第一条 为加强学校档案工作，进一步提高档案管理水平，充分发挥学校档案在办学中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《山东省档案工作条

例》等文件，结合我校实际制定本办法。

第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。各单位应加强对档案工作的领导和管理，做到“三纳入”（即纳入学校工作规划和计划，纳入各类人员职责范围，纳入各项工作管理制度。），“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作，同时布置、检查、总结、验收档案工作）管理。

第四条 档案工作贯彻统一领导 , 分级管理 , 集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。

第五条 全校各单位和全体师生员工都有保护和利用档案的义务和权利。

第二章 领导体制与机构、人员设置

第六条 学校档案工作在校行政的统一领导下，有一名副校长分管，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学校设立档案管理委员会，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第七条 学校设立档案馆，为处级建制，直属行政领导；西校区和南校区分别设综合档案室，为科级建制，是档案馆的分支机构，受档案馆馆长领导。威海分校、各附属医院应设综合档案室，一般为科级建制，受分校、医院和校档案馆双重领导。

第八条 各院、系、所、部、处、室等处级单位（以下统称单位），必须有一名负责人分管该单位的档案工作，明确档案工作岗位，实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。 对档案数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案，经档案馆同意，可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理，并定期向档案馆移交档案。

第九条 档案工作人员（包括专职档案工作人员和各单位以做档案工作为主的兼职档案人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字 [1986] 第 39 号），实行专业技术职务聘任制。档案专业技术人员应保持稳定，各单位档案工作人员的更换应征得档案馆的同意。

第十条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第三章 档案馆的性质和职能

第十一条 依法治档是学校档案工作的根本原则，档案馆负责全校档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。

第十二条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心，负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、医疗等各类档案。

第十三条 档案馆的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。

（二）制定学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。

（四）开展学校档案信息的开放和利用工作，为教学、科研、管理、医疗、生产等各项工作服务。

（五）负责编制各种检索工具，编辑学校档案史料和档案参考资料，充分应用现代化手段，积极开发档案

信息资源。

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方协作，进行档案信息交流。

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识。

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第四章 档案经费、库房与设备

第十四条 档案工作所需经费应列入学校、附属医院年度预算。各单位应对本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》并配置恒温、恒湿设备做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。

第十六条 学校有计划地为档案馆配置复印、录音、摄相、缩微、电脑等设备，确保档案管理现代化的需要。

第五章 文件材料的立卷归档

第十七条 各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。 学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。

对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

第十八条 各单位应建立健全予立卷制度，强化建档工作，做到教学、科研、管理、医疗、生产等每项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十九条 档案馆应根据国家有关规定，制定文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度并认真贯彻执行。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第二十条 各单位在对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目不予验收、不得上报成果。

第二十一条 全校各单位应认真贯彻文件材料形成部门、课题组立卷制度，明确专人负责立卷，由立卷人按文件材料的自然形成规律进行系统整理、组卷，编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由部门、课题组负责人签字后装订成卷，按期向学校档案馆移交档案。档案馆应及时做好立卷工作的业务指导。 第二十二条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准的要求（见《山东大学档案工作规范》）。

第二十三条 归档时间：

1 、各党政部门的文件材料和业务部门的综合性文件材料等，能按自然年度归档的内容（含声像档案），应于次年x月底前立卷归档；

2 、各教学部门等须按学年度归档的内容，每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档； 3 、科研、产品、基建、设备等专项档案，在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档；

4 、财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案馆的统一要求整理编目，暂由财会部门保管二年，期满后的次年x月底前归档。

5 、人物类档案，由本人整理后可随时归档。

第六章 档案管理

第二十四条 档案馆应认真执行“高等学校档案工作规范”和“高等学校档案实体分类法”，对馆藏档案进行系统整理、科学分类与管理。

第二十五条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。

第二十六条 档案馆对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，要严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。

第二十七条 档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。

第二十八条 档案馆应有专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定，及时向驻地档案行政管理部门和上级主管部门报送“档案工作情况统计报表”。

第二十九条 档案馆对所保管的档案和资料应定期进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，对已破损和字迹退色的档案，及时修复或复制。遇有特殊情况，应立即报告学校领导，按领导的要求处理。

第七章档案的利用和开放

第三十条 学校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。利用和开放档案的原则如下：

1 、学校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分批分期向社会开放。

2 、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护其合法权益。

3 、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用我校属于开放范围的档案，并可以摘录和复制（复制档案应由档案馆工作人员负责办理）。

4 、向社会开放档案的利用实行有偿服务，按规定合理收费。

5 、港、澳、台及海外华侨要求利用我校档案，须经有关主管部门介绍。

6 、外国机关或个人要求利用我校档案，应按国家有关规定办理。

7 、未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十一条 学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：

1 、涉及党和国家秘密的；

2 、涉及专利和技术秘密的；

3 、涉及个人隐私的；

4 、档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条 档案馆应设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。

第三十三条 档案馆是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等），须加盖“山东大学档案证明专用章”，方为有效。

第八章 奖励与处罚

第三十四条 档案馆应建立健全档案工作制度，制定各项业务规范，开展部门档案工作目标管理与考核。应对优秀的档案工作人员和服务成果、研究成果予以奖励。

第三十五条 对向学校捐赠档案的，应予表彰和奖励。档案馆要建立捐赠档案登记并代表学校颁发“捐赠档案证书”。

第三十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，依法处理。

第三十七条 使用学校档案，逾期不归还者处罚案卷滞留费（ 1 元 / 卷份 / 天）；损毁、丢失档案的给予行政处分，并根据有关档案的价值和数量，对单位处 1 万元— 10 万元罚款，对个人处 500 元— 5000 元罚款。

第三十八条 不按国家规定范围归档或不按期移交档案的，给以通报批评，并对单位处 5000 元— 10000 元罚款，对个人处 100 元— 500 元罚款。

第三十九条 罚款由学校从单位经费或个人工资中扣除，全部归学校。

第九章 附 则

第四十条 各附属医院、威海分校根据本办法制定管理细则。

第四十一条 本办法自发布之日起执行。原三校制定的档案管理办法同时废止。

第四十二条 本办法由档案馆负责解释。

二 OO 一年x月x日

 

第二篇：山西大学档案管理办法

山西大学档案管理办法

-------------------------------------------------------------------------------- 第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和

《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和

社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由档案馆集中

统一管理。

第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是学校各项工作的组成部分，学校要把档案工作纳入总体发

展规划。

第四条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与职责

第五条 档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存

本校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要，在馆

内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。

第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档

案分室是档案馆的分支机构，分室行政上受所在单位管理，业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定

期向档案馆报送新增档案目录，移交永久保存的档案。

第七条 档案馆设馆长一名，副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历，具有

开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有本科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，

遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导，并根据实际需要配备专（兼）职档案人员，

负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作

计划、规划，收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。

第八条 档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划

学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；

（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）负责组织全校档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；

（十）管理、维护校史展和姚奠中艺术馆，做好接待工作。

第九条 专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法

享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十一条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明

确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十二条 学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对

学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值

的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、

党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。

（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局

发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档

案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行。

（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项

目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设

备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制

产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材

料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境

外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32

号执行）。

（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、

缩微片、光盘等。

（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外

事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。

各类档案归档时间：

（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年x月底前归档。

（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档。

（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由计财处保管3年，期满后于次年x月底前归档。

（五）学生档案，入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档，在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。 各类档案的归档范围和保管期限详见《山西大学档案归档范围和保管期限表》。

第十三条 学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档

案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案馆

负责指导立卷。

第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894

—20xx）执行。

第十五条 档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时

应按照电子文件归档要求验收移交。

第十六条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务

有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十七条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时

间，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的

各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。

第十八条 档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档

案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十条 档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公

布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。 第二十一条 凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布

的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规

定执行。

第二十二条 涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档

案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。

第二十三条 档案馆提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经馆长批准。

第二十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十五条 档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商

业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提

供。

第二十六条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第五章 条件保障

第二十七条 学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。

第二十八条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的

档案工作用房。

第二十九条 学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章 奖励与处罚

第三十条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：

（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条 有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十二条 本办法适应于学校各部门。

第三十三条 本办法自发布之日起执行。山大校字[20xx]27号《山西大学档案管理办法》同时废止。 第三十四条 本办法解释权归档案馆。

二〇〇九年x月x日