会议接待流程要点
一、会前服务
1、与会议地点承办方洽谈会议场地、方案报价。
2、会议前期准备:
(A)大堂门禁引导安排、设立大堂接待礼仪人员。
(B)酒店外部(或办公区)欢迎横幅、指引牌、签到台、酒水安排方案。
(C)会议内容详细流程方案。
(D)会后产品跟进安排。
3、与承办方确定方案,签订合同,预付定金。
4、公司人员(会务人员)胸牌的制作。
5、会议展板、展架、横幅的制作。
6、会议各种用品的运输、托运工作。
二:会中服务
1:会务组:会务组工作人员的工作安排和分工要求。
2:酒店接待:会议室内部欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。
3:酒店签到:客人签到,会议材料、饭卡、胸牌、中秋礼品、会后合作意向登记、收取会议费等。
4:会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。
5:会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品。
6:会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认
7:会议留影:会议客现场我司拍照摄像作为留念。
四:会后服务
1:结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与承办方及场地费进行核对并结帐.
2:资料:会议后的资料收集,根据公司需求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
重庆肉协
肉牛产业研讨会
长博集团
二、会议时间:
20xx年x月x日—20xx年x月x日
三、会议地点:邀请函为准
四、环境布置
(一)会场涉及区域
政府,茶海之心景区,长博生态产业园
五、会议内容
第一板块 会 议 安 排
(一)会议时间:20xx年x月x日下午
会议地点:现场及长博会议室
会议内容:莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流
(二)会议时间:20xx年x月x日上午8::30-12:00
会议地点:政府会议中心(暂定)
会议内容:
1)主持人介绍参会来宾,致辞。
2)县政府领导致辞
3)介绍重庆长博生态产业园发展规划
4)遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介
5)做专项研讨
(三)会议时间:20xx年x月x日下午14:00-18:00
1)会议地点:政府会议中心(暂定)
2)会议内容:专项讨论
3)会议结束:致答谢辞
(三)会议场地布置:
1)多功能设备:电脑,投影仪设备
2)会议用品:会议记录薄,笔,茶杯
(四)会后合影:
时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按
序下楼,在指定地点合影留念。
第二板块 餐饮,住宿安排
(一)20xx年x月x日晚宴时间: 18:30
住宿地点:茶海之心酒店
(二)20xx年x月x日午餐时间:12:00-14:00
晚餐时间:19:30-20:30
住宿地点:茶海之心景区
(三)20xx年x月x日早餐时间:8:00
午餐时间:12:00
1)8:30-12:00参观茶海之心景区
2)做好部分嘉宾回程工作
(三)晚宴方式:
1)圆桌形式,10人一桌
2)菜品:热菜,凉菜,甜品
第三板块 交 通 接 送
1驾驶组应全力配合综合协调组
1)驾驶组负责嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪)
2)嘉宾回程安排:根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪)
3)备用车辆准备两辆
第四板 块 会 议 接 待
(一)工作内容
1、会议议程策划:
2、编撰、印刷会议邀请函
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
(二)、组织机构及职责
1、综合协调组:以行政办公室为组织核心展开工作
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系
(3)工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。
(4)负责与本次会议全面对接工作;
(5)负责落实政府领导领导的接车辆安排;
(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
2、接待服务组
工作职责:驾驶组配合协调组
(1)负责嘉宾的接送工作。
(2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务;
(3)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;
(4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
3、会议现场保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)当地媒体邀请安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第五板块 内 部 会 议 总 结
会议时间:20xx年x月x日下午 会议地点:长博生态产业园办公楼会议室
会议内容:对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结
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