公文标题标点符号注意事项

我们知道,《国家行政机关公文处理办法》规定:“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。结合本人在公文处理中的实际,顿号、书名号、括号和引号是公文标题中出现比较频繁的,有时候不好避免,下面举例谈谈公文标题中标点符号的处理,希望引起各位同仁的重视。

一、顿号

因为它主要用在并列的词或并列的较短的词组中间,所以就公文标题而言,可以用“和”来代替,或者可以区别不同的情形进行变通处理:

(一)顿号改“和”

当公文标题中是两个词或两个词组并列时,可以将顿号改为“和”。

例1:关于商请安排玉米、小麦出口计划的函

例2:××省人民政府批转省劳动厅、财政厅关于建立企业职工基本养老保险省级调剂金制度意见的通知

上述两例中的顿号都可以用“和”置换。

(二)删除顿号

当并列的词或词组各自的字面意义明晰,不会被误认作一个词或词组时,可直接将它们之间的顿号删去。

例3:××省人事厅关于贯彻省委、省政府鼓励、扶持、引导个体私营经济进一步加快发展政策有关问题的通知

此例中“省委、省政府”之间的顿号可以用“和”代替,也可以直接删除,“鼓励、扶持、引导”之间的顿号则用删除的办法解决。同理,例1、例2两个标题也可以考虑采用直接删除顿号的办法解决。因为直接删除顿号后,“省委省政府”、“鼓励扶持引导”、“玉米小麦”、“劳动厅财政厅”的意思还是明白无误的。这里,会不会导致误解,是区别运用办法(一)和办法(二)的关键。也就是说,当这些并列的词或词组之间的顿号被删除后,有导致误解的可能时,就不能一删了之,而要采用办法(一),或另想他法。

(三)“等”而言之

当批转或转发的文件是多个部门联合发文时,则应当考虑简化部门名称。

例4:××省人民政府批转省计委、教委、人事厅、劳动厅、编办、物价局关于做好19xx年大中专院校毕业生就业工作意见的通知

这类标题一是需要解决顿号的问题,二是需要解决因罗列所有部门名称致使公文标题过长的问题。用“牵头部门的名称+等×(部门的个数)部门”的办法,就可以同时解决上述两个问题。例4可改成“××省人民政府批转省计委等6部门关于做好19xx年大中专院校毕业生就业工作意见的通知”。从此例可以看出,这个办法之所以能够成立,原因在于其后被批转 方案的标题下,这些联合行文的部门还会被一一罗列出来,受文者仍然会从中知道这个文件所有的作者。

(四)概而言之

当一个公文标题中同时并列出现两个以上的词或词组,且它们的意义相近或相关,而又不能用“和”来解决顿号的问题时,可以考虑用一个能够代表这些词或词组共同意义的词或词组来置换。

例5:××省人民政府印发《鼓励外商投资的优惠政策》、《扩大横向联合的优惠政策 》和《台胞投资优惠政策》的通知

这个标题中的书名号、顿号都应删除。但是,当去掉书名号、将顿号改为“和”之后, 标题中却出现了“印发……政策”的搭配错误。对这类标题,如果用概括的办法解决,可改成“××省人民政府印发关于招商引资三个政策性文件的通知”,

则可以解决这些问题。

按照这个思路,例3也可以做类似的修改。因为不论是“鼓励”政策,还是“扶持”,抑或“引导”,目的只有一个,就是要通过政策环境促进个体私营经济的发展,所以,例3可改为“××省人事厅关于贯彻省委省政府促进个体私营经济快速发展政策有关问题的通知 ”。

(五)改变角度

当用常规的办法不能避开顿号时,可以尝试改变标题的拟写角度。

例6:××省人民政府关于××师范大学与××教育学院合并办学、××财经学院与××经济管理干部学院合并办学有关问题的通知

如果选取“合并”事宜这个角度撰写这个标题,恐怕很难避开这个顿号。这样一来删除顿号行不通,使用其他并列连词也不行。但是,如果变换一下角度,选取“组建”新校的角度,就可以解决顿号的问题。因为这两组院校的合并撤销原学校建制,分别组建新的××师范大学和新的××财经学院,故可将这个标题改写成“××省人民政府关于组建新的××师范大学和××财经学院有关问题的通知”,这样改是符合文件主题的。如此经过角度的变换,顿号的问题也便迎刃而解。

(六)增补成份

对于两个具有同样成份的专有名词或特定词组,一般不宜省略其中的共同成份,以免制 造不必要的麻烦。

例7:关于鹿王、鄂尔多斯羊绒集团在××国开展加工贸易的函

“鹿王”、“鄂尔多斯”是两个相互独立的羊绒集团公司,即使在公文标题中也应当使用两个集团公司的全称。并且,当使用全称后,顿号的问题也可顺利得到解决。即“关于鹿王羊绒集团(和)鄂尔多斯羊绒集团在××国开展加工贸易的函”。其中的“和” 可要可不要。

公文标题中遇到顿号的机率相对较高,但只要严格执行《国家行政机关公文处理办法》的有关规定,积极开动脑筋,主动研究摸索,这个问题还是可以找到解决办法的。

二、书名号

根据《国家行政机关公文处理办法》关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”的规定,凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现时,应加书名号;凡被批转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时,不加书名号,例如:“×××省人民政府批转××部门关于开展农村费改税试点工作报告的通知”、“×××部印发关于进一步发展边境贸易的补充规定的通知”、“×××省人民政府办公厅转发×××部门关于科学奖励制度改革方案的通知”、“×××省人民政府办公厅转发×××部门关于当前调整农业生产结构若干意见的通知”等等。但是,也有一些特殊情况,比如“内蒙古自治区人民政府办公厅关于做好《内蒙古自治区志·政府志》组稿工作的通知”,其中的“《内蒙古自治区志·政府志》”就得使用书名号。

三、括号

文件标题中遇到括号的情况虽然不多,但有些情况却值得注意。

例1:国务院关于提请审议《中华人民共和国商标法》(草案)的议案

首先可以肯定的是,这个标题中使用书名号和括号都是必要的,问题在于书名号和括号二者的位置关系需要商榷。我认为,“(草案)”是“中华人民共和国商标法”的注脚,即提请审议的这个“商标法”在严格意义上说还不是成文“法”,而是一个

“草案”,“(草案)”作为“商标法”的注脚不但必须标注在标题中,而且由于这里的“(草案)”是属于“ 商标法”的一部分应该放在书名号之内,写成“《中华人民共和国商标法(草案)》”。

同理,“关于印发《×××省鼓励招商引资出口创汇奖励办法》(试行)的通知”、“关于审查修改《×××省名牌农畜产品认定办法》(征求意见稿)的通知”等标题中,由于“( 试行)”与“奖励办法”、“(征求意见稿)”与“认定办法”各为一个整体,应当分别将括号以及括号内的文字置于书名号之内,写成“关于印发《×××省鼓励招商引资出口创汇奖励办法(试行)》的通知”、“关于审查修改《×××省名牌农畜产品认定办法(征求意见稿) 》的通知”。

例2:×××关于颁发《高等学校学生守则》、《中等专业学校学生守则》(试行草案) 的通知

此例中的问题是:其一,“(试行草案)”属于守则的一部分,应置于书名号内;其二, 两个《学生守则》都是“试行草案”,应当分别加注“(试行草案)”。另外,在标题中出现顿号也是一个不大不小的错误。笔者认为,这个标题可以考虑两种处理方法:一是写成“× ××关于颁发《高等学校学生守则(试行草案)》和《中等专业学校学生守则(试行草案)》的通知”;二是写成“×××关于颁发高等学校和中等专业学校两个学生守则试行草案的通知 ”。第二种写法既避免了标点符号的使用问题,又避免了书名号与括号的关系问题,可谓一举两得。

例3:×××省人民政府关于做好农村(牧区)居民点规划的通知

与上述两例相比,此例中使用括号纯属画蛇添足。因为“牧区”是相对独立的概念,可与“农村”并列存在,不必用括号括起来。

例4:×××省人民政府关于做好旗县(市、区)土地利用规划的通知

此例中的“(市、区)”完全可以删除。因为使用“(市、区)”的本意虽然是想明确表达“旗县也包括旗县级的市、区”这样一个意思,但是,孰不知我们所说的旗县,一般应指旗县级行政区划,因此,没有必要再加一个括号来特别注明。如果非要刻意追求完全的话,那么不妨将这个标题写成“关于做好旗县级土地利用规划的通知”也比加一个括号好些。

四、引号

正如有些书名号、括号在标题中必须使用一样,有时引号也是不得不用的。 例1:关于开展“两基”达标验收工作的通知

例2:关于实施“绿色证书工程”的报告“两基”有特定的内涵,是对基本实现九年义务教育、基本扫除青壮年文盲工作的高度概括,属于特指,必须加注引号,以起到强调、提示的作用;“绿色证书工程”则是根据农村家庭技术员培训工作的内容和特点进行的形象化概括,内容丰富,因此也必须使用引号。与此类似的情况也并不少见,比如“863”计划、“三·八”妇女节、“七·七”事变、“ 一控双达标”、“双增双提”、“两个确保”等等。使用引号的原因一般是为了对一个特殊 的概念或缩略语进行标注,以使读者明白这个词语具有特殊意义。但是,在公文标题中使用引号也要慎重,因为引号在标题中要比其它标点符号更显眼,如果可能,还是以尽量少用或不用为宜。

总之,因为公文标题一般是一个句子,不需要做特别的停顿;因为公文标题不能带有强烈的主观感情色彩,无需借助标点符号来表达;因为公文标题处在一个十分显眼的位置,使用标点总给人一种不够整齐美观的感觉。所以非特殊和必要,尽量遵守规定,不使用标点符号。

 

第二篇:投标书制作注意事项

标书制作过程中的注意事项

1、 带着问题看招标文件: 拿到招标文件后,首先要考虑的重点问题有:

(1) 标书中商务标书、资信标书、技术标书需要装订的形式、份数,盖章要求、封装要求。

(2) 答疑、保证金、开标等涉及招标方的时间点,确保有充裕的时间。

2、 仔细阅读招标文件,将重要信息标记。重要信息包括:

(1) 项目名称、编号、投标日期、时间、投标地点;

(2) 资格要求内容(是否符合要求,如注册资金,业绩要求、须具备的企业资质等);

(3) 投标保证金的内容(收款人、地址、帐号、金额、递交方式、递交时间的要求);

(4) 投标文件递交的要求要满足(封套要求、标书份数、唱标要求);

(5) 评分标准。根据评分标准,确定业绩、人员、仪器、奖项等应满足的最低标准要求准备材料;

(6) 确定本项目的项目负责人,技术负责人及本次投标活动的授权代表。

(7) 投标须知、否决性条款。

(8) 编制的格式要求(如有的技术标是暗标 就需要注意暗标的格式要求)。

3、 根据招标文件要求,在“投标文件的编制”一节中找到投标文件包含的部分,按照要求的顺序和格式做商务、技术标书,同时招标文件中附录中的表格应全部包含在投标文件中,不能有遗漏,保证与招标文件无偏离。在投标文件的编制过程中,仔细检核相关信息,应保证前后一致,没有矛盾。

4、 标书浏览一遍,内容确认完整正确后,生成目录,目录一般要求生成单独的页码或者没有页码,从正文第一页开始编制页码。

5、检查标书一般为自检、两人互检(如条件允许上级领导也要签字确认)。

6、 打印全文(包括正本、副本、标书包装封面及封条),一般先打印一本标书浏览检查是否有错误的内容或页码,检查无误后再全部打印剩余的标书文件。

7、 装订完后,标书盖章及授权代表和法人签名。 盖章关键的部分有:标书封面、投标函、开标一览表、报价总表、分项报价、财务报表、所有资质证明文件及标书要求盖章签名处。

8、 唱标信封的内容准备、封装,有否特殊要求等。检查招标文件前部分关于唱标信封的要求。根据标书要求封装标准。封装条封面内容,盖章(封装封面内容、封条的盖章)。

9、 离开公司前物品准备。

(1) 公司公章(印台);

(2) 投标保证金凭证(复印件或原件),具体看标书要求;

(3) 投标文件电子版(如有特殊要求,准备光盘);

(4) 经法人签字和盖章的授权委托书;

(5) 标书中所列公司证件的原件;

(6) 业绩证明材料的原件;

(7) 人员职称证原件;

(8) 单位及主要负责人荣誉证明材料;

(9) 企业资质证书;

(10) 招标文件要求提供的文件及特殊要求等。 两人检查,确保无误后签字。

10、 定好报价后,填入标书中,然后仔细检查核对一遍标书内容,最后按招标文件要求,包装标书,盖好骑缝章。 开标时间提前半小时进入开标现场,准备开标。

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