会议接待流程

会议接待流程

销售员在获取客户在酒店举办会议的信息后，应着手做以下工作：

一、会议前：

1、及时与会务方负责人进行联络:

（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门经理汇报情况，由部门经理召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量:

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房（在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间），当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向预定部发出预留场地及房间的预订单。

3、商谈价格：

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应和相关部门沟通对某些价格进行调整及平衡，注意：价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向部门经理请示。

4、签订会议协议，收取会议押金：

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议定金；

5、下发会议预订单：

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单（结算方式，收费项目、联系人和签单人），经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案；并且需要在会议开始前提前查看会议室布置情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏；

二、会议中：

1、在会期间，需和会务方负责人及酒店相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程；

2、根据客人要求安排相应服务员做好会前４０分钟到场，引领参会嘉宾；

3、不定期到会场巡查，跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项；

4、及时与相关部门落实当天的帐务，最好销售员自己留一份，方便会后与会务方负责人核对账务及结账。

三、会议后：

1、会议结账：

会议结束，若客户消费挂账，其帐务必须经过相应销售员保证，并上报部门经理；

2、会议送别：

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情

3、会议结束：

会议结束，视需要召开此次会议的总结，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好会议资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

 

第二篇：会议接待流程

宴会、会议接待跟进工作要领

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作，而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系，确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知宴会负责人，处理解决。

4、每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上以下几点，都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

A、宴会开始前一小时，检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误；

B、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、谢谢是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；

C、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；

D、在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净；

E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人；

F、若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容，并安排他们提前到达；

G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯；

H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合；

I、宴会前半小时安排保安协助客人泊车；

J、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄；

K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即协商更正；

L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你

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