2.招标文件的编写规程

2.1总则

2.1.1为规范公司范围内各部门、各分支机构招标文件的编写与审核工作，提高招标文件编写水平，控制招标文件审核质量，特制定本招标文件编写与审核工作规程（以下简称本规程）。

2.1.2一般项目的招标文件由项目经理负责编写；重点或难点项目的招标文件，由项目经理牵头组织技术合约部或其他部门参与编写。招标文件的初审由项目经理负责，复审由部门经理或技术合约部负责，终审由技术合约部负责。

2.1.3技术合约部负责规范和整理公司各类招标文件，编制和改进招标文件范本，并及时收集和保存相关文件的电子文档。

2.1.4项目经理应当严格按照本规程的规定编写招标文件，遵守成果文件审核制度。违反本规程造成的质量问题或质量事故，由当事人负责。

2.2编写程序

招标文件编写程序包括：

确定招标文件编写人；

编写准备；

领取招标文件范本；

招标文件的编写和修改；

招标文件的三级审核；

招标文件报送招标人审核；

招标文件报送监督部门审批；

招标文件印刷、装订、验收与发出。

2.3编写准备

2.3.1一般项目的招标文件由项目经理作为编写人；重点或难点项目的招标文件由主管副总经理确定编写人，必要时应成立招标文件编写组。

2.3.2 编写准备工作

2.3.2.1向招标人了解项目的基本情况

编写人在编写招标文件前，应向招标人了解招标项目的基本情况，掌握招标人的招标目的、时间、结果等招标要求，填写《项目基本情况表》。

2.3.2.2制定编写工作计划（可以是“项目进度计划表”的一部份）

招标文件编写计划应满足招标人对招标代理服务期的要求，注意留出三级审核时间。时间紧张的项目应在计划中注明提前审核的要求，以便审核人员提前介入。

2.3.3招标文件编写计划应提交部门经理审核，以电子文件形式报主管副总经理和总经理共享文件夹中。

2.4范本使用

2.4.1技术合约部根据公司历年的招标经验积累各种招标文件，并将招标文件进行分类，将招标文件中个性的地方明示，形成各种招标文件范本，并在范本中注明使用方法。

2.4.2招标文件范本应随着使用不断进行修订，必要时进行改版，以便能纠正可能的不当或错误，或适应新的法律法规文件。

2.4.3招标文件范本应采用光盘载体的形式，以防无关人员对范本进行修改。

2.4.4招标文件编写准备工作完成后，由项目经理向技术合约部提交《项目基本情况表》，技术合约部据此发放合适的招标文件范本并填写该表，编写人在此范本的基础上完成招标文件的编写。

2.4.5领取招标文件范本后，应仔细阅读招标文件范本及其使用说明，熟悉范本的结构和内容，熟悉范本的使用或修改方法，以便编写招标文件时能正确熟练的运用。

2.4.6为保证版本的一致性，未经技术合约部同意，编写人不得另从他处拷贝招标文件作为范本使用。范本被编写人改写为招标文件后，不得再作为范本使用。

2.4.7技术合约部将招标文件范本中个性的地方标明颜色进行明示，表明此处可进行修改，编写人使用并修改后，应将该处标明为另一种颜色。招标文件范本中没有标明颜色的地方，如果一定需要进行修改，也可以进行修改，并将此处标明为第三种颜色。审核时对这两种更改的情况应着重审核，特别是针对后一种情况。最终由技术负责人确定是否需要修改招标文件范本。具体的颜色在招标文件范本中所附的使用说明中规定。

2.4.8编写人认为招标文件范本有争议的地方，公司鼓励其提出意见，技术合约部应及时回应并决定是否对范本进行修改。

2.5文件编写及修改

2.5.1编写人了解了项目基本情况，领取了相应的招标文件范本，便可在此基础

上进行招标文件的编写。

2.5.2在没有招标文件范本时，可由编写人参考其他类型范本自行编写，编写中或完成后应由部门经理安排讨论会，技术合约部、审核人员共同参与进行讨论审核。

2.5.3招标文件的编写应按计划安排的时间进行，编写完成后必须进行三级审核。

2.5.4招标文件审核发现问题时编写人应进行修改。包括根据成果文件审核的意见、招标人的意见以及由监督部门的意见需进行的修改。

2.5.5招标文件提交给监督部门审核并得到反馈意见后，各编写人应及时将修改情况告知技术合约部，以便技术合约部根据监督部门最新的文件精神修改招标文件范本。

2.6过程审核

2.6.1招标文件的审核是公司成果文件审核制度的一部分，其审核遵守成果文件的审核制度。过程审核分三级，即项目经理初审，部门经理或技术合约部复审，技术负责人终审，招标文件的技术负责人为主管副总经理。

2.6.2各级审核的内容

2.6.2.1项目经理初审的内容：

文件中的工程情况与招标人提供的资料是否一致；

是否存在范本中的应改未改内容；

前附表各条款与须知部分是否一致，条款号是否对应；

文件中所有指向性语句的核对；

文件内容序号核对；

技术条件与技术要求部分与招标人提供的文件的核对；

工程量清单说明与工程量清单的一致性；

讨论确定的内容是否得到落实；

错别字、病句查对。

2.6.2.2部门经理复审的内容：

部门经理原则上应通读报送复审的招标文件；

招标文件范本选择是否合适，能否满足招标人要求并达到最好招标效果； 招标程序、时间安排是否符合招标人的要求；

已变动部分的审核及范本规定可以变动但未变动部分的确认；

抽查项目经理审查部分。

2.6.2.3技术负责人终审的内容：

文件内容是否齐全：组成、附件等。

文件形式是否统一：明标还是暗标；资格预审还是后审；清单形式还是预算形式；固定单价合同还是固定总价合同还是其他等。

评审办法与评分标准是否合理。

投标文件内容是否与评分因素的条件相一致

主要合同条款的变动部分，包括变更、支付、价款、索赔等部分

2.6.3招标文件通过公司规定的三级审核后，经签字可报与招标人审核。招标人可能会不进行审核或自行阅读审核，或邀请我公司编写人等前往讨论，本过程中形成的意见可认为是招标人审核时形成的意见；如果该意见违背法律法规或不合逻辑时，应向招标人建议不予修改。根据招标人的意见进行的修改亦应执行公司的三级审核制度。

2.6.4招标文件完成招标人审核后，可报监督部门进行审批形成审批意见。在满足招标监管机构的审批意见的同时，编写人应与招标人协商一致后，对招标文件进行修改。根据监督部门的意见进行的修改亦应执行公司的三级审核制度。

2.6.5通过上述审核后，招标文件方可由监督部门进行备案。

2.7印刷、装订、验收与发出

2.7.1招标文件备案后，应将招标文件电子版注名“××××招标文件付印版”报技术合约部，并告知招标文件可交付印刷；技术合约部同意后可由项目经理交由公司指定的印刷机构印刷。

2.7.2如果监督部门要求招标文件在印刷后再进行备案的，应遵照执行。

2.7.3招标文件装订应按工程类、服务类和货物类分类，应遵守公司相应类型的颜色和版式的要求。招标人有特殊要求的，应遵照执行。

2.7.4招标文件印刷、装订并由项目经理验收合格后方可向投标人发售，招标文件的售价应遵守文件规定并报主管副总经理批准。

2.8存档保管

2.8.1招标文件完成印刷装订与验收后，电子版由技术合约部永久保存和保管，并在此基础上进一步完成和完善招标文件范本。

2.8.2技术合约部应将电子版按工程类、服务类和货物类分类进行保管，必要时

应将类别细分，以及按年度排列便于检索和查找。

2.8.3招标文件文字版在项目未完成归档时由项目经理保管，待项目完成，资料归档后，由办公室统一归档保管并执行借阅制度。文字版的保管期限不得低于5年。

2.9附则

2.9.1招标文件在使用过程中，如认为范本有不当之处，应及时向技术合约部提出，以便再版时修订。

2.9.2补充招标文件是招标文件的一部分，其编写亦应遵从本规程。

2.9.3资格预审文件编写遵照本规程执行。

 

第二篇：投标文件制作流程

标书制作流程及应注意的问题

第一步：投标前准备

让生产厂家提供预投标设备的《医疗器械注册证》，查看前3位注册号并确认产品类别，以查询是公司否具备相应类别的经营范围。

第一步：查看招标公告

根据医院的通知，查询指定的招标代理机构的网站，确认是否发布了医疗器械公开/非公开招标采购公告。

如佛山妇幼保健院的医疗器械招标采购信息一般在广东海虹药通电子商务有限公司佛山分公司网站上发布。

第二步：购买招标文件/竞争性谈判文件

医疗器械招标采购信息发布后，须在规定的招标文件/竞争性谈判文件发售时间内，携带需携带购买文件所需的资质文件及报名费用到指定地点进行报名。

提交资质文件及缴纳报名费用后，向招标代理机构索取招标文件和#5@p或收据。 ★报名常用资质文件包括但不限于（详情参考招标文件），以下文件均需加盖公章：

1）法人营业执照副本原件和复印件；

2）组织机构代码证复印件；

3）税务登记证复印件（国税、地税）；

4）医疗器械经营许可副本复印件；

5）预投标设备的《医疗器械注册证》。

第三步：带着问题看招标文件：

一、拿到招标文件后，首先要考虑的重点问题有：

（1）标书中商务标书、技术标书需要装订的形式、份数，需要封装的要求。

（2）答疑、保证金、开标等涉及招标方的时间点，确保有充裕的时间。尤其是开标时间，在外地的需要提前一天到达开标地点，并选择入住离开标地点较近的酒店。

二、仔细阅读招标文件，将重要信息标记。重要信息包括：

（1）项目名称、编号、投标日期、时间、投标地点；

（2）资格要求内容(是否符合要求,如注册资金,所需资质等…)；

（3）投标保证金的内容(收款人、地址、帐号、金额、递交方式、递交时间的要求)；

（4）投标文件递交的要求要满足(封套要求、标书份数、唱标信封)；

（5）评分标准。根据评分标准，确定业绩、人员、仪器、奖项等应满足的最低标准要求，据此准备材料；

（6）确定本项目的项目负责人，技术负责人及本次投标活动的授权代表。

第四步：标书制作注意事项

一、前期制作

标书一般都由商务部分、报价部分、技术部分组成。

（1）报价部分；

A、注意认真核对大小写是否正确同时，还要核对是否大小写的数目是否相符；

B、分项报价部分同样要核对每一分项的报价，然后最后的综合报价大小写是否相符以及正确，所谓的大小写就是阿拉伯数字以及汉字中的壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万数字，这些数字不仅要会认还要会写，因为竞争性谈判是需要二次报价的。

（2）商务部分：

公司法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法人授权书、产品授权书、财务状况资料（审计报告、资产负债表、利润表、现金流量表等）等，要严格按招标单位的要求顺序来整理好。

注意：公司法人营业执照副本、组织机构代码证是否已经在规定时间内进行了上一年度的年审。公司法人营业执照、医疗器械经营许可证的经营范围是否包含所投标产品。

（3）技术部分：

技术部分由产品配置单、技术参数、招标参数偏离表组成，这一部分不仅是顺序问题，还有配置清单也要按照标书中的产品顺序摆放。

其次，技术参数的书写要严格核对彩页，是否相符，因为有的评标人要较真你的参数和彩页不符时，即使就是一个手误也会成为一个瑕疵，就会给你的招标减去一个胜利筹码。技术偏离部分同样要核对彩页，如果有的优势彩页中并没有附加说明，我们就要审慎一点。

二、标书浏览一遍，内容确认完整正确后，生成目录，目录一般要求生成单独的页码或者没有页码，从正文第一页开始编制页码。

三、打印正本、标书包装封面及封条，抽取正本标书浏览检查有否错误的内容或页码。

四、装订正本，标书盖章及授权代表和法人签名。

1、盖章关键的部分有：标书封面、投标函、开标一览表、报价总表、分项报价、营业执照、财务报表、所有资质证明文件及标书要求盖章签名处。正本装订好后加盖骑缝章。

2、副本制作；

审查无误后的正本，可以复印成副本，一般都是一份正本，四份副本。同时在每一份标书副本封面上盖章并加盖骑缝章。

3、装袋：正本一份单独一袋分装，副本分装另一袋，然后密封，粘上密封条（密封条上的时间同样要注意），密封完毕后，在密封条上盖章（注意尽量一半在密封条上一半在密封袋上）。

五、唱标信封的内容准备、封装，有否特殊要求等。

检查招标文件前部分关于唱标信封的要求。根据标书要求封装标准。封装封条封面内容，盖章（封装封面内容、封条的盖章）

六、离开公司前物品准备。

（1）公司公章（印台）；

（2）投标保证金凭证（复印件或原件）；

（3）投标文件电子版；

（4）经法人签字和盖章的授权委托书；

（5）标书中所列公司证件的复印件；

（6）业绩证明材料的原件；

（7）招标文件要求提供的文件及特殊要求等。

***提前半小时进入开标现场，准备开标。

第五步：合同制作

一、缴纳中标服务金：中标后，招标代理公司会通知缴纳中标服务金的金额，缴纳后去招标代理公司领取《中标通知书》，然后开始做合同。

二、按照招标代理公司提供的合同样本做合同，《中标通知书》要作为附件放在合同最后面，同时还要附上设备配置清单。

三、合同审核无误后，合同要盖三个公章：封面、签名处和骑缝章，寄给医院设备科签合同。