公文书写

工作总结格式

一般分为:标题、主送机关、正文、署名四部分。

(1)标题。一般是根据工作总结的中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因工作总结的方向——侧重点不同其标题也就不同。工作总结标题有单标题,也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目,如《我省干部选任制度改革的一次成功尝试》。一般说,工作总结的标题由工作总结的单位名称、工作总结的时间、工作总结的内容或种类三部分组成。如“××市化工厂19xx年度生产工作总结”“××市××研究所19xx年度工作总结”也可以省略其中一部分,如:“三季度工作总结”,省略了单位名称。毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》,其标题不仅省略了总结的单位名称,也省略了时限。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题——即所需工作总结提炼的东西,副标题往往指明工作总结的内容、单位、时间等。例如:辛勤拼搏结硕果——××县氮肥厂20xx年工作总结——

(2)前言。即写在前面的话,工作总结起始的段落。其作用在于用简炼的文字概括交代工作总结的问题;或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过;或者将工作总结的中心内容:主要经验、成绩与效果等作概括的提示;或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对工作总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。

(3)正文。正文是工作总结的主体,一篇工作总结是否抓住了事情的本质,实事求是地反映出了成绩与问题,科学地总结出了经验与教

训,文章是否中心突出,重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信,全赖于主体部分的写作水平与质量。因此,一定要花大力气把立体部分的材料安排好、写好。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

1)成绩和经验这是工作总结的目的,是正文的关键部分,这部分材料如何安排很重要,一般写法有二。一是写出做法,成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。二是写做法、成绩的同时写出经验,“寓经验于做法之中”。也有在做法,成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验,这实际是前一种写法。成绩和经验是工作总结的中心和重点,是构成工作总结正文的支柱。所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。在工作总结中,成绩表现为物质成果,一般运用一些准确的数字表现出来。精神成果则要用前后对比的典型事例来说明思想觉悟的提高和精神境界的高尚,使精神成果在工作总结中看得见、摸得着,才有感染力和说明力。

2)存在的问题和教训一般放在成绩与经验之后写。存在的问题虽不在每一篇工作总结中都写,但思想上一定要有个正确的认识。每篇工作总结都要坚持辩论法,坚持一分为二的两点论,既看到成绩又看到存在的问题,分清主流和枝节。这样才能发扬成绩、纠正错误,虚心谨慎,继续前进。

写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。

(4)结尾一般写今后努力的方向,或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。

(5)署名和日期。署名写在结尾的右下方,在署名下边写上工作总结的年、月、日,如为突出单位,把单位名称写在标题下边,则结尾只落上日期即可。

 

第二篇:公文的书写

常用公文写作

公文是用于单位与其他单位或个人沟通情况、协商解决问题的书面材料,公文都有一定的格式要求。

我司使用的公文种类主要有以下几种:

(一)通知。适用于转批下级单位的公文,转发上级机关和不隶属机关的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(二)请示。适用于上级机关请示指示、批准。

(三)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(四)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(五)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出的安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(六)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(九)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项 。

(十)计划。计划是对未来一定时期内全面工作或某项工作提出指标、要求及完成这些指标、要求而制定的措施、步骤、期限等的文书。

下面就详细介绍一下我们常用公文的写作方法。

一、 通知

1、通知是上级对下级使用的公文,是下达上级单位指示,要求下级单位办理执行或需要周知的事项,转发上级、同级、下级或不相隶属机关的公文,颁发行政法规和规章或对下级单位工作进行指导,决定某个具体问题或召开某个会议所常用的公文形式。

如布置工作任务、人事任免、要求做什么事情等(公司关于月度品质工作要求的通知);主管部门对业务单位的公文,如税务局通知执行新的报税时间、工商局的企业年检通知等;街道办也可通知管理处去开会。

管理处既不是业主的上级,又不是业主的主管部门,但管理处告知业主的一些事项也只能用通知的文体,如检修通知、活动通知、管理事项的变更(改变收集垃圾的时间等)。

注意:不能对上级和业务主管部门。

2、格式:标题由制发机关名称、事由、文种三要素组成,可以省略制发机关名称,如管理处用的通知:“关于××的通知”。开头即主送机关(指定此通知的承办、执行和应知晓的机关);前言要写明制发通知的理由、目的、依据或情况;正文要写明通知事项,常分条写出,条目分明;结尾用习惯用语“特此通知”结尾,或事项结束自然结尾;署名和日期:正文右下方要签署发文单位名称和发文日期(正式公文要加盖公章)。

二、温馨提示(只能用在管理处对业主的提示) 改革开放以来所出现的新的公文,新的文体,内容与通知相近,通知是要做的和要知道的事,温馨提示是要别人注意的事,但表现的是一种服务意识,注意安全、注意宠物犬伤人、注意台风暴雨等。管理处是服务单位,因此,温馨提示有一定的内容可以使用,比通知的形式要好。

三、请示

请示是下级机关、单位向上级机关请求对自己所负责的或涉及到的某项工作或某个问题作出批示、答复、审核、批准时使用的一种文体。如分公司要增加2个人员编制,请示上级公司同意批准。使用请示要注意以下几点:

1、本单位职责权限范围内可以解决的、上级文件中已有明确规定的、目前上级无力解决的问题和事项不用请示,尽量做到一个事项一个请示。

2、当情况特殊,超出本单位职责权限范围和能力所限,非经上级机关指示、批准或给予支持而无法行事时才使用请示,且只能事前用请示。

3、不能越级和多头请示,要逐级请示,要向一个机关请示,受双重领导的可向一个机关主送,向另一个机关抄报,上级对下级的请示一定要及时批复意见,同意或不同意,或另外的处理意见。

4、平行单位不能用请示,可以用“函”的公文形式进行联系。

格式由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分构成。

(1)标题:以“三要素”为常见,也有用“二要素”的。

(2)主送机关:因请示属内部文件,所以主送机关一般用简称,书写的位置在标题下左侧顶格处。

(3)正文:请示的正文由请示的缘由(原因、依据)、请示的事项(说明事情经过、提出解决方案)、请示的结尾(期求谦和:当否,请指示。以上请示妥否,请批复。以上意见如无不妥,请予以审批)三部分组成。抬头:公司(不要加领导)(如请示管理员夏装用款)

(4)发文机关和日期:如果发文机关出现在标题中,文末就只写日期即可;如果发文机关没有出现在标题中,那么文末则一定要落上发文机关,下面再写上发文日期。 对业主委员会的书面材料不能用请示。

四、报告

报告是下级单位向上级单位或个人向组织汇报工作、反映情况和问题、提出建议或意见、答复询问事项的常用公文,目的是向上级单位或组织报告有关工作情况和有关事项,使上级单位或组织了解某项工作情况或问题真相,以便上级单位或组织在决策和指挥工作时有据可依,一般不要求上级做出答复。

1、事前、事中、事后都可用报告形式。

2、上级对报告一般不批复。(需要上级提出意见的只能用请示)

3、例外情况:委托完成某一项工作,也可用工作报告,如审计报告。

格式:(1)标题:一般情况下只用“二要素”,只写事项和文种,前面用“关于”连接,发文单位写到文末落款处;而一些重要的报告则需要“三要素”俱全(如重大事项或要求上级批转的报告)。

(2)受文机关或领导者:报告是公文中专用上行文种之一,所以要在标题下左侧顶格写受文机关(可用规范化简称);个别写给领导者的报告也可只写领导人的职务,也可姓氏加职务,也可姓名加职务。

(3)正文:

开头:概述情况,说明原因,然后用“现将有关情况报告如下”之类转折词语引出正文主体。

主体:呈报性报告以陈述工作情况和存在问题为主;呈转性报告则以提出问题的解决和处理意见为主。

结尾:写上习惯的用语。呈报性报告是不要求答复和批转的,结尾常用“特此报告”“特此报告,请审阅”“以上报告如有不当,请指示”等;呈转性报告是要求批转的,结尾要写上“以上报告如无不妥,请批转执行”等词语。

五、函(公函)。特点:要求解决问题。(工作联系单也属于函)

1、用于无隶属关系、平级单位的工作联系的公文。(关于解决**问题的函)

公司与开发商、公司与业主委员、公司与外面的业务单位都用函联系。

2、管理处经常使用工作联系函。与开发商、施工队联系解决业主反映的质量问题。

3、与有关业务主管部门(税务、银行等)联系工作也用函的形式。(用请示的形式不妥) 正式公函:抬头:大部分都需要对方单位的全称。结尾:特此函告、需要解决问题的请

给予大力支持。

六、(工作)情况通报。特点:只是将情况告知有密切业务联系的、特定的单位。

1、用于无隶属关系、平级单位之间但又有工作关系的单位之间,告知工作情况。如我司给汇金公司的工作通报、与亚东物业协商解决问题的情况通报。

给开发商、业主委员会不能用工作报告,只能用工作通报。

2、上级公司批评处分或表扬下属员工。通报表扬或通报批评,发给下属单位鼓励学习或引以为戒。如公司去年下发的批评处分员工的通报。

七、工作简报。

就是将本单位一段时间以来的工作情况告之有关单位、有关人员。如管理处每季度的工作简报。与情况通报有类似的地方,但有不同的特点:

1、非正式、比较中性。(情况通报很正式)

2、通用。没有特定的单位,如处分通报就不能发给没有隶属关系的单位。简报是向上、

向下、平级、没有隶属关系的都可以使用。

八、工作总结

总结是对过去某一时期或某项工作、活动的情况(包括做了哪些工作、成绩、存在的问题、经验教训、以后怎么做?更重要的是总结经验教训)进行系统的回顾、分析、研究、评价和结论,从中寻找出具体的经验和教训,发现某些工作规律或缺点错误产生的原因,调整工作方向与措施,利于今后发展与进步。它既是计划实施的情况检查,又是调查研究的验证,还是新计划拟定的基础。

格式:(1)标题:以“四要素”为常见,也有“三要素”“二要素”的。

(2)正文:包括开头、主体、结尾三部分。

开头:常用的方法是对过去的一段时间里的工作或活动进行总体概括或结论。

主体:包括成绩与缺点、经验与教训、方向与措施。

成绩与缺点:这是总结的中心,总结首先要肯定成绩,要写清体现成绩的工作方式、工作范围、工作成果以及取得这些成绩的方法、原因;在此基础上,还要写清工作中存在的问题和不足,这些缺点都表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的。

经验与教训:为便于今后的工作,还要总结出其中的经验与教训,要对这些经验与教训进行分析、概括,并上升到理论的高度来认识。

方向与措施:根据下一步的工作任务和要求,吸取前一时期工作或活动的经验与教训,明确努力方向,提出改进措施。

结尾:结尾形式多样,可以总括全文,可以强调重点,可以指明方向,可以表明态度和信心。

九、计划

计划是对未来一定时期内全面工作或某项工作提出指标、要求及完成这些指标、要求而制定的措施、步骤、期限等的文书。计划是一个总的名称,通常所说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等,都属于计划范畴。(安排是时间短、范围小、内容少的计划;方案是具有单项性、专业性、内容周密的计划;设想、打算是初步的、预备性的、供参考的计划;要点是主要任务、纲要式的计划;纲要、规划是全局性、长远性、方向性、概括性的计划)。

格式:(1)标题:单位名称+时间期限+内容范围+文种(四要素)。

(2)正文:

开头:或阐述依据,或概述情况,或直述目的,要写得简明扼要。

主体:即计划的核心内容,阐述“做什么”(目标、任务);“做到什么程度”(要求);“怎么做”(措施办法)三项内容,既要写得全面周到,又要写得有条不紊、条理清晰、具体明白。

结尾:或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召;也可以不写结尾。

十、会议纪要

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

标题有三要素和二要素2种格式,如《南京分公司总经理办公会议纪要》,也可以《总经理办公会议纪要》。

会议纪要正文一般由两部分组成。

(1)会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程,会议记录人。

(2)会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

会议纪要与会议记录的区别

会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

十一、公文用字要求和打印尺寸要求

1、“红头文件”用字:

标题用二号宋体;正文用四号仿宋;尾部用四号黑体、四号仿宋

2、其他公文用字

标题用三号宋体,正文用四号仿宋。

3、打印尺寸要求:A4纸,页边距:上2.5CM,下2.9CM,左:2.8CM,右:2.4CM。 十二、管理处在公文写作中经常出现的问题

1、错别字很多。有写错的、有打字时错的。

2、前后文字表达不一致。如业主、住户;**公司、开发商、发展商。

3、用词不准确。对比自己级别、规模大的单位要客气,管理处对开发商等有不够客气的用词,既不能以很低下的态度,也不能很高傲的态度,要不卑不亢。

4、格式不对。如请示的问题用报告的格式;情况通报用了报告的格式

5、字体和大小设置随意。

十三、如何提高写作水平?多读、多看,增强语感。

 

第三篇:如何提高公文书写能力

如何提高公文书写能力

工作总结

? 可以先情况回顾,对于所要总结的工作有一个大体性的回顾。并且交代总结原有,给定

所要总结的内容。对于开头着部分,不宜过长,只做概括说明,不展开分析议论。 ? 其次谈谈经验体会,总结主题。在第一部分的基础上用小标题分开阐述。对于做法与具

体成绩和缺点可以重点描述,结合一些案例和数据。同时提炼出几条经验心得,深化总结内容。总结的时候,各部分要有紧密的联系性,又要有各部分的独立性。切记南辕北? 辙,胡侃一通。 最后谈谈今后的打算、计划(结尾部分)。根据所总结出来的经验心得,成绩以及缺陷。

制定新的目标并且展望下一年的工作。对未来充满信心。

要求:

1. 善于抓住主要要点。

2. 语言要有特色,简明得体。

3. 文字准确,用词恰当。

4. 观点与材料相互呼应。

工作计划:

? 要确立计划的名称,和计划的内容。

? 计划的具体要求,重点,难点和计划包括那些项目,各项目之间又有那些需要注意的重?

点。实施步骤,具体方法。 分析和制定可行性方法。安排相应的参与人员对应负责各个项目。

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