,还是对处理某一问题做出批准等,都必须明确无误地予以表达,令人一目了然。其二是具体,即指对于请示事项的表述,一定要细致入微,清晰可鉴,切忌笼统空泛和使用“大概”、“可能”等模糊词语。其三是有条理,请示事项要注意做到条理分明,内容较长者要分条分项来写。
3.结尾。
一般而言,在请示正文的末尾必须要有结尾。请示的结尾比较简单,一般另起一段,用程式化语言结尾,以示对上级机关的尊重。批准性请示常用结语有:“妥否,请批示” 、“以上请示,请予批准”。解答性请示常用:“以上当否,请批示”。呈转性请示结尾常用:“以上意见如无不妥,请批转有关单位执行”。结尾是请示必不可少的一项内容,不能遗漏,更不能含糊其辞。特别值得注意的是,结尾中绝不能出现“报告”的字样,以免造成混乱,甚至延时误事,给工作带来不应有的麻烦。
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